Vidste du, at du kan oprette formularer i Word, som folk kan udfylde? Når du hører om formularer, der kan udfyldes, er det næsten altid relateret til Adobe- og PDF-dokumenter, fordi det er det mest populære format.
Word er dog også et ret kraftfuldt værktøj, og du kan bruge det til hurtigt at lave formularer, som du enten kan printe eller sende via e-mail osv. Hvis du skal lave en undersøgelse, der vil gå ud til mange mennesker, og du vil have alle svarene opgøres for din automatisk, kan det være bedst at bruge Google Docs til at oprette undersøgelsen .
I denne artikel viser jeg dig, hvordan du opretter en formular med tekstbokse, afkrydsningsfelter, en datovælger og en listeboks. Du kan også få dine formularer til at se meget bedre ud, hvis du bruger tabeller til at organisere alt.
Aktiver fanen Udvikler
Som standard kan du ikke oprette formularer i Word, medmindre du aktiverer fanen Udvikler på båndet. Da det ikke bruges af mange mennesker, deaktiverede Microsoft det som standard. For at aktivere fanen skal du klikke på Filer og derefter på Indstillinger .
I venstre side skal du klikke på Tilpas bånd og derefter markere feltet Udvikler i den højre liste.
Klik på OK, og klik på fanen i båndet. Den sektion, vi er mest interesserede i, er Controls .
Oprettelse af en formular i Word
Afsnittet Kontrolelementer har omkring otte forskellige kontrolelementer, der kan føjes til dit Word-dokument: Rich Text, Plain-Text, Billede, Building Block Gallery, Checkbox, Combo Box, Drop-Down List og Datovælger.
For at indsætte en kontrol, skal du blot klikke på den, og den vil dukke op, uanset hvor din markør var placeret. I mit eksempel nedenfor oprettede jeg en tabel og tilføjede to almindelige tekstbokse til fornavn og efternavn.
Som standard har hver kontrol sin egen udfyldningstekst. For en almindelig tekstkontrol er det Klik eller tryk her for at indtaste tekst . Du kan redigere denne tekst for enhver kontrol ved at klikke på knappen Designtilstand , der er til højre for kontrolikonerne.
Du vil se nogle blå pladsholdere vises til venstre og højre for alle kontrolelementer, du har føjet til dit dokument. Vælg teksten og skift den til hvad du kan lide. Klik på knappen Designtilstand igen for at afslutte tilstanden.
Klik derefter på dit nyligt tilføjede kontrolelement, så det fremhæves, og klik derefter på Egenskaber , som er direkte under knappen Designtilstand. Hver kontrol vil have et standardsæt af muligheder med brugerdefinerede muligheder i bunden baseret på, hvilken type kontrol det er.
Her kan du give kontrolelementet en titel, ændre farven, style teksten og angive, om kontrolelementet kan redigeres eller slettes. Helt nederst er de kontrolspecifikke muligheder, som i tilfælde af en almindelig tekstkontrol er, om du vil tillade flere linjer eller ej. Den sidste mulighed er nyttig, hvis du har brug for nogen til at skrive et afsnit med tekst.
Så hvad er forskellen mellem en almindelig tekstkontrol og en rig tekstkontrol? Nå, ikke meget. I en rig tekstkontrol kan du ændre skrifttype-/farveindstillingerne for hvert ord individuelt, hvorimod almindelig tekstkontrol vil anvende formateringen på al teksten. Du skulle tro, at kontrollen med almindelig tekst ikke ville tillade fed, skrifttypeændringer eller farveændringer, men det gør den.
Dernæst gik jeg videre og tilføjede en rullelistekontrol til min formular. Du vil se, at der står Vælg et element , og det er det. For at tilføje elementer til listen skal du klikke på Egenskaber .
Klik på knappen Tilføj , og skriv derefter et navn til dit valg. Som standard vil det viste navn og værdi være det samme, men du kan ændre det, hvis du vil. Der er virkelig ingen grund til at ændre værdien, medmindre du skriver Word-makroer og henviser til kontrolelementerne i koden.
Når du har tilføjet alle dine valg, skal du gå videre og klikke på OK, og du vil nu være i stand til at vælge mulighederne fra rullelisten.
Den eneste forskel mellem drop-down listekontrol og kombinationsbokskontrol er, at sidstnævnte tillader brugeren at indtaste deres egen værdi, hvis de vil. I rullelisten skal du vælge fra et af valgene på listen. I kombinationsboksen kan du enten vælge fra listen eller indtaste din egen værdi.
Datovælgerkontrollen fungerer ligesom enhver datovælger, du sikkert har brugt på flyselskabers bookingsider osv. Når du klikker på den, kommer der en kalender frem, og du kan blot klikke på datoen for at vælge den.
Hvis du klikker på knappen Egenskaber , vil du se, at der er en del muligheder for datovælgerkontrollen.
Du kan vælge et andet format for at vise datoen og vælge en anden kalendertype. Billedstyringen er en anden god mulighed, der giver brugerne mulighed for nemt at indsætte et billede.
Når brugeren klikker på billedet, vises en dialogboks, hvor de kan vælge et billede fra deres computer, fra Bing billedsøgning eller fra OneDrive. De har også muligheder for Facebook og Flickr.
Lad os nu tilføje et par afkrydsningsfelter til vores dokument. Bemærk, at når du tilføjer et afkrydsningsfelt og prøver at skrive tekst i det, vil det fortælle dig, at markeringen er låst. Jeg tror, det er ved design. Du skal klikke ved siden af afkrydsningsfeltet og derefter indtaste din tekst.
Til sidst kan du indsætte en byggeblokkontrol, som lader dig vælge indhold fra Quick Parts og AutoText. Hvis du ikke ved, hvad jeg taler om, så tjek mit indlæg om, hvordan du bruger autotekst og hurtige dele i Word . I mit eksempel tilføjede jeg nogle citater til en brugerdefineret autotekst og linkede derefter kontrolelementet til det via dialogboksen Egenskaber.
Når du har alle kontrolelementerne i dit dokument, som du ønsker, kan det være en god idé at beskytte dokumentet, så brugeren kun kan udfylde formularfelterne, og det er det. For at gøre dette skal du klikke på Begræns redigering på fanen Udvikler .
I ruden, der vises til højre, skal du klikke på rullemenuen under Redigeringsbegrænsninger og vælge Udfyldelse af formularer . Sørg for at markere feltet Tillad kun denne type redigering i dokumentet .
Klik på Ja, start at håndhæve beskyttelse , og indtast derefter en adgangskode, hvis du vil. Nu vil kun formularfelterne være redigerbare og alt andet låst/beskyttet. Brugeren kan nemt bruge TAB-tasten til at flytte mellem de forskellige formularfelter.
Overordnet set er Word ikke det bedste værktøj til at lave formularer, men det er anstændigt og sandsynligvis mere end nok for de fleste mennesker. Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kommentere. God fornøjelse!
Brug af en Mac
-
Åbn dit dokument i Word. Start Word fra din Dock, Launchpad eller Applications-mappen. Så kan du enten åbne et nyt dokument, oprette et nyt dokument fra en skabelon eller åbne et gammelt dokument.
-
Klik på fanen Indstillinger under Word øverst på skærmen. Du vil se dette ved siden af Apple-ikonet. Et nyt vindue vil dukke op.
- Klik på Vis . Det er under overskriften "Authoring and Proofing Tools" ud for Generelt og Ribbon & Toolbar .
-
Marker feltet "Vis udviklerfane" under "Bånd". Du vil sikre dig, at feltet er markeret, så værktøjslinjen vises.
-
Luk vinduet. Klik på den røde knap for at lukke vinduet og vende tilbage til dit Word-dokument.
- Alternativt kan du aktivere fanen Udvikler ved at gå til Word > Indstillinger > Bånd og værktøjslinje og derefter markere afkrydsningsfeltet ud for Udvikler på listen over muligheder under overskriften Tilpas båndet . Sørg for, at Hovedfaner er valgt i rullemenuen øverst på listen. Klik på Gem .
-
Opret din interaktive formular. Klik på ikonerne på fanen Udvikler ud for Indstillinger .
- Kombinationsboksikonet opretter noget i retning af en rullemenu. Klik på ikonet Indstillinger ved siden af Combo Box-ikonet for at få adgang til muligheder for at omdanne din kombinationsboks til en rullemenu.
- Afkrydsningsfeltet opretter afkrydsningsfelter.
- Tekstboksen tilføjer felter, der kan udfyldes, der styrer, hvordan tekst vises på en formular. For eksempel, i stedet for en dokumentlinje med, Name:_______ hvor brugeren kan lave rod i linjerne, kan du bruge disse udfyldelige tekstfelter til at styre, hvor teksten skal hen, og hvordan den vises.
- Du kan klikke på ikonet Indstillinger for at åbne et valgfelt, hvor du kan vælge inputtype. For eksempel, hvis du har en tekstboks, men leder efter en dato, kan du vælge Dato under "Type" overskriften for dette, og brugeren vil kun kunne indtaste en dato.
- Herefter har du oprettet din udfyldelige formular! Du kan dog ikke bruge det fuldstændigt, før du har begrænset redigering af dokumentet. Ved at fortsætte til de næste trin kan du bruge tastaturgenveje som Tab til at gå til næste spørgsmål.
-
Klik på Beskyt formular . Dette vil forhindre dig i at foretage ændringer i dine felter, men vil aktivere dem, så de er brugbare.
- Hvis du vil beskytte dit dokument med adgangskode, kan du gå til fanen Gennemse og klikke på Beskyt dokument .