Grafikët Gantt janë një mënyrë popullore për të mbajtur gjurmët e projekteve, veçanërisht për ekipet që duhet të mbajnë parasysh kohëzgjatjen e një detyre. Duke përdorur në mënyrë efektive një grafik Gantt, mund të siguroheni që detyra të ndryshme të mos ndërhyjnë me njëra-tjetrën dhe madje të përcaktoni se kur duhet të përfundojë njëra në mënyrë që të fillojë një tjetër.
Ka disa mënyra për të krijuar grafikët Gantt, por në këtë artikull ne do t'ju tregojmë se si ta bëni një të tillë në një program që ndoshta keni në dispozicion: Microsoft Excel. Edhe pse ndoshta nuk do të tejkalojë softuerin e bërë me porosi kur menaxhon një numër të madh detyrash, për projekte të vogla është një alternativë krejtësisht e mirë.
Si të krijoni grafikët Gantt në Microsoft Excel
Gjëja e bukur për krijimin e një grafiku Gantt në Excel është se ju ndoshta tashmë zotëroni një kopje të tabelës dhe dini se si ta përdorni atë. Nëse jo, ju rekomandojmë të shikoni tutorialin tonë në Excel . Versionet më të fundit të Microsoft Excel (ne jemi duke përdorur Office Online për këtë udhëzues, megjithëse mund të merrni edhe Office 365 falas ) kanë të përfshirë një shabllon Gantt, kështu që le t'i hedhim një vështrim të shpejtë atij përpara se t'ju tregojmë se si ta bëni tuajin .
Shablloni i Microsoft Excel Gantt
Përpara se të filloni të ndërtoni një grafik nga e para, ju lutemi vini re se ekziston një shabllon Gantt i përfshirë në Excel. Nëse po përdorni Office Online, është një nga librat e punës të disponueshëm në ekranin bazë të Excel
Modeli i grafikut Gantt është mjaft i mirë. Ju mund t'i futni të dhënat tuaja në një tabelë, e cila më pas i eksporton automatikisht të dhënat në një grafik me shirita të përmbysur. Ne ju rekomandojmë të ngatërroni pak me të për të parë se çfarë është e mundur me grafikët e Excel Gantt. Sidoqoftë, shablloni është paksa i papërkulur, kështu që nëse nuk funksionon për ju, atëherë do t'ju duhet të ndërtoni grafikët tuaj Gantt nga e para.
Krijimi i grafikut tuaj Gantt
- Nëse dëshironi që gjërat të jenë pikërisht ashtu siç ju pëlqen, do t'ju duhet të filloni me një libër pune bosh. Për ta bërë këtë, zgjidhni butonin e librit të ri të punës bosh nga shiriti më i lartë - është deri në të majtë - dhe prisni që të ngarkohet. Pasi të jetë bërë kjo, do t'ju paraqitet një spreadsheet bosh.
- Përpara se të bëni grafikun Gantt, duhet të bashkoni disa të dhëna. Për qëllime ilustrimi, ne do të pretendojmë se kemi pesë detyra dhe do t'i numërojmë ato nga 1 deri në 5. Ato hyjnë në kolonën A. Në kolonën B, shtoni disa data fiktive të fillimit katër detyra - sigurohuni që qelizat të jenë vendosur për të pranuar data. Së fundi, në kolonën C, vendosni kohëzgjatjen e secilës detyrë në ditë.
Nëse dëshironi, mund të shtoni gjithashtu një datë përfundimi në kolonën C, më pas zbrisni datat automatikisht dhe kohëzgjatja që rezulton të shfaqet në kolonën D. Megjithatë, vetëm për qëllime të konfigurimit të grafikut Gantt, data e fillimit dhe kohëzgjatja është mjaft.
- Me datat gati, hapi tjetër është krijimi i një grafiku të grumbulluar bazuar në datën e fillimit të detyrave tona. Për këtë, ju duhet të zgjidhni të gjitha të dhënat në tabelë, nga A1 në C6, dhe më pas zgjidhni futjen në krye të faqes (lexoni gjithçka rreth krijimit të grafikëve në Excel ).
- Shiriti i veglave do të ndryshojë në një numër opsionesh grafiku, ju duhet të shkoni te opsionet grafike dhe të klikoni shigjetën poshtë. Do të shfaqet një listë e gjatë opsionesh, nën shirita zgjidhni shiritin e grumbulluar . Sigurohuni që të mos zgjidhni atë që quhet shirit 100% i grumbulluar pasi nuk do të funksionojë.
- Microsoft Excel do të fillojë të punojë dhe një tabelë e re do të shfaqet në mes të ekranit. Ky është fillimi i grafikut tuaj Gantt, megjithëse nuk jeni ende atje.
- Për një, ndoshta do t'ju duhet të ndryshoni madhësinë e dritares (e kemi bërë tashmë në shembullin e mësipërm), pastaj riemërtoni grafikun duke klikuar në kutinë e titullit të grafikut . Ndërsa ju jeni në të,. Hiqni gjithashtu legjendën në fund të grafikut - ku thotë data e fillimit dhe kohëzgjatja - duke e zgjedhur atë dhe duke shtypur tastin Fshi në tastierën tuaj.
- Tjetra, ju duhet të rirenditni grafikun. Tani për tani, detyra 5 është në krye dhe detyra 1 është në fund, dhe duhet të jetë pikërisht anasjelltas. Për ta rregulluar këtë, kliko me të djathtën kudo në tabelë dhe zgjidhni Format në kutinë e dialogut që shfaqet.
- Një shirit i ri detyrash do të hapet në anën e djathtë të ekranit tuaj, i quajtur "Grafiku". Nga të gjitha opsionet, zgjidhni Boshtin Vertikal .
- Në menynë që paloset, kontrolloni kutinë pranë cilësimit që thotë kategoritë në rend të kundërt . Kjo duhet të vendosë detyrën 1 në krye të grafikut.
- Pasi të keni bërë këtë, mbetet vetëm një hap, përkatësisht heqja e pjesës blu - e cila përfaqëson datën e fillimit - të shiritit nga grafiku. Në fund të fundit, në një grafik Gantt ju intereson vetëm kohëzgjatja e detyrave; shiriti blu është vetëm duke u penguar.
- Për ta hequr qafe atë, kliko me të djathtën në ndonjë nga shiritat blu. Një kuti tjetër formati do të shfaqet; klikoni atë. Edhe një herë, ju do të keni të hapur panelin e dorës së djathtë. Këtë herë, megjithatë, ne duhet të klikojmë në hyrjen për serinë "Data e fillimit".
- Në këtë meny, klikoni në artikullin që thotë Plotësoni , më pas në menynë e madhe me ngjyra që shfaqet, shkoni deri në fund dhe zgjidhni Pa mbushje .
Me këtë, grafiku juaj Gantt ka përfunduar gjithçka. Kutitë portokalli (mund t'i ringjyrësh duke përdorur komandën mbushje nëse dëshiron) tregojnë kur po punohet një detyrë e caktuar.
Grafikët Gantt në Excel
Kjo duhet të jetë e mjaftueshme për t'ju filluar të krijoni tabelat tuaja Gantt. Megjithëse shabllonet që ofron Excel - për të mos përmendur softuerin e menaxhimit të projekteve të personalizuara - janë ndoshta një opsion më i mirë nëse planifikoni të menaxhoni shumë detyra, përdorimi i një opsioni homebrew si më lart mund të jetë më i mirë nëse jeni duke mbajtur gjurmët e një numri të vogël të detyrat ose dëshironi t'i shtoni një shije të lehtë prezantimeve.