Як використовувати злиття в Word для створення листів, наклейок і конвертів

Злиття — це функція Microsoft Word, яка допомагає спростити створення персоналізованих листів, етикеток, конвертів, електронних листів і каталогу. Оскільки злиття не входить до числа найпоширеніших функцій MS Word, деякі користувачі можуть не знати, як виконати злиття в Word для створення листів, наклейок і конвертів. 

Якщо ви намагаєтеся заощадити час, витрачений на ручну персоналізацію кожного листа, етикетки чи іншого документа, злиття може стати в пригоді. Навіть якщо ви ніколи не пробували створити лист злиття, процес досить простий, і ми проведемо вас через кожен крок нижче.

Як створити листи злиття

У Microsoft Word є майстер, який допоможе вам створити листи злиття . Попутно майстер запитає лист, який ви хочете використати, і одержувачів листа, тому переконайтеся, що у вас є список одержувачів, який можна вставити. Якщо ні, нічого страшного, ви завжди можете додати список одержувачів вручну.

1. Відкрийте документ Word і введіть своє повідомлення. Виключіть персоналізовані елементи (наприклад, назву, ім’я, місто тощо). Наразі ви можете просто залишити порожнє місце, де ви хочете вставити ці елементи, наприклад:

1. Коли ваш шаблон буде готовий, виберіть Розсилки > Розпочати злиття > Покроковий майстер злиття на верхній стрічці.

1. Уздовж правого краю вікна MS Word з’явиться нова панель. Це майстер, який проведе вас через процес. Для початку вам потрібно буде вибрати тип документа, над яким ви працюєте. Виберіть «Листи» та виберіть «Далі: початковий документ» .

1. Далі вам потрібно буде вибрати документ, який ви хочете використовувати для злиття.
   Якщо ви вже ввели деякий вміст для свого листа, виберіть Використовувати поточний документ .
   Якщо ви хочете використовувати готовий до використання шаблон, виберіть Почати з шаблону. Вибравши початковий документ, натисніть « Вибрати одержувачів » . 

1. Наступний крок — вибір одержувачів. Якщо у вас є аркуш Excel, заповнений даними одержувачів, ви можете імпортувати дані, вибравши параметр « Використовувати наявний файл » і вибравши « Огляд » у наступному розділі. 

Перейдіть до аркуша зі списком одержувачів за допомогою провідника, виберіть аркуш і виберіть Відкрити . 

Вибравши аркуш, ви побачите вікно « Вибір таблиці » . Виберіть відповідну(і) таблицю(и). Обов’язково встановіть прапорець біля тексту Перший рядок даних містить заголовки стовпців , якщо це вірно для ваших даних, і виберіть OK .

Далі ви побачите список одержувачів, яких Word використовуватиме під час злиття. Якщо все виглядає добре, виберіть OK . 

Додавши аркуш Excel, виберіть Далі: Напишіть свій лист .

1. Тепер ви готові додавати заповнювачі у свій лист. Перемістіть курсор туди, куди потрібно додати покажчик місця заповнення, і виберіть Інші елементи на панелі злиття.

Відкриється діалогове вікно « Вставити поле злиття », де ви можете вибрати відповідний заповнювач і вибрати « Вставити » , щоб додати його до свого листа.

1. Коли ви вставите всі поля злиття, виберіть Далі: попередній перегляд листів .

Це покаже вам попередній перегляд усіх листів, створених за допомогою злиття. Ви можете використовувати кнопки зі стрілками на панелі злиття, щоб перемикати попередній перегляд листів.

1. Виберіть «Далі: завершити об’єднання» . На наступному кроці виберіть Друк (якщо потрібно надрукувати всі літери) або Редагувати окремі літери > Усі (якщо ви збираєтеся об’єднати літери в один документ).

Як створити мітки злиття

Завжди доцільно акуратно складати свій список розсилки на аркуші Excel, щоб у вас не паморочилася голова, коли вам потрібні дані про розсилку. Однак, якщо ви хочете надрукувати етикетки, ваша компіляція аркушів Excel не скоротить це. Натомість вам потрібно буде створити мітки злиття в MS Word.

1. Якщо у вас уже є аркуш Excel із відомостями про розсилку, ви можете перейти до наступного кроку. Якщо ні, організуйте свій список розсилки на аркуші Excel. Додайте декілька заголовків (Ім’я, Прізвище, Адреса тощо) і впорядкуйте список.
2. Перейдіть на MS Word. Скористайтеся майстром створення написів. Відкрийте порожній документ і виберіть Розсилки > Вибрати злиття > Покроковий майстер злиття . 

1. Виберіть «Мітки» , а потім «Далі: початковий документ» . 

1. На наступному екрані виберіть Змінити макет документа . Далі виберіть Параметри етикетки, щоб установити номер продукту та бренд етикетки.

Після того, як ви виберете OK , ви побачите позначки в документі. Якщо ні, перейдіть до «Дизайн таблиці » > «Межі » та виберіть «Переглянути лінії сітки».

1. Поверніться до вкладки « Розсилки » в MS Word і виберіть « Вибрати одержувачів » > «Використати наявний список». 

Перейдіть до файлу Excel, який містить список розсилки. Виберіть файл і натисніть « Відкрити» .

1. Ви побачите вікно вибору таблиці . Якщо у вашій робочій книзі є кілька аркушів, тут ви побачите більше одного елемента. Виберіть той, який містить ваш список розсилки. Поставте прапорець біля тексту Перший рядок даних містить заголовки стовпців і виберіть OK . 

1. MS Word імпортує список розсилки. Виберіть Блок адрес . Подивіться на попередній перегляд праворуч. 

Якщо це виглядає не так, як ви хочете, виберіть «Збіг полів». Переконайтеся, що всі деталі відповідають відповідному заголовку на робочому аркуші, і виберіть OK .

Перегляньте попередній перегляд ще раз. Якщо все добре, виберіть OK .

1. Тепер ви побачите > у мітці. Перейдіть до Розсилки > Оновити мітки , щоб додати > до всіх міток.

1. Тепер мітки готові до об’єднання. Перейдіть до Розсилки > Завершити та об’єднати > Редагувати окремі документи . 

Ви побачите невелике спливаюче вікно. Виберіть Усі , а потім OK .

1. Тепер ви побачите всі свої мітки об’єднаними.

Як створити конверти злиття

Створення конвертів злиття в основному таке ж, як і для міток, але з деякими налаштуваннями. 

Знову натисніть Розсилки > Розпочати злиття > Покроковий майстер злиття , але цього разу виберіть Конверти , а потім виберіть Далі: Початок документа знизу.

1. Вам буде запропоновано вибрати початковий документ. Виберіть « Параметри конверта », щоб вибрати розмір конверта та розташування адреси доставки/повернення (див. наступний крок), а потім виберіть « Далі: вибрати одержувачів » .

1. Коли ви вибираєте «Параметри конверта », ви побачите невелике спливаюче вікно. Виберіть потрібний розмір конверта, а також виберіть шрифт і розташування для доставки та зворотної адреси.

1. Наступним кроком майстра є вибір одержувачів. Виберіть «Використовувати наявний список » (якщо у вас уже є аркуш Excel із даними одержувачів), а потім виберіть « Огляд » , щоб знайти файл . Виберіть відповідний файл і натисніть « Далі: упорядкуйте свій конверт» . 

1. На наступному екрані виберіть Address block , подивіться попередній перегляд, щоб переконатися, що він виглядає так, як ви хочете, і натисніть OK .

Тепер ви побачите > на конверті. 

1. Виберіть «Далі: попередній перегляд ваших конвертів» . Ви побачите той самий попередній перегляд, який бачили на попередньому кроці, але на вашому документі. Для перемикання між конвертами можна використовувати кнопки зі стрілками на панелі майстра.

Тепер ваші конверти готові до об’єднання. Виберіть «Далі: завершити об’єднання» .

1. На наступному екрані ви побачите опцію Редагувати окремі конверти . Виберіть його, виберіть « Усі », щоб об’єднати всі записи, і виберіть «ОК » .

Тепер ви побачите всі конверти, об’єднані в один документ.

Масовий друк і електронні листи – це просто

Використання злиття може заощадити масу часу, який ви витратили б на налаштування листів, етикеток або конвертів. Однак це не все, що ви можете зробити з MS Word. Ви також можете створювати вітальні листівки , буклети та картотечні картки .

Злиття пошти існує вже деякий час, але якщо ви хочете зробити свої процеси ефективними, у Microsoft Office 2019 представлено кілька чудових функцій , на які ви можете звернути увагу.