Hvernig á að nota MailTips á Microsoft Outlook

Mistök í tölvupósti geta haft vandræðalegar og jafnvel kostnaðarsamar afleiðingar. Til að hjálpa þér að koma í veg fyrir mistök í tölvupósti hefur Microsoft innleitt Outlook MailTips. Til dæmis geturðu sett upp MailTips til að kalla fram viðvörun þegar þú ýtir á Svara öllum hnappinn . Það er alltaf best að taka nokkrar mínútur og lesa tölvupóstinn þinn aftur áður en þú sendir hann á stóran viðtakendalista, sérstaklega ef hann inniheldur viðkvæmar upplýsingar.

Ef þú hefur ekki notað MailTips áður, þá ertu kominn á réttan stað. Í þessari stuttu leiðsögn munum við sýna þér hvernig á að nota MailTips í Outlook.

Hvernig seturðu upp póstábendingar?

Hafðu í huga að þessi eiginleiki krefst Microsoft Exchange Server reiknings. Með öðrum orðum, aðgerðin er aðeins fáanleg á tölvupóstreikningum sem stjórnað er af fyrirtæki. Upplýsingatæknistjórinn þinn þarf að virkja MailTips á reikningnum þínum; annars er valkosturinn ekki í boði fyrir þig. Á sama tíma getur upplýsingatæknistjórinn þinn framfylgt sérstökum stillingum fyrir MailTips á reikninga notenda.

MailTips eru sjálfgefið virkjaðar í Outlook. Ef þú vilt slökkva á valmöguleikanum eða laga stillingarnar þínar skaltu ræsa Outlook, fara í File , velja Valkostir og smella svo á Mail .

Farðu í MailTips og smelltu á MailTips valkostir . Veldu reikninginn þinn og veldu hvaða aðgerðir þú vilt kalla á MailTips viðvaranir.

Ef þú vilt slökkva á póstábendingum skaltu haka í gátreitinn Sýna aldrei póstábendingar .

Hvernig póstábendingar virka

Þegar MailTips hefur verið virkt mun Outlook birta ýmis skilaboð á meðan þú ert að semja skilaboðin. Exchange greinir innihald tölvupóstsins sem þú ert að skrifa. Ef það greinir vandamál mun Outlook láta þig vita svo þú getir stillt skilaboðin til að forðast vandræðalegar aðstæður. Til dæmis, ef viðtakandinn er utan skrifstofu og þú ert að biðja hann um að svara brýn, mun MailTips láta þig vita að þeir geti ekki gert það.

Önnur dæmi um aðstæður sem gætu kallað á póstábendingar eru:

• Pósthólf viðtakanda er fullt.
• Netfang viðtakanda hefur verið gert tímabundið óvirkt eða eytt varanlega.
• Tölvupósturinn þinn brýtur gegn reglum eða takmörkunum fyrirtækisins þíns.
• Þú hefur ekki leyfi til að hafa samband við viðtakandann eða senda tölvupóst til ytri viðtakenda.
• Pósthólf viðtakanda er stjórnað, sem þýðir að það þarf samþykki skilaboða.

MailTips takmarkanir

• Valkosturinn er ekki tiltækur í ótengdum ham.
• Ef viðtakendalistinn þinn hefur fleiri en 200 viðtakendur, munu póstábendingar ekki meta einstök pósthólf.

Niðurstaða

MailTips er handhægur Outlook eiginleiki sem hjálpar þér að forðast vandræðalegar aðstæður eins og að senda tölvupóst til rangra viðtakenda. Til dæmis, ef tölvupósturinn þinn brýtur í bága við reglur fyrirtækisins þíns, mun MailTips láta þig vita um málið. Ætlarðu að nota MailTips á Outlook? Láttu okkur vita í athugasemdunum hér að neðan.