Ég skrifaði nýlega grein um hvernig á að nota yfirlitsaðgerðir í Excel til að draga saman mikið magn af gögnum á auðveldan hátt, en sú grein tók tillit til allra gagna á vinnublaðinu. Hvað ef þú vilt aðeins skoða undirmengi gagna og draga saman hlutmengi gagna?
Í Excel geturðu búið til síur á dálkum sem fela línur sem passa ekki við síuna þína. Að auki geturðu einnig notað sérstakar aðgerðir í Excel til að draga saman gögn með því að nota aðeins síuð gögn.
Efnisyfirlit
Í þessari grein mun ég leiða þig í gegnum skrefin til að búa til síur í Excel og nota einnig innbyggðar aðgerðir til að draga saman þessi síuðu gögn.
Búðu til einfaldar síur í Excel
Í Excel er hægt að búa til einfaldar síur og flóknar síur. Byrjum á einföldum síum. Þegar unnið er með síur ættirðu alltaf að hafa eina röð efst sem er notuð fyrir merkimiða. Það er ekki skilyrði að hafa þessa röð, en það auðveldar vinnu með síur aðeins.
Hér að ofan er ég með fölsuð gögn og ég vil búa til síu á City dálknum. Í Excel er þetta mjög auðvelt að gera. Farðu á undan og smelltu á Data flipann á borði og smelltu síðan á Sía hnappinn. Þú þarft ekki heldur að velja gögnin á blaðinu eða smella í fyrstu röð.
Þegar þú smellir á Filter, hver dálkur í fyrstu röð mun sjálfkrafa hafa lítinn fellilistanum bætt við hægra megin.
Farðu nú á undan og smelltu á fellivalmyndarörina í City dálknum. Þú munt sjá nokkra mismunandi valkosti, sem ég mun útskýra hér að neðan.
Efst geturðu fljótt flokkað allar línur eftir gildunum í City dálknum. Athugaðu að þegar þú flokkar gögnin mun það færa alla röðina, ekki bara gildin í City dálknum. Þetta mun tryggja að gögnin þín haldist ósnortin eins og þau voru áður.
Einnig er gott að bæta við dálki fremst fyrir framan sem heitir ID og númera hann frá einni upp í hversu margar línur sem þú hefur á vinnublaðinu þínu. Þannig geturðu alltaf flokkað eftir auðkennisdálknum og fengið gögnin þín aftur í sömu röð og þau voru upphaflega, ef það er mikilvægt fyrir þig.
Eins og þú sérð eru öll gögnin í töflureikninum núna flokkuð út frá gildunum í City dálknum. Enn sem komið er eru engar línur faldar. Nú skulum við kíkja á gátreitina neðst í síunarglugganum. Í dæminu mínu hef ég aðeins þrjú einstök gildi í City dálknum og þessi þrjú birtast á listanum.
Ég fór á undan og hakaði úr tveimur borgum og skildi eina eftir. Nú eru bara 8 línur af gögnum sem birtast og restin er falin. Þú getur auðveldlega sagt að þú sért að skoða síuð gögn ef þú athugar línunúmerin lengst til vinstri. Það fer eftir því hversu margar línur eru faldar, þú munt sjá nokkrar auka láréttar línur og liturinn á tölunum verður blár.
Segjum nú að ég vilji sía á annan dálk til að draga enn frekar úr fjölda niðurstaðna. Í C dálki er ég með heildarfjölda meðlima í hverri fjölskyldu og ég vil aðeins sjá niðurstöður fyrir fjölskyldur með fleiri en tvo meðlimi.
Farðu á undan og smelltu á fellilistann í dálki C og þú munt sjá sömu gátreitina fyrir hvert einstakt gildi í dálknum. Hins vegar, í þessu tilfelli, viljum við smella á Number Filters og smella síðan á Greater Than . Eins og þú sérð eru fullt af öðrum valkostum líka.
Nýr gluggi mun birtast og hér er hægt að slá inn gildi fyrir síuna. Þú getur líka bætt við fleiri en einu viðmiði með OG eða EÐA falli. Þú gætir sagt að þú viljir raðir þar sem gildið er meira en 2 og ekki jafnt og 5, til dæmis.
Nú er ég kominn niður í aðeins 5 raðir af gögnum: fjölskyldur aðeins frá New Orleans og með 3 eða fleiri meðlimi. Nógu auðvelt? Athugaðu að þú getur auðveldlega hreinsað síu á dálki með því að smella á fellivalmyndina og smella síðan á Hreinsa síu frá „Dálknafn“ hlekkinn.
Svo það er um það bil það fyrir einfaldar síur í Excel. Þau eru mjög auðveld í notkun og útkoman er frekar einföld. Nú skulum við skoða flóknar síur með því að nota Advanced filters valmyndina.
Búðu til háþróaðar síur í Excel
Ef þú vilt búa til ítarlegri síur þarftu að nota Advanced filter gluggann. Til dæmis, segjum að ég vildi sjá allar fjölskyldur sem búa í New Orleans með fleiri en 2 meðlimi í fjölskyldu sinni EÐA allar fjölskyldur í Clarksville með fleiri en 3 meðlimi í fjölskyldu sinni OG aðeins þær sem eru með .EDU endarnetfang . Nú er ekki hægt að gera það með einfaldri síu.
Til að gera þetta þurfum við að setja upp Excel blaðið aðeins öðruvísi. Farðu á undan og settu nokkrar línur fyrir ofan gagnasettið þitt og afritaðu fyrirsagnarmerkin nákvæmlega í fyrstu röðina eins og sýnt er hér að neðan.
Hér er hvernig háþróaðar síur virka. Þú verður fyrst að slá inn forsendur þínar í dálkana efst og smelltu síðan á Advanced hnappinn undir Raða og sía á flipanum Gögn .
Svo hvað nákvæmlega getum við slegið inn í þessar frumur? Allt í lagi, svo við skulum byrja á dæminu okkar. Við viljum aðeins sjá gögn frá New Orleans eða Clarksville, svo við skulum slá þau inn í frumur E2 og E3.
Þegar þú slærð inn gildi á mismunandi línur þýðir það EÐA. Nú viljum við fjölskyldur í New Orleans með fleiri en tvo meðlimi og Clarksville fjölskyldur með fleiri en 3 meðlimi. Til að gera þetta skaltu slá inn >2 í C2 og >3 í C3.
Þar sem >2 og New Orleans eru í sömu röð verður það AND rekstraraðili. Sama gildir um röð 3 að ofan. Að lokum viljum við aðeins fjölskyldurnar með .EDU endir netfang. Til að gera þetta skaltu bara slá inn *.edu í bæði D2 og D3. * táknið þýðir hvaða fjölda stafa sem er.
Þegar þú hefur gert það, smelltu hvar sem er í gagnasafninu þínu og smelltu síðan á Advanced hnappinn. List Rang e reiturinn mun sjálfkrafa finna út gagnasafnið þitt þar sem þú smelltir inn í það áður en þú smellir á Advanced hnappinn . Smelltu nú á litla litla hnappinn hægra megin við Criteria range hnappinn.
Veldu allt frá A1 til E3 og smelltu svo á sama hnapp aftur til að fara aftur í Advanced Filter valmyndina. Smelltu á OK og gögnin þín ættu nú að vera síuð!
Eins og þú sérð, nú hef ég aðeins 3 niðurstöður sem passa við öll þessi skilyrði. Athugaðu að merkimiðarnir fyrir viðmiðunarsviðið verða að passa nákvæmlega við merkimiða gagnasafnsins til að þetta virki.
Þú getur augljóslega búið til miklu flóknari fyrirspurnir með þessari aðferð, svo spilaðu með hana til að ná tilætluðum árangri. Að lokum skulum við tala um að beita samantektaraðgerðum á síuð gögn.
Samantekt síuð gögn
Segjum nú að ég vilji taka saman fjölda fjölskyldumeðlima á síuðum gögnum mínum, hvernig myndi ég fara að því? Jæja, við skulum hreinsa síuna okkar með því að smella á Hreinsa hnappinn á borði. Ekki hafa áhyggjur, það er mjög auðvelt að nota háþróaða síuna aftur með því einfaldlega að smella á Advanced hnappinn og smella á OK aftur.
Neðst á gagnasafninu okkar skulum við bæta við reit sem heitir Total og bæta síðan við summufalli til að leggja saman heildarfjölskyldumeðlimi. Í dæminu mínu skrifaði ég bara =SUM(C7:C31) .
Þannig að ef ég lít á allar fjölskyldur, þá á ég alls 78 meðlimi. Nú skulum við halda áfram og endurnýja háþróaða síuna okkar og sjá hvað gerist.
Úff! Í stað þess að sýna rétta tölu, 11, sé ég samt að heildarfjöldinn er 78! Afhverju er það? Jæja, SUM aðgerðin hunsar ekki faldar línur, svo það er enn að reikna út allar línurnar. Sem betur fer eru nokkrar aðgerðir sem þú getur notað til að hunsa faldar línur.
Sú fyrsta er SUBTOTAL . Áður en við notum einhverjar af þessum sérstöku aðgerðum, viltu hreinsa síuna þína og slá síðan inn aðgerðina.
Þegar sían hefur verið hreinsuð skaltu fara á undan og slá inn =SUBTOTAL( og þú ættir að sjá fellivalmynd birtast með fullt af valkostum. Með því að nota þessa aðgerð velurðu fyrst tegund samantektarfalls sem þú vilt nota með því að nota tölu.
Í dæminu okkar vil ég nota SUM , svo ég myndi slá inn töluna 9 eða bara smella á hana úr fellilistanum. Sláðu síðan inn kommu og veldu svið hólfa.
Þegar þú ýtir á Enter ættirðu að sjá að gildið 78 er það sama og áður. Hins vegar, ef þú notar síuna aftur, munum við sjá 11!
Æðislegt! Það er einmitt það sem við viljum. Nú geturðu stillt síurnar þínar og gildið mun alltaf endurspegla aðeins þær línur sem eru að birtast.
Önnur aðgerðin sem virkar nokkurn veginn nákvæmlega eins og SUBTOTAL aðgerðin er AGGREGATE . Eini munurinn er sá að það er önnur færibreyta í AGGREGATE fallinu þar sem þú þarft að tilgreina að þú viljir hunsa faldar línur.
Fyrsta færibreytan er samantektaraðgerðin sem þú vilt nota og eins og með SUBTOTAL, táknar 9 SUM aðgerðina. Annar valkosturinn er þar sem þú þarft að slá inn 5 til að hunsa faldar línur. Síðasta færibreytan er sú sama og er svið frumna.
Þú getur líka lesið greinina mína um yfirlitsaðgerðir til að læra hvernig á að nota AGGREGATE aðgerðina og aðrar aðgerðir eins og MODE, MEDIAN, AVERAGE, osfrv.
Vonandi gefur þessi grein þér góðan upphafspunkt til að búa til og nota síur í Excel. Ef þú hefur einhverjar spurningar skaltu ekki hika við að setja inn athugasemd. Njóttu!
Ritvinnsluforrit hafa náð langt síðan snemma á níunda áratugnum þegar Microsoft gaf fyrst út Microsoft Word fyrir MS-DOS. Byltingarkennd eiginleiki þess var að hann var hannaður til að nota með mús.
Gantt töflur eru vinsæl leið til að halda utan um verkefni, sérstaklega fyrir teymi sem þurfa að hafa tímalengd verkefnis í huga. Með því að nota Gantt töflu á áhrifaríkan hátt geturðu tryggt að mismunandi verkefni trufli ekki hvert annað og jafnvel ákveðið hvenær eitt á að klára svo annað geti byrjað.
Hér er algeng atburðarás: Þú hefur fengið Word skjal í tölvupósti sem þú þarft að skrifa undir og senda til baka. Þú gætir prentað, undirritað, skannað og skilað skjalinu, en það er auðveldari, betri og fljótlegri leið til að setja inn undirskrift í Word.
Ef þú ert að leita að því að búa til og prenta merki af einhverju tagi skaltu ekki leita lengra en Microsoft Word og Excel. Þú getur geymt merkimiðagögnin þín í Excel og síðan sótt þau gögn í Word til að vista eða prenta merkimiðana þína.
Póstsamruni er Microsoft Word eiginleiki sem hjálpar þér að hagræða því að búa til persónuleg bréf, merkimiða, umslög, tölvupósta og möppu. Þar sem póstsamruni er ekki meðal algengustu MS Word eiginleikanna, gætu sumir notendur ekki vitað hvernig á að gera póstsamruna í Word til að búa til stafi, merkimiða og umslög.
Það er alltaf hræðilegur harmleikur þegar einhver týnir einhverju mikilvægu sem þeir voru að vinna að vegna þess að þeir vistuðu skjalið sitt ekki almennilega. Þetta gerist oftar en þú myndir halda fyrir notendur Excel og Word.
Þegar flestir hugsa um að flokka texta í forriti, hugsa þeir um að flokka frumur í Excel töflureikni. Hins vegar er hægt að flokka texta í Word svo framarlega sem það er eitthvað sem segir Word hvar mismunandi hlutar textans byrja og enda.
Súlurit er tegund af myndriti sem þú getur búið til úr gögnum í Excel. Það gerir það auðvelt að draga saman tíðni tiltekinna gilda í gagnasafninu þínu.
Microsoft Word getur gert miklu meira umfram það að gera skýrslur og ferilskrár. Það hefur hæft sett af grafískum verkfærum til að hjálpa þér að búa til grafísk auðguð skjöl eins og kveðjukort.
The Modern Language Association (MLA) eru samtök sem veita leiðbeiningar fyrir faglega og fræðilega rithöfunda. Margir háskólar, vinnuveitendur og fagstofnanir krefjast þess nú að rithöfundar séu í samræmi við MLA stílinn þar sem hann er auðveldur í notkun og samkvæmur.
Sjálfgefið, ef þú ert skráður inn á Office forritin þín með Microsoft reikningnum þínum, vista forritin þín skjölin þín í OneDrive geymslu. Þetta hvetur þig til að geyma skrárnar þínar í skýinu svo þú getir nálgast þær skrár á öðrum samstilltum tækjum.
Ef þú notar OneDrive til að taka öryggisafrit af myndasafninu þínu sendir það þér reglulega minningar í tölvupósti—myndir og myndskeið frá sama degi undanfarin ár. Hér er hvernig á að slökkva á þeim á Windows, Android, iPhone og iPad.
Ef þú hefur einhvern tíma unnið með margar vinnubækur í Excel veistu að það getur stundum valdið vandræðum ef allar vinnubækurnar eru opnar í sama tilviki Excel. Til dæmis, ef þú endurreiknar allar formúlur, mun það gera það fyrir allar opnar vinnubækur í sama tilviki.
Ef þú vilt senda faglega útlit bréfaskrifta, ekki láta það fyrsta sem viðtakandinn þinn sér vera sóðalegt handskrifað umslag. Gríptu umslag, settu það í prentarann þinn og sláðu inn nafnið og heimilisfangið með Microsoft Word.
Vissir þú að þú getur búið til eyðublöð í Word sem fólk getur fyllt út. Þegar þú heyrir um útfyllanleg eyðublöð er það næstum alltaf tengt Adobe og PDF skjölum vegna þess að það er vinsælasta sniðið.
Microsoft Word er nauðsynlegt fyrir alla sem vinna hvers kyns vinnu með skjöl. Orð hafa verið til svo lengi að það er ómögulegt að ímynda sér að vinna skrifstofu, skóla eða aðra stafræna vinnu án þess.
Það er ekki bara leiðinlegt að framkvæma sömu aðgerðir aftur og aftur, heldur getur það líka verið tímasóun og dregið úr framleiðni þinni. Þetta á sérstaklega við um byrjendur Excel notendur, sem gætu ekki áttað sig á því að það er auðvelt að gera sjálfvirk verkefni með því að taka upp fjölvi.
Stærðfræðilega reiknarðu svið með því að draga lágmarksgildið frá hámarksgildi tiltekins gagnasafns. Það táknar útbreiðslu gilda innan gagnasafns og er gagnlegt til að mæla breytileika - því stærra sem sviðið er, því dreifðara og breytilegra eru gögnin þín.
Ef þú ert með Excel blað með mörgum dagsetningum eru líkurnar á því að þú þurfir að lokum að reikna út muninn á sumum þessara dagsetninga. Kannski viltu sjá hversu marga mánuði það tók þig að borga skuldina þína eða hversu marga daga það tók þig að léttast ákveðna upphæð.
Ef þú notar Excel daglega, þá hefur þú líklega lent í aðstæðum þar sem þú þurftir að fela eitthvað í Excel vinnublaðinu þínu. Kannski ertu með nokkur aukagagnavinnublöð sem vísað er til, en þarf ekki að skoða.
Chrome, sjálfgefið, sýnir þér ekki alla vefslóðina. Þér er kannski sama um þessi smáatriði, en ef þú þarft af einhverjum ástæðum að birta alla vefslóðina, nákvæmar leiðbeiningar um hvernig á að láta Google Chrome birta alla vefslóðina á veffangastikunni.
Reddit breytti hönnun sinni enn og aftur í janúar 2024. Endurhönnunin er hægt að sjá af notendum skjáborðsvafra og þrengir að aðalstraumnum á sama tíma og tenglar eru til staðar.
Að slá uppáhalds tilvitnunina þína úr bókinni þinni á Facebook er tímafrekt og fullt af villum. Lærðu hvernig á að nota Google Lens til að afrita texta úr bókum yfir í tækin þín.
Áminningar hafa alltaf verið aðal hápunktur Google Home. Þeir gera líf okkar örugglega auðveldara. Við skulum fara í stutta skoðunarferð um hvernig á að búa til áminningar á Google Home svo að þú missir aldrei af því að sinna mikilvægum erindum.
Stundum, þegar þú ert að vinna í Chrome, geturðu ekki fengið aðgang að ákveðnum vefsíðum og færð upp villuna „Laga DNS vistfang netþjóns fannst ekki í Chrome“. Hér er hvernig þú getur leyst málið.
Hvernig á að breyta lykilorðinu þínu á Netflix streymisvídeóþjónustunni með því að nota valinn vafra eða Android app.
Ef þú vilt losna við endurheimta síður skilaboðin á Microsoft Edge skaltu einfaldlega loka vafranum eða ýta á Escape takkann.
Djúptenging er vinsæl tilvísunartækni notenda. Lærðu um djúptengingar hér til að nota þær til að auka umferð á vefsíðuna þína eða app.
AR er næsta stóra hlutur internetsins fyrir skemmtun, vinnu eða viðskipti. Lærðu AR ský í smáatriðum til að verða upplýstur notandi.
Notaðu Microsoft Edge Drop og deildu skrám og skilaboðum auðveldlega á milli tækja með því að fylgja þessum byrjendavænu skrefum.
