Það er alltaf hræðilegur harmleikur þegar einhver týnir einhverju mikilvægu sem hann var að vinna að vegna þess að hann vistað skjalið sitt ekki almennilega. Þetta gerist oftar en þú myndir halda fyrir Excel og Word notendur!
Sem betur fer hefur Microsoft bætt við fullt af eiginleikum í síðustu tveimur útgáfum sem hjálpa til við að draga úr líkum á að gögn tapist vegna hruns, rafmagnsleysis, eyðingar fyrir slysni o.s.frv. Einn eiginleikinn er kallaður AutoRecover og annar, minna þekktur eiginleiki, heitir AutoBackup.
Í þessari grein mun ég tala um hvernig á að stilla báða valkostina þannig að gögnin þín séu eins örugg og mögulegt er. Ég vil líka nefna að nýjustu útgáfur af Office gera þér kleift að vista skjöl beint á OneDrive, sem er góður kostur til að íhuga því þú munt samt hafa aðgang að vinnunni þinni þó að harði diskurinn bili.
Excel AutoRecover
Sjálfvirkt endurheimtareiginleikinn er sjálfkrafa kveiktur og vistar skjalið þitt sjálfkrafa á tímabundinn stað eftir ákveðið tímabil. Til að skoða AutoRecover stillingarnar, smelltu á File og síðan Options .
Smelltu á Vista í valmyndinni til vinstri og þú munt sjá sjálfvirka endurheimt valkostinn undir Vista vinnubækur .
Sjálfgefið er að AutoRecover upplýsingar eru vistaðar á 10 mínútna fresti. Til viðbótar við bilið þarf Excel að vera aðgerðalaus í 30 sekúndur áður en gögnin verða vistuð. Einnig eru sjálfvirkar upplýsingar vistaðar á AutoRecover skráarstaðnum sem skráð er hér. Svo hvernig virkar það? Í grundvallaratriðum, segjum að þú sért með vinnublað eins og það hér að neðan og þú hefur það vistað.
Segjum nú að ég bæti eftirfarandi gögnum við Excel töflureiknið og bíði í um það bil 10 mínútur án þess að vista skjalið mitt. Þar sem AutoRecover bilið er stillt á 10 mínútur þarftu að bíða að minnsta kosti svo lengi eftir að gögnin séu vistuð.
Í mínu tilviki hermdi ég eftir Excel hrun með því að opna verkefnastjórann og drepa Excel ferlið. Eftir það opnaði ég Excel aftur og sá strax valmöguleika sem heitir Sýna endurheimtar skrár .
Ef þú smellir á það mun það koma upp listi yfir Excel skrár sem hægt er að endurheimta. Í mínu tilfelli var það upprunalega skráin, sem hafði gögn í A1 og A2, og það var líka með AutoRecovered skrána, sem innihélt gögnin sem ég hafði ekki vistað á disknum.
Með því að smella á eitthvað af hlutunum á listanum opnast annað tilvik af Excel sem sýnir gögnin í viðkomandi skrá. Á heildina litið er þetta mjög gagnlegur eiginleiki fyrir þá tíma þegar þú vistaðir ekki alla vinnu þína, en Excel endar óvænt.
Helsti gallinn við þennan eiginleika er að AutoRecover gögnin eru geymd á sama harða disknum og skráin þín, þannig að ef eitthvað gerist við harða diskinn þinn mun allt vera farið. Þú getur breytt staðsetningunni í stillingunum hér að ofan í sérstakan harðan disk eða jafnvel í netstað, sem ég mæli eindregið með.
Athugaðu að AutoRecover upplýsingum er einnig eytt sjálfkrafa af Excel við eftirfarandi aðstæður:
Svo í grundvallaratriðum, í hvert skipti sem þú vistar skrána, losnar hún við AutoRecover gögnin. Að auki, ef þú hættir handvirkt í Excel og velur að vista ekki gögnin, mun það eyða AutoRecover gögnunum. Hafðu það bara í huga þegar þú notar þennan eiginleika. Ef þú ert mikill Excel notandi, myndi ég stinga upp á að stilla sjálfvirka endurheimtarbilið á eitthvað eins og 2 eða 3 mínútur í stað 10.
Sjálfvirk öryggisafritun
Annar eiginleiki sem ekki margir vita í raun um það er AutoBackup. Til að nota það þarftu fyrst að fara og vista skrána þína til að komast í Vista svargluggann. Ef þú ert nú þegar með vistað Excel skjal, farðu í File og síðan Save As og veldu staðsetningu. Þegar þú gerir þetta mun það birta Vista sem valmyndina.
Í glugganum, smelltu á Verkfæri hnappinn sem er vinstra megin við Vista hnappinn. Þú munt sjá nokkra valkosti, einn þeirra er almennir valkostir . Þegar þú smellir á það birtist lítill gluggi með nokkrum fleiri valkostum.
Farðu á undan og hakaðu við Búa alltaf til öryggisafrit . Smelltu á OK og nú þegar þú vistar skrána verður Excel öryggisafritsskrá einnig búin til með .XLK endingunni. Athugaðu að í fyrsta skipti sem þú gerir þetta verða skrárnar nákvæmlega eins. Ef þú gerir breytingar á upprunalegu skránni og vistar hana síðan aftur, verður öryggisafritið enn óbreytt (upprunalegu gögnin). Í þriðja skiptið sem þú vistar hana verður öryggisafritið hins vegar uppfært með upplýsingum allt að annarri vistun.
Í grundvallaratriðum er öryggisafritið alltaf ein útgáfa á eftir núverandi útgáfu. Svo ef þú gerðir fullt af breytingum, vistaðir skrána þína og vildir fara aftur í útgáfuna sem hafði ekki þessar breytingar, gætirðu bara opnað öryggisafritið.
Skráin er vistuð á sama stað og upprunalega skráin og það virðist ekki vera leið til að breyta því. Þessi eiginleiki bætir ekki miklu öryggi við skjalið þitt, en það er gott við ákveðnar aðstæður.
Að virkja þessa öryggisafritunar- og endurheimtareiginleika í Excel mun vonandi bjarga þér frá því að tapa mikilvægum gögnum. Það er alltaf góður kostur að nota skýjageymslu (eins og OneDrive) sem auka öryggisnet ef tölvan þín bilar skelfilega. Ef þú hefur einhverjar spurningar skaltu ekki hika við að tjá þig. Njóttu!
Ritvinnsluforrit hafa náð langt síðan snemma á níunda áratugnum þegar Microsoft gaf fyrst út Microsoft Word fyrir MS-DOS. Byltingarkennd eiginleiki þess var að hann var hannaður til að nota með mús.
Gantt töflur eru vinsæl leið til að halda utan um verkefni, sérstaklega fyrir teymi sem þurfa að hafa tímalengd verkefnis í huga. Með því að nota Gantt töflu á áhrifaríkan hátt geturðu tryggt að mismunandi verkefni trufli ekki hvert annað og jafnvel ákveðið hvenær eitt á að klára svo annað geti byrjað.
Hér er algeng atburðarás: Þú hefur fengið Word skjal í tölvupósti sem þú þarft að skrifa undir og senda til baka. Þú gætir prentað, undirritað, skannað og skilað skjalinu, en það er auðveldari, betri og fljótlegri leið til að setja inn undirskrift í Word.
Ef þú ert að leita að því að búa til og prenta merki af einhverju tagi skaltu ekki leita lengra en Microsoft Word og Excel. Þú getur geymt merkimiðagögnin þín í Excel og síðan sótt þau gögn í Word til að vista eða prenta merkimiðana þína.
Póstsamruni er Microsoft Word eiginleiki sem hjálpar þér að hagræða því að búa til persónuleg bréf, merkimiða, umslög, tölvupósta og möppu. Þar sem póstsamruni er ekki meðal algengustu MS Word eiginleikanna, gætu sumir notendur ekki vitað hvernig á að gera póstsamruna í Word til að búa til stafi, merkimiða og umslög.
Það er alltaf hræðilegur harmleikur þegar einhver týnir einhverju mikilvægu sem þeir voru að vinna að vegna þess að þeir vistuðu skjalið sitt ekki almennilega. Þetta gerist oftar en þú myndir halda fyrir notendur Excel og Word.
Þegar flestir hugsa um að flokka texta í forriti, hugsa þeir um að flokka frumur í Excel töflureikni. Hins vegar er hægt að flokka texta í Word svo framarlega sem það er eitthvað sem segir Word hvar mismunandi hlutar textans byrja og enda.
Súlurit er tegund af myndriti sem þú getur búið til úr gögnum í Excel. Það gerir það auðvelt að draga saman tíðni tiltekinna gilda í gagnasafninu þínu.
Microsoft Word getur gert miklu meira umfram það að gera skýrslur og ferilskrár. Það hefur hæft sett af grafískum verkfærum til að hjálpa þér að búa til grafísk auðguð skjöl eins og kveðjukort.
The Modern Language Association (MLA) eru samtök sem veita leiðbeiningar fyrir faglega og fræðilega rithöfunda. Margir háskólar, vinnuveitendur og fagstofnanir krefjast þess nú að rithöfundar séu í samræmi við MLA stílinn þar sem hann er auðveldur í notkun og samkvæmur.
Sjálfgefið, ef þú ert skráður inn á Office forritin þín með Microsoft reikningnum þínum, vista forritin þín skjölin þín í OneDrive geymslu. Þetta hvetur þig til að geyma skrárnar þínar í skýinu svo þú getir nálgast þær skrár á öðrum samstilltum tækjum.
Ef þú notar OneDrive til að taka öryggisafrit af myndasafninu þínu sendir það þér reglulega minningar í tölvupósti—myndir og myndskeið frá sama degi undanfarin ár. Hér er hvernig á að slökkva á þeim á Windows, Android, iPhone og iPad.
Ef þú hefur einhvern tíma unnið með margar vinnubækur í Excel veistu að það getur stundum valdið vandræðum ef allar vinnubækurnar eru opnar í sama tilviki Excel. Til dæmis, ef þú endurreiknar allar formúlur, mun það gera það fyrir allar opnar vinnubækur í sama tilviki.
Ef þú vilt senda faglega útlit bréfaskrifta, ekki láta það fyrsta sem viðtakandinn þinn sér vera sóðalegt handskrifað umslag. Gríptu umslag, settu það í prentarann þinn og sláðu inn nafnið og heimilisfangið með Microsoft Word.
Vissir þú að þú getur búið til eyðublöð í Word sem fólk getur fyllt út. Þegar þú heyrir um útfyllanleg eyðublöð er það næstum alltaf tengt Adobe og PDF skjölum vegna þess að það er vinsælasta sniðið.
Microsoft Word er nauðsynlegt fyrir alla sem vinna hvers kyns vinnu með skjöl. Orð hafa verið til svo lengi að það er ómögulegt að ímynda sér að vinna skrifstofu, skóla eða aðra stafræna vinnu án þess.
Það er ekki bara leiðinlegt að framkvæma sömu aðgerðir aftur og aftur, heldur getur það líka verið tímasóun og dregið úr framleiðni þinni. Þetta á sérstaklega við um byrjendur Excel notendur, sem gætu ekki áttað sig á því að það er auðvelt að gera sjálfvirk verkefni með því að taka upp fjölvi.
Stærðfræðilega reiknarðu svið með því að draga lágmarksgildið frá hámarksgildi tiltekins gagnasafns. Það táknar útbreiðslu gilda innan gagnasafns og er gagnlegt til að mæla breytileika - því stærra sem sviðið er, því dreifðara og breytilegra eru gögnin þín.
Ef þú ert með Excel blað með mörgum dagsetningum eru líkurnar á því að þú þurfir að lokum að reikna út muninn á sumum þessara dagsetninga. Kannski viltu sjá hversu marga mánuði það tók þig að borga skuldina þína eða hversu marga daga það tók þig að léttast ákveðna upphæð.
Ef þú notar Excel daglega, þá hefur þú líklega lent í aðstæðum þar sem þú þurftir að fela eitthvað í Excel vinnublaðinu þínu. Kannski ertu með nokkur aukagagnavinnublöð sem vísað er til, en þarf ekki að skoða.
Leystu Apple iTunes villu sem segir að iTunes Library.itl skráin sé læst, á læstum diski, eða þú hefur ekki skrifheimild fyrir þessa skrá.
Geturðu ekki fundið út hvernig á að endurtaka lag eða lagalista í Apple iTunes? Við gátum ekki heldur í fyrstu. Hér eru nokkrar nákvæmar leiðbeiningar um hvernig það er gert.
Hvernig á að búa til nútímalegar myndir með því að bæta við ávölum hornum í Paint.NET
Notaðirðu Delete for me á WhatsApp til að eyða skilaboðum frá öllum? Engar áhyggjur! Lestu þetta til að læra að afturkalla Eyða fyrir mig á WhatsApp.
Hvernig á að slökkva á pirrandi AVG tilkynningum sem birtast neðst í hægra horninu á skjánum.
Þegar þú ákveður ertu búinn með Instagram reikninginn þinn og vilt losna við hann. Hér er handbók sem mun hjálpa þér að eyða Instagram reikningnum þínum tímabundið eða varanlega.
Lærðu skref fyrir skref hvernig á að slökkva á smellanlegum tenglum í Notepad++ með þessari auðveldu og fljótlegu kennslu.
Losaðu þig við að þáttur birtist á Up Next á Apple TV+ til að halda uppáhaldsþáttunum þínum leyndu fyrir öðrum. Hér eru skrefin.
Uppgötvaðu hversu auðvelt það er að breyta prófílmyndinni fyrir Disney+ reikninginn þinn á tölvunni þinni og Android tæki.
Ertu að leita að Microsoft Teams valkostum fyrir áreynslulaus samskipti? Finndu bestu valkostina við Microsoft Teams fyrir þig árið 2023.
