Sempre é unha terrible traxedia cando alguén perde algo importante no que estaba a traballar porque non gardou correctamente o seu documento. Isto ocorre con máis frecuencia do que pensarías aos usuarios de Excel e Word.
Afortunadamente, Microsoft engadiu unha gran cantidade de funcións nas últimas dúas versións que axudan a reducir as posibilidades de perder datos debido a fallos, cortes de enerxía, eliminacións accidentais, etc. Unha función chámase AutoRecover e a segunda, menos coñecida. chámase Copia de seguranza automática.
Neste artigo, falarei sobre como configurar ambas opcións para que os teus datos estean o máis seguros posible. Tamén me gustaría mencionar que as últimas versións de Office permítenche gardar documentos directamente en OneDrive, o que é unha boa opción a ter en conta porque aínda poderás acceder ao teu traballo aínda que falle o teu disco duro.
Recuperación automática de Excel
A función de recuperación automática está activada de forma predeterminada e basicamente garda o documento automaticamente nunha localización temporal despois dun intervalo de tempo definido. Para ver a configuración de recuperación automática, faga clic en Ficheiro e despois en Opcións .

Fai clic en Gardar no menú da esquerda e verás a opción de recuperación automática en Gardar libros .

Por defecto, a información de recuperación automática gárdase cada 10 minutos. Ademais do intervalo, Excel ten que estar inactivo durante 30 segundos antes de gardar os datos. Ademais, a información gardada automaticamente gárdase na localización do ficheiro de recuperación automática que aparece aquí. Entón, como funciona? Basicamente, digamos que tes unha folla de traballo como a seguinte e que a tes gardada.

Agora digamos que engado os seguintes datos á folla de cálculo de Excel e espero uns 10 minutos sen gardar o meu documento. Dado que o intervalo de recuperación automática está configurado para 10 minutos, cómpre esperar polo menos ese tempo para que se garden os datos.

No meu caso, simulei un fallo de Excel abrindo o xestor de tarefas e matando o proceso de Excel. Despois diso, volvín abrir Excel e inmediatamente vin unha opción chamada Mostrar ficheiros recuperados .

Se fai clic niso, aparecerá unha lista de ficheiros de Excel que se poden recuperar. No meu caso, tiña o ficheiro orixinal, que tiña datos só en A1 e A2, e tamén tiña o ficheiro AutoRecovered, que incluía os datos que non gardara no disco.

Facendo clic en calquera dos elementos da lista abrirase outra instancia de Excel que mostra os datos dese ficheiro en particular. En xeral, esta é unha función moi útil para aqueles momentos nos que non gardou todo o seu traballo, pero Excel termina de forma inesperada.
A principal desvantaxe desta función é que os datos de recuperación automática están almacenados no mesmo disco duro que o teu ficheiro, polo que se ocorre algo no teu disco duro, todo desaparecerá. Podes cambiar a localización na configuración anterior a un disco duro separado ou incluso a unha localización de rede, o que recomendo encarecidamente.
Teña en conta que a información de recuperación automática tamén se elimina automaticamente por Excel nas seguintes circunstancias:
- Garda o ficheiro manualmente ou usando Ficheiro - Gardar como .
- Pecha o ficheiro ou sae de Excel (se garda o ficheiro ou non)
- Desactivas a recuperación automática por completo ou só para o libro de traballo
Entón, basicamente, sempre que gardas o ficheiro, desfarase dos datos de recuperación automática. Ademais, se saes manualmente de Excel e decides non gardar os datos, eliminará os datos de recuperación automática. Só ten en conta isto cando use esta función. Se es un gran usuario de Excel, suxeriría que configure o intervalo de recuperación automática en algo así como 2 ou 3 minutos en lugar de 10.
Copia de seguranza automática
Outra característica que non moitas persoas coñecen é a copia de seguranza automática. Para usalo, primeiro ten que ir gardar o seu ficheiro para chegar ao cadro de diálogo Gardar . Se xa tes un documento de Excel gardado, vai a Ficheiro e despois Garda como e escolle unha localización. Cando fagas isto, aparecerá o diálogo Gardar como .

No diálogo, fai clic no botón Ferramentas que está á esquerda do botón Gardar . Verás un par de opcións, unha delas é Opcións xerais . Cando fai clic nela, aparecerá unha pequena ventá con algunhas opcións máis.

Continúa e marca a caixa Crear sempre copia de seguranza . Fai clic en Aceptar e agora, cando garde o ficheiro, tamén se creará un ficheiro de copia de seguridade de Excel cunha extensión .XLK. Teña en conta que a primeira vez que faga isto, os ficheiros serán exactamente os mesmos. Se editas o ficheiro orixinal e despois o gardas de novo, o ficheiro de copia de seguranza seguirá sendo o mesmo (os datos orixinais). Non obstante, a terceira vez que o garde, o ficheiro de copia de seguranza actualizarase coa información ata o segundo gardado.
Basicamente, o ficheiro de copia de seguridade é sempre unha versión detrás da versión actual. Entón, se fixo moitos cambios, gardou o ficheiro e despois quería volver á versión que non tiña eses cambios, pode simplemente abrir o ficheiro de copia de seguridade.
O ficheiro gárdase no mesmo lugar que o ficheiro orixinal e non parece haber forma de cambialo. Esta función non engade moita seguridade ao teu documento, pero é boa en determinadas circunstancias.
Ao activar estas funcións de copia de seguridade e recuperación en Excel, esperamos que non perdas datos importantes. Sempre é unha boa opción usar o almacenamento na nube (como OneDrive) como rede de seguridade adicional no caso de que o teu ordenador falle catastróficamente. Se tes algunha dúbida, non dubides en comentar. Disfruta!