Se estás buscando crear e imprimir etiquetas de calquera tipo, non busques máis que Microsoft Word e Excel. Podes almacenar os datos das túas etiquetas en Excel e despois obter eses datos en Word para gardar ou imprimir as túas etiquetas.
Nesta guía, aprenderá a crear unha folla de cálculo de etiquetas en Excel compatible con Word, a configurar as súas etiquetas e a gardalas ou imprimirlas.
1. Introduza os datos para as súas etiquetas nunha folla de cálculo de Excel
O primeiro paso é crear unha folla de cálculo de Excel cos datos da túa etiqueta. Asignarás unha cabeceira adecuada a cada campo de datos para que poidas recuperar as cabeceiras en Word.
Para o seguinte exemplo, crearemos unha folla de cálculo cos seguintes campos:
- Nome
- Apelido
- Enderezo
- Cidade
- Estado
- Código postal
Para comezar a crear a túa folla de cálculo de Excel:
- Inicie Microsoft Excel no seu ordenador Windows ou Mac e cree unha nova folla de cálculo.
- Na pantalla da folla de cálculo de Excel, seleccione a primeira cela da primeira fila e escriba Nome .
- Seleccione a primeira cela da columna B e escriba Apelidos . Do mesmo xeito, engade Enderezo , Cidade , Estado e Código Postal ás primeiras filas das columnas C , D , E e F , respectivamente.
- Agora engade os datos debaixo de cada cabeceira que acabas de crear. A túa folla de cálculo debería verse así:
- Cando remates de engadir datos, garda a folla de cálculo seleccionando Ficheiro na parte superior.
- Seleccione Gardar na barra lateral esquerda.
- Seleccione Examinar no panel da dereita.
- Escolla un cartafol no que gardar a folla de cálculo, introduza un nome para a folla de cálculo no campo Nome do ficheiro e seleccione Gardar na parte inferior da xanela.
- Pecha a xanela de Excel.
A túa folla de cálculo de Excel xa está lista.
2. Configure as etiquetas en Word
O segundo paso é configurar as dimensións das túas etiquetas en Word. Hai varios deseños de etiquetas predefinidos que podes escoller. Incluso podes crear a túa propia etiqueta con dimensións personalizadas, se queres.
- Inicie Microsoft Word no seu ordenador Windows ou Mac e inicie un novo documento en branco.
- Na pantalla de edición de documentos, seleccione a pestana Envíos na barra de ferramentas superior.
- Na pestana Envíos, seleccione Iniciar combinación de correspondencia e, a continuación, escolla Etiquetas no menú.
- Na xanela que se abre, seleccione un provedor de etiquetas no menú despregable Vendedores de etiquetas. A continuación, seleccione un tipo de etiqueta na lista Número de produto e, finalmente, seleccione Aceptar .
- Se desexa crear unha etiqueta personalizada, seleccione o botón Nova etiqueta e especifique as dimensións da etiqueta na seguinte xanela.
- Agora o teu deseño de etiquetas está configurado e mantén este documento aberto en Word.
3. Trae os datos de Excel ao documento de Word
Agora que as súas etiquetas están configuradas, importe os datos que gardou na súa folla de cálculo de Excel no seu documento de Word. Non é necesario que abra Excel para facelo.
Comezar:
- Mentres o teu documento de Word aínda estea aberto, selecciona a pestana Envíos na parte superior .
- Na pestana Envíos, seleccione Seleccionar destinatarios e escolla Usar unha lista existente . Estás dicindo a Word que queres usar unha lista predefinida para as túas etiquetas.
- Na xanela do Explorador de ficheiros que se abre, navegue ata o cartafol que contén a folla de cálculo de Excel que creou anteriormente. Fai dobre clic na folla de cálculo para importala ao teu documento de Word.
- Word abrirá unha xanela Seleccionar táboa . Aquí, selecciona a folla que contén os datos da etiqueta.
- Marque a opción Primeira fila de datos contén cabeceiras de columna e seleccione Aceptar .
4. Engade etiquetas de Excel a un documento de Word
Agora especificarás os campos que queres usar nas túas etiquetas.
Para facelo:
- Asegúrate de estar aínda no documento de etiquetas en Word.
- Seleccione a pestana Envíos na parte superior e, a continuación , na sección Escribir e inserir campos , seleccione a opción Bloque de enderezos .
- Na xanela Inserir bloque de enderezos que se abre, seleccione o botón Coincidir campos .
- Word abre unha xanela de campos de coincidencia . Aquí, asegúrate de que cada campo do Obrigatorio para o bloque de enderezos coincida co campo apropiado da túa folla de cálculo. Por exemplo, o Enderezo 1 debería configurarse para que use o Enderezo da túa folla de cálculo, etc.
- Seleccione Aceptar para pechar a xanela.
- De volta na xanela Inserir bloque de enderezos , podes ver unha vista previa da túa etiqueta. Asegúrate de que esta vista previa represente as etiquetas reais que queres crear. A continuación, seleccione Aceptar na parte inferior da xanela.
- No teu documento de Word, verás que a primeira etiqueta agora di > .
- Seleccione a pestana Envíos na parte superior e, a continuación, seleccione Actualizar etiquetas .
- Agora todas as etiquetas do documento deberían dicir > .
5. Crea etiquetas desde Excel nun documento de Word
Word agora ten todos os datos que necesita para xerar as túas etiquetas. Agora rematará o proceso e Word mostrará os datos reais de cada etiqueta:
- Na pestana Envíos de Word, seleccione a opción Finalizar e combinar e seleccione Editar documentos individuais no menú.
- Na xanela que se abre, escolla Todo e seleccione Aceptar .
- O teu documento de Word agora debería mostrar todas as túas etiquetas cos seus datos individuais.
Agora podes gardar este documento de etiquetas, xerar un PDF a partir del ou imprimir fisicamente o documento (etiquetas).
6. Garda as etiquetas de Word creadas a partir de Excel como PDF
Non tes que usar unha ferramenta de terceiros para gardar o documento de etiqueta de Word como PDF:
- Seleccione a pestana Ficheiro na parte superior da xanela de Word.
- Na barra lateral da esquerda, selecciona Gardar como .
- Escolla Examinar no panel dereito.
- Seleccione un cartafol no que gardar o PDF, introduza un nome para o PDF no campo Nome do ficheiro , escolla PDF no menú despregable Gardar como tipo e seleccione Gardar .
7. Imprima as etiquetas de Word creadas a partir de Excel
Podes imprimir as túas etiquetas directamente desde Word. Asegúrese de que a súa impresora estea conectada ao seu ordenador cando imprima:
- Seleccione a pestana Ficheiro na parte superior da xanela de Word.
- Seleccione Imprimir na barra lateral esquerda.
- Escolla unha impresora no menú Impresora no panel dereito e, a continuación, seleccione Imprimir na parte superior.
E xa está todo listo.
Como podes ver arriba, Word e Excel axúdanche a crear case todo tipo de etiquetas nos teus ordenadores Windows e Mac. Se isto che axudou a xerar o tipo de etiquetas en Excel que querías, avísanos nos comentarios a continuación.