Είναι πάντα μια τρομερή τραγωδία όταν κάποιος χάνει κάτι σημαντικό στο οποίο εργάζονταν επειδή δεν αποθήκευσε το έγγραφό του σωστά. Αυτό συμβαίνει πιο συχνά από ό,τι νομίζετε στους χρήστες του Excel και του Word!
Ευτυχώς, η Microsoft έχει προσθέσει πολλές δυνατότητες στις δύο τελευταίες εκδόσεις που συμβάλλουν στη μείωση των πιθανοτήτων απώλειας δεδομένων λόγω σφαλμάτων, διακοπές ρεύματος, τυχαίες διαγραφές κ.λπ. Η μία λειτουργία ονομάζεται AutoRecover και η δεύτερη, λιγότερο γνωστή δυνατότητα, ονομάζεται AutoBackup.
Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσω για το πώς να διαμορφώσετε και τις δύο επιλογές, ώστε τα δεδομένα σας να είναι όσο το δυνατόν πιο ασφαλή. Θα ήθελα επίσης να αναφέρω ότι οι πιο πρόσφατες εκδόσεις του Office σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε έγγραφα απευθείας στο OneDrive, κάτι που είναι μια καλή επιλογή γιατί θα μπορείτε να έχετε πρόσβαση στην εργασία σας ακόμα κι αν ο σκληρός σας δίσκος αποτύχει.
Excel AutoRecover
Η λειτουργία αυτόματης ανάκτησης είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή και ουσιαστικά αποθηκεύει το έγγραφό σας αυτόματα σε μια προσωρινή θέση μετά από ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα. Για να προβάλετε τις ρυθμίσεις αυτόματης ανάκτησης, κάντε κλικ στο Αρχείο και μετά στο Επιλογές .
Κάντε κλικ στην Αποθήκευση στο αριστερό μενού και θα δείτε την επιλογή Αυτόματη Ανάκτηση στην περιοχή Αποθήκευση βιβλίων εργασίας .
Από προεπιλογή, οι πληροφορίες AutoRecover αποθηκεύονται κάθε 10 λεπτά. Εκτός από το διάστημα, το Excel πρέπει να παραμείνει σε αδράνεια για 30 δευτερόλεπτα πριν αποθηκευτούν τα δεδομένα. Επίσης, οι πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί αυτόματα αποθηκεύονται στη θέση του αρχείου AutoRecover που αναφέρεται εδώ. Πως λειτουργεί, λοιπόν? Βασικά, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα φύλλο εργασίας όπως το παρακάτω και το έχετε αποθηκευμένο.
Τώρα ας υποθέσουμε ότι προσθέτω τα ακόλουθα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο του Excel και περιμένω περίπου 10 λεπτά χωρίς να αποθηκεύσω το έγγραφό μου. Εφόσον το διάστημα αυτόματης ανάκτησης έχει οριστεί για 10 λεπτά, πρέπει να περιμένετε τουλάχιστον τόσο πολύ για να αποθηκευτούν τα δεδομένα.
Στην περίπτωσή μου, προσομοίωσα ένα σφάλμα του Excel ανοίγοντας τη διαχείριση εργασιών και σκοτώνοντας τη διαδικασία του Excel. Μετά από αυτό, άνοιξα ξανά το Excel και αμέσως είδα μια επιλογή που ονομάζεται Εμφάνιση ανακτημένων αρχείων .
Εάν κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί μια λίστα με αρχεία Excel που μπορούν να ανακτηθούν. Στην περίπτωσή μου, είχε το αρχικό αρχείο, το οποίο είχε δεδομένα μόνο σε A1 και A2, και είχε επίσης το αρχείο AutoRecovered, το οποίο περιλάμβανε τα δεδομένα που δεν είχα αποθηκεύσει στο δίσκο.
Κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε από τα στοιχεία της λίστας θα ανοίξει μια άλλη παρουσία του Excel που δείχνει τα δεδομένα στο συγκεκριμένο αρχείο. Συνολικά, αυτή είναι μια πραγματικά χρήσιμη δυνατότητα για τις στιγμές που δεν αποθηκεύσατε όλη την εργασία σας, αλλά το Excel τελειώνει απροσδόκητα.
Το σημαντικότερο μειονέκτημα αυτής της δυνατότητας είναι ότι τα δεδομένα της Αυτόματης Ανάκτησης αποθηκεύονται στον ίδιο σκληρό δίσκο με το αρχείο σας, οπότε αν συμβεί κάτι στον σκληρό σας δίσκο, όλα θα εξαφανιστούν. Μπορείτε να αλλάξετε τη θέση στις παραπάνω ρυθμίσεις σε ξεχωριστό σκληρό δίσκο ή ακόμα και σε τοποθεσία δικτύου, κάτι που συνιστώ ανεπιφύλακτα.
Σημειώστε ότι οι πληροφορίες αυτόματης ανάκτησης διαγράφονται επίσης αυτόματα από το Excel στις ακόλουθες περιπτώσεις:
Ουσιαστικά λοιπόν, κάθε φορά που αποθηκεύετε το αρχείο, απαλλαγεί από τα δεδομένα της Αυτόματης Ανάκτησης. Επιπλέον, εάν κλείσετε με μη αυτόματο τρόπο το Excel και επιλέξετε να μην αποθηκεύσετε τα δεδομένα, θα διαγραφούν τα δεδομένα της Αυτόματης Ανάκτησης. Απλώς έχετε αυτό κατά νου όταν χρησιμοποιείτε αυτήν τη δυνατότητα. Εάν είστε βαρύς χρήστης του Excel, θα πρότεινα να ορίσετε το διάστημα Αυτόματης Ανάκτησης σε περίπου 2 ή 3 λεπτά αντί για 10.
Αυτόματο αντίγραφο ασφαλείας
Ένα άλλο χαρακτηριστικό που δεν γνωρίζουν πραγματικά πολλοί είναι το AutoBackup. Για να το χρησιμοποιήσετε, πρέπει πρώτα να μεταβείτε και να αποθηκεύσετε το αρχείο σας για να μεταβείτε στο πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση . Εάν έχετε ήδη ένα αποθηκευμένο έγγραφο του Excel, μεταβείτε στο Αρχείο και, στη συνέχεια , στην επιλογή Αποθήκευση ως και επιλέξτε μια τοποθεσία. Όταν το κάνετε αυτό, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως .
Στο παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Εργαλεία που βρίσκεται στα αριστερά του κουμπιού Αποθήκευση . Θα δείτε μερικές επιλογές, μία από τις οποίες είναι Γενικές επιλογές . Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, θα εμφανιστεί ένα μικρό παράθυρο με μερικές ακόμη επιλογές.
Προχωρήστε και επιλέξτε το πλαίσιο Να δημιουργείται πάντα αντίγραφο ασφαλείας . Κάντε κλικ στο OK και τώρα όταν αποθηκεύετε το αρχείο, θα δημιουργηθεί επίσης ένα αρχείο αντιγράφου ασφαλείας του Excel με επέκταση .XLK. Σημειώστε ότι την πρώτη φορά που θα το κάνετε αυτό, τα αρχεία θα είναι ακριβώς τα ίδια. Εάν κάνετε αλλαγές στο αρχικό αρχείο και στη συνέχεια το αποθηκεύσετε ξανά, το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας θα παραμείνει το ίδιο (τα αρχικά δεδομένα). Ωστόσο, την τρίτη φορά που θα το αποθηκεύσετε, το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας θα ενημερωθεί με πληροφορίες μέχρι τη δεύτερη αποθήκευση.
Βασικά, το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας βρίσκεται πάντα μία έκδοση πίσω από την τρέχουσα έκδοση. Επομένως, εάν κάνατε πολλές αλλαγές, αποθηκεύσατε το αρχείο σας και μετά θέλετε να επιστρέψετε στην έκδοση που δεν είχε αυτές τις αλλαγές, θα μπορούσατε απλώς να ανοίξετε το αρχείο αντιγράφου ασφαλείας.
Το αρχείο αποθηκεύεται στην ίδια θέση με το αρχικό αρχείο και δεν φαίνεται να υπάρχει τρόπος να το αλλάξετε. Αυτή η δυνατότητα δεν προσθέτει μεγάλη ασφάλεια στο έγγραφό σας, αλλά είναι καλή σε ορισμένες περιπτώσεις.
Η ενεργοποίηση αυτών των δυνατοτήτων δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης στο Excel ελπίζουμε ότι θα σας σώσει από την απώλεια σημαντικών δεδομένων. Είναι πάντα μια καλή επιλογή να χρησιμοποιείτε τον χώρο αποθήκευσης cloud (όπως το OneDrive) ως πρόσθετο δίχτυ ασφαλείας σε περίπτωση που ο υπολογιστής σας αποτύχει καταστροφικά. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!
Οι επεξεργαστές κειμένου έχουν προχωρήσει πολύ από τις αρχές της δεκαετίας του 1980, όταν η Microsoft κυκλοφόρησε για πρώτη φορά το Microsoft Word για MS-DOS. Το πρωτοποριακό χαρακτηριστικό του ήταν ότι σχεδιάστηκε για χρήση με ποντίκι.
Τα γραφήματα Gantt είναι ένας δημοφιλής τρόπος παρακολούθησης έργων, ειδικά για ομάδες που πρέπει να έχουν υπόψη τους τη διάρκεια μιας εργασίας. Χρησιμοποιώντας αποτελεσματικά ένα γράφημα Gantt, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι διαφορετικές εργασίες δεν παρεμβαίνουν μεταξύ τους και ακόμη και να καθορίσετε πότε πρέπει να τελειώσει μια, ώστε να ξεκινήσει μια άλλη.
Ακολουθεί ένα συνηθισμένο σενάριο: Έχετε λάβει ένα έγγραφο του Word μέσω email που πρέπει να υπογράψετε και να το στείλετε πίσω. Θα μπορούσατε να εκτυπώσετε, να υπογράψετε, να σαρώσετε και να επιστρέψετε το έγγραφο, αλλά υπάρχει ένας ευκολότερος, καλύτερος και ταχύτερος τρόπος για να εισαγάγετε μια υπογραφή στο Word.
Αν θέλετε να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε ετικέτες οποιουδήποτε είδους, μην ψάξετε πέρα από το Microsoft Word και το Excel. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα της ετικέτας σας στο Excel και στη συνέχεια να ανακτήσετε αυτά τα δεδομένα στο Word για να αποθηκεύσετε ή να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας.
Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μια δυνατότητα του Microsoft Word που σας βοηθά να βελτιστοποιήσετε τη δημιουργία εξατομικευμένων γραμμάτων, ετικετών, φακέλων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και καταλόγου. Δεδομένου ότι η συγχώνευση αλληλογραφίας δεν είναι από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες δυνατότητες του MS Word, ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να μην γνωρίζουν πώς να κάνουν μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσουν γράμματα, ετικέτες και φακέλους.
Είναι πάντα μια τρομερή τραγωδία όταν κάποιος χάνει κάτι σημαντικό στο οποίο εργάζονταν επειδή δεν αποθηκεύτηκε σωστά το έγγραφό του. Αυτό συμβαίνει πιο συχνά από ό,τι νομίζετε στους χρήστες του Excel και του Word.
Όταν οι περισσότεροι άνθρωποι σκέφτονται να ταξινομήσουν κείμενο σε μια εφαρμογή, σκέφτονται την ταξινόμηση κελιών σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel. Ωστόσο, μπορείτε να ταξινομήσετε κείμενο στο Word, εφόσον υπάρχει κάτι που λέει στο Word πού αρχίζουν και πού τελειώνουν τα διάφορα μέρη του κειμένου.
Το ιστόγραμμα είναι ένας τύπος γραφήματος που μπορείτε να δημιουργήσετε από δεδομένα στο Excel. Διευκολύνει τη σύνοψη της συχνότητας συγκεκριμένων τιμών στο σύνολο δεδομένων σας.
Το Microsoft Word μπορεί να κάνει πολλά περισσότερα πέρα από την ανιαία σύνταξη αναφορών και βιογραφικών. Διαθέτει ένα ικανό σύνολο εργαλείων γραφικών για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έγγραφα εμπλουτισμένα με γραφικά, όπως ευχετήριες κάρτες.
Η Modern Language Association (MLA) είναι ένας οργανισμός που παρέχει οδηγίες για επαγγελματίες και ακαδημαϊκούς συγγραφείς. Πολλά πανεπιστήμια, εργοδότες και επαγγελματικά γραφεία απαιτούν πλέον από τους συγγραφείς να συμμορφώνονται με το στυλ MLA, καθώς είναι εύκολο στη χρήση και συνεπές.
Από προεπιλογή, εάν είστε συνδεδεμένοι στις εφαρμογές του Office με τον λογαριασμό σας Microsoft, οι εφαρμογές σας αποθηκεύουν τα έγγραφά σας στον χώρο αποθήκευσης OneDrive. Αυτό σας ενθαρρύνει να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας στο cloud, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία σε άλλες συγχρονισμένες συσκευές.
Εάν χρησιμοποιείτε το OneDrive για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας της βιβλιοθήκης φωτογραφιών σας, σας στέλνει τακτικά email αναμνήσεις — εικόνες και βίντεο από την ίδια μέρα τα προηγούμενα χρόνια. Δείτε πώς μπορείτε να τα απενεργοποιήσετε σε Windows, Android, iPhone και iPad.
Εάν έχετε εργαστεί ποτέ με πολλά βιβλία εργασίας στο Excel, γνωρίζετε ότι μερικές φορές μπορεί να προκαλέσει προβλήματα εάν όλα τα βιβλία εργασίας είναι ανοιχτά στην ίδια παρουσία του Excel. Για παράδειγμα, εάν υπολογίσετε ξανά όλους τους τύπους, αυτό θα γίνει για όλα τα ανοιχτά βιβλία εργασίας στην ίδια παρουσία.
Εάν θέλετε να στείλετε αλληλογραφία με επαγγελματική εμφάνιση, μην αφήσετε το πρώτο πράγμα που βλέπει ο παραλήπτης σας να είναι ένας ακατάστατος χειρόγραφος φάκελος. Πάρτε έναν φάκελο, τοποθετήστε τον στον εκτυπωτή σας και πληκτρολογήστε το όνομα και τη διεύθυνση χρησιμοποιώντας το Microsoft Word.
Γνωρίζατε ότι μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες στο Word που μπορούν να συμπληρώσουν οι χρήστες. Όταν ακούτε για φόρμες με δυνατότητα συμπλήρωσης, σχεδόν πάντα σχετίζεται με έγγραφα Adobe και PDF επειδή αυτή είναι η πιο δημοφιλής μορφή.
Το Microsoft Word είναι απαραίτητο για οποιονδήποτε κάνει οποιοδήποτε είδος εργασίας με έγγραφα. Οι λέξεις υπήρχαν για τόσο καιρό, είναι αδύνατο να φανταστεί κανείς να κάνει γραφείο, σχολείο ή οποιοδήποτε άλλο είδος ψηφιακής εργασίας χωρίς αυτό.
Το να εκτελείτε τις ίδιες ενέργειες ξανά και ξανά δεν είναι απλώς βαρετό, αλλά μπορεί επίσης να είναι χάσιμο χρόνου και εξάντληση της παραγωγικότητάς σας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για αρχάριους χρήστες του Excel, οι οποίοι μπορεί να μην συνειδητοποιούν ότι είναι εύκολο να αυτοματοποιηθούν κοινές εργασίες με την εγγραφή μιας μακροεντολής.
Μαθηματικά, υπολογίζετε ένα εύρος αφαιρώντας την ελάχιστη τιμή από τη μέγιστη τιμή ενός συγκεκριμένου συνόλου δεδομένων. Αντιπροσωπεύει την εξάπλωση των τιμών μέσα σε ένα σύνολο δεδομένων και είναι χρήσιμο για τη μέτρηση της μεταβλητότητας – όσο μεγαλύτερο είναι το εύρος, τόσο πιο κατανεμημένα και μεταβλητά είναι τα δεδομένα σας.
Εάν έχετε ένα φύλλο Excel με πολλές ημερομηνίες, το πιθανότερο είναι ότι τελικά θα χρειαστεί να υπολογίσετε τις διαφορές μεταξύ ορισμένων από αυτές τις ημερομηνίες. Ίσως θέλετε να δείτε πόσους μήνες σας πήρε για να εξοφλήσετε το χρέος σας ή πόσες ημέρες σας πήρε για να χάσετε ένα συγκεκριμένο ποσό βάρους.
Εάν χρησιμοποιείτε το Excel σε καθημερινή βάση, τότε πιθανότατα θα αντιμετωπίσετε καταστάσεις όπου έπρεπε να αποκρύψετε κάτι στο φύλλο εργασίας του Excel. Ίσως έχετε κάποια επιπλέον φύλλα εργασίας δεδομένων που αναφέρονται, αλλά δεν χρειάζεται να τα δείτε.
Επιλύστε ένα σφάλμα Apple iTunes που λέει ότι το αρχείο iTunes Library.itl είναι κλειδωμένο, σε κλειδωμένο δίσκο ή δεν έχετε άδεια εγγραφής για αυτό το αρχείο.
Δεν μπορείτε να καταλάβετε πώς να επαναλάβετε ένα τραγούδι ή μια λίστα αναπαραγωγής στο Apple iTunes; Ούτε εμείς δεν μπορούσαμε στην αρχή. Ακολουθούν μερικές λεπτομερείς οδηγίες για το πώς γίνεται.
Πώς να δημιουργήσετε φωτογραφίες με μοντέρνα εμφάνιση προσθέτοντας στρογγυλεμένες γωνίες στο Paint.NET
Χρησιμοποιήσατε το Delete for me στο WhatsApp για να διαγράψετε μηνύματα από όλους; Μην ανησυχείς! Διαβάστε αυτό για να μάθετε την αναίρεση του Delete for me στο WhatsApp.
Πώς να απενεργοποιήσετε τις ενοχλητικές ειδοποιήσεις AVG που εμφανίζονται στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης.
Όταν αποφασίσετε ότι τελειώσατε με τον λογαριασμό σας στο Instagram και θέλετε να τον ξεφορτωθείτε. Ακολουθεί ένας οδηγός που θα σας βοηθήσει να διαγράψετε τον λογαριασμό σας στο Instagram προσωρινά ή οριστικά.
Μάθετε βήμα προς βήμα πώς να απενεργοποιείτε συνδέσμους με δυνατότητα κλικ στο Notepad++ με αυτό το εύκολο και γρήγορο σεμινάριο.
Απαλλαγείτε από την εμφάνιση μιας εκπομπής στο Up Next στο Apple TV+ για να κρατήσετε τις αγαπημένες σας εκπομπές μυστικές από άλλους. Εδώ είναι τα βήματα.
Ανακαλύψτε πόσο εύκολο είναι να αλλάξετε την εικόνα προφίλ για τον λογαριασμό σας Disney+ στον υπολογιστή και τη συσκευή σας Android.
Αναζητάτε εναλλακτικές λύσεις του Microsoft Teams για αβίαστη επικοινωνία; Βρείτε τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις για το Microsoft Teams για εσάς το 2023.
