Γνωρίζατε ότι μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες στο Word που μπορούν να συμπληρώσουν οι χρήστες; Όταν ακούτε για φόρμες με δυνατότητα συμπλήρωσης, σχεδόν πάντα σχετίζεται με έγγραφα Adobe και PDF, επειδή αυτή είναι η πιο δημοφιλής μορφή.
Ωστόσο, το Word είναι επίσης ένα πολύ ισχυρό εργαλείο και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε γρήγορα φόρμες που μπορείτε είτε να εκτυπώσετε είτε να στείλετε μέσω email, κ.λπ. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια έρευνα που θα απευθύνεται σε πολλά άτομα και θέλετε όλες τις απαντήσεις μετρώντας για αυτόματα, ίσως είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google για να δημιουργήσετε την έρευνα .
Σε αυτό το άρθρο, θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα με πλαίσια κειμένου, πλαίσια ελέγχου, ένα εργαλείο επιλογής ημερομηνίας και ένα πλαίσιο λίστας. Μπορείτε επίσης να κάνετε τις φόρμες σας πολύ πιο όμορφες εάν χρησιμοποιείτε πίνακες για να οργανώσετε τα πάντα.
Ενεργοποίηση καρτέλας προγραμματιστή
Από προεπιλογή, δεν μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες στο Word, εκτός εάν ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής στην κορδέλα. Δεδομένου ότι δεν χρησιμοποιείται από πολλούς ανθρώπους, η Microsoft το απενεργοποίησε από προεπιλογή. Για να ενεργοποιήσετε την καρτέλα, κάντε κλικ στο Αρχείο και μετά στο Επιλογές .
Στην αριστερή πλευρά, κάντε κλικ στο Προσαρμογή κορδέλας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο Προγραμματιστής στο πλαίσιο λίστας στη δεξιά πλευρά.
Κάντε κλικ στο OK και κάντε κλικ στην καρτέλα στην κορδέλα. Η ενότητα που μας ενδιαφέρει περισσότερο είναι τα Controls .
Δημιουργία φόρμας στο Word
Η ενότητα "Στοιχεία ελέγχου" έχει περίπου οκτώ διαφορετικά στοιχεία ελέγχου που μπορούν να προστεθούν στο έγγραφό σας του Word: Εμπλουτισμένο κείμενο, Απλό κείμενο, Εικόνα, Συλλογή δομικών στοιχείων, Πλαίσιο ελέγχου, Συνδυαστικό πλαίσιο, Αναπτυσσόμενη λίστα και Επιλογέας ημερομηνίας.
Για να εισαγάγετε ένα στοιχείο ελέγχου, απλώς κάντε κλικ σε αυτό και θα εμφανιστεί όπου βρισκόταν ο κέρσορας σας. Στο παρακάτω παράδειγμά μου, δημιούργησα έναν πίνακα και πρόσθεσα δύο πλαίσια απλού κειμένου για το όνομα και το επίθετο.
Από προεπιλογή, κάθε στοιχείο ελέγχου έχει το δικό του κείμενο πλήρωσης. Για ένα στοιχείο ελέγχου απλού κειμένου, είναι Κάντε κλικ ή πατήστε εδώ για να εισαγάγετε κείμενο . Μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτό το κείμενο για οποιοδήποτε στοιχείο ελέγχου κάνοντας κλικ στο κουμπί Λειτουργία σχεδίασης που βρίσκεται στα δεξιά των εικονιδίων ελέγχου.
Θα δείτε μερικά μπλε σύμβολα κράτησης θέσης να εμφανίζονται στα αριστερά και δεξιά όλων των στοιχείων ελέγχου που έχετε προσθέσει στο έγγραφό σας. Επιλέξτε το κείμενο και αλλάξτε το σε ό,τι θέλετε. Κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Design Mode για έξοδο από τη λειτουργία.
Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου που προστέθηκε πρόσφατα ώστε να επισημανθεί και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στις Ιδιότητες , το οποίο βρίσκεται ακριβώς κάτω από το κουμπί Λειτουργία σχεδίασης. Κάθε στοιχείο ελέγχου θα έχει ένα τυπικό σύνολο επιλογών με προσαρμοσμένες επιλογές στο κάτω μέρος με βάση τον τύπο ελέγχου που είναι.
Εδώ μπορείτε να δώσετε στο στοιχείο ελέγχου έναν τίτλο, να αλλάξετε το χρώμα, το στυλ του κειμένου και να καθορίσετε εάν το στοιχείο ελέγχου μπορεί να επεξεργαστεί ή να διαγραφεί. Στο κάτω μέρος βρίσκονται οι συγκεκριμένες επιλογές ελέγχου, που στην περίπτωση ενός στοιχείου ελέγχου απλού κειμένου, είναι εάν θέλετε να επιτρέψετε πολλές γραμμές ή όχι. Αυτή η τελευταία επιλογή είναι χρήσιμη εάν χρειάζεστε κάποιον να πληκτρολογήσει μια παράγραφο κειμένου.
Ποια είναι λοιπόν η διαφορά μεταξύ ενός στοιχείου ελέγχου απλού κειμένου και ενός στοιχείου ελέγχου εμπλουτισμένου κειμένου; Λοιπόν, όχι πολύ. Σε ένα στοιχείο ελέγχου εμπλουτισμένου κειμένου, μπορείτε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις γραμματοσειράς/χρώματος για κάθε λέξη ξεχωριστά, ενώ το στοιχείο ελέγχου απλού κειμένου θα εφαρμόσει τη μορφοποίηση σε όλο το κείμενο. Θα νομίζατε ότι το στοιχείο ελέγχου απλού κειμένου δεν θα επέτρεπε έντονη γραφή, αλλαγές γραμματοσειράς ή αλλαγές χρώματος, αλλά το επιτρέπει.
Στη συνέχεια, προχώρησα και πρόσθεσα ένα στοιχείο ελέγχου αναπτυσσόμενης λίστας στη φόρμα μου. Θα δείτε να λέει Επιλέξτε ένα αντικείμενο και τέλος. Για να προσθέσετε στοιχεία στη λίστα, πρέπει να κάνετε κλικ στο Ιδιότητες .
Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την επιλογή σας. Από προεπιλογή, το εμφανιζόμενο όνομα και η τιμή θα είναι τα ίδια, αλλά μπορείτε να τα αλλάξετε αν θέλετε. Πραγματικά δεν υπάρχει λόγος να αλλάξετε την τιμή εκτός και αν γράφετε μακροεντολές του Word και ανατρέξετε στα στοιχεία ελέγχου στον κώδικα.
Αφού προσθέσετε όλες τις επιλογές σας, προχωρήστε και κάντε κλικ στο OK και τώρα θα μπορείτε να επιλέξετε τις επιλογές από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Η μόνη διαφορά μεταξύ του στοιχείου ελέγχου αναπτυσσόμενης λίστας και του στοιχείου ελέγχου σύνθετου πλαισίου είναι ότι το τελευταίο επιτρέπει στο χρήστη να εισάγει τη δική του τιμή, αν θέλει. Στην αναπτυσσόμενη λίστα, πρέπει να επιλέξετε μία από τις επιλογές της λίστας. Στο σύνθετο πλαίσιο, μπορείτε είτε να επιλέξετε από τη λίστα είτε να πληκτρολογήσετε τη δική σας τιμή.
Ο έλεγχος επιλογής ημερομηνίας λειτουργεί ακριβώς όπως κάθε εργαλείο επιλογής ημερομηνίας που πιθανότατα έχετε χρησιμοποιήσει σε ιστότοπους κρατήσεων αεροπορικών εταιρειών κ.λπ. Όταν κάνετε κλικ σε αυτό, εμφανίζεται ένα ημερολόγιο και μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στην ημερομηνία για να το επιλέξετε.
Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Ιδιότητες , θα δείτε ότι υπάρχουν αρκετές επιλογές για το στοιχείο ελέγχου επιλογής ημερομηνίας.
Μπορείτε να επιλέξετε διαφορετική μορφή για την εμφάνιση της ημερομηνίας και να επιλέξετε διαφορετικό τύπο ημερολογίου. Ο έλεγχος εικόνας είναι μια άλλη ωραία επιλογή που θα επιτρέψει στους χρήστες να εισάγουν μια εικόνα εύκολα.
Όταν ο χρήστης κάνει κλικ στην εικόνα, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου όπου μπορεί να επιλέξει μια εικόνα από τον υπολογιστή του, από την αναζήτηση εικόνων Bing ή από το OneDrive. Έχουν επίσης επιλογές για Facebook και Flickr.
Τώρα ας προσθέσουμε μερικά πλαίσια ελέγχου στο έγγραφό μας. Σημειώστε ότι όταν προσθέτετε ένα πλαίσιο ελέγχου και προσπαθείτε να πληκτρολογήσετε κείμενο σε αυτό, θα σας πει ότι η επιλογή είναι κλειδωμένη. Πιστεύω ότι αυτό είναι από σχέδιο. Πρέπει να κάνετε κλικ δίπλα στο πλαίσιο ελέγχου και στη συνέχεια να πληκτρολογήσετε το κείμενό σας.
Τέλος, μπορείτε να εισαγάγετε ένα στοιχείο ελέγχου δόμησης, το οποίο σας επιτρέπει να επιλέγετε περιεχόμενο από τα Γρήγορα Ανταλλακτικά και το AutoText. Εάν δεν ξέρετε για τι πράγμα μιλάω, ρίξτε μια ματιά στην ανάρτησή μου σχετικά με τον τρόπο χρήσης του AutoText και των Quick Parts στο Word . Στο παράδειγμά μου, πρόσθεσα μερικά εισαγωγικά σε ένα προσαρμοσμένο αυτόματο κείμενο και μετά συνέδεσα το στοιχείο ελέγχου με αυτό μέσω του διαλόγου Ιδιότητες.
Αφού έχετε όλα τα στοιχεία ελέγχου στο έγγραφό σας όπως θέλετε, ίσως είναι καλή ιδέα να προστατεύσετε το έγγραφο έτσι ώστε ο χρήστης να μπορεί να συμπληρώσει μόνο τα πεδία της φόρμας και αυτό είναι όλο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο Περιορισμός επεξεργασίας στην καρτέλα Προγραμματιστής .
Στο παράθυρο που εμφανίζεται στα δεξιά, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην περιοχή Περιορισμοί επεξεργασίας και επιλέξτε Συμπλήρωση φορμών . Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το Να επιτρέπεται μόνο αυτός ο τύπος επεξεργασίας στο πλαίσιο εγγράφου .
Κάντε κλικ στο Yes, Start Enforcing Protection και, στη συνέχεια, εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης, εάν θέλετε. Τώρα μόνο τα πεδία της φόρμας θα είναι επεξεργάσιμα και όλα τα άλλα κλειδωμένα/προστατευμένα. Ο χρήστης μπορεί εύκολα να χρησιμοποιήσει το πλήκτρο TAB για να μετακινηθεί μεταξύ των διαφορετικών πεδίων φόρμας.
Συνολικά, το Word δεν είναι το καλύτερο εργαλείο για τη δημιουργία φορμών, αλλά είναι αξιοπρεπές και πιθανώς περισσότερο από αρκετό για τους περισσότερους ανθρώπους. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μη διστάσετε να σχολιάσετε. Απολαμβάνω!
Χρήση Mac
-
Ανοίξτε το έγγραφό σας στο Word. Εκκινήστε το Word από το Dock, το Launchpad ή το φάκελο Applications. Στη συνέχεια, μπορείτε είτε να ανοίξετε ένα νέο έγγραφο, να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο από ένα πρότυπο ή να ανοίξετε ένα παλιό έγγραφο.
-
Κάντε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις κάτω από το Word στο επάνω μέρος της οθόνης σας. Θα το δείτε δίπλα στο εικονίδιο της Apple. Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο.
- Κάντε κλικ στην Προβολή . Βρίσκεται κάτω από την κεφαλίδα "Εργαλεία συγγραφής και διόρθωσης" δίπλα στα Γενικά και Κορδέλα και γραμμή εργαλείων .
-
Επιλέξτε το πλαίσιο "Εμφάνιση καρτέλας προγραμματιστή" κάτω από την "Κορδέλα". Θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο είναι επιλεγμένο, ώστε να εμφανιστεί η γραμμή εργαλείων.
-
Κλείστε το παράθυρο. Κάντε κλικ στο κόκκινο κουμπί για να κλείσετε το παράθυρο και να επιστρέψετε στο έγγραφο του Word.
- Εναλλακτικά, μπορείτε να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής μεταβαίνοντας στο Word > Προτιμήσεις > Κορδέλα και γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, επιλέγοντας το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Προγραμματιστής στη λίστα επιλογών κάτω από την κεφαλίδα Προσαρμογή της κορδέλας . Βεβαιωθείτε ότι οι Κύριες καρτέλες είναι επιλεγμένες στο αναπτυσσόμενο μενού στην κορυφή της λίστας. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση .
-
Δημιουργήστε τη διαδραστική σας φόρμα. Κάντε κλικ στα εικονίδια στην καρτέλα Προγραμματιστής δίπλα στις Επιλογές .
- Το εικονίδιο Combo Box δημιουργεί κάτι σαν αναπτυσσόμενο μενού. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Επιλογές δίπλα στο εικονίδιο Combo Box για να αποκτήσετε πρόσβαση στις επιλογές για να μετατρέψετε το σύνθετο πλαίσιο σε αναπτυσσόμενο μενού.
- Το πλαίσιο ελέγχου δημιουργεί πλαίσια ελέγχου.
- Το πλαίσιο κειμένου προσθέτει πεδία με δυνατότητα συμπλήρωσης που ελέγχουν τον τρόπο εμφάνισης του κειμένου σε μια φόρμα. Για παράδειγμα, αντί για μια γραμμή εγγράφου Name:_______ όπου ο χρήστης μπορεί να κάνει ένα χάος στις γραμμές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα πεδία κειμένου με δυνατότητα συμπλήρωσης για να ελέγξετε πού πηγαίνει το κείμενο και πώς εμφανίζεται.
- Μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο Επιλογές για να ανοίξετε ένα πλαίσιο επιλογών όπου μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο εισαγωγής. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα πλαίσιο κειμένου, αλλά αναζητάτε μια ημερομηνία, μπορείτε να επιλέξετε Ημερομηνία στην επικεφαλίδα "Τύπος" για αυτό και ο χρήστης θα μπορεί να εισάγει μόνο μια ημερομηνία.
- Μετά από αυτό, δημιουργήσατε τη συμπληρωμένη φόρμα σας! Ωστόσο, δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε πλήρως μέχρι να περιορίσετε την επεξεργασία του εγγράφου. Συνεχίζοντας στα επόμενα βήματα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου όπως το Tab για να μεταβείτε στην επόμενη ερώτηση.
-
Κάντε κλικ στην Προστασία φόρμας . Αυτό θα σας αποτρέψει από το να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές στα πεδία σας, αλλά θα τις ενεργοποιήσει ώστε να μπορούν να χρησιμοποιηθούν.
- Εάν θέλετε να προστατεύσετε το έγγραφό σας με κωδικό πρόσβασης, μπορείτε να μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση και να κάνετε κλικ στην Προστασία εγγράφου .