Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτόματο κείμενο στο Microsoft Word

Οι επεξεργαστές κειμένου έχουν προχωρήσει πολύ από τις αρχές της δεκαετίας του 1980, όταν η Microsoft κυκλοφόρησε για πρώτη φορά το Microsoft Word για MS-DOS. Το πρωτοποριακό χαρακτηριστικό του ήταν ότι σχεδιάστηκε για χρήση με ποντίκι. Οι σημερινές εκδόσεις του Microsoft Word περιλαμβάνουν λειτουργίες που οι χρήστες δεν μπορούσαν καν να φανταστούν τότε, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης της δυνατότητας AutoText του Microsoft Word για τη δημιουργία περιεχομένου πιο γρήγορα και με λιγότερα λάθη. 

Εάν χρησιμοποιείτε πολύ το Word, είναι πολύ πιθανό να υπάρχουν φράσεις, τμήματα κειμένου ή γραφικά που χρησιμοποιείτε συχνά. Οι λειτουργίες AutoCorrect και AutoText του Word έχουν σχεδιαστεί για να σας βοηθήσουν να εισάγετε αυτές τις επαναλαμβανόμενες καταχωρήσεις γρήγορα, εξοικονομώντας χρόνο. Παραδείγματα μπορεί να είναι η προσθήκη της υπογραφής σας στο τέλος μιας επιστολής ή η εισαγωγή γλώσσας σε έγγραφα όπως συμβάσεις ή αιτήματα για προτάσεις. 

Η διαφορά μεταξύ Αυτόματης Διόρθωσης και Αυτόματου Κειμένου

Στο Microsoft Word, η Αυτόματη Διόρθωση σάς επιτρέπει να δημιουργείτε επαναχρησιμοποιήσιμα αποσπάσματα κειμένου—έως 255 χαρακτήρες. Αυτά τα αποσπάσματα είναι στη συνέχεια διαθέσιμα σε εσάς όχι μόνο στο Word αλλά και σε όλες τις εφαρμογές του Office, όπως το Outlook και το PowerPoint .

Το AutoText, από την άλλη πλευρά, είναι πολύ πιο ισχυρό. Είναι φτιαγμένο για να ελέγχει πολύ μεγαλύτερα μπλοκ κειμένου. Οι εγγραφές AutoText που δημιουργείτε αποθηκεύονται με το πρότυπο Word και δεν είναι διαθέσιμες στις άλλες εφαρμογές του Office που χρησιμοποιείτε. Τόσο η Αυτόματη Διόρθωση όσο και το Αυτόματο κείμενο είναι διαθέσιμα στην επιτραπέζια και ηλεκτρονική έκδοση του Microsoft Word.

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Διόρθωση

Για να διαμορφώσετε και να χρησιμοποιήσετε μια καταχώρηση Αυτόματης Διόρθωσης, ανοίξτε ένα έγγραφο με κείμενο που θέλετε να μετατρέψετε σε επαναχρησιμοποιήσιμο απόσπασμα. Στο παρακάτω παράδειγμα, διαμορφώνουμε την Αυτόματη Διόρθωση για να εισάγουμε ένα σύντομο μπλοκ κειμένου όταν πληκτρολογούμε -123 .

1. Επιλέξτε έως και 255 χαρακτήρες κειμένου που θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε πληκτρολογώντας μια σύντομη σειρά χαρακτήρων.

1. Μεταβείτε στο Αρχείο > Επιλογές > Έλεγχος και επιλέξτε το κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης .

1. Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου Αντικατάσταση κειμένου καθώς πληκτρολογείτε είναι επιλεγμένο.

1. Στη συνέχεια, στην ενότητα Αντικατάσταση , πληκτρολογήστε τους χαρακτήρες που θέλετε να αντικατασταθούν με το μπλοκ κειμένου που επιλέξατε στο Βήμα 1. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούμε τους χαρακτήρες -123 . Το κείμενο που επιλέξατε στο Βήμα 1 θα εμφανιστεί στην περιοχή Με .

1. Τέλος, επιλέξτε Προσθήκη , μετά ΟΚ και μετά ξανά ΟΚ . 

Χρήση καταχώρισης αυτόματης διόρθωσης

Τώρα, για να χρησιμοποιήσετε την καταχώρηση Αυτόματης Διόρθωσης που δημιουργήσατε ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, απλώς πληκτρολογήστε -123 στο έγγραφο του Word και αυτοί οι χαρακτήρες θα αντικατασταθούν με το μπλοκ κειμένου που επιλέξατε στο Βήμα 1. 

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτόματο κείμενο

Εάν θέλετε να εισάγετε αυτόματα μπλοκ κειμένου που υπερβαίνουν τους 255 χαρακτήρες ή που περιλαμβάνουν εικόνες, χρησιμοποιήστε το AutoText αντί για την Αυτόματη Διόρθωση.

Δημιουργία νέας καταχώρησης αυτόματου κειμένου

Και πάλι, ξεκινήστε ανοίγοντας ένα έγγραφο που περιέχει το κείμενο που θέλετε να μετατρέψετε σε επαναχρησιμοποιήσιμο απόσπασμα.

1. Επιλέξτε το μπλοκ κειμένου, συμπεριλαμβανομένων των εικόνων, που θέλετε να μετατρέψετε σε καταχώρηση AutoText.

1. Πατήστε Alt + F3 . Αυτό θα ξεκινήσει ένα παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέου δομικού στοιχείου όπου θα έχετε μερικές επιλογές.
2. Συμπληρώστε τις πληροφορίες, φροντίζοντας να συμπεριλάβετε ένα μοναδικό όνομα και περιγραφή. 

1. Επιλέξτε ΟΚ . 

Χρήση καταχώρησης αυτόματου κειμένου του Microsoft Word 

Τώρα, για να χρησιμοποιήσετε την καταχώρηση AutoText που μόλις δημιουργήσατε, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

1. Επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή στη γραμμή εργαλείων.
2. Επιλέξτε Γρήγορα μέρη και, στη συνέχεια, Αυτόματο κείμενο .
3. Επιλέξτε την καταχώρηση AutoText που θέλετε και θα εισαχθεί στο έγγραφο του Word.

Χρήση καταχώρησης αυτόματου κειμένου μέσω Αυτόματης Διόρθωσης

Εναλλακτικά, μπορείτε να εισαγάγετε την καταχώρηση AutoText που δημιουργήσατε πληκτρολογώντας το όνομα της καταχώρισης. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιεί ουσιαστικά τη λειτουργία Αυτόματης Διόρθωσης. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας την παραπάνω καταχώρηση AutoText, θα μπορούσατε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε "Leverage agile frames" και θα δείτε μια επεξήγηση εργαλείου να εμφανίζεται που λέει, "(Πατήστε ENTER για να εισαγάγετε)."

Όταν πατήσετε Enter , το πλήρες μπλοκ AutoText θα εισαχθεί στο έγγραφό σας.

Εάν δεν βλέπετε την επεξήγηση εργαλείου "(Πατήστε ENTER για εισαγωγή)", θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την Εμφάνιση προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης . Μπορείτε να το κάνετε μεταβαίνοντας στο Αρχείο > Επιλογές > Για προχωρημένους και επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή Εμφάνιση προτάσεων αυτόματης συμπλήρωσης .

Προσθήκη καταχώρησης αυτόματου κειμένου στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Εάν θέλετε να μειώσετε τον αριθμό των ενεργειών που πρέπει να κάνετε για να εισαγάγετε το AutoText του Microsoft Word, μπορείτε να προσθέσετε την καταχώρηση στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. 

1. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και επιλέξτε Περισσότερες εντολές .

1. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο Επιλογή εντολών από , επιλέξτε Όλες οι εντολές . 

1. Βρείτε το AutoText στη λίστα στα αριστερά και επιλέξτε το κουμπί Προσθήκη για να το προσθέσετε στη λίστα στα δεξιά.

1. Επιλέξτε ΟΚ .
2. Τώρα θα δείτε ότι ένα κουμπί AutoText έχει προστεθεί στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης. 

1. Για να εισαγάγετε μια καταχώρηση AutoText, επιλέξτε το κουμπί AutoText και, στη συνέχεια, επιλέξτε την καταχώρηση AutoText που θέλετε να εισαγάγετε στο έγγραφό σας.

Χρήση καταχώρησης αυτόματου κειμένου μέσω συντόμευσης

Ένας άλλος τρόπος για να εισαγάγετε μια καταχώρηση AutoText είναι η δημιουργία μιας συντόμευσης πληκτρολογίου.

1. Κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στην κορδέλα της γραμμής εργαλείων και επιλέξτε Προσαρμογή της κορδέλας…

1. Επιλέξτε το κουμπί Προσαρμογή στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου.
2. Στη λίστα Κατηγορίες στα αριστερά, επιλέξτε Δομικά στοιχεία .
3. Στη λίστα Building Blocks στα δεξιά, επιλέξτε το δομικό στοιχείο για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου.
4. Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πεδίο Πατήστε νέο πλήκτρο συντόμευσης και πληκτρολογήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Στο παρακάτω παράδειγμα, χρησιμοποιούμε Alt + Ctrl + Shift + L ως συντόμευση πληκτρολογίου. 

1. Επιλέξτε το κουμπί Αντιστοίχιση .
2. Επιλέξτε Κλείσιμο και μετά ΟΚ . 
3.  Τώρα, όταν επιστρέψετε στο έγγραφο του Word, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου που μόλις δημιουργήσατε για να εισαγάγετε την καταχώρηση AutoText.

Να είστε πιο έξυπνοι και πιο γρήγοροι με τα κόλπα που μάθατε

Ακόμα κι αν δεν είστε πραγματικά άτομο που προσανατολίζεται στη λεπτομέρεια, οι παραπάνω συμβουλές θα σας κάνουν να φαίνεται ότι είστε! Θα εξοικονομήσετε χρόνο και θα κάνετε λιγότερα λάθη καθώς συνθέτετε ένα έγγραφο του Word, εάν εκμεταλλευτείτε αυτές τις δυνατότητες. Εάν θέλετε, προχωρήστε ένα βήμα παραπέρα και δημιουργήστε μερικές μακροεντολές στο Word για οποιαδήποτε σειρά ενεργειών κάνετε επανειλημμένα.