Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Word από ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

Αν θέλετε να δημιουργήσετε και να εκτυπώσετε ετικέτες οποιουδήποτε είδους, μην ψάξετε πέρα ​​από το Microsoft Word και το Excel. Μπορείτε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα της ετικέτας σας στο Excel και στη συνέχεια να ανακτήσετε αυτά τα δεδομένα στο Word για να αποθηκεύσετε ή να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα μάθετε πώς να δημιουργείτε ένα υπολογιστικό φύλλο ετικετών στο Excel που να είναι συμβατό με το Word, να διαμορφώνετε τις ετικέτες σας και να τις αποθηκεύετε ή να τις εκτυπώνετε.

1. Εισαγάγετε τα δεδομένα για τις ετικέτες σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel

Το πρώτο βήμα είναι να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με τα δεδομένα της ετικέτας σας. Θα αντιστοιχίσετε μια κατάλληλη κεφαλίδα σε κάθε πεδίο δεδομένων, ώστε να μπορείτε να ανακτήσετε τις κεφαλίδες στο Word.

Για το ακόλουθο παράδειγμα, θα δημιουργήσουμε ένα υπολογιστικό φύλλο με τα ακόλουθα πεδία:

• Ονομα
• Επίθετο
• Διεύθυνση
• Πόλη
• κατάσταση
• Ταχυδρομικός κώδικας

Για να ξεκινήσετε τη δημιουργία του υπολογιστικού φύλλου Excel:

1. Εκκινήστε το Microsoft Excel στον υπολογιστή σας με Windows ή Mac και δημιουργήστε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο.
2. Στην οθόνη υπολογιστικού φύλλου του Excel, επιλέξτε το πρώτο κελί στην πρώτη σειρά και πληκτρολογήστε Όνομα .

1. Επιλέξτε το πρώτο κελί στη στήλη Β και πληκτρολογήστε Επώνυμο . Ομοίως, προσθέστε Διεύθυνση Οδού , Πόλη , Πολιτεία και Ταχυδρομικός κώδικας στις πρώτες σειρές των στηλών C , D , E και F , αντίστοιχα.
2. Τώρα προσθέστε τα δεδομένα κάτω από κάθε κεφαλίδα που μόλις δημιουργήσατε. Το υπολογιστικό φύλλο σας θα πρέπει να μοιάζει με αυτό:

1. Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη δεδομένων, αποθηκεύστε το υπολογιστικό φύλλο σας επιλέγοντας Αρχείο στο επάνω μέρος.
2. Επιλέξτε Αποθήκευση στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.
3. Επιλέξτε Αναζήτηση στο παράθυρο στα δεξιά.

1. Επιλέξτε έναν φάκελο στον οποίο θα αποθηκεύσετε το υπολογιστικό φύλλο σας, εισαγάγετε ένα όνομα για το υπολογιστικό φύλλο σας στο πεδίο Όνομα αρχείου και επιλέξτε Αποθήκευση στο κάτω μέρος του παραθύρου.

1. Κλείστε το παράθυρο του Excel.

Το υπολογιστικό φύλλο του Excel είναι τώρα έτοιμο.

2. Διαμορφώστε τις ετικέτες στο Word

Το δεύτερο βήμα είναι να διαμορφώσετε τις διαστάσεις των ετικετών σας στο Word. Υπάρχουν πολλές προκαθορισμένες διατάξεις ετικετών από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε τη δική σας ετικέτα με προσαρμοσμένες διαστάσεις, αν θέλετε.

1. Εκκινήστε το Microsoft Word στον υπολογιστή σας με Windows ή Mac και ξεκινήστε ένα νέο κενό έγγραφο.
2. Στην οθόνη επεξεργασίας εγγράφων, επιλέξτε την καρτέλα Αλληλογραφία από την επάνω γραμμή εργαλείων.
3. Στην καρτέλα Mailings , επιλέξτε Start Mail Merge και, στη συνέχεια, επιλέξτε Labels από το μενού.

1. Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε έναν προμηθευτή ετικετών από το αναπτυσσόμενο μενού Προμηθευτές ετικετών . Στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο ετικέτας από τη λίστα αριθμών προϊόντος , Τέλος, επιλέξτε OK .

1. Εάν θέλετε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ετικέτα, επιλέξτε το κουμπί Νέα ετικέτα και καθορίστε τις διαστάσεις της ετικέτας σας στο παρακάτω παράθυρο.

1. Η διάταξη της ετικέτας σας έχει πλέον διαμορφωθεί και κρατήστε αυτό το έγγραφο ανοιχτό στο Word.

3. Φέρτε τα δεδομένα του Excel στο έγγραφο του Word

Τώρα που έχουν διαμορφωθεί οι ετικέτες σας, εισαγάγετε τα δεδομένα που αποθηκεύσατε στο υπολογιστικό φύλλο Excel στο έγγραφο του Word. Δεν χρειάζεται να ανοίξετε το Excel για να το κάνετε αυτό.

Να ξεκινήσω:

1. Ενώ το έγγραφο του Word είναι ακόμα ανοιχτό, επιλέξτε την καρτέλα Αλληλογραφία στο επάνω μέρος.
2. Στην καρτέλα Αποστολές , επιλέξτε Επιλογή παραληπτών και επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας . Λέτε στο Word ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε μια προκαθορισμένη λίστα για τις ετικέτες σας.

1. Στο παράθυρο Εξερεύνηση αρχείων που ανοίγει, μεταβείτε στον φάκελο που περιέχει το υπολογιστικό φύλλο Excel που δημιουργήσατε παραπάνω. Κάντε διπλό κλικ στο υπολογιστικό φύλλο για να το εισαγάγετε στο έγγραφο του Word.

1. Το Word θα ανοίξει ένα παράθυρο Επιλογή πίνακα . Εδώ, επιλέξτε το φύλλο που περιέχει τα δεδομένα της ετικέτας.
2. Σημειώστε την επιλογή Πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών και επιλέξτε OK .

4. Προσθέστε ετικέτες από το Excel σε ένα έγγραφο του Word

Τώρα θα καθορίσετε τα πεδία που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στις ετικέτες σας.

Να κάνω αυτό:

1. Βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε ακόμα στο έγγραφο ετικετών στο Word.
2. Επιλέξτε την καρτέλα Αλληλογραφία στο επάνω μέρος και, στη συνέχεια, από την ενότητα Εγγραφή & Εισαγωγή πεδίων , επιλέξτε την επιλογή Μπλοκ διευθύνσεων .

1. Στο παράθυρο Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης που ανοίγει, επιλέξτε το κουμπί Αντιστοίχιση πεδίων .

1. Το Word ανοίγει ένα παράθυρο αντιστοίχισης πεδίων . Εδώ, βεβαιωθείτε ότι κάθε πεδίο στο Required for Address Block ταιριάζει με το κατάλληλο πεδίο στο υπολογιστικό φύλλο σας. Για παράδειγμα, η Διεύθυνση 1 θα πρέπει να ρυθμιστεί ώστε να χρησιμοποιεί τη Διεύθυνση οδού από το υπολογιστικό φύλλο σας και ούτω καθεξής.

1. Επιλέξτε OK για να κλείσετε το παράθυρο.
2. Πίσω στο παράθυρο Εισαγωγή μπλοκ διεύθυνσης , μπορείτε να δείτε μια προεπισκόπηση της ετικέτας σας. Βεβαιωθείτε ότι αυτή η προεπισκόπηση αντιπροσωπεύει τις πραγματικές ετικέτες που θέλετε να δημιουργήσετε. Στη συνέχεια, επιλέξτε ΟΚ στο κάτω μέρος του παραθύρου.

1. Στο έγγραφο του Word, θα παρατηρήσετε ότι η πρώτη ετικέτα λέει τώρα > .
2. Επιλέξτε την καρτέλα Αλληλογραφία στο επάνω μέρος και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ενημέρωση ετικετών .

1. Όλες οι ετικέτες στο έγγραφό σας θα πρέπει τώρα να αναφέρουν > .

5. Δημιουργήστε ετικέτες από το Excel σε ένα έγγραφο του Word

Το Word έχει πλέον όλα τα δεδομένα που χρειάζεται για να δημιουργήσει τις ετικέτες σας. Τώρα θα ολοκληρώσετε τη διαδικασία και το Word θα εμφανίσει τα πραγματικά δεδομένα για κάθε ετικέτα:

1. Στην καρτέλα Αλληλογραφία του Word, επιλέξτε την επιλογή Finish & Merge και επιλέξτε Edit Individual Documents από το μενού.

1. Στο παράθυρο που ανοίγει, επιλέξτε Όλα και επιλέξτε ΟΚ .

1. Το έγγραφό σας Word θα πρέπει τώρα να εμφανίζει όλες τις ετικέτες σας με τα μεμονωμένα δεδομένα τους.

Μπορείτε τώρα να αποθηκεύσετε αυτό το έγγραφο ετικετών, να δημιουργήσετε ένα PDF από αυτό ή να εκτυπώσετε φυσικά το έγγραφο (ετικέτες).

6. Αποθηκεύστε τις ετικέτες του Word που δημιουργήθηκαν από το Excel ως PDF

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο τρίτου μέρους για να αποθηκεύσετε το έγγραφο ετικέτας του Word ως PDF:

1. Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο στο επάνω μέρος του παραθύρου του Word.
2. Από την πλαϊνή γραμμή στα αριστερά, επιλέξτε Αποθήκευση ως .
3. Επιλέξτε Αναζήτηση στο δεξιό παράθυρο.

1. Επιλέξτε έναν φάκελο στον οποίο θα αποθηκεύσετε το PDF σας, εισαγάγετε ένα όνομα για το PDF σας στο πεδίο Όνομα αρχείου , επιλέξτε PDF από το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως τύπος και επιλέξτε Αποθήκευση .

7. Εκτυπώστε ετικέτες Word που δημιουργήθηκαν από το Excel

Μπορείτε να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας απευθείας από το Word. Βεβαιωθείτε ότι ο εκτυπωτής σας είναι συνδεδεμένος στον υπολογιστή σας όταν εκτελείτε εκτύπωση:

1. Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο στο επάνω μέρος του παραθύρου του Word.
2. Επιλέξτε Εκτύπωση στην αριστερή πλαϊνή γραμμή.

1. Επιλέξτε έναν εκτυπωτή από το μενού Εκτυπωτής στο δεξιό τμήμα του παραθύρου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτύπωση στο επάνω μέρος.

Και είσαι έτοιμος.

Όπως μπορείτε να δείτε παραπάνω, το Word και το Excel σάς βοηθούν να δημιουργήσετε σχεδόν όλα τα είδη ετικετών στους υπολογιστές σας Windows και Mac. Εάν αυτό σας βοήθησε να δημιουργήσετε τον τύπο ετικετών στο Excel που θέλατε, ενημερώστε μας στα παρακάτω σχόλια.