Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσετε γράμματα, ετικέτες και φακέλους

Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι μια δυνατότητα του Microsoft Word που σας βοηθά να βελτιστοποιήσετε τη δημιουργία εξατομικευμένων γραμμάτων, ετικετών, φακέλων, μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και καταλόγου. Δεδομένου ότι η συγχώνευση αλληλογραφίας δεν είναι από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες δυνατότητες του MS Word, ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να μην γνωρίζουν πώς να κάνουν μια συγχώνευση αλληλογραφίας στο Word για να δημιουργήσουν γράμματα, ετικέτες και φακέλους. 

Εάν προσπαθείτε να εξοικονομήσετε χρόνο που ξοδεύετε για τη μη αυτόματη εξατομίκευση κάθε γράμματος, ετικέτας ή άλλων εγγράφων, η συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να σας φανεί χρήσιμη. Ακόμα κι αν δεν έχετε προσπαθήσει ποτέ να δημιουργήσετε μια επιστολή συγχώνευσης αλληλογραφίας, η διαδικασία είναι αρκετά απλή και σας καθοδηγούμε σε κάθε βήμα παρακάτω.

Πώς να δημιουργήσετε γράμματα συγχώνευσης αλληλογραφίας

Το Microsoft Word διαθέτει έναν οδηγό που σας καθοδηγεί στη δημιουργία γραμμάτων συγχώνευσης αλληλογραφίας . Ο οδηγός θα ζητήσει το γράμμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και τους παραλήπτες του γράμματος στην πορεία, επομένως βεβαιωθείτε ότι έχετε μια λίστα παραληπτών έτοιμη για εισαγωγή. Εάν δεν το κάνετε, όχι μεγάλο, μπορείτε πάντα να προσθέσετε μια λίστα παραληπτών με μη αυτόματο τρόπο.

1. Ανοίξτε ένα έγγραφο του Word και πληκτρολογήστε το μήνυμά σας. Αφήστε έξω τα εξατομικευμένα στοιχεία (για παράδειγμα, τίτλος, όνομα, πόλη κ.λπ.). Προς το παρόν, μπορείτε απλώς να αφήσετε ένα κενό χώρο για το πού θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα στοιχεία, όπως:

1. Όταν το πρότυπό σας είναι έτοιμο, επιλέξτε Αλληλογραφία > Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας > Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα από την επάνω κορδέλα.

1. Ένα νέο παράθυρο θα εμφανιστεί κατά μήκος του δεξιού περιγράμματος του παραθύρου του MS Word. Αυτός είναι ο μάγος που θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία. Ως πρώτο βήμα, θα πρέπει να επιλέξετε τον τύπο του εγγράφου στο οποίο εργάζεστε. Επιλέξτε Γράμματα και επιλέξτε Επόμενο: Έγγραφο εκκίνησης .

1. Θα χρειαστεί να επιλέξετε το έγγραφο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο επόμενο.
   Εάν έχετε ήδη πληκτρολογήσει κάποιο περιεχόμενο για την επιστολή σας, επιλέξτε Χρήση του τρέχοντος εγγράφου .
   Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα έτοιμο προς χρήση πρότυπο, επιλέξτε Έναρξη από ένα πρότυπο. Όταν επιλέξετε ένα αρχικό έγγραφο, κάντε κλικ στο Επιλογή παραληπτών . 

1. Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε παραλήπτες. Υποθέτοντας ότι έχετε ένα φύλλο Excel γεμάτο με τα δεδομένα παραλήπτη, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα επιλέγοντας την επιλογή Χρήση υπάρχοντος αρχείου και επιλέγοντας Αναζήτηση από την επόμενη ενότητα. 

Μεταβείτε στο φύλλο που περιέχει τη λίστα των παραληπτών που χρησιμοποιούν τον εξερευνητή, επιλέξτε το φύλλο και επιλέξτε Άνοιγμα . 

Όταν επιλέγετε το φύλλο, θα δείτε το παράθυρο Επιλογή πίνακα . Επιλέξτε τους σχετικούς πίνακες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο δίπλα στο κείμενο Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών εάν αυτό ισχύει για τα δεδομένα σας και επιλέξτε OK .

Στη συνέχεια, θα δείτε τη λίστα των παραληπτών που θα χρησιμοποιήσει το Word στη συγχώνευσή σας. Εάν όλα φαίνονται καλά, επιλέξτε ΟΚ . 

Όταν προσθέσετε το φύλλο Excel, επιλέξτε Επόμενο: Γράψτε το γράμμα σας .

1. Είστε πλέον έτοιμοι να προσθέσετε σύμβολα κράτησης θέσης στην επιστολή σας. Φέρτε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να προσθέσετε το σύμβολο κράτησης θέσης και επιλέξτε Περισσότερα στοιχεία από το παράθυρο συγχώνευσης αλληλογραφίας.

Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης από όπου μπορείτε να επιλέξετε το σχετικό σύμβολο κράτησης θέσης και να επιλέξετε Εισαγωγή για να το προσθέσετε στο γράμμα σας.

1. Όταν έχετε εισαγάγει όλα τα πεδία συγχώνευσης, επιλέξτε Επόμενο: Προεπισκόπηση των γραμμάτων σας .

Αυτό θα σας δείξει μια προεπισκόπηση όλων των γραμμάτων που δημιουργούνται με τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά βέλους στο παράθυρο συγχώνευσης αλληλογραφίας για να αλλάξετε την προεπισκόπηση των γραμμάτων.

1. Επιλέξτε Επόμενο: Ολοκληρώστε τη συγχώνευση . Στο επόμενο βήμα, επιλέξτε είτε Εκτύπωση (αν θέλετε να εκτυπώσετε όλα τα γράμματα) είτε Επεξεργασία μεμονωμένων γραμμάτων > Όλα (αν πρόκειται να συγχωνεύσετε τα γράμματα σε ένα μόνο έγγραφο).

Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες συγχώνευσης αλληλογραφίας

Είναι πάντα καλή ιδέα να συντάσσετε τη λίστα αλληλογραφίας σας τακτοποιημένα σε ένα φύλλο Excel, ώστε να μην ζαλίζεστε όταν χρειάζεστε τα στοιχεία αλληλογραφίας κάποιου. Ωστόσο, εάν θέλετε να εκτυπώσετε τις ετικέτες, η συλλογή φύλλου Excel δεν θα τις κόψει. Αντίθετα, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε ετικέτες συγχώνευσης αλληλογραφίας στο MS Word.

1. Εάν έχετε ήδη ένα φύλλο Excel με λεπτομέρειες αλληλογραφίας, μπορείτε να μεταβείτε στο επόμενο βήμα. Εάν όχι, οργανώστε τη λίστα αλληλογραφίας σας σε ένα φύλλο Excel. Προσθέστε μερικές κεφαλίδες (Όνομα, Επώνυμο, Διεύθυνση κ.λπ.) και ταξινομήστε τη λίστα σας.
2. Μετάβαση στο MS Word. Χρησιμοποιήστε τον οδηγό για τη δημιουργία ετικετών. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο και επιλέξτε Αλληλογραφία > Επιλογή συγχώνευσης αλληλογραφίας > Οδηγός συγχώνευσης αλληλογραφίας βήμα προς βήμα . 

1. Επιλέξτε Ετικέτες και, στη συνέχεια, Επόμενο: Έγγραφο εκκίνησης . 

1. Στην επόμενη οθόνη, επιλέξτε Αλλαγή διάταξης εγγράφου . Στη συνέχεια, επιλέξτε Επιλογές ετικέτας γι�� να ορίσετε τον αριθμό του προϊόντος και την επωνυμία της ετικέτας.

Αφού επιλέξετε OK , θα δείτε τις ετικέτες που περιγράφονται στο έγγραφό σας. Εάν δεν το κάνετε, μεταβείτε στο Σχεδιασμός πίνακα > Περιγράμματα και επιλέξτε Προβολή γραμμών πλέγματος.

1. Επιστρέψτε στην καρτέλα Αλληλογραφία στο MS Word και επιλέξτε Επιλογή παραληπτών > Χρήση υπάρχουσας λίστας. 

Μεταβείτε στο αρχείο Excel που περιέχει τη λίστα αλληλογραφίας. Επιλέξτε το αρχείο και επιλέξτε Άνοιγμα .

1. Θα δείτε το παράθυρο Επιλογή πίνακα . Εάν έχετε πολλά φύλλα στο βιβλίο εργασίας σας, θα δείτε περισσότερα από ένα στοιχεία εδώ. Επιλέξτε αυτό που περιέχει τη λίστα αλληλογραφίας σας. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο κείμενο Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών και επιλέξτε OK . 

1. Το MS Word εισάγει τη λίστα αλληλογραφίας. Επιλέξτε Μπλοκ διεύθυνσης . Κοιτάξτε την προεπισκόπηση στα δεξιά. 

Εάν δεν φαίνεται όπως το θέλετε, επιλέξτε Αντιστοίχιση πεδίων. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι λεπτομέρειες αντιστοιχούν σε μια κατάλληλη κεφαλίδα από το φύλλο εργασίας σας και επιλέξτε OK .

Κοιτάξτε ξανά την προεπισκόπηση. Εάν φαίνεται καλό, επιλέξτε ΟΚ .

1. Τώρα θα δείτε > στην ετικέτα. Μεταβείτε στο Mailings > Ενημέρωση ετικετών για προσθήκη > σε όλες τις ετικέτες.

1. Οι ετικέτες είναι τώρα έτοιμες για συγχώνευση. Μεταβείτε στην ενότητα Αλληλογραφία > Ολοκλήρωση και συγχώνευση > Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων . 

Θα δείτε ένα μικρό παράθυρο να εμφανίζεται. Επιλέξτε Όλα και μετά OK .

1. Τώρα θα δείτε όλες τις ετικέτες σας συγχωνευμένες.

Πώς να δημιουργήσετε φακέλους συγχώνευσης αλληλογραφίας

Η δημιουργία φακέλων συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι ως επί το πλείστον η ίδια με αυτή για τις ετικέτες, αλλά με μερικές τροποποιήσεις. 

Και πάλι, κάντε κλικ στο Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard , αλλά αυτή τη φορά, επιλέξτε Envelopes και, στη συνέχεια, επιλέξτε Next: Starting document από το κάτω μέρος.

1. Θα σας ζητηθεί να επιλέξετε ένα αρχικό έγγραφο. Επιλέξτε Επιλογές φακέλου για να επιλέξετε το μέγεθος του φακέλου και τη θέση της διεύθυνσης παράδοσης/επιστροφής (ανατρέξτε στο επόμενο βήμα) και επιλέξτε Επόμενο: Επιλογή παραληπτών .

1. Όταν επιλέγετε Επιλογές φακέλου , θα δείτε ένα αναδυόμενο μικρό παράθυρο. Επιλέξτε το προτιμώμενο μέγεθος φακέλου και επιλέξτε τη γραμματοσειρά και την τοποθέτηση για τη διεύθυνση παράδοσης και επιστροφής.

1. Το επόμενο βήμα στον οδηγό είναι να επιλέξετε παραλήπτες. Επιλέξτε Χρήση υπάρχουσας λίστας (υποθέτοντας ότι έχετε ήδη ένα φύλλο Excel που περιέχει τα δεδομένα παραλήπτη) και επιλέξτε Αναζήτηση για να αναζητήσετε το αρχείο . Επιλέξτε το σχετικό αρχείο και κάντε κλικ στο Επόμενο: Τακτοποιήστε το φάκελο σας . 

1. Στην επόμενη οθόνη, επιλέξτε Μπλοκ διεύθυνσης , κοιτάξτε την προεπισκόπηση για να βεβαιωθείτε ότι φαίνεται ότι θέλετε και επιλέξτε ΟΚ .

Τώρα θα δείτε το > να εμφανίζεται στον φάκελο. 

1. Επιλέξτε Επόμενο: Προεπισκόπηση των φακέλων σας . Θα δείτε την ίδια προεπισκόπηση που είδατε στο προηγούμενο βήμα, αλλά στο έγγραφό σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά βέλους στο παράθυρο του οδηγού για εναλλαγή μεταξύ φακέλων.

Οι φάκελοί σας είναι τώρα έτοιμοι για συγχώνευση. Επιλέξτε Επόμενο: Ολοκληρώστε τη συγχώνευση .

1. Στην παρακάτω οθόνη, θα δείτε μια επιλογή για Επεξεργασία μεμονωμένων φακέλων . Επιλέξτε το, επιλέξτε Όλα για να συγχωνεύσετε όλες τις εγγραφές και επιλέξτε OK .

Τώρα θα βλέπετε όλους τους φακέλους συγχωνευμένους σε ένα μόνο έγγραφο.

Η μαζική εκτύπωση και τα email γίνονται εύκολα

Η χρήση της συγχώνευσης αλληλογραφίας μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο που διαφορετικά θα ξοδεύατε για να προσαρμόσετε τα γράμματα, τις ετικέτες ή τους φακέλους σας. Ωστόσο, αυτό δεν είναι το μόνο που μπορείτε να κάνετε με το MS Word. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ευχετήριες κάρτες , φυλλάδια και κάρτες ευρετηρίου .

Η συγχώνευση αλληλογραφίας υπάρχει εδώ και λίγο καιρό, αλλά αν θέλετε να κάνετε τις διαδικασίες σας αποτελεσματικές, το Microsoft Office 2019 εισήγαγε ορισμένες προσεγμένες δυνατότητες που ίσως θέλετε να εξετάσετε.