Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel

Το να εκτελείτε τις ίδιες ενέργειες ξανά και ξανά δεν είναι απλώς βαρετό, αλλά μπορεί επίσης να είναι χάσιμο χρόνου και εξάντληση της παραγωγικότητάς σας . Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για αρχάριους χρήστες του Excel , οι οποίοι μπορεί να μην συνειδητοποιούν ότι είναι εύκολο να αυτοματοποιηθούν κοινές εργασίες με την εγγραφή μιας μακροεντολής. Τι είναι όμως μια μακροεντολή Excel; 

Οι μακροεντολές Excel σάς επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε πολλές από τις κοινές εργασίες που θα εκτελείτε, από την εισαγωγή τύπων έως τη μορφοποίηση δεδομένων. Δεν χρειάζεται να είστε προγραμματιστής για να τα δημιουργήσετε, καθώς το Excel μπορεί να καταγράφει τις ενέργειές σας καθώς τις εκτελείτε. Εάν θέλετε να μάθετε πώς να εγγράφετε μια μακροεντολή στο Excel, θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα.

Τι είναι μια μακροεντολή Excel;

Μια μακροεντολή Excel είναι ένα εγγεγραμμένο σύνολο οδηγιών, που δημιουργείται με μη αυτόματο τρόπο σε VBA (Visual Basic για εφαρμογές) ή εγγράφεται αυτόματα χρησιμοποιώντας το εργαλείο εγγραφής μακροεντολών του Excel . Μια μακροεντολή σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε οποιονδήποτε αριθμό κοινών ενεργειών, όπως διαγραφή κενών στηλών, αλλαγή μορφοποίησης κειμένου ή εισαγωγή νέων τύπων σε ένα βιβλίο εργασίας.

Αυτές οι αποθηκευμένες ενέργειες μπορούν στη συνέχεια να εκτελεστούν με το πάτημα ενός κουμπιού ή χρησιμοποιώντας μια συγκεκριμένη συντόμευση πληκτρολογίου. Κάθε μακροεντολή έχει μια συγκεκριμένη συντόμευση που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επαναλάβετε γρήγορα την ενέργεια.

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel για την εγγραφή μιας μακροεντολής, θα μειώσετε το χρόνο που απαιτείται για τη δημιουργία ή την επεξεργασία ενός υπολογιστικού φύλλου, επιταχύνοντας τη ροή εργασίας σας στη διαδικασία.

Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel

Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε μια νέα μακροεντολή στο Microsoft Excel είναι να την εγγράψετε χρησιμοποιώντας το εργαλείο Macro Recorder , το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Excel σε Windows ή Mac. Δυστυχώς, δεν είναι δυνατή η εγγραφή μιας μακροεντολής στο Excel Online. 

1. Για να εγγράψετε μια νέα μακροεντολή στο Excel, ανοίξτε ένα νέο ή υπάρχον βιβλίο εργασίας. Στην καρτέλα Προγραμματιστής στη γραμμή κορδέλας, επιλέξτε το κουμπί Εγγραφή μακροεντολής . Εναλλακτικά, πατήστε τα πλήκτρα Alt + T + M + R στο πληκτρολόγιό σας.

1. Στο παράθυρο Εγγραφή μακροεντολής , μπορείτε να ορίσετε ένα όνομα για τη μακροεντολή σας ώστε να προσδιορίζει το σκοπό της στο πλαίσιο Όνομα μακροεντολής , καθώς και να παρέχετε μια περιγραφή για άλλους χρήστες στο πλαίσιο Περιγραφή . Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα πλήκτρο συντόμευσης (όπως Ctrl + T ) για να αντιστοιχίσετε τη νέα μακροεντολή σε μια συντόμευση πληκτρολογίου.

1. Στο αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση μακροεντολών στο , μπορείτε να ορίσετε πού θέλετε να αποθηκεύεται η μακροεντολή μετά την εγγραφή της, όπως Αυτό το βιβλίο εργασίας (για να το αποθηκεύσετε στο ανοιχτό βιβλίο εργασίας), Νέο βιβλίο εργασίας (για να το αποθηκεύσετε σε νέο βιβλίο εργασίας ), ή Προσωπικό Βιβλίο Εργασίας Μακροεντολής (για να σας επιτρέψει να το χρησιμοποιήσετε σε πολλά βιβλία εργασίας). Επιλέξτε το κουμπί OK για να ξεκινήσει η εγγραφή μόλις επιβεβαιώσετε τις επιλογές σας.

1. Μόλις επιλέξετε OK , το Excel Macro Recorder θα βρίσκεται σε λειτουργία εγγραφής. Κάθε ενέργεια που εκτελείτε, από το κλικ σε ένα κουμπί έως την επεξεργασία ενός κελιού, θα καταγράφεται. Εκτελέστε τις ενέργειες που θέλετε να καταγράψετε ως μακροεντολή σε αυτό το σημείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Διακοπή εγγραφής στην καρτέλα Προγραμματιστής μόλις τελειώσετε.

Εκτέλεση, επεξεργασία ή διαγραφή υπαρχουσών μακροεντολών του Microsoft Excel

Ανάλογα με τη θέση αποθήκευσης που επιλέξατε στο παράθυρο Εγγραφή μακροεντολής , η εγγεγραμμένη μακροεντολή θα είναι έτοιμη να εκτελεστεί στο ανοιχτό βιβλίο εργασίας σας ή σε ένα βιβλίο εργασίας που μόλις ανοίχτηκε.

1. Για να εκτελέσετε, να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τη μακροεντολή που δημιουργήσατε, επιλέξτε Προγραμματιστής > Μακροεντολές από τη γραμμή κορδέλας.

1. Στο παράθυρο Μακροεντολή , θα εμφανιστεί μια λίστα με τις διαθέσιμες μακροεντολές για εκτέλεση στο ανοιχτό βιβλίο εργασίας σας. Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή, επιλέξτε την από τη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Εκτέλεση . Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου που επιλέξατε όταν δημιουργήσατε τη μακροεντολή για να την εκτελέσετε.

1. Για να κάνετε αλλαγές στην εγγεγραμμένη μακροεντολή, επιλέξτε το κουμπί Επεξεργασία . Αυτό θα ανοίξει το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA του Excel, επιτρέποντας στους προχωρημένους χρήστες να επεξεργαστούν τον κώδικα VBA και να αλλάξουν τον τρόπο εκτέλεσης της μακροεντολής. Οι αρχάριοι VBA μπορεί να είναι πιο εύκολο να διαγράψουν απλώς τη μακροεντολή και να την εγγράψουν ξανά.

1. Για να διαγράψετε τη μακροεντολή, επιλέξτε τη από τη λίστα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Διαγραφή .

1. Το Excel θα σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ότι θέλετε να διαγράψετε τη μακροεντολή. Επιλέξτε Ναι για να το επιβεβαιώσετε. Μόλις διαγραφεί, θα πρέπει να καταγράψετε ξανά τη μακροεντολή χρησιμοποιώντας τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω.

Αποθήκευση αρχείων Excel με εγγεγραμμένες μακροεντολές

Τα βιβλία εργασίας του Excel αποθηκεύονται συνήθως σε μορφή αρχείου XLSX (ή XLS για βιβλία εργασίας που έχουν δημιουργηθεί στο Excel 2007 και παλαιότερα). Αυτός ο τύπος αρχείου υποστηρίζει τα περισσότερα δεδομένα Excel, αλλά εξαιρεί τυχόν αποθηκευμένες μακροεντολές Excel.

Για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Excel με εγγεγραμμένες μακροεντολές, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τη μορφή αρχείου XLSM .

1. Για να αποθηκεύσετε ένα αρχείο Excel ως βιβλίο εργασίας με δυνατότητα μακροεντολής, επιλέξτε Αρχείο > Αποθήκευση ως > Περιήγηση . 

1. Στο παράθυρο Αποθήκευση ως , επιλέξτε Βιβλίο εργασίας με δυνατότητα Macro-Enabled Excel (*.xlsm) από το αναπτυσσόμενο μενού. Επιλέξτε μια τοποθεσία για να αποθηκεύσετε το αρχείο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Αποθήκευση για να το αποθηκεύσετε.

1. Όταν ανοίγετε το αρχείο Excel με δυνατότητα μακροεντολής σε άλλο υπολογιστή ή Mac, ίσως χρειαστεί να εξουσιοδοτήσετε το Excel για να εκτελέσει πρώτα τυχόν μακροεντολές που περιλαμβάνονται. Επιλέξτε το κουμπί Ενεργοποίηση μακροεντολών για να το κάνετε αυτό.

Κοινή χρήση αρχείων Excel με εγγεγραμμένες μακροεντολές

Οι μακροεντολές Excel είναι χρήσιμες, αλλά περιλαμβάνουν επίσης πιθανούς κινδύνους ασφαλείας. Εάν ανοίξετε ένα αρχείο Excel που περιέχει μακροεντολές από μια πηγή που δεν αναγνωρίζετε ή δεν εμπιστεύεστε, τότε επιτρέπετε σε αυτό το αρχείο να εκτελεί επικίνδυνο κώδικα στον υπολογιστή σας.

Εξαιτίας αυτού, οι διαδικτυακοί πάροχοι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως το Gmail αποκλείουν αυτόματα τους χρήστες από την αποστολή αρχείων XLSM (βιβλίο εργασίας Excel με δυνατότητα μακροεντολής) σε άλλους χρήστες. Εάν συμβεί αυτό, ενδέχεται να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες κοινής χρήσης αρχείων, όπως το Google Drive, για να το μοιραστείτε στο διαδίκτυο με άλλους χρήστες.

Εάν θέλετε να μοιραστείτε το αρχείο Excel με δυνατότητα μακροεντολής με έναν άλλο χρήστη κοντά, τότε θα μπορούσατε επίσης να εξετάσετε τις τοπικές μεθόδους μεταφοράς αρχείων για να το μοιραστείτε με άλλο υπολογιστή ή Mac ή με άλλες συσκευές όπως smartphone.

Τα αρχεία Excel με δυνατότητα μακροεντολής μπορούν να συσκευαστούν με ιούς ή άλλο κακόβουλο λογισμικό, επομένως εάν ανοίξετε ένα αρχείο Excel που δεν εμπιστεύεστε, ίσως χρειαστεί να σαρώσετε για κακόβουλο λογισμικό στη συνέχεια για να διασφαλίσετε ότι ο υπολογιστής σας δεν έχει παραβιαστεί. Ή σαρώστε το ίδιο το αρχείο πριν το ανοίξετε.

Προηγμένες συμβουλές και κόλπα για το Excel

Η εγγραφή μιας μακροεντολής είναι μόνο ένα κόλπο του Excel που μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, αλλά υπάρχουν και άλλες δυνατότητες του Excel που μπορούν επίσης να σας κάνουν πιο παραγωγικούς. Οι ισχυροί χρήστες μπορεί να ενδιαφέρονται να χρησιμοποιήσουν το Excel για τη συλλογή δεδομένων στο διαδίκτυο , ενώ οι αναλυτές δεδομένων μπορεί να είναι περίεργοι για το πώς να χρησιμοποιήσουν τα COUNTIFS, SUMIFS και AVERAGEIFS για εκτεταμένη ανάλυση δεδομένων.

Εάν προτιμάτε να εργάζεστε ως ομάδα ή αντιμετωπίζετε έναν περίπλοκο τύπο του Excel, μπορείτε επίσης να συνεργαστείτε σε υπολογιστικά φύλλα του Excel χρησιμοποιώντας ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι τα Φύλλα Google είναι μια καλύτερη επιλογή για διαδικτυακή συνεργασία, ωστόσο, με πολλές από τις ίδιες λειτουργίες και δυνατότητες.