Σε προηγούμενο άρθρο, καλύψαμε πώς λειτουργεί η τηλεδιάσκεψη στο Microsoft Teams . Έκτοτε, η Microsoft ενημέρωσε το Teams με νέες δυνατότητες, συμπεριλαμβανομένης της πολυαναμενόμενης και πολυπόθητης δυνατότητας δημιουργίας αιθουσών. Πράγματι, περισσότεροι από 20.000 χρήστες της Microsoft ψήφισαν υπέρ της πρότασης στο Microsoft Teams UserVoice, το φόρουμ σχολίων χρηστών για την εφαρμογή Teams.
Οποιοσδήποτε μπορεί να έχει πρόσβαση στο Teams με δωρεάν λογαριασμό Microsoft και οι χρήστες premium της σουίτας του Office 365 απολαμβάνουν μια ισχυρή έκδοση του Teams με δυνατότητες όπως αυξημένο χώρο αποθήκευσης αρχείων, εγγραφή συσκέψεων και δυνατότητα φιλοξενίας διαδικτυακών εκδηλώσεων για έως και 10.000 άτομα.
Ελάχιστες Απαιτήσεις για Δωμάτια Διάσπασης σε Ομάδες
Πριν ξεκινήσουμε, ας βεβαιωθούμε ότι όλα είναι στη θέση τους για να μπορείτε να δημιουργήσετε αίθουσες επιμέρους συσκέψεων στις συναντήσεις των ομάδων σας. Όπως μπορείτε να φανταστείτε, απαιτείται κάποια ρύθμιση για την ενεργοποίηση των αιθουσών επιμέρους συσκέψεων στο Teams. Ελέγξτε ξανά αυτές τις ρυθμίσεις πριν ξεκινήσετε.
Νέα εμπειρία συνάντησης
Πρώτον, πρέπει να χρησιμοποιείτε τη «νέα εμπειρία συνάντησης» της Teams. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τη νέα εμπειρία επιλέγοντας τη φωτογραφία του προφίλ σας στην επάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής επιφάνειας εργασίας και μεταβαίνοντας στις Ρυθμίσεις . Στη συνέχεια, επιλέξτε Ενεργοποίηση νέας εμπειρίας σύσκεψης και επανεκκινήστε τις ομάδες.
Ελάχιστος Αριθμός Συμμετεχόντων
Για να είναι διαθέσιμη η επιλογή επιμέρους στοιχείων στον διοργανωτή της σύσκεψης, πρέπει να υπάρχουν τουλάχιστον πέντε συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Αν και τα άτομα που καλούν μέσω τηλεφώνου δεν μπορούν να συμμετάσχουν σε επιμέρους συζητήσεις αυτήν τη στιγμή, υπολογίζονται στο ελάχιστο των πέντε ατόμων.
Είστε ο διοργανωτής της συνάντησης;
Μόνο ο διοργανωτής της σύσκεψης μπορεί να δημιουργήσει και να διαχειριστεί επισκέψεις, αν και υπάρχει κάποια ένδειξη από τη Microsoft ότι θα επιτρέψει στον διοργανωτή να μοιραστεί αυτήν την ευθύνη σε μελλοντικές ενημερώσεις στο Teams.
Επιπλέον, ο διοργανωτής της σύσκεψης πρέπει να χρησιμοποιεί την εφαρμογή για υπολογιστές και όχι την έκδοση του προγράμματος περιήγησης ή την εφαρμογή για κινητά. (Μην ανησυχείτε, οι συμμετέχοντες που έχουν συμμετάσχει στη σύσκεψη μέσω της εφαρμογής Teams Android ή iPhone έχουν τη δυνατότητα να συμμετάσχουν σε διαλείμματα.)
Συμβουλή: Εάν η πρόσκληση σε σύσκεψη πρέπει να προέρχεται από κάποιον άλλο εκτός από το άτομο που θα διαχειρίζεται τα επιμέρους τμήματα, ζητήστε από τον διαχειριστή επιμέρους συσκέψεων να δημιουργήσει τη σύσκεψη Ομάδων και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσει αυτόν τον σύνδεσμο σύσκεψης στην πρόσκληση σε σύσκεψη.
Εφόσον ο σύνδεσμος της σύσκεψης δημιουργήθηκε από το άτομο που θα διαχειρίζεται τις επισκέψεις, δεν έχει σημασία ποιος μοιράζεται τον σύνδεσμο.
Δημιουργία Δωματίων Διάσπασης σε Ομάδες
Από τη στιγμή που γράφεται αυτό το άρθρο, οι αίθουσες επιμέρους συσκέψεων στο Teams δεν μπορούν να διαμορφωθούν πριν από τη σύσκεψη όπως στο Zoom. Μόλις η σύσκεψη ομάδων είναι σε εξέλιξη, εσείς, ο διοργανωτής της σύσκεψης, μπορείτε να ξεκινήσετε επιλέγοντας το εικονίδιο Αίθουσες επιμέρους συσκέψεων στη γραμμή εργαλείων της σύσκεψης.
Επιλέγοντας το εικονίδιο "Δωμάτια επιμέρους" θα ανοίξει μια οθόνη όπου μπορείτε να αποφασίσετε πόσες αίθουσες επιμέρους συσκέψεων θέλετε να δημιουργήσετε και εάν θέλετε οι Ομάδες να αναθέτουν αυτόματα τους συμμετέχοντες σε δωμάτια επιμέρους συσκέψεων ή εάν προτιμάτε να επιλέξετε με μη αυτόματο τρόπο ποια αίθουσα επιμέρους συσκέψεων σε κάθε ο συμμετέχων θα σταλεί.
Αφού δημιουργήσετε τις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων, μπορείτε να εκχωρήσετε συμμετέχοντες στις αίθουσες μέσω του πίνακα επιμέρους αίθουσες.
Επιλέξτε Αντιστοίχιση συμμετεχόντων , και θα δείτε μια λίστα με όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψή σας. Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα σε έναν συμμετέχοντα και, στη συνέχεια, επιλέξτε σε ποιο δωμάτιο θέλετε να τον εκχωρήσετε.
Ως διοργανωτής της σύσκεψης, μπορείτε να αναθέσετε στους συμμετέχοντες δωμάτια επιμέρους συσκέψεων σε οποιοδήποτε σημείο της σύσκεψης. Όταν είστε έτοιμοι για την ουσιαστική έναρξη της περιόδου σύνδεσης, επιλέξτε Έναρξη αιθουσών για να ανοίξετε όλες τις αίθουσες επιμέρους συζητήσεων ταυτόχρονα και να μετακινήσετε άτομα στα δωμάτια που τους έχουν ανατεθεί.
Σημείωση: Προς το παρόν, δεν μπορείτε να ρυθμίσετε ένα χρονόμετρο για να κλείνει αυτόματα τα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων στις ομάδες. Αυτό είναι ένα ακόμη χαρακτηριστικό που αναμένουμε να προσθέσουν οι ομάδες σε μελλοντικές ενημερώσεις.
Επιλογές για το Meeting Organizer
Όπως και στο Zoom, ο διοργανωτής της σύσκεψης μπορεί να συμμετάσχει σε οποιαδήποτε από τις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων ανά πάσα στιγμή. Ο διοργανωτής μπορεί επίσης να μετονομάσει δωμάτια και, μόλις ανοίξουν όλες οι αίθουσες επιλογών, μπορεί να μεταδώσει μια ανακοίνωση σε όλες τις αίθουσες. Οι ανακοινώσεις θα εμφανιστούν στον πίνακα συνομιλίας της αίθουσας επιμέρους συσκέψεων.
Μέσα στις ρυθμίσεις Αίθουσας , ο διοργανωτής της σύσκεψης μπορεί να επιλέξει ώστε οι Ομάδες να μετακινούν αυτόματα τους συμμετέχοντες σε επιμέρους συσκέψεις έναντι εξαναγκασμού των συμμετεχόντων να ενταχθούν μη αυτόματα στην αίθουσα επιμέρους συσκέψεων. Υπάρχει επίσης μια επιλογή να επιτρέπεται ή να αποτρέπεται η επιστροφή των συμμετεχόντων στην κύρια αίθουσα συσκέψεων κατά τη διάρκεια της συνεδρίας.
Εσωτερικές αίθουσες επιμέρους ομάδων
Η εμπειρία για τους συμμετέχοντες μέσα στις αίθουσες επιλογών στο Teams είναι παρόμοια με τη συμμετοχή στην κύρια συνάντηση των ομάδων. Οι συμμετέχοντες έχουν πρόσβαση σε όλους τους ελέγχους των τακτικών συσκέψεων. Μπορούν να ενεργοποιήσουν και να απενεργοποιήσουν την κάμερα web τους, να κάνουν σίγαση και να καταργήσουν τη σίγαση, να μοιραστούν την οθόνη τους, να σηκώσουν το χέρι τους ή να ενεργοποιήσουν και να απενεργοποιήσουν τα πάνελ συνομιλίας και συμμετεχόντων.
Επιστροφή στη συνάντηση των βασικών ομάδων
Εάν ο διοργανωτής της σύσκεψης το επιτρέπει (δείτε παραπάνω), οι συμμετέχοντες στις αίθουσες επιμέρους συσκέψεων μπορούν να επιστρέψουν στην κύρια σύσκεψη όποτε θέλουν, κάνοντας κλικ στο κουμπί Επιστροφή . Προειδοποίηση: Η επιλογή του κουμπιού Αποχώρηση θα σας κάνει να βγείτε εντελώς από τη σύσκεψη.
Άλλες εφαρμογές τηλεδιάσκεψης
Οι χρήστες του Microsoft Teams είναι σίγουρα ευχαριστημένοι με την πρόσφατη προσθήκη αιθουσών επιλογών στην εμπειρία Teams, αλλά το Teams εξακολουθεί να μην διαθέτει ορισμένες δυνατότητες που προσφέρουν άλλες εφαρμογές τηλεδιάσκεψης. Εάν δεν είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε το Teams για διαδικτυακές συσκέψεις, μπορεί να σας ενδιαφέρει η σύγκριση τεσσάρων διαφορετικών εφαρμογών τηλεδιάσκεψης . Για περαιτέρω ανάγνωση, ανατρέξτε στα άρθρα μας σχετικά με το Google Meet έναντι του Zoom και το Zoom εναντίον του Skype .