Je to vždy hrozná tragédie, když někdo ztratí něco důležitého, na čem pracoval, protože si neuložil správně svůj dokument. To se uživatelům Excelu a Wordu stává častěji, než byste si mysleli!
Naštěstí Microsoft v posledních dvou verzích přidal spoustu funkcí, které pomáhají snížit šance na ztrátu dat v důsledku pádů, výpadků napájení, náhodného smazání atd. Jedna funkce se nazývá Automatické obnovení a druhá, méně známá funkce, se nazývá AutoBackup.
V tomto článku budu mluvit o tom, jak nakonfigurovat obě možnosti, aby vaše data byla co nejbezpečnější. Rád bych také zmínil, že nejnovější verze Office umožňují ukládat dokumenty přímo na OneDrive, což je dobrá volba, kterou je dobré zvážit, protože stále budete mít přístup ke své práci, i když selže pevný disk.
Automatické obnovení aplikace Excel
Funkce Auto Recover je ve výchozím nastavení zapnutá a v podstatě automaticky uloží váš dokument do dočasného umístění po nastaveném časovém intervalu. Chcete-li zobrazit nastavení automatického obnovení, klikněte na Soubor a poté na Možnosti .
Klikněte na Uložit v nabídce nalevo a v části Uložit sešity se zobrazí možnost Automatické obnovení .
Ve výchozím nastavení se informace automatického obnovení ukládají každých 10 minut. Kromě intervalu musí být Excel nečinný po dobu 30 sekund, než budou data uložena. Automaticky uložené informace se také uloží do zde uvedeného umístění souboru automatického obnovení . Jak to tedy funguje? V podstatě řekněme, že máte pracovní list jako ten níže a máte ho uložený.
Nyní řekněme, že přidám následující data do tabulky Excel a počkám asi 10 minut, aniž bych dokument uložil. Vzhledem k tomu, že interval automatického obnovení je nastaven na 10 minut, musíte na uložení dat počkat alespoň tak dlouho.
V mém případě jsem simuloval pád aplikace Excel otevřením správce úloh a zabitím procesu aplikace Excel. Poté jsem znovu otevřel Excel a okamžitě se mi zobrazila možnost s názvem Zobrazit obnovené soubory .
Pokud na to kliknete, zobrazí se seznam souborů aplikace Excel, které lze obnovit. V mém případě to měl původní soubor, který měl data pouze A1 a A2, a měl také soubor AutoRecovered, který obsahoval data, která jsem neuložil na disk.
Kliknutím na kteroukoli z položek v seznamu se otevře další instance aplikace Excel zobrazující data v tomto konkrétním souboru. Celkově je to opravdu užitečná funkce pro ty chvíle, kdy jste neuložili všechnu svou práci, ale Excel nečekaně končí.
Hlavní nevýhodou této funkce je, že data automatického obnovení jsou uložena na stejném pevném disku jako váš soubor, takže pokud se s vaším pevným diskem něco stane, vše bude pryč. Umístění můžete změnit v nastavení výše na samostatný pevný disk nebo dokonce na síťové umístění, což vřele doporučuji.
Všimněte si, že informace automatického obnovení jsou také automaticky odstraněny aplikací Excel za následujících okolností:
Takže v podstatě, kdykoli uložíte soubor, zbaví se dat automatického obnovení. Pokud navíc ručně ukončíte Excel a rozhodnete se neukládat data, smaže se data automatického obnovení. Mějte to na paměti při používání této funkce. Pokud jste náročným uživatelem Excelu, doporučuji nastavit interval automatického obnovení na něco jako 2 nebo 3 minuty místo 10.
Automatická záloha
Další funkcí, o které ve skutečnosti mnoho lidí neví, je Automatické zálohování. Chcete-li jej použít, musíte nejprve jít a uložit soubor, abyste se dostali do dialogového okna Uložit . Pokud již máte uložený dokument Excel, přejděte na Soubor a poté na Uložit jako a vyberte umístění. Když to uděláte, zobrazí se dialogové okno Uložit jako .
V dialogovém okně klikněte na tlačítko Nástroje , které je vlevo od tlačítka Uložit . Uvidíte několik možností, jednou z nich jsou Obecné možnosti . Když na to kliknete, objeví se malé okno s několika dalšími možnostmi.
Pokračujte a zaškrtněte políčko Vždy vytvářet zálohu . Klikněte na OK a nyní, když soubor uložíte, vytvoří se také záložní soubor Excel s příponou .XLK. Všimněte si, že když to uděláte poprvé, soubory budou úplně stejné. Pokud provedete úpravy původního souboru a poté jej znovu uložíte, záložní soubor zůstane stále stejný (původní data). Při třetím uložení však bude záložní soubor aktualizován informacemi až do druhého uložení.
Záložní soubor je v zásadě vždy o jednu verzi za aktuální verzí. Takže pokud jste provedli spoustu změn, uložili soubor a pak se chtěli vrátit k verzi, která tyto změny neměla, stačí otevřít záložní soubor.
Soubor je uložen ve stejném umístění jako původní soubor a zdá se, že neexistuje způsob, jak to změnit. Tato funkce nepřidává vašemu dokumentu příliš velkou bezpečnost, ale za určitých okolností je dobrá.
Povolení těchto funkcí zálohování a obnovy v Excelu vám snad ušetří ztrátu důležitých dat. Vždy je dobrou možností použít cloudové úložiště (jako OneDrive) jako další záchrannou síť pro případ, že by váš počítač katastroficky selhal. Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte je komentovat. Užívat si!
Od počátku 80. let, kdy Microsoft poprvé vydal Microsoft Word pro MS-DOS, ušly textové procesory dlouhou cestu. Jeho průlomovou vlastností bylo, že byl navržen pro použití s myší.
Ganttovy diagramy jsou oblíbeným způsobem sledování projektů, zejména pro týmy, které potřebují mít na paměti dobu trvání úkolu. Efektivním používáním Ganttova diagramu můžete zajistit, aby se různé úkoly vzájemně neovlivňovaly, a dokonce určit, kdy by měl jeden skončit, aby mohl začít jiný.
Zde je běžný scénář: Obdrželi jste e-mailem dokument aplikace Word, který musíte podepsat a odeslat zpět. Dokument můžete vytisknout, podepsat, naskenovat a vrátit, ale existuje jednodušší, lepší a rychlejší způsob, jak vložit podpis do aplikace Word.
Pokud chcete vytvářet a tisknout štítky jakéhokoli druhu, nehledejte nic jiného než Microsoft Word a Excel. Data štítků můžete uložit v Excelu a poté je načíst ve Wordu a štítky uložit nebo vytisknout.
Hromadná korespondence je funkce aplikace Microsoft Word, která vám pomůže zefektivnit vytváření personalizovaných dopisů, štítků, obálek, e-mailů a adresářů. Vzhledem k tomu, že hromadná korespondence nepatří mezi nejčastěji používané funkce aplikace MS Word, někteří uživatelé nemusí vědět, jak provést hromadnou korespondenci v aplikaci Word za účelem vytvoření dopisů, štítků a obálek.
Je to vždy hrozná tragédie, když někdo ztratí něco důležitého, na čem pracoval, protože neuložil svůj dokument správně. To se uživatelům Excelu a Wordu stává častěji, než byste si mysleli.
Když většina lidí myslí na řazení textu v aplikaci, myslí na řazení buněk v tabulce aplikace Excel. Text ve Wordu však můžete třídit, pokud existuje něco, co Wordu říká, kde začínají a končí různé části textu.
Histogram je typ grafu, který můžete generovat z dat v Excelu. Umožňuje snadno shrnout frekvenci konkrétních hodnot ve vaší datové sadě.
Microsoft Word umí mnohem víc, než jen prosté vytváření zpráv a životopisů. Má schopnou sadu grafických nástrojů, které vám pomohou vytvářet graficky obohacené dokumenty, jako jsou pohlednice.
The Modern Language Association (MLA) je organizace, která poskytuje pokyny pro profesionální a akademické spisovatele. Mnoho univerzit, zaměstnavatelů a profesionálních agentur nyní vyžaduje, aby spisovatelé odpovídali stylu MLA, protože se snadno používá a je konzistentní.
Ve výchozím nastavení, pokud jste přihlášeni k aplikacím Office pomocí účtu Microsoft, vaše aplikace ukládají dokumenty do úložiště OneDrive. To vás vybízí k ukládání souborů do cloudu, abyste k nim měli přístup na jiných synchronizovaných zařízeních.
Pokud používáte OneDrive k zálohování knihovny fotografií, pravidelně vám e-mailem posílá vzpomínky – obrázky a videa ze stejného dne v předchozích letech. Zde je návod, jak je deaktivovat na Windows, Android, iPhone a iPad.
Pokud jste někdy pracovali s více sešity v aplikaci Excel, víte, že to může někdy způsobit problémy, pokud jsou všechny sešity otevřené ve stejné instanci aplikace Excel. Pokud například přepočítáte všechny vzorce, provede to pro všechny otevřené sešity ve stejné instanci.
Chcete-li posílat profesionálně vypadající korespondenci, nedopusťte, aby první věc, kterou váš příjemce uvidí, byla špinavá ručně psaná obálka. Vezměte obálku, vložte ji do tiskárny a zadejte jméno a adresu pomocí aplikace Microsoft Word.
Věděli jste, že ve Wordu můžete vytvářet formuláře, které mohou lidé vyplňovat? Když slyšíte o vyplnitelných formulářích, téměř vždy se to týká dokumentů Adobe a PDF, protože to je nejoblíbenější formát.
Microsoft Word je nezbytný pro každého, kdo dělá jakoukoli práci s dokumenty. Slova tu byla tak dlouho, že si bez nich nelze představit, že byste dělali kancelář, školu nebo jakýkoli jiný typ digitální práce.
Provádění stejných akcí znovu a znovu není jen nudné, ale může to být také ztráta času a ztráta vaší produktivity. To platí zejména pro začínající uživatele Excelu, kteří si možná neuvědomují, že je snadné automatizovat běžné úkoly pomocí záznamu makra.
Matematicky vypočítáte rozsah odečtením minimální hodnoty od maximální hodnoty konkrétní datové sady. Představuje rozptyl hodnot v rámci datové sady a je užitečný pro měření variability – čím větší je rozsah, tím jsou vaše data rozprostřenější a variabilnější.
Pokud máte list Excelu s mnoha daty, je pravděpodobné, že nakonec budete muset vypočítat rozdíly mezi některými z těchto dat. Možná chcete vidět, kolik měsíců vám trvalo splacení dluhu nebo kolik dní vám trvalo, než jste ztratili určitou váhu.
Pokud používáte Excel na denní bázi, pak jste se pravděpodobně dostali do situací, kdy jste potřebovali něco skrýt v excelovém listu. Možná máte nějaké další datové listy, na které se odkazuje, ale není třeba je prohlížet.
V současnosti není možné zakázat anonymní dotazy na živých událostech Microsoft Teams. I registrovaní uživatelé mohou posílat anonymní dotazy.
Spotify může být nepříjemné, pokud se automaticky otevírá pokaždé, když zapnete počítač. Deaktivujte automatické spuštění pomocí těchto kroků.
Udržujte cache v prohlížeči Google Chrome vymazanou podle těchto kroků.
Máte nějaké soubory RAR, které chcete převést na soubory ZIP? Naučte se, jak převést soubor RAR do formátu ZIP.
V tomto tutoriálu vám ukážeme, jak změnit výchozí nastavení přiblížení v Adobe Reader.
Pro mnoho uživatelů aktualizace 24H2 narušuje auto HDR. Tento průvodce vysvětluje, jak můžete tento problém vyřešit.
Microsoft Teams aktuálně nativně nepodporuje přenos vašich schůzek a hovorů na vaši TV. Můžete však použít aplikaci pro zrcadlení obrazovky.
Ukážeme vám, jak změnit barvu zvýraznění textu a textových polí v Adobe Reader pomocí tohoto krokového tutoriálu.
Potřebujete naplánovat opakující se schůzky na MS Teams se stejnými členy týmu? Naučte se, jak nastavit opakující se schůzku v Teams.
Zde najdete podrobné pokyny, jak změnit User Agent String v prohlížeči Apple Safari pro MacOS.
