Як створити список розсилки в Outlook

Якщо ви використовуєте Outlook для спілкування з колегами, ви, ймовірно, хотіли неодноразово надсилати електронні листи певній групі, членство в якій часто змінюється. Наприклад, вам може знадобитися щодня надсилати електронні листи всім представникам служби підтримки клієнтів, але через велику плинність список може часто змінюватися.

Ви можете вводити ім’я чи електронну адресу кожної особи вручну кожного разу, коли надсилаєте електронний лист, але швидко це може стати громіздким, оскільки група стає більшою. Мало того, ви також ризикуєте ненавмисно забути когось, що може призвести до офісної драми. Ось де з’являється список розсилки або група контактів!

Здебільшого терміни «група контактів» і «список розсилки» взаємозамінні. Microsoft почала використовувати фразу «група контактів», мабуть, тому, що вона трохи інтуїтивніше зрозуміла, ніж «список розсилки». 

Однак в організаціях, які використовують Microsoft 365, існує реальна різниця між ними. Адміністратори Microsoft 365 можуть перетворити наявні списки розсилки Outlook на «Групи», що, у свою чергу, надає членам групи доступ до спільних бібліотек і просторів для співпраці, як-от Microsoft Teams , Yammer і Planner .

Хоча ваш ІТ-відділ, ймовірно, керує списками розсилки Outlook у вашій організації — особливо страшним і часто погано підтримуваним списком усіх співробітників, ви все одно можете створювати власні групи контактів у Outlook . 

Нижче ми розповімо, як створити групи контактів у Outlook як для версії браузера, так і для настільної програми. 

Як створити групу контактів в Outlook Online

Створити групу контактів у браузерній версії Outlook легко.

1. Увійдіть у свій обліковий запис на outlook.com або виберіть Outlook на панелі запуску програм, якщо ви вже ввійшли в Microsoft 365. Якщо ви не бачите Outlook у списку програм (побачите), виберіть Усі програми .

1. На лівій панелі в розділі Групи виберіть Нова група .

1. У спливаючому вікні дайте новій групі назву та опис і виберіть « Створити » . (Якщо ваша організація ввімкнула це, вам може бути запропоновано створити адресу електронної пошти для групи. У такому випадку для зручності використання спробуйте зробити адресу електронної пошти ідентичною назві групи.)

1. Тепер додайте учасників до групи. Шукайте людей за іменем або електронною адресою. Виберіть результат пошуку для людини, яку ви хочете додати до групи, і вона з’явиться в розділі «Ця особа буде додана».

1. Повторюйте крок 4, доки не додасте всіх, кого хочете, до групи. Потім виберіть кнопку Додати .
2. Виберіть Закрити .
3. Надішліть електронний лист групі, яку ви створили, вибравши Нове повідомлення .

1. У полі Кому почніть вводити назву групи, яку ви створили, і виберіть її зі списку, що з’явиться.

Простенька. Але що, якщо вам потрібно додати або видалити людей з групи? Читайте далі.

Як редагувати групу контактів в Outlook Online

Корпорація Майкрософт спростила редагування групи контактів, не виходячи з Outlook Online. Деякі кроки можуть дещо відрізнятися залежно від того, як у вашій організації налаштовано Microsoft 365, але наведені нижче дії допоможуть вам досягти результату.

1. На панелі ліворуч у розділі Групи виберіть групу, яку потрібно змінити.
2. У записі цієї групи виберіть піктограму Більше (три крапки/крапка).

1. Виберіть Налаштування . (Залежно від того, як Outlook налаштовано для вашої організації, ви можете побачити опцію « Додати учасників » безпосередньо з піктограми «Більше».)

1. На панелі «Параметри групи», яка з’явиться праворуч, виберіть « Редагувати групу » .

1. Виберіть вкладку  « Учасники ».
2. Звідти ви можете додати учасників або видалити їх із групи, вибравши піктограму X поруч із записом для особи, яку потрібно видалити.

1. Якщо ви додали учасників до групи, натисніть кнопку « Додати ». В іншому випадку виберіть «Закрити » .

Інший спосіб редагування груп контактів у Outlook Online

Залежно від того, як налаштовано Outlook, ви також можете редагувати групи контактів, виконавши такі дії:

1. Перейдіть до розділу « Люди » програми Outlook (праворуч від піктограми календаря). 

1. На лівій панелі в розділі «Групи» виберіть « Власник », щоб відобразити групи, які ви створили.

1. Виберіть зі списку групу, яку потрібно редагувати.
2. Виберіть Керувати учасниками групи .

1. Звідти ви можете додати учасників або видалити наявних учасників, вибравши X біля запису.

Як створити групу контактів у настільній програмі Outlook

Створити групу контактів у настільній версії Outlook навіть простіше, ніж у онлайн-версії.

1. Запустіть Outlook і виберіть піктограму « Люди » в нижньому лівому куті (де ви можете переключатися між електронною поштою, завданнями, людьми та календарем).

1. Далі на панелі інструментів виберіть « Нова група контактів» . (Якщо ваша організація використовує Microsoft 365, ви також можете побачити кнопку «Нова група». Для наших цілей ми використовуватимемо «Нову групу контактів», щоб спрощувати групові електронні листи.)

1. У вікні групи контактів, що з’явиться, дайте назву групі контактів, а потім виберіть « Додати учасників » і виберіть, звідки ви хочете отримати нових учасників. Параметри можуть включати «З контактів Outlook », «З адресної книги » або «Новий контакт електронної пошти » . 

1. Один за одним знайдіть людей, яких ви хочете додати до групи контактів. Переконайтеся, що їхній запис виділено, і натисніть кнопку « Учасники » (або двічі клацніть їхній запис), щоб додати їх. Коли ви закінчите, виберіть OK .
2. Закрийте вікно, обов’язково відповівши « Так », якщо буде запропоновано зберегти зміни.
3. Тепер, коли ви надсилаєте нову електронну адресу, ви можете ввести назву групи контактів у полі Кому . Ваша група контактів буде додана. Якщо ви бажаєте, ви можете розширити список груп, і Outlook замінить список її членами. Однак майте на увазі, що ви не зможете знову згорнути список.

Групи контактів відображаються як записи в адресній книзі Outlook, тож ви зможете знайти їх у цьому алфавітному списку.

Як редагувати групу контактів у настільному додатку Outlook

Тепер давайте відредагуємо наявну групу контактів у настільній версії Outlook.

1. Запустіть Outlook і виберіть піктограму « Люди » в нижньому лівому куті.
2. Знайдіть і виберіть у списку контактів групу, яку потрібно редагувати.
3. На панелі праворуч виберіть Редагувати . Це поверне вас туди, де ви зможете керувати групою, додаючи та/або видаляючи учасників.

Незалежно від того, користуєтеся ви онлайн-версією Outlook чи програмою для настільних комп’ютерів, безперечно варто витратити кілька хвилин на створення списків розсилки Outlook, які ви використовуватимете неодноразово. Ви будете раді, що зробили.