Alla tips för att förbättra din Microsoft Teams slutanvändarupplevelse

Om du är Teams-administratör, mästare eller avancerad användare, kommer en del av din roll sannolikt att bidra till att förbättra Microsoft Teams slutanvändarupplevelse.

Heck, även om du är en vänlig person som vill att folk ska använda sina verktyg mer produktivt, så vill du göra det här.

I det här inlägget går vi igenom några viktiga verktyg och funktioner för att förbättra Microsoft Teams slutanvändarupplevelse:

1 – Börja med en adoptionsplan

Att skapa en adoptionsplan för användare är väldigt annorlunda än att skapa en adoptionsplan för hela organisationen.

Börja med att identifiera varför du vill använda Microsoft Teams. Kommunicera sedan planen, vägen till adoption och fördelar till dina intressenter. I sin tur måste de mata ner denna information till sina egna användare.

Håll alla intressenter informerade med regelbundna uppdateringar när du går igenom din utbyggnad. Om alla vet vad som händer (och när) blir det inte lika mycket av en överraskning.

Längs resan kommer många människor att fråga efter tekniskt material, lärande och adoptionsmaterial.

Du kan naturligtvis skapa din egen utifrån interna nyanser. Det finns massor av befintligt Microsoft-material också tillgängligt.

Se till att du inkluderar utbildningsmaterial som Microsoft 365 Learning Pathways, instruktörsledd Microsoft Teams slutanvändarupplevelseutbildning och webbseminarier ledda av Azure-ingenjörer för utbildning för supportbiljetter.

Du måste också kommunicera hur du vill att slutanvändare ska samla in biljetter när något går fel. Det sista du behöver är en igensatt inkorg när du implementerar Teams.

Om du vill att biljetter ska samlas in via en centraliserad portal kan du använda dig av Azure-tjänster. Utforska supportplanerna först.

2 – Personliga anpassningar tillgängliga i Microsoft Teams

När ditt team är bekvämt med att använda Teams på en daglig basis, är det viktigt att lägga till en personlig touch.

Till exempel finns det massor av Microsoft Teams tillgänglighetsfunktioner som väntar på att upptäckas. Men de kommer att förbli okända om du inte informerar dina användare om dem.

Tillgänglighetsfunktioner inkluderar:

• Chattöversättning: Om dina kollegors förstaspråk skiljer sig från ditt är detta ett användbart verktyg. Inline meddelandeöversättning hjälper alla att vara sig själva och fortfarande kommunicera effektivt.

• Röstmeddelanden: Vissa långa meddelanden förmedlas bäst med röstmeddelanden eftersom manérerna kan hjälpa till med sammanhang och ton. En författare med artrit eller karpaltunnel kommer också att finna detta verktyg användbart eftersom de kan skriva mindre. Håll helt enkelt inspelningsikonen, prata i mikrofonen och släpp när du är klar med inspelningen.

• Aktivera TTY-läge: Detta är en annan funktion som hjälper personer som är talskada eller hörselskada. För att aktivera Teletypewriter (TTY) följ den här katalogen efter att du klickat på din profilbild – Inställningar > Samtal.

• Livetextning: Få undertexter i realtid i Teams-möten.

Spela in dem för senare användning också.

Se först till att Stream täcks av din Microsoft 365-licens.

Slå på Live Captions-inspelningen när du loggar in på Stream. Välj din video och klicka på de tre prickarna för att öppna alternativmenyn.

Markera rutan "Autogenerera en bildtextfil".

• Mörkt läge: Den här funktionen introducerades för Teams 2018 och är användbar för att hjälpa till att minska ansträngningen i ögonen och behålla ditt fokus.

Klicka på knappen med tre punkter och öppna Inställningar. Direkt under Allmänt kan du se de tre valen av belysningssystem för standard, mörk och hög kontrast.

En annan viktig del av anpassning i Teams är typen och frekvensen av meddelanden du får. 

Frekvens? Det är rätt!

Även om ingenting kan göras åt antalet meddelanden som folk skickar till dig (men mer om det senare), kan du anpassa när och hur du får aviseringar.

3 – Bästa metoder för Teams-meddelanden

Du kan vara orolig för aviseringar om du hanterar flera team och kanaler på ditt Teams-konto.

Eller så kanske du bara är medlem i dessa team och kanaler.

Överbelastning av meddelanden och trötthet i meddelanden är verkliga saker som kan påverka din produktion om den inte hanteras på rätt sätt.

Så hur kan du hantera Teams-aviseringar?

Det är lätt:

• Skapa anpassade aviseringsinställningar: Detta inkluderar att stänga av upphämtningsaviseringar och justera dina vanliga aviseringar så att de bara inkluderar specifika saker som personliga @omnämnanden, svar på konversationer som jag startade, etc.

• Lämna projekt som inte längre behöver ditt engagemang: Det finns förmodligen team eller kanaler som inte är relevanta för dig eller det arbete du gör. Rensa upp i röran genom att lämna dessa projekt.

4 – När ska man använda gruppchatt kontra kanaler

När du har valt de kanaler du behöver vara i och sorterat din aviseringsstrategi är det viktigt att veta när det är bäst att använda gruppchattar och när kanaler är lämpligare.

För användare som är nya på samarbetsplattformar som Teams måste du komma ihåg att detta är en helt ny upplevelse. Microsoft Teams är  inte  en plattform i instant messenger-stil som de kanske är vana vid att använda.

Det kan vara så enkelt om du vill, men det kan vara så mycket mer för dina teams samarbete.

Gruppchattar är en förlängning av en-till-en-konversationer för att involvera andra kollegor. Här kan alla medlemmar i Teams-gruppen dela meddelanden, GIF, emojis, klistermärken och till och med arrangera möten.

Om du behöver ta samarbetet lite längre kan du dock hålla det hela organiserat i Teams kanaler. Två viktiga funktioner skiljer Teams-kanaler från gruppchattar:

Meddelandetrådar: Konversationer i gruppchattar kan bli röriga och tappa innehåll övertid. I kanaler kan dock teammedlemmar hålla reda på meddelanden i sammanhanget som de publiceras i.

Detta är möjligt genom meddelandetrådar som kondenserar konversationer till ett enda chattblock. Du kan se alla svar, och du kan @ nämna någon under det trådade svaret.

2. Filer: Till skillnad från vanliga gruppchattar har kanaler en filflik. Detta är bra för dokumentsamarbete och varje fil du laddar upp synkroniseras med SharePoint också.

5 – Fördelar med meddelandetrådar

En av de största fördelarna med att använda kanaler framför gruppchattar är att du får tillgång till meddelandetrådar.

Det handlar väl om att det är lätt att samarbeta?

Det är trots allt därför en bra adoptionsplan och att bli av med överbelastning av meddelanden står högst upp på vår agenda.

Men även när du arbetar är meddelandetrådar också ett utmärkt verktyg för att optimera Microsoft Teams slutanvändarupplevelse.

Trådar ger ditt meddelande sammanhang och visar vem du pratar med. 

Fördelarna på hög nivå inkluderar:

• Trådar bevarar ett meningsfullt sammanhang och organiserar konversationer.
• En tråd uppmuntrar till öppen diskussion om ämnen, utan att distrahera andra.
• Trådar ger dig ett sätt att få mer klarhet, utan att starta ett nytt DM.
• Dina trådar gör det lättare att spåra information genom att titta på specifika konversationer.
• Trådar håller meddelandekanaler fria från extra skräp.
• Trådarna är klibbiga. När du delar ett meddelande delas även trådade svar.

Mer specifikt, med meddelandetrådar får du asynkronitet i dina Teams-meddelanden.

Vad detta betyder är att meddelanden i kanalen inte behöver synkroniseras – du behöver inte svara på alla meddelanden i realtid.

Även om dina aviseringar är helt avstängda kan du gå tillbaka till en konversationstråd för att se nya uppdateringar. I en gruppchatt är du normalt orolig för att du kan tappa koll på vad som händer när du inte är med i gruppen.

Detta innebär att du kommer att ha mer tid att fokusera på andra saker och fortfarande vara i slingan.

6 – Vad du kan göra med Teams mobilapp

Många människor kommer att använda Teams på resande fot. Istället för att behöva ta fram sin bärbara dator varje gång de behöver chatta med någon på kontoret eller hemma, kan de använda Teams mobilapp istället.

Vissa  av dina användare kan sluta använda mobilappen eftersom de föredrar meddelandetrådsupplevelsen i det mobila användargränssnittet.

Här är några andra snygga funktioner i Teams mobilapp:

Snabba svepgester: Rensa aktivitetsflödet från aviseringar när du markerar meddelanden som lästa eller olästa med bara att svepa med fingret.

Tysta timmar och lugna dagar: Notera specifika timmar och dagar då du ska ta PTO. Detta kommer att stänga av aviseringar för dig under dessa tider.

Klicka på din profil och sedan på Aviseringar. Under segmentet Blockerade meddelanden klickar du på Under tyst tid.

Här har du möjlighet att växla mellan tysta timmar och tysta dagar av och på, samt anpassa ytterligare inställningar på egen hand.

Integrerad kontorslins: Lättheten att ta bilder är redan en cool funktion.

Office Lens är dock integrerad i Teams mobilapp så att när du fångar en whiteboard eller ett dokument känner den automatiskt igen det.

Oavsett vilket medium det är kommer Office Lens automatiskt att optimera bilden, vilket du kan med text eller ritningar.

Ordna om det nedre fältet: Du kan öka tillgängligheten till dina mest besökta flikar i team genom att ändra ordningen på navigeringsfältet.

Klicka på ikonen med tre prickar nedan så ser du alternativet att dra fönstret Redigera navigering till full visning. Du kan sedan ändra ordning på flikarna för att bättre uppfylla dina preferenser.

Enkel övergång från mobil till bärbar dator: Växla dina konferenssamtal och aviseringar mellan din bärbara dator och mobila enhet i realtid.

Om du behöver vara på resande fot men är på ett konferenssamtal kan du byta till din mobila enhet utan att avbryta mötet.

Du kan också ställa in att aviseringar för din mobila enhet ska stängas av när du loggar in på Teams på skrivbordet, vilket minskar överbelastningen av meddelanden.

7 – Meddelandeinteroperabilitet

När du bara pratar med personer i Teams, finns det inget behov av en annan app. 

Men vad händer när man jobbar med en entreprenör som använder Slack? Eller en klient som insisterar på att använda Webex?

Det vanligaste scenariot? Du laddar ner deras app för att hålla dem nöjda.

Men vad betyder det för dig? Ständigt växla mellan appar för att hantera dina externa kontakter.

Meddelandeinteroperabilitet är processen att sammanfoga dessa appar så att du kan skicka ett meddelande från Microsoft Teams till din externa kontakt på antingen Slack eller Webex.

Interoperabilitet förbättrar intern kommunikation och möjliggör genuint samarbete mellan företag.

Om ditt team arbetar med människor som använder samarbetsprogram som skiljer sig från ditt, kommer interoperabilitet att spara dig huvudvärken att behöva hantera varje separat plattform, inklusive aviseringar och integrationer.

Du kommunicerar helt enkelt med dem, utan att lämna där du är. Detta frigör tid som du skulle ha slösat bort på att hantera andra plattformar.

Mer fokus innebär bättre kommunikation och bättre produktivitet för ditt team.

Interoperabilitet mellan dagens mest populära samarbetsplattformar är enkelt med Mio. Om Mio är installerat på din Teams-hyresgäst kan du skicka meddelanden till alla medlemmar i ditt team och njuta av de funktioner och integrationer du redan är van vid.

Installera Mio på Microsoft Teams

Mio är enkel att ställa in:

• Synkronisera alla chattappar som dina team använder genom att skapa en Mio Hub
• Teammedlemmar i din Mio Hub kan omedelbart chatta i DM eller grupper med medlemmar på andra plattformar
• Fildelning, trådade meddelanden, reaktioner och möjligheten att redigera och ta bort meddelanden stöds
• Nya kanaler eller utrymmen som en anställd är inbjuden till kommer att synkroniseras i den primära chattplattform de föredrar att använda.

För att ta reda på mer om Mios chatplattform interoperabilitet, besök m.io.

8- Videointeroperabilitet

Videosamtal mellan teammedlemmar är lika viktiga som meddelanden i teamsamarbete. 

Men precis som meddelandeplattformar hittar du ofta kunder eller till och med andra avdelningar som inte använder samma videoplattform som du.

Det innebär att hitta lösningar för möten när människor använder Webex, Zoom, Skype och alla andra videoplattformar där ute.

Ange Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI är en tredjepartslösning från Microsoft som löser problemet med videointeroperabilitet för dig och externa tredje parter som använder andra samarbetsplattformar.

Med CVI kan dina teammedlemmar från tredje part utnyttja den inbyggda Microsoft Teams slutanvändarupplevelse av ljud, video och innehållsdelning genom certifierade interopslösningar och videoenheter.

Certifierade Microsoft CVI-partner inkluderar:

• Poly Real Connect-tjänst
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway från Verizon
• Cisco Webex videointegration

Hur man distribuerar en molnvideo Interop

Det finns fem steg involverade i att distribuera Cloud Video Interop så att du kan lägga till icke-Microsoft Teams-användare i ett Teams-möte:

Planera: Identifiera videoenheter och välj en lämplig Microsoft CVI-certifierad partner för att stödja en samarbetsgruppmedlems enhet. Teammedlemmen som är involverad i det här videointeropmötet behöver en Microsoft-licens för att du ska kunna schemalägga interopmöten. Se till att både du och denna andra person bekräftar licenskraven för CVI-partnern innan du väljer den partnern för distributionen.

Konfigurera: Alla som inte använder Microsoft Teams kommer att behöva distributionsdokument från de certifierade CVI-partners som de har valt. Dessa dokument innehåller konfigurationsändringar för deras nätverk, såväl som andra inställningar som kan behöva uppdateras.

Tillhandahållande: Du kommer att få de licenser som din kollegas CVI tillhandahåller.

Schema: När det har aktiverats kan du schemalägga interop-möten med Teams eller Teams Meeting-tillägget för Outlook.

Gå med: Dina teammedlemmar från tredje part kan nu gå med med metoden som tillhandahålls av deras Microsoft-certifierade CVI-partner.

9 – Tips för att gå med i Microsoft Teams-möten

Tänk på följande när du går med i Microsoft Teams-möten:

• Du kan gå med i ett möte genom att klicka på kameraikonen, fylla i mötets namn, klicka på alternativet Möt nu och lägga till personer till mötet.

• Du kan också gå med i ett möte som redan har startat genom att klicka på samma kameraikon och klicka på Hoppa in.
• Stäng av ljudet med mikrofonikonen när du inte pratar eller det finns mycket bakgrundsljud.
• Dela din skärm genom att klicka på skärmikonen.
• Du kan spela in din skärm när du klickar på ellipsikonen och väljer alternativet Starta inspelning. 

10 – Tips för att vara värd för Microsoft Teams-möten

Hur man lägger till medlemmar till Microsoft Teams-möten

Det finns olika sätt att lägga till personer till ett möte i Microsoft Teams.

Om du till exempel har aktiverat Anonymous Join, kan vem som helst gå med i konferensen som en anonym användare genom att klicka på möteslänkinbjudan. 

Du kan aktivera Anonymous Join genom att besöka Microsoft Teams administratörscenter, klicka på Möten > Mötesinställningar > Deltagare:

Om du vill ha mer kontroll över vem som deltar i dina möten, stäng av den här strömbrytaren och skicka inbjudningar till individuella teammedlemmar istället.

Förutom att bjuda in alla i en kanal eller konversation till ett möte på en gång, kan du också skicka inbjudningar till e-post och telefonnummer. 

Innan ett möte kan du använda rutan Bjud in personer när du startar mötet för att söka efter personer och bjuda in vem du vill.

När du är i ett möte klickar du på ikonen Visa deltagare som ditt möte styr för att se vem som är där, vem som har bjudits in och vem som inte är där än.

För att be någon att gå med i ett möte kan du klicka på Fler alternativ (...) och sedan Be om att gå med.

Alternativt kan du skriva in en persons namn i sökrutan (om de är i din organisation), eller deras telefonnummer eller e-postadress.

Kontroller under möten och vad du kan göra med Microsoft Teams

Som administratör kommer du att kunna använda dina mötesinställningar för att kontrollera många faktorer, inklusive om anonyma personer kan gå med i team.

Du kan:

• Tillåt ljudkonferenser: Med en ljudkonferenslicens kommer människor att kunna ringa in till dina möten från över 90 olika länder. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

Men att lägga till 600 integrationer är att ångra allt det fina arbete vi har gjort hittills för att förbättra din användarupplevelse på Teams.

Välj istället bland våra körsbärsplockade de bästa Microsoft Teams-integreringarna som kan förbättra Microsoft Teams slutanvändarupplevelse.