12 tips för att hantera Google Meet-deltagare effektivt

Google Meet tar fart när det fortsätter att rulla ut uppdateringar för att försöka konkurrera med dagens stora videokonferensappar. Med den senaste uppdateringen kan Google Meet nu rymma upp till 250 användare (kräver Enterprise-plan). Google Meet blir också gratis , men vi har ännu inte tagit reda på hur många användare som kommer att tillåtas i gratisversionen och hur länge mötena kommer att pågå.

Google Meet stäms också hårt i utbildningssyfte, där att ha en god grad av kontroll över deltagarna (studenter, du vet!) är av största vikt för att ett lyckat möte ska kunna slutföras. Med betoning på detta, här är de bästa tipsen för att hantera Google Meet-deltagare under ett möte.

► Så här använder du Google Meet från Gmail

Innehåll

• 1. Fäst en deltagare
• 2. Stäng av och slå på ljudet för en deltagare
• 3. Ta bort en deltagare
• 4. Chatta med deltagare under ett möte
• 5. Lägg till deltagare i en händelse
• 6. Lägg till deltagare i ett pågående möte
• 7. Håll kontakten med deltagarna medan du presenterar
• 8. Skapa organisationsenheter (OU)
• 9. Håll ett öga på dina chattar medan du presenterar
• 10. Hindra deltagare från att skapa ett möte utan dig
• 11. Hindra deltagare från att gå med i ett möte igen efter att du lämnat
• 12. Tillåt interoperabilitet

Fäst en deltagare

Pin-funktionen i Google Meet låter användare bestämma vem som förblir i mitten av skärmen och tar upp mest utrymme. Som standard startar Google Meet ett videomöte i layouten "Auto". Denna layout gör att Google Meet kan välja det bästa alternativet för ditt mötes videoflöde, beroende på presentationer, aktiva talare etc.

Men om du vill behålla en viss deltagare fäst i mitten av skärmen, oavsett vilken layout som används, kan du åsidosätta standardinställningen och "fästa" dem.

När den här deltagaren har fästs förblir den markerad i mitten av skärmen tills de lossas.

Hur man fäster en deltagare

På en PC : Håll muspekaren över deltagarens miniatyrbild i videoflödet och klicka på "Fäst"-ikonen.

På en telefon : Vrid telefonen horisontellt till liggande läge. Tryck nu på deltagarens miniatyrbild i videoflödet och tryck på "Fäst"-ikonen.

Hur man lossar en deltagare

När du fäster en deltagare kommer du också att få loss ikonen i stället för nålikonen, som du kan använda för att lossa deltagaren.

Stäng av och slå på ljudet för en deltagare

Mötesvärdar kan tysta andra deltagare medan de pratar, för att skapa ett bättre flöde. Men när ljudet är avstängt måste deltagarna stänga av ljudet själva. Det betyder att om en värd tystar dig kan de inte slå på dig, såvida du inte slår på ljudet själv.

Google uppger att detta är en säkerhetsfunktion som har införts för att förhindra att andra (värden) slår på din mikrofon utan din tillåtelse. Följ den här guiden för att lära dig hur du tystar en deltagare i ett Google Meet-möte.

Hur man tystar en deltagare (som värd)

Om du är värd och vill stänga av ljudet för en deltagare eller deltagare, följ den här guiden.

Steg 1: Klicka på deltagarens namn i filmremsan bredvid videoflödet.

Steg 2:  Klicka på mikrofonknappen som visas bredvid deras namn. När du klickar på den blir mikrofonen grå, vilket indikerar att deltagaren nu är avstängd.

Hur man slår på ljudet för en deltagare (som värd)

Du kan inte göra det själv på grund av integritetsskäl. Endast en användare själv kan slå på sig själv. Så du måste be deltagaren att stänga av ljudet själv.

Hur du stänger av och slår på dig själv

Som deltagare kan du bestämma om du vill att din mikrofon ska vara aktiv eller inte.

• För att stänga av ljudet , klicka på mikrofonknappen längst ned i videoflödet. Knappen blir röd för att indikera att din mikrofon nu är avstängd. Om knappen redan är röd betyder det att du har blivit tystad av en värd.
• För att stänga av ljudet för dig själv klickar du bara på den röda mikrofonknappen igen. Knappen blir nu vit.

Obs: Om du använder en telefon för att ringa in i mötet kan du slå *6 på siffer- och bokstavsknapparna för att stänga av eller stänga av ljudet (beroende på vilket tillstånd mikrofonen är i) själv i ett möte.

Ta bort en deltagare

I april 2020 lanserade Google Meet en uppdatering som tillät ENDAST mötesvärden/värdarna att ta bort andra deltagare om de så ville. Detta berodde på flera klagomål om att användare missbrukade borttagningsfunktionen.

Hur man tar bort en deltagare

På en PC: För att ta bort en deltagare från ett möte, klicka först på "Tillbaka"-knappen för att gå tillbaka till deltagarens skärm. Håll muspekaren över deltagarens namn och klicka på knappen "Ta bort" . 

På en smartphone: Välj deltagaren och tryck på deras namn. Tryck på knappen "Ta bort" .

När de har tagits bort kan deltagarna inte gå med i samtalet igen om de inte uttryckligen bjudits in av värden/värdarna från samtalet.

Chatta med deltagare under ett möte

Under ett videosamtal kan deltagare skicka meddelanden som är synliga för alla i samtalet. Dessa meddelanden finns bara kvar under samtalets varaktighet. När samtalet avslutas raderas alla meddelanden som skickas under samtalet automatiskt. Använd meddelandefunktionen för att skicka länkar, Google-dokument osv.

Hur man skickar ett chattmeddelande

På en PC:  Håll muspekaren över videoflödet och klicka på "Chatta"-knappen längst upp till höger på skärmen. Detta öppnar ett sidofält där du kan visa och skicka chattmeddelanden till gruppen.

På en smartphone:  Tryck på "Chatt"-knappen under videoflödet för att öppna chattfönstret.

Obs! Deltagare kan inte se meddelanden som skickades innan de gick med i samtalet.

Lägg till deltagare i ett evenemang

Nya deltagare kan läggas till en händelse även efter att den har skapats. När du väl har lagts till kommer du att få ett alternativ att skicka ut inbjudningar till de nya inbjudningarna. Om du så väljer kommer inbjudningar endast att skickas till de deltagare som lagts till vid den tidpunkten, inte hela listan. För att lägga till nya deltagare följ guiden nedan.

Steg 1:  Öppna händelsen i din Google-kalender. Klicka på knappen "Redigera händelse".

Steg 2:  Under fliken "Gäster" till vänster börjar du skriva in namnen på de deltagare som du vill lägga till. Om du vill lägga till en deltagare med deras e-post-ID, skriv helt enkelt in deras fullständiga e-post-ID och tryck på "Enter".

Steg 3:  Klicka på "Spara". Du kommer nu att få en popup som frågar dig om du vill skicka ut inbjudningar till de nya deltagarna.

Lägg till deltagare i ett pågående möte

Du kan till och med lägga till nya deltagare i ett pågående möte, direkt från själva mötet. Dessa deltagare kommer att få en inbjudningslänk som de kan klicka på för att bli omdirigerad till mötet.

Följ guiden nedan för att lägga till nya deltagare i ett möte.

Steg 1: Klicka på fliken "Personer" i det övre högra hörnet på skärmen.

Steg 2:  Klicka på "Lägg till personer" och börja skriva namnet på personen. Om du vill lägga till en deltagare med deras e-post-ID, skriv helt enkelt in deras fullständiga e-post-ID och tryck på "Enter".

Alternativt kan du klicka på mötets smeknamn längst ner till vänster på skärmen och klicka på "Kopiera anslutningsinformation". Klistra in den kopierade informationen i ett e-postmeddelande och skicka den till de användare du vill lägga till.

Håll kontakten med deltagarna medan du presenterar

Skulle du inte vilja hålla ett öga på dina elever medan du presenterar? När du väl börjar dela skärm kan du tyvärr inte längre titta på deltagarna. Lyckligtvis låter Google Meet dig logga in på flera enheter med samma användaruppgifter. På så sätt kan du använda en enhet för att presentera och en annan för att titta på klassen.

Följ den här enkla guiden för att ställa in den.

Steg 1:  Logga in och starta ett möte på enheten 1. Klicka på 'Presentera nu' längst ned på skärmen och välj den flik/fönstret du vill presentera.

Steg 2: Använd en annan enhet (mobiltelefon, bärbar dator, surfplatta) och logga in med dina egna uppgifter. Nu kan du titta på rutnät av gruppen. Du kan använda den sida vid sida- layouten (upp till 16 deltagare) eller använda det inofficiella Google Grid Chrome-tillägget för att se alla användare.

► Hur man löser problemet med att Google Meet Grid View inte fungerar

Skapa organisationsenheter (OU)

Organisationsenheter hjälper till att tilldela olika privilegier till olika användare. Detta är praktiskt när du vill begränsa användarna som kan skapa möten, tysta andra osv.

Att skapa och redigera organisationsenheter behöver administratörsbehörighet. Följ dessa steg nedan för att skapa en ny organisationsenhet.

Steg 1:  Logga in på Googles administratörskonsol med dina uppgifter.

Steg 2:  Välj knappen "Inställningar" och klicka på Katalog > Organisationsenhet.

Steg 3:  Klicka på det lilla +-tecknet för att lägga till en ny organisationsenhet. Namnge enheten och klicka på "Skapa".

Hur man utser OU:er till användare

Nu när du har en organisationsenhet måste du lägga till användare till enheten. Alla användare som läggs till en viss enhet kommer att ha samma behörigheter. För att lägga till användare till den nya organisationsenheten, följ stegen nedan.

Steg 1: Logga in på Googles administratörskonsol med dina uppgifter.

Steg 2:  Gå till fliken "Användare" och välj de användare du vill lägga till i den nya organisationsenheten. När du har valt klicka på "Mer" högst upp på sidan och sedan på "Ändra organisationsenhet".

Steg 3:  Välj den OU du skapade och tryck på "Ändra".

Håll ett öga på dina chattar medan du presenterar

När du ska presentera i ett Google Meet-möte har du möjlighet att dela hela skärmen, en viss webbläsarflik eller ett specifikt fönster. När skärmdelningen börjar uppdateras bara den valda fliken/fönstret i videoflödet. Det betyder att om du vill läsa chattfliken måste du fortsätta byta mellan flikarna. Tur att det finns en fix!

Följ den här enkla guiden för att hålla ett öga på dina chattar medan du presenterar.

Steg 1:  Dela inte hela skärmen när du presenterar. Genom att välja antingen en webbläsarflik eller ett fönster får du mer kontroll över din integritet.

Steg 2:  Om du använder ett program med fönster, skala ner programmet så att det passar i Google Meet-fönstret utan att täcka chattkolumnen.

På samma sätt, om du delar en flik i en webbläsare, separera först fliken till en ny webbläsare med fönster. Skala nu ner webbläsaren så att den passar i Google Meet-fönstret utan att täcka chattkolumnen.

Du kan nu presentera och hålla ett öga på din chattkolumn för frågor och andra diskussioner.

Förhindra deltagare från att skapa ett möte utan dig

Som värd, när du lämnar ett möte, kan användare fortfarande vara kvar i mötet. Om de rätta inställningarna inte finns på plats kan de till och med återanvända det gamla mötesrummet utan dig.

Detta är ett problem med utbildningskonton eftersom lärare inte vill att eleverna använder rummet med dem i det. Det första som behöver göras är att skapa separata organisatoriska enheter för lärare och elever.

Steg 1: Följ guiden ovan för att skapa nya organisationsenheter.

Steg 2: När de har skapats dela eleverna och lärarna i de 2 OU:erna.

Steg 3:  I Meet-administratörskonsolen väljer du "studenters OU" och går till "Meet-videoinställningar". Stäng av alternativet "Videosamtal" längst ned.

Elever kommer fortfarande att kunna gå med i Meet-videosamtal, men kommer inte att kunna skapa dem. Dessutom, när alla lämnar ett rum kommer rummet att upphöra att gälla och kan inte återanvändas.

Förhindra deltagare från att gå med i ett möte igen efter att du lämnat

Detta är ett annat problem som användarna står inför. Med Google Meet kan användare stanna kvar i ett möte även efter att värden har lämnat. Detta beror på hur mötet skapades.

När du startar ett möte får du möjlighet att lägga till ett smeknamn. Om du inte lägger till ett smeknamn och bara klickar på "Fortsätt", kommer Google Meet automatiskt att tilldela ditt möte en PIN-kod. Denna PIN-kod upphör inte att gälla när du lämnar ett möte.

Följ den här enkla guiden för att skapa ett möte som löper ut när värden går.

Steg 1:  Logga in på Google Meet och klicka på "Gå med eller skapa ett möte".

Steg 2: Lägg till ett smeknamn till mötet och tryck på "Fortsätt".

Steg 3: Skicka detta smeknamn till deltagarna. De behöver bara skriva in smeknamnet för att komma in i mötet.

Nu när du lämnar mötet upphör smeknamnet och mötet slutar med dig.

Tillåt interoperabilitet

Google Meet stöder interoperabilitet med andra videokonferenssystem från tredje part som Cisco, Polycom, Lifesize, Sony, Skype for Business, etc. genom att tillåta användare från dessa tjänster att gå med i ett Meet-videomöte. Interoperabilitetsfunktionen kräver att användare laddar ner och ställer in Pexip Infinity-gatewayen .

För en fullständig lista över kompatibla tredjepartsapplikationer och enheter, kolla in Pexip.com-webbplatsen . Pexip fungerar som en gateway för att tillåta användare att ringa till ett Google Meet-möte utan att använda en Google Meet-klient.

För att ladda ner och lära dig hur du konfigurerar Pexip, kolla in länken nedan.

► Konfigurera interoperabilitet på Google Meet

Även om detta fortfarande är långt ifrån anpassningsbarheten för andra videokonferensappar som Zoom, är det ett välkommet steg i rätt riktning. Google uppger att de lägger sina ansträngningar på att förbättra Gsuite-upplevelsen för Education-konton. Vi hoppas få se mycket mer ansträngning även i affärsboksluten. 

Har du testat något av dessa tips? Har du egna tips? Låt oss veta i kommentarerna nedan.