Hvernig á að fylgjast með breytingum í Excel

Ertu að leita að leið til að fylgjast með breytingum sem gerðar eru á Excel töflureikni? Það eru mörg tilvik þar sem þú þarft að dreifa skrá til margra aðila og halda utan um hvaða breytingar voru gerðar. Þú gætir viljað fylgjast með hvenær breytingin var gerð, hver gerði breytinguna, í hvaða hólf breytingin átti sér stað og hvaða gögnum var breytt.

Excel hefur innbyggða rakningareiginleika sem geta séð um öll ofangreind tilvik. Þú getur auðveldlega skoðað allar breytingarnar beint á vinnublaðinu og þú getur líka samþykkt eða hafnað hverri breytingu. Það eru nokkur atriði sem þarf að muna um rakningareiginleika Excel:

Efnisyfirlit

• Virkja mælingar
• Stilla mælingar
• Skoða breytingar

1. Að kveikja á rakningu þýðir ekki að þú getir snúið töflureikninum aftur í tímann í fyrra ástand með því að afturkalla breytingarnar. Það er í rauninni log skrá sem skráir allt og það er það. Þú getur farið handvirkt og séð hvaða gögnum var eytt eða bætt við, en þú verður að gera breytingarnar á töflureikninum sjálfur.

2. Að kveikja á mælingar þýðir ekki að hver einasta breyting sem þú gerir verði skráð. Öll gögn sem eru geymd í reit eru rakin, en aðrar breytingar eins og snið eru það ekki. Aðrar breytingar sem ekki er fylgst með eru að fela/birta línur og dálka, athugasemdir og hólfagildi sem breytast í vegna endurútreiknings formúlu.

3. Breytingaferill er aðeins geymdur í 30 daga sjálfgefið. Ef þú gerir breytingar á Excel vinnublaði og opnar síðan vinnubókina aftur 45 dögum síðar, þá muntu geta séð breytingaferilinn fyrir alla 45 dagana þar til þú lokar vinnubókinni. Þegar þú lokar því hverfur breytingaferill eldri en 30 daga. Það þýðir að næst þegar þú opnar hana muntu ekki geta séð þá breytingu sem þú hafðir gert 45 dögum áður.

4. Alltaf þegar þú kveikir á rakningu verður vinnubókin að sameiginlegri vinnubók. Þetta þýðir að margir notendur munu gera breytingar á skjalinu.

Nú þegar þú veist nokkur grunnatriði hvernig mælingar virka í Excel, skulum við tala um hvernig á að virkja það, breyta stillingum og halda utan um breytingar!

Virkja mælingar

Við skulum fara á undan og kveikja á mælingar fyrst. Opnaðu Excel og smelltu á Review  flipann á borði. Lengst til hægri ættirðu að sjá valmöguleika sem kallast Track Changes  undir Breytingar hlutanum.

Smelltu á hnappinn og veldu  Highlight Changes . Þú munt fá svarglugga þar sem þú þarft nú að haka við valmöguleikann „Rekja breytingar á meðan verið er að breyta. Þetta deilir líka vinnubókinni þinni“ .

Þú hefur nokkra möguleika hér, þar á meðal  Hvenær , Hver og Hvar . Fyrir hvenær þýðir allt að allar breytingar verða auðkenndar. Þú hefur einnig möguleika á að auðkenna breytingar frá því síðast þegar þú vistaðir skjalið, frá tiltekinni dagsetningu, eða breytingar sem ekki hafa enn verið skoðaðar.

Ef þú hakar við  Hver geturðu valið að fylgjast með breytingum sem allir hafa gert eða breytingar sem allir hafa gert nema þú. Hvar valkosturinn gerir þér  kleift að fylgjast aðeins með breytingum fyrir tiltekinn hluta töflureiknisins. Smelltu bara á hnappinn til hægri og veldu svið frumna sem þú vilt fylgjast með.

Að lokum geturðu afhakað valkostinn Auðkenna breytingar á skjánum ef þú vilt ekki að aðrir viti að þú fylgist með breytingum. Sjálfgefið er, þegar þú byrjar að rekja og þessi valkostur er valinn, mun hvaða hólf sem er breytt sýna litla ör efst til vinstri til að gefa til kynna að honum hafi verið breytt.

Einnig, ef þú smellir á breyttan reit (með kveikt á hápunktsbreytingum á skjánum ), færðu smá sprettiglugga sem sýnir hvaða gildi var breytt úr og breytt í og ​​á hvaða tíma. Ef þú afvelur valkostinn Auðkenna breytingar á skjánum mun þessi litli svarti þríhyrningur ekki birtast.

Svo það sem þú getur til dæmis gert er að fela breytingarnar á skjánum með því að haka ekki við reitinn, senda út skrána þína til allra sem þurfa að gera breytingar á henni og þegar þú færð hana til baka, farðu bara í Track Changes og athugaðu aftur kassinn.

Stilla mælingar

Næsta skref er að skoða stillingar fyrir mælingar og stilla þær að þínum þörfum. Til að gera þetta, smelltu á Share Workbook hnappinn sem er beint vinstra megin við Track Changes hnappinn. Smelltu á Advanced flipann þegar Share Workbook valmyndin birtist.

Hér getur þú breytt fjölda daga til að halda breytingaferli í eitthvað annað en 30 daga. Sjálfgefið er að breytingar séu uppfærðar þegar skráin er vistuð, en þú getur gert það þannig að það gerist sjálfkrafa á nokkurra mínútna fresti. Að lokum geturðu valið hvernig þú vilt takast á við árekstra: annað hvort með því að vera beðinn um eða einfaldlega láta síðustu breytinguna þegar þú vistar skrána vinna.

Skoða breytingar

Þegar þú hefur virkjað rakningu og gert nokkrar breytingar geturðu smellt á Track Changes hnappinn aftur, smellt á Highlight Changes og þú munt taka eftir því að Listabreytingar á nýju blaðreitnum eru ekki lengur gráar.

Athugaðu það og smelltu á OK. Nýtt vinnublað sem heitir Saga verður bætt við sem gerir þér kleift að skoða allar breytingar sem hafa verið gerðar á þeirri vinnubók.

Á einhverjum tímapunkti þarftu annað hvort að samþykkja eða hafna breytingunum. Þú getur farið yfir allar breytingarnar og síðan valið hverjar þú vilt halda eða henda.

Smelltu einfaldlega aftur á Rekja breytingar og veldu Samþykkja/hafna breytingum . Veldu valkostina til að velja hvaða breytingar þú vilt samþykkja eða hafna. Ef þú vilt endurskoða allar breytingar skaltu bara skilja þegar hakað við og ganga úr skugga um að það sé stillt á Ekki skoðað .

Smelltu á OK og Excel mun byrja að sýna þér hverja breytingu sem var gerð og gefa þér möguleika á að samþykkja eða hafna . Þú getur líka samþykkt allar eða hafnað öllum breytingum ef þú vilt.

Ef þú hafnar breytingu mun hún þegar í stað snúa aftur í það sem var upphaflega í þeim reit. Það er athyglisvert að ef önnur hólf vísar til innihalds hafna hólfsins, þá mun það gildi einnig breytast þegar hólfsgildið sem vísað er til snýr aftur. Þetta getur valdið því að formúlur brotni osfrv., svo vertu varkár.

Það er það! Nú geturðu auðveldlega fylgst með öllum breytingum sem gerðar eru á Excel töflureikninum þínum með því að nota þennan innbyggða eiginleika. Ef þú hefur einhverjar spurningar, skrifaðu athugasemd. Njóttu!