Ako vyťažiť maximum z prerobených (a premenovaných) To Do od spoločnosti Microsoft

Spoločnosť Microsoft prepracovala svoju aplikáciu na vytváranie zoznamov úloh, aby sa stala komplexným systémom správy úloh. Aby ste z toho vyťažili maximum, môžete

Importovať existujúce zoznamy

Vytvárajte a zdieľajte zoznamy

Pracujte s úlohami

Použite inteligentné zoznamy

To Do je jedným z najnovších prírastkov do radu nástrojov produktivity od spoločnosti Microsoft. Nedávno získal komplexné obnovenie používateľského rozhrania po množstve nových funkcií, takže sme sa rozhodli znova pozrieť na to, čo môže ponúknuť v roku 2019.

To Do sa zrodilo z akvizície Wunderlist spoločnosťou Microsoft. Hoci Wunderlist funguje aj dnes, inžinierske zdroje boli presmerované na To Do. Spoločnosť Microsoft prebudovala aplikáciu na svoju infraštruktúru Office 365, čím zaistila, že spĺňa požiadavky na súlad pre podnikové použitie. Táto architektúra tiež umožňuje synchronizáciu úloh s e-mailami a úlohami v programe Outlook.

Redizajn To Do začiatkom tohto mesiaca posunul aplikáciu bližšie k dizajnovému jazyku Wunderlist. Väčšie využitie farieb a starostlivejšia pozornosť venovaná výplni medzi prvkami rozhrania. Nový vzhľad, ktorý prichádza s jemnou zmenou názvu (z To-Do na To Do), naznačuje rastúcu dôveru Microsoftu v produkt.

Začíname

Dnešné úlohy sú dostupné takmer na všetkých hlavných platformách. Aplikácie sú ponúkané na Windows 10, macOS, iOS, Android a na webe. Okrem toho sa To Do integruje do rastúceho výberu produktov spoločnosti Microsoft. Patria sem Outlook, Cortana a Microsoft Planner, takže aplikácia sa môže stať centrom pre všetky vaše úlohy.

Na účely tejto príručky budeme používať Úlohy na počítači so systémom Windows 10. Väčšina obrazoviek je na všetkých platformách veľmi podobná, takže na vašom vlastnom zariadení by ste nemali naraziť na žiadne problémy.

Po stiahnutí úlohy sa musíte najskôr prihlásiť. Podporované sú osobné kontá Microsoft aj podnikové kontá Office 365. Pomocou obrazovky nastavení aplikácie môžete neskôr pridať ďalšie účty.

Po prihlásení sa dostanete na obrazovku „Môj deň“ služby Úlohy. Stojí za to nájsť chvíľu na posúdenie rozhrania. Na stolných zariadeniach používa Úloha dvojpanelové zobrazenie. Vaše zoznamy úloh sa zobrazujú vľavo, zatiaľ čo stredná časť sa aktualizuje a zobrazuje obsah zoznamov. Keď vyberiete úlohu, na pravej strane sa zobrazí ďalšia tabla na úpravu jej vlastností. Mobilné rozloženie je veľmi podobné, navigácia je skrytá za hamburgerovým menu.

Ak chcete prejsť na stránku nastavení aplikácie, kliknite na svoj profilový obrázok v ľavom hornom rohu. Ak chcete pridať a odstrániť účty Office 365, vyberte z rozbaľovacej ponuky položku „Nastavenia“ alebo „Spravovať účty“.

Import existujúcich úloh

Obrazovka Nastavenia vám umožňuje importovať vaše existujúce úlohy z Wunderlistu. To znamená, že môžete pokračovať tam, kde ste prestali v staršej aplikácii. To Do automaticky vytvorí zoznamy, ktoré nahradia zoznamy vašich zoznamov Wunderlist a naplnia ich vašimi úlohami v zozname Wunderlist.

Nastavenia vám tiež umožňujú zmeniť niekoľko základných možností v aplikácii. K dispozícii je podpora svetlých alebo tmavých tém a možnosť zakázať potvrdzovanie vymazania a zvuky dokončenia.

Ďalej nadol nájdete sadu prepínacích tlačidiel pre „Inteligentné zoznamy“. K inteligentným zoznamom sa vrátime neskôr, ale zatiaľ vieme, že je možné zabrániť zobrazovaniu nepoužívaných inteligentných zoznamov v aplikácii. Posledné prepínacie tlačidlo vám umožňuje ovládať, či sa označené e-maily programu Outlook majú zobrazovať v časti Úlohy – vypnutím tejto možnosti odstránite z navigačného panela sekciu Označený e-mail.

Vytváranie zoznamov

Ak chcete vytvoriť zoznam, kliknite na tlačidlo „Nový zoznam“ v spodnej časti navigačnej ponuky. Zadajte názov zoznamu a stlačte kláves enter. Voliteľne môžete pridať vlastný emoji, ktorý sa použije ako navigačná ikona v zozname. Kliknite na názov zoznamu v centrálnom paneli a potom na tlačidlo smajlíka vyberte emotikon.

Máte niekoľko súvisiacich zoznamov? Skúste vytvoriť skupinu. Kliknutím na tlačidlo napravo od tlačidla „Nový zoznam“ vytvoríte a pomenujete svoju skupinu. Jednotlivé zoznamy potom môžete pretiahnuť do skupiny a urobiť z nich deti. Pomôže vám to upratať vašu navigačnú ponuku skrytím zoznamov, ktoré sa nepoužívajú často.

Zoznam možností

Do ponuky možností zoznamu sa dostanete kliknutím na ikonu troch bodiek v pravom hornom rohu aplikácie. Môžete upraviť tému aplikácie individuálne pre každý zoznam, zmeniť poradie zoradenia úloh alebo premenovať zoznam.

Táto ponuka vám tiež umožňuje zobraziť (alebo skryť) dokončené úlohy v zozname. Nakoniec sú tu položky ponuky na pripnutie skratky do ponuky Štart alebo odstránenie zoznamu. Týmto sa odstránia všetky úlohy v zozname, ako aj samotný zoznam.

Zdieľanie zoznamov

Na uľahčenie spolupráce môžete zdieľať zoznamy s ostatnými používateľmi. Začnite kliknutím na ikonu osoby vedľa tlačidla možností zoznamu.

Kliknutím na „Vytvoriť odkaz na pozvánku“ získate odkaz na zdieľanie. Poskytnite odkaz ľuďom, ktorí potrebujú prístup k zoznamu. Budú si môcť prezerať, pridávať a upravovať úlohy v zozname. Ak chcete v budúcnosti spravovať možnosti zdieľania, znova kliknite na tlačidlo zdieľania. Uvidíte spolupracovníkov pridaných do zoznamu a možnosť odvolať zdieľaný prístup.

Práca s úlohami

Úlohy sú najdôležitejšie objekty v rámci úlohy. Vytvorenie úlohy je jednoduché: vyberte zoznam a potom kliknite na „Pridať úlohu“ v spodnej časti obrazovky. Zadajte názov úlohy a stlačte kláves enter.

Vo svojej najzákladnejšej forme je to všetko. Môžete pokračovať v pridávaní úloh zadaním popisov a stlačením klávesu Enter. Úlohy však majú k dispozícii oveľa viac možností, takže skúste kliknúť na jednu, aby sa zobrazila tabla podrobností.

Tu môžete nastaviť pripomienku, termín a plán opakovania úlohy. K dispozícii je textové pole pre ďalšie poznámky (praktické pre adresy webových stránok) a nástroj na výber súborov na pridávanie príloh.

Odkaz "Pridať krok" v hornej časti tably vám umožňuje vytvoriť skupinu čiastkových úloh. Je to užitočné pri vytváraní jednoduchých kontrolných zoznamov v rámci väčšieho procesu. Do úlohy „Vyčistite dom“ môžete napríklad pridať „Koberce“, „Podlahy“ a „Povrchy“.

Nakoniec, malá ikona hviezdičky vám umožňuje označiť úlohu ako dôležitú. Výsledkom bude, že sa zobrazí v zozname „Dôležité“ viditeľnom v navigačnej ponuke Úlohy. Podobne „Pridať do môjho dňa“ zobrazí úlohu v zozname „Môj deň“ – viac o tom v ďalšej časti...

Používanie inteligentných zoznamov

Inteligentné zoznamy predstavujú spôsob popisu zoznamov úloh, ktorý automaticky agreguje úlohy z iných zoznamov. Inteligentné zoznamy nemôžete vytvárať, ale môžete si vybrať, ktoré z nich sa zobrazia, ako sme videli na stránke Nastavenia.

Už sme sa pozreli na dva inteligentné zoznamy: Dôležité a Môj deň. My Day si vyžaduje ďalšie vysvetlenie, pretože je to jeden zo spôsobov, ktorým sa To Do odlišuje od konkurencie.

Namiesto toho, aby ste sa úplne spoliehali na termíny, vám To Do dáva možnosť vybrať si úlohy, na ktorých budete pracovať každý deň. Ide o to, že si ráno skontrolujete svoje čakajúce úlohy, pridáte niekoľko do „Môj deň“ a potom budete pracovať z tohto zoznamu. To vám pomôže vyhnúť sa rozptyľovaniu nevykonateľnými úlohami vo vašich zoznamoch.

Funkcia To Do je dostatočne inteligentná na to, aby dokázala navrhnúť úlohy na pridanie do Môjho dňa. Pri rannej návšteve Môj deň sa môžu zobraziť návrhy. Úlohy zvyčajne navrhnú úlohy s konečným termínom. Bude obsahovať aj všetky úlohy, ktoré ste včera pridali do Môjho dňa, no nestihli ste ich dokončiť. Pomôže vám to rýchlo sa vrátiť tam, kde ste boli, pri zvládaní pracovného zaťaženia na daný deň.

Momentálne existujú tri ďalšie inteligentné zoznamy v rámci úloh: Plánovaný, Označený e-mail a Priradené mne. Plánované uvádza každú úlohu s termínom dokončenia. Označený e-mail zobrazuje všetky e-maily, ktoré ste označili na akciu pomocou programu Outlook. Každý e-mail sa prevedie na bežnú úlohu To Do.

Priradené mne, ktoré je špecifické pre kontá Office 365, obsahuje úlohy Microsoft Planner, na ktorých práve pracujete. To znamená, že môžete použiť tímový plánovač a zároveň si zachovať svoj osobný zoznam úloh. Pri súbežnom používaní Outlooku a Plannera nie je potrebné prepínať medzi aplikáciami.

Microsoft To Do

Toto je koniec našej rýchlej prehliadky To Do. Ako ste už dúfali videli, To Do dozrelo na čoraz komplexnejšie riešenie správy úloh. Je nabitý funkciami a dokáže sa integrovať s veľkou časťou ekosystému spoločnosti Microsoft.

Aby ste z neho vyťažili maximum, musíte využívať funkcie, ako sú inteligentné zoznamy. Práve tieto dotyky povyšujú To Do nad dav. Je však rovnako užitočná ako jednoduchá aplikácia na osobné použitie – pridávanie nových položiek trvá niekoľko sekúnd.

Najväčšie zvýšenie produktivity To Do pravdepodobne prichádza v kombinácii s inými produktmi spoločnosti Microsoft. Spoločnosť Microsoft používa aplikáciu na spojenie rôznych služieb. To Do sa stáva centrom produktivity, ktorý zhromažďuje údaje z programov Outlook, Cortana a Planner. Možnosť používať aplikáciu na každej platforme zaisťuje, že máte vždy prístup ku všetkým svojim úlohám, nech ste kdekoľvek.

S podporou spolupráce, robustnými možnosťami pre jednotlivé úlohy a funkcionalitou denného plánovača sa To Do rozrástla na všestrannú platformu na správu úloh. Podarilo sa to urobiť, pričom začiatky zostali mimoriadne jednoduché, takže nech sú vaše požiadavky akékoľvek, To Do ich pravdepodobne dokáže splniť.