Jeg skrev nylig en artikkel om hvordan man bruker oppsummeringsfunksjoner i Excel for enkelt å oppsummere store mengder data, men den artikkelen tok hensyn til alle data på regnearket. Hva om du bare vil se på en delmengde av data og oppsummere delmengden av data?
I Excel kan du lage filtre på kolonner som skjuler rader som ikke samsvarer med filteret ditt. I tillegg kan du også bruke spesialfunksjoner i Excel for å oppsummere data kun ved å bruke de filtrerte dataene.
Innholdsfortegnelse
I denne artikkelen vil jeg lede deg gjennom trinnene for å lage filtre i Excel og også bruke innebygde funksjoner for å oppsummere de filtrerte dataene.
Lag enkle filtre i Excel
I Excel kan du lage enkle filtre og komplekse filtre. La oss starte med enkle filtre. Når du arbeider med filtre, bør du alltid ha én rad øverst som brukes til etiketter. Det er ikke et krav å ha denne raden, men det gjør arbeidet med filtre litt enklere.
Ovenfor har jeg noen falske data, og jeg vil lage et filter på By - kolonnen. I Excel er dette veldig enkelt å gjøre. Gå videre og klikk på Data- fanen på båndet og klikk deretter på Filter - knappen. Du trenger heller ikke velge dataene på arket eller klikke i første rad.
Når du klikker på Filter, vil hver kolonne i den første raden automatisk ha en liten nedtrekksknapp lagt til helt til høyre.
Gå nå videre og klikk på rullegardinpilen i By-kolonnen. Du vil se et par forskjellige alternativer, som jeg vil forklare nedenfor.
Øverst kan du raskt sortere alle radene etter verdiene i By-kolonnen. Merk at når du sorterer dataene, vil den flytte hele raden, ikke bare verdiene i By-kolonnen. Dette vil sikre at dataene dine forblir intakte akkurat som de var før.
Det er også en god idé å legge til en kolonne helt foran kalt ID og nummerere den fra én til hvor mange rader du har i regnearket. På denne måten kan du alltid sortere etter ID-kolonnen og få dataene dine tilbake i samme rekkefølge som de opprinnelig var, hvis det er viktig for deg.
Som du kan se, er alle dataene i regnearket nå sortert basert på verdiene i By-kolonnen. Så langt er ingen rader skjult. La oss nå ta en titt på avmerkingsboksene nederst i filterdialogen. I mitt eksempel har jeg bare tre unike verdier i By-kolonnen, og de tre vises i listen.
Jeg gikk videre og fjernet merket for to byer og la en avkrysset. Nå har jeg bare 8 rader med data som vises, og resten er skjult. Du kan enkelt se at du ser på filtrerte data hvis du sjekker radnumrene helt til venstre. Avhengig av hvor mange rader som er skjult, vil du se noen ekstra horisontale linjer og fargen på tallene vil være blå.
La oss nå si at jeg vil filtrere på en annen kolonne for å redusere antall resultater ytterligere. I kolonne C har jeg det totale antallet medlemmer i hver familie og jeg ønsker kun å se resultatene for familier med mer enn to medlemmer.
Gå videre og klikk på rullegardinpilen i kolonne C, og du vil se de samme avmerkingsboksene for hver unike verdi i kolonnen. Men i dette tilfellet ønsker vi å klikke på Tallfiltre og deretter klikke på Større enn . Som du kan se, er det en haug med andre alternativer også.
En ny dialog kommer opp og her kan du skrive inn verdien for filteret. Du kan også legge til mer enn ett kriterium med en OG- eller ELLER-funksjon. Du kan si at du vil ha rader der verdien er større enn 2 og ikke lik 5, for eksempel.
Nå har jeg bare 5 rader med data: familier bare fra New Orleans og med 3 eller flere medlemmer. Enkelt nok? Merk at du enkelt kan tømme et filter på en kolonne ved å klikke på rullegardinmenyen og deretter klikke på Fjern filter fra "Kolonnenavn" .
Så det er omtrent det for enkle filtre i Excel. De er veldig enkle å bruke og resultatene er ganske enkle. La oss nå ta en titt på komplekse filtre ved å bruke dialogboksen Avanserte filtre.
Lag avanserte filtre i Excel
Hvis du vil lage mer avanserte filtre, må du bruke dialogboksen Avansert filter. La oss for eksempel si at jeg ønsket å se alle familier som bor i New Orleans med mer enn 2 medlemmer i familien ELLER alle familier i Clarksville med mer enn 3 medlemmer i familien OG bare de med en .EDU- sluttende e-postadresse. Nå kan du ikke gjøre det med et enkelt filter.
For å gjøre dette må vi sette opp Excel-arket litt annerledes. Sett inn et par rader over settet med data og kopier overskriftsetikettene nøyaktig inn i den første raden som vist nedenfor.
Her er hvordan avanserte filtre fungerer. Du må først skrive inn kriteriene dine i kolonnene øverst og deretter klikke på Avansert - knappen under Sorter og filtrer på fanen Data .
Så hva kan vi egentlig skrive inn i disse cellene? OK, så la oss starte med vårt eksempel. Vi ønsker bare å se data fra New Orleans eller Clarksville, så la oss skrive dem inn i cellene E2 og E3.
Når du skriver inn verdier på forskjellige rader, betyr det ELLER. Nå ønsker vi New Orleans-familier med mer enn to medlemmer og Clarksville-familier med mer enn 3 medlemmer. For å gjøre dette, skriv inn >2 i C2 og >3 i C3.
Siden >2 og New Orleans er på samme rad, vil det være en OG-operator. Det samme gjelder for rad 3 ovenfor. Til slutt ønsker vi bare familiene med .EDU-sluttende e-postadresse. For å gjøre dette, skriv bare inn *.edu i både D2 og D3. *-symbolet betyr et hvilket som helst antall tegn.
Når du har gjort det, klikk hvor som helst i datasettet og klikk deretter på Avansert - knappen. List Rang e-feltet vil automatisk finne ut datasettet ditt siden du klikket på det før du klikket på Avansert-knappen . Klikk nå på den lille lille knappen til høyre for Kriterieområde - knappen.
Velg alt fra A1 til E3 og klikk deretter på den samme knappen igjen for å komme tilbake til dialogboksen Avansert filter. Klikk OK og dataene dine skal nå filtreres!
Som du kan se, har jeg nå bare 3 resultater som samsvarer med alle disse kriteriene. Merk at etikettene for kriterieområdet må samsvare nøyaktig med etikettene for datasettet for at dette skal fungere.
Du kan åpenbart lage mye mer kompliserte spørringer ved å bruke denne metoden, så lek med den for å få de ønskede resultatene. Til slutt, la oss snakke om å bruke summeringsfunksjoner på filtrerte data.
Oppsummering av filtrerte data
La oss nå si at jeg vil oppsummere antall familiemedlemmer på de filtrerte dataene mine, hvordan skulle jeg gjøre det? Vel, la oss tømme filteret vårt ved å klikke på Fjern - knappen på båndet. Ikke bekymre deg, det er veldig enkelt å bruke det avanserte filteret igjen ved å klikke på Avansert-knappen og klikke OK igjen.
Nederst i datasettet vårt, la oss legge til en celle kalt Totalt og deretter legge til en sumfunksjon for å summere det totale familiemedlemmene. I eksemplet mitt skrev jeg bare =SUM(C7:C31) .
Så hvis jeg ser på alle familier, har jeg totalt 78 medlemmer. La oss nå gå videre og bruke vårt avanserte filter på nytt og se hva som skjer.
Oops! I stedet for å vise riktig tall, 11, ser jeg fortsatt at totalen er 78! Hvorfor det? Vel, SUM-funksjonen ignorerer ikke skjulte rader, så den gjør fortsatt beregningen ved å bruke alle radene. Heldigvis er det et par funksjoner du kan bruke til å ignorere skjulte rader.
Den første er SUBTOTAL . Før vi bruker noen av disse spesialfunksjonene, vil du tømme filteret og deretter skrive inn funksjonen.
Når filteret er tømt, fortsett og skriv inn =SUBTOTAL( og du skal se en rullegardinboks med en rekke alternativer. Ved å bruke denne funksjonen velger du først typen summeringsfunksjon du vil bruke ved å bruke et tall.
I vårt eksempel vil jeg bruke SUM , så jeg ville skrive inn tallet 9 eller bare klikke på det fra rullegardinmenyen. Skriv deretter et komma og velg celleområdet.
Når du trykker enter, bør du se at verdien på 78 er den samme som tidligere. Men hvis du nå bruker filteret igjen, vil vi se 11!
Utmerket! Det er akkurat det vi ønsker. Nå kan du justere filtrene dine, og verdien vil alltid gjenspeile bare radene som vises for øyeblikket.
Den andre funksjonen som fungerer omtrent på samme måte som SUBTOTAL-funksjonen er AGGREGATE . Den eneste forskjellen er at det er en annen parameter i AGGREGATE-funksjonen hvor du må spesifisere at du vil ignorere skjulte rader.
Den første parameteren er summeringsfunksjonen du vil bruke, og som med SUBTOTAL, representerer 9 SUM-funksjonen. Det andre alternativet er hvor du må skrive inn 5 for å ignorere skjulte rader. Den siste parameteren er den samme og er celleområdet.
Du kan også lese artikkelen min om oppsummeringsfunksjoner for å lære hvordan du bruker AGGREGATE-funksjonen og andre funksjoner som MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. mer detaljert.
Forhåpentligvis gir denne artikkelen deg et godt utgangspunkt for å lage og bruke filtre i Excel. Hvis du har spørsmål, legg gjerne inn en kommentar. Nyt!
Tekstbehandlere har kommet langt siden tidlig på 1980-tallet da Microsoft først ga ut Microsoft Word for MS-DOS. Dens banebrytende funksjon var at den ble designet for å brukes med en mus.
Gantt-diagrammer er en populær måte å holde styr på prosjekter på, spesielt for team som trenger å huske på varigheten av en oppgave. Ved å bruke et Gantt-diagram effektivt, kan du sørge for at ulike oppgaver ikke forstyrrer hverandre, og til og med bestemme når en skal fullføres slik at en annen kan starte.
Her er et vanlig scenario: Du har mottatt et Word-dokument via e-post som du må signere og sende tilbake. Du kan skrive ut, signere, skanne og returnere dokumentet, men det er en enklere, bedre og raskere måte å sette inn en signatur i Word.
Hvis du ønsker å lage og skrive ut etiketter av noe slag, trenger du ikke lete lenger enn til Microsoft Word og Excel. Du kan lagre etikettdataene dine i Excel og deretter hente disse dataene i Word for å lagre eller skrive ut etikettene.
Utskriftsfletting er en Microsoft Word-funksjon som hjelper deg å strømlinjeforme å lage personlige brev, etiketter, konvolutter, e-poster og en katalog. Siden utskriftsfletting ikke er blant de mest brukte MS Word-funksjonene, kan det hende at noen brukere ikke vet hvordan de skal gjøre en utskriftsfletting i Word for å lage brev, etiketter og konvolutter.
Det er alltid en forferdelig tragedie når noen mister noe viktig de jobbet med fordi de ikke lagret dokumentet på riktig måte. Dette skjer oftere enn du skulle tro for Excel- og Word-brukere.
Når de fleste tenker på å sortere tekst i en applikasjon, tenker de på å sortere celler i et Excel-regneark. Du kan imidlertid sortere tekst i Word så lenge det er noe som forteller Word hvor de ulike delene av teksten begynner og slutter.
Et histogram er en type diagram du kan generere fra data i Excel. Det gjør det enkelt å oppsummere frekvensen av bestemte verdier i datasettet ditt.
Microsoft Word kan gjøre mye mer utover det dumme med å lage rapporter og CVer. Den har et egnet sett med grafiske verktøy for å hjelpe deg med å lage grafiske berikede dokumenter som gratulasjonskort.
The Modern Language Association (MLA) er en organisasjon som gir retningslinjer for profesjonelle og akademiske forfattere. Mange universiteter, arbeidsgivere og profesjonelle byråer krever nå at forfattere følger MLA-stilen siden den er enkel å bruke og konsekvent.
Som standard, hvis du er logget på Office-appene dine med Microsoft-kontoen din, lagrer appene dine dokumentene dine i OneDrive-lagring. Dette oppfordrer deg til å lagre filene dine i skyen slik at du kan få tilgang til disse filene på andre synkroniserte enheter.
Hvis du bruker OneDrive til å sikkerhetskopiere bildebiblioteket ditt, sender det regelmessig minner på e-post – bilder og videoer fra samme dag tidligere år. Slik deaktiverer du dem på Windows, Android, iPhone og iPad.
Hvis du noen gang har jobbet med flere arbeidsbøker i Excel, vet du at det noen ganger kan forårsake problemer hvis alle arbeidsbøkene er åpne i samme forekomst av Excel. For eksempel, hvis du beregner alle formler på nytt, vil det gjøre det for alle åpne arbeidsbøker i samme forekomst.
Hvis du vil sende profesjonelt utseende korrespondanse, ikke la det første mottakeren ser være en rotete håndskrevet konvolutt. Ta en konvolutt, legg den i skriveren og skriv inn navnet og adressen ved hjelp av Microsoft Word.
Visste du at du kan lage skjemaer i Word som folk kan fylle ut. Når du hører om utfyllbare skjemaer, er det nesten alltid relatert til Adobe- og PDF-dokumenter fordi det er det mest populære formatet.
Microsoft Word er viktig for alle som jobber med dokumenter. Ord har eksistert så lenge at det er umulig å forestille seg å gjøre kontor, skole eller annen type digitalt arbeid uten det.
Å utføre de samme handlingene om og om igjen er ikke bare kjedelig, men det kan også være bortkastet tid og tapper produktiviteten. Dette gjelder spesielt for nybegynnere av Excel-brukere, som kanskje ikke er klar over at det er enkelt å automatisere vanlige oppgaver ved å ta opp en makro.
Matematisk beregner du et område ved å trekke minimumsverdien fra maksimumsverdien til et bestemt datasett. Den representerer spredningen av verdier i et datasett og er nyttig for å måle variabilitet – jo større rekkevidde, jo mer spredt og variabel er dataene dine.
Hvis du har et Excel-ark med mange datoer, er sjansen stor for at du til slutt må beregne forskjellene mellom noen av disse datoene. Kanskje du vil se hvor mange måneder det tok deg å betale ned gjelden eller hvor mange dager det tok deg å gå ned en viss vekt.
Hvis du bruker Excel på daglig basis, har du sannsynligvis havnet i situasjoner der du trengte å skjule noe i Excel-regnearket. Kanskje du har noen ekstra dataark som er referert til, men som ikke trenger å vises.
Se vår Google Play Kjøpshistorikk ved å følge disse nybegynnervennlige trinnene for å holde apputgiftene dine under kontroll.
Ha det moro i Zoom-møtene dine med noen morsomme filtre du kan prøve. Legg til en glorie eller se ut som en enhjørning i Zoom-møtene dine med disse morsomme filtrene.
Lær hvordan du fremhever tekst med farge i Google Slides-appen med denne trinn-for-trinn-veiledningen for mobil og datamaskin.
Samsung Galaxy Z Fold 5, med sitt innovative foldbare design og banebrytende teknologi, tilbyr ulike måter å koble til en PC. Enten du ønsker
Du har kanskje ikke alltid tenkt over det, men en av de mest utbredte funksjonene på en smarttelefon er muligheten til å ta et skjermbilde. Over tid har metode for å ta skjermbilder utviklet seg av ulike grunner, enten ved tillegg eller fjerning av fysiske knapper eller innføring av nye programvarefunksjoner.
Se hvor enkelt det er å legge til en ny WhatsApp-kontakt ved hjelp av din tilpassede QR-kode for å spare tid og lagre kontakter som en proff.
Lær å forkorte tiden du bruker på PowerPoint-filer ved å lære disse viktige hurtigtastene for PowerPoint.
Bruk Gmail som en sikkerhetskopi for personlig eller profesjonell Outlook-e-post? Lær hvordan du eksporterer kontakter fra Outlook til Gmail for å sikkerhetskopiere kontakter.
Denne guiden viser deg hvordan du sletter bilder og videoer fra Facebook ved hjelp av PC, Android eller iOS-enhet.
For å slutte å se innlegg fra Facebook-grupper, gå til den gruppens side, og klikk på Flere alternativer. Velg deretter Følg ikke lenger gruppe.
