Hvordan skjule Outlook-oppgaver med en fremtidig startdato

Når du er i en oppgavevisning, for eksempel en oppgavemappe eller gjøremålslinjen:

Høyreklikk oppgavevisningens bakgrunn.

Klikk på "Vis innstillinger".

Klikk på "Filter"-knappen i vinduet som vises. Bytt til "Avansert"-fanen i Filter-popup-vinduet.

Klikk på rullegardinmenyen "Felt" og velg "Alle oppgavefelt" > "Startdato".

Fra "Tilstand"-rullegardinmenyen, velg "på eller før."

Skriv inn "I dag" i inntastingsboksen "Verdi", og trykk "Legg til i liste".

Lukk de åpne popup-vinduene med "OK"-knappen.

Siden Microsoft investerer flere ressurser i oppgavebehandlingsappene sine, har det aldri vært en bedre tid å bruke Outlook Tasks. Når kombinert med Microsoft To-Do, Cortana og OneNote, er Outlook Tasks en ekstremt allsidig løsning for å administrere lister, påminnelser og din daglige tidsplan – med bare en liten feil.

Outlook-oppgaver har både en "Startdato" og "Forfallsdato", som lar deg angi når du forventer å jobbe med en oppgave. I teorien er oppgaven din ikke relevant før startdatoen har oppstått, så den burde ikke trenge å plage deg i Outlook-grensesnittet.

Dessverre ignorerer Outlook normalt startdatoen – slik at oppgaver som er planlagt for fremtiden forblir synlige, og fyller listen din og gjør det vanskeligere å se hva som umiddelbart kan gjøres. Å fikse dette er ikke intuitivt, men kan oppnås med Outlooks avanserte visningsfiltreringsfunksjoner.

Før vi begynner, er det viktig å merke seg at du må gjenta følgende prosedyre for hver Outlook-oppgavevisning du vil bruke den med. For eksempel er Outlook To-Do Bar, To-Do Peek og individuelle oppgavemapper alle forskjellige oppgavevisninger som kan filtreres individuelt. Derfor er det å bruke denne oppførselen på alle visninger en øvelse i duplisering.

Først, lag en oppgave med en startdato i fremtiden, slik at du har noe å jobbe med. Du bør se oppgaven dukke opp med en gang, noe som ikke er spesielt nyttig ettersom den ennå ikke er handlingsbar.

Høyreklikk på gjøremålslinjen (eller bakgrunnen til visningen du jobber med) og klikk "Vis innstillinger" i menyen som vises. Fra popup-vinduet klikker du på "Filter..." og bytter til "Avansert"-fanen i den resulterende Filter-popupen.

Du bør se at minst ett standardfilter allerede eksisterer. Som indikert av logikken er dette filteret ansvarlig for å vedta Outlooks standardoppførsel for å skjule fullførte oppgaver, så vi kommer ikke til å berøre det. I stedet vil vi legge til nye filtre ved å bruke inngangene under tabellen.

Start med å klikke på rullegardinmenyen "Felt", og naviger til "Alle oppgavefelt" > "Startdato" i menyen som vises. Dette vil legge til et filter på "Start Date"-egenskapen. Fra rullegardinmenyen "Betingelse", velg "på eller før" og skriv deretter inn "I dag" (uten anførselstegn) i "Verdi"-inntastingsboksen. Til slutt, trykk "Legg til i liste."

Klikk "OK" på begge de åpne popup-vinduene, og du skal se at oppgavevisningen er filtrert til å inkludere bare elementer der startdatoen er nådd. Dette kan godt løse din spesifikke brukssituasjon, selv om det er ett problem til du kanskje ønsker å løse.

For øyeblikket vil dette filteret også skjule alle oppgaver som ikke har en startdato, noe som ikke er ideelt. For å løse dette, gå tilbake til Filter-vinduet som beskrevet ovenfor. Legg til et nytt filter på "Start Date"-egenskapen, denne gangen velger du "eksisterer ikke" som betingelse og la verdien stå tom.

Nå, når du bruker filtrene, skal du se at oppgavevisningen viser oppgaver der startdatoen har oppstått, samt alle oppgaver som mangler en startdato.

Hvorvidt du vil dra nytte av denne endringen, avhenger av arbeidsflyten din for oppgavebehandling. Du vil kanskje at alle oppgavene dine skal være synlige hele tiden, uavhengig av når de er planlagt for implementering. I dette tilfellet vil Outlooks standardoppførsel være tilfredsstillende. For mer komplekse arbeidsflyter med flere åpne oppgaver, er det imidlertid viktig å skjule oppgaver som ikke kan utføres ennå for å redusere den kognitive belastningen. Selv om det er langt fra åpenbart, er det ikke spesielt vanskelig å sette opp dette i Outlook.

Til slutt er det verdt å merke seg at disse endringene utelukkende gjelder for Outlook-skrivebordsappen – andre Outlook Tasks-opplevelser, for eksempel Microsoft To-Do, mangler muligheten til å filtrere oppgaver på denne måten. Startdato-egenskapen (og alle andre Outlook-felt) er imidlertid tilgjengelige for hver Outlook-oppgave, uavhengig av hvordan den ble opprettet.