Hvordan administrere møter i Outlook

Her er våre valg for hvordan du kan administrere møter i Outlook

Bruk planleggingsassistenten. Denne innebygde funksjonen i Outlook finner du ved å klikke på Hjem-fanen, etterfulgt av å klikke på pil ned ved siden av Ny e-post og deretter velge Møte.

Før du godtar å bli med i et møte fra en e-post, kan du raskt se kalenderen din for å se hvordan dagen eller uken utvikler seg. Hold musen over kalenderikonet for å se månedskalenderen.

Åpne møteforespørsels-e-posten. Du bør se Godta, Foreløpig eller Avslå. Klikk på en av disse for å la møtedeltakerne få vite statusen din, og for å legge den til i kalenderen.

Hvis du jobber hjemmefra, eller nå kommer tilbake til kontoret, har noe alltid gjentatt seg over tid, er møter. Fra å diskutere viktige emner, holde intervjuer, en til en og mye mer, en del av enhver virksomhet eller jobb involverer møter slik at alle kan komme i gang og holde seg på samme side.

Jo flere møter du har, jo mer rotete kan kalenderen din bli. Vel, Outlook-appen på Windows 10, inkludert i Microsoft 365, gjør det enkelt å administrere møter. Her er våre valg for hvordan du kan administrere møter i Outlook.

Bruk planleggingsassistenten

Vårt førstevalg for å administrere møter i Outlook er å bruke planleggingsassistenten. Denne innebygde funksjonen i Outlook finner du ved å klikke på Hjem-fanen, etterfulgt av å klikke på pil ned ved siden av Ny e-post og deretter velge Møte. Du bør da se en fane øverst for planleggingsassistent. Klikk på denne.

Når du ser på Planleggingsassistent, vil et skyggelagt område med vertikale streker vise møtetider du ønsker. Du kan dra stolpene for å justere tiden. Et rutenett vil også vise når deltakere er tilgjengelige. Du vil se at Outlook også vil foreslå tider og antall konflikter for det møtet hvis det er noen.

Planleggingsassistent hjelper til med å sørge for at alle i møtet er på samme side, og at det ikke er konflikter. Det vil blokkere tider som kollegene dine ikke er tilgjengelige, og vil til og med la deg se når møterom er og ikke er tilgjengelige når du holder et møte.

Vis kalenderen din raskt

Neste opp for å administrere møter i Outlook er å bruke Outlooks kalender til din fordel. Før du godtar å bli med i et møte fra en e-post, kan du raskt se kalenderen din for å se hvordan dagen eller uken utvikler seg. Hold musen over kalenderikonet for å se månedskalenderen. Med hurtigvisningen for kalenderen vil du kunne se timeplanen din uten å legge igjen e-postene dine.

Når du holder musepekeren over ikonet, vil du kunne se kommende møter og avtaler for uken. Du kan også se hvilke rom de forekommer i, og til hvilke tider. Hvis du vil, kan du også velge Dock kikkikonet øverst til høyre i kalenderen (nær rullefeltet) for å dokke kikken og få den til å følge deg mens du leser e-postene dine.

Bruk møteforespørsler-funksjonen til din fordel

Vårt siste valg er knyttet til funksjonen for møteforespørsler i Outlook. Med denne har du full kontroll over å svare på møteforespørsler etter hvert som du mottar dem, og sikrer at du har den mest oppdaterte informasjonen i kalenderen din. Det hjelper også med å rydde opp i innboksen din fra invitasjoner.

For å bruke denne funksjonen må du åpne e-posten med møteforespørselen. Du bør se Godta, Foreløpig eller Avslå. Klikk på en av disse for å la møtedeltakerne få vite statusen din, og for å legge den til i kalenderen. Hvis du godtar, kan du redigere svaret før du sender, sende svaret nå eller ikke sende et svar. Disse valgene vil hjelpe møtearrangøren til å få en bedre ide om hvem som planlegger å delta. Hvis du ikke svarer, vil personen som organiserte det ikke vite om du planlegger å delta eller ikke.

Selvfølgelig kan du også klikke på alternativet for å foreslå nytt tidspunkt for å foreslå et alternativt tidspunkt for møtet. Eller, når du har godtatt, kan du redigere møtet fra kalenderen din, si for å endre tidspunktet, ved å høyreklikke på det.

Sjekk ut noen andre funksjoner også

Selv om vi har diskutert Outlook-appen på Windows, er det noen flere måter å administrere møter på også. Disse dekker Outlook for nettet og Outlook mobil. Som annonsert i juli gir Outlook på nettet nå brukere mer kontroll over møteinvitasjoner ved å vise meldinger, møtedetaljer, deltakernes svar og mer. Outlook på Android viser i mellomtiden informasjonen du kan finne relevant, for eksempel e-poster og filer, i hendelsesdetaljene i kalenderen din for å hjelpe deg med å planlegge møter bedre. Det er definitivt flere måter enn én å administrere møter på i Outlook, så fortell oss hvordan du administrerer møtene dine ved å sende oss en kommentar nedenfor.