Hvordan få mest mulig ut av Microsofts redesignede (og omdøpte) To Do

Microsoft har fornyet sin applikasjon for å lage listelister til å bli et omfattende oppgavebehandlingssystem. For å få mest mulig ut av det, kan du

Importer eksisterende lister

Opprett og del lister

Arbeid med oppgaver

Bruk smarte lister

To Do er et av de nyeste tilleggene til Microsofts utvalg av produktivitetsverktøy. Den har nylig fått en omfattende UI-oppdatering etter en rekke nye funksjoner, så vi bestemte oss for å ta en ny titt på hva den kan tilby i 2019.

To Do ble båret ut av Microsofts oppkjøp av Wunderlist. Selv om Wunderlist fortsatt er operativ i dag, har ingeniørressurser blitt omdirigert til To Do. Microsoft har gjenoppbygd appen på toppen av Office 365-infrastrukturen, for å sikre at den oppfyller samsvarskravene for bedriftsbruk. Denne arkitekturen gjør det også mulig for To Do å synkronisere med e-poster og oppgaver i Outlook.

To Dos redesign tidligere denne måneden flyttet appen nærmere Wunderlists designspråk. Det er større bruk av farger og en mer nøye oppmerksomhet på polstring mellom grensesnittelementer. Det nye utseendet, som kommer med en subtil navnendring (fra To-Do til To Do), indikerer Microsofts økende tillit til produktet.

Starter

Dagens To Do er tilgjengelig på nesten alle større plattformer. Apper tilbys på Windows 10, macOS, iOS, Android og nettet. I tillegg integreres To Do i et voksende utvalg av Microsoft-produkter. Disse inkluderer Outlook, Cortana og Microsoft Planner, så appen er i stand til å bli et knutepunkt for alle oppgavene dine.

I denne veiledningen bruker vi To Do på en Windows 10-PC. De fleste skjermer er veldig like på alle plattformer, så du bør ikke støte på noen problemer med å følge med på din egen enhet.

Etter å ha lastet ned To Do, må du først logge på. Både personlige Microsoft-kontoer og Enterprise Office 365-kontoer støttes. Ved å bruke appens innstillingsskjerm kan du legge til flere kontoer senere.

Når du er logget på, vil du lande på To Dos "Min dag"-skjerm. Det er verdt å ta et øyeblikk for å vurdere grensesnittet. På stasjonære enheter bruker To Do en to-rutevisning. Oppgavelistene dine vises til venstre, mens midtdelen oppdateres for å vise innholdet i listene. Når du velger en oppgave, vises en ekstra rute til høyre for å redigere egenskapene. Mobiloppsettet er veldig likt, med navigasjonen skjult bak en hamburgermeny.

For å komme til appens innstillingsside, klikk på profilbildet ditt øverst til venstre. Velg "Innstillinger" fra rullegardinmenyen, eller "Administrer kontoer" for å legge til og fjerne Office 365-kontoer.

Importerer eksisterende oppgaver

Innstillinger-skjermen lar deg importere eksisterende oppgaver fra Wunderlist. Dette betyr at du kan fortsette der du slapp i den eldre appen. To Do vil automatisk opprette lister for å erstatte dine Wunderlist, og fylle dem med oppgavene dine i Wunderlist.

Innstillinger lar deg også endre noen grunnleggende alternativer i appen. Det er støtte for lyst eller mørkt tema og muligheten til å deaktivere slettingsbekreftelser og fullføringslyder.

Lenger ned finner du et sett med veksleknapper for "Smartlister". Vi vil se på smartlister senere, men foreløpig vet du at det er mulig å forhindre ubrukte smartlister fra å vises i appen. Den siste veksleknappen lar deg kontrollere om flaggede Outlook-e-poster skal vises i To Do - hvis du deaktiverer dette, fjernes delen "Flagget e-post" fra navigasjonslinjen.

Opprette lister

For å opprette en liste, klikk på "Ny liste"-knappen nederst i navigasjonsmenyen. Skriv inn et navn for listen og trykk enter. Eventuelt kan du legge til en egendefinert emoji som skal brukes som listens navigasjonsikon. Klikk på listens navn i den sentrale ruten og deretter på smiley-knappen for å velge en emoji.

Har du flere relaterte lister? Prøv å opprette en gruppe. Klikk på knappen til høyre for "Ny liste"-knappen for å opprette og navngi gruppen din. Du kan deretter dra individuelle lister inn i gruppen og gjøre dem til barn i den. Dette kan hjelpe deg med å rydde opp i navigasjonsmenyen ved å skjule lister du sjelden bruker.

Liste alternativer

Du får tilgang til en listes alternativmeny ved å klikke på ikonet med tre prikker øverst til høyre i appen. Du kan justere appens tema individuelt for hver liste, endre oppgavesorteringsrekkefølgen eller gi nytt navn til listen.

Denne menyen gir deg også en måte å vise (eller skjule) fullførte oppgaver på listen din. Til slutt er det menyelementer for å feste en snarvei til Start-menyen eller slette listen. Dette vil fjerne alle oppgavene i listen, så vel som selve listen.

Dele lister

Du kan dele lister med andre brukere for å lette samarbeidet. Begynn med å klikke på personikonet ved siden av listen alternativer-knappen.

Klikk på "Opprett invitasjonslenke" for å få din delbare lenke. Gi lenken til personer som trenger tilgang til listen. De vil kunne se, legge til og redigere oppgaver i listen. For å administrere delingsalternativer i fremtiden, klikk på delingsknappen igjen. Du vil se samarbeidspartnere lagt til i listen og et alternativ for å trekke tilbake delt tilgang.

Jobber med oppgaver

Oppgaver er de viktigste objektene i To Do. Det er enkelt å lage en oppgave: velg en liste og klikk deretter på "Legg til oppgave" nederst på skjermen. Skriv inn et oppgavenavn og trykk enter.

I sin mest grunnleggende form er det alt som skal til. Du kan fortsette å legge til oppgaver ved å skrive beskrivelser og trykke enter. Oppgaver har mange flere tilgjengelige alternativer, så prøv å klikke på en for å få opp detaljruten.

Her kan du angi en påminnelse, forfallsdato og gjentakelsesplan for oppgaven. Det er et tekstfelt for ytterligere notater (praktisk for nettstedsadresser) og en filvelger for å legge til vedlegg.

Øverst i ruten lar koblingen "Legg til trinn" deg lage et sett med underoppgaver. Dette er nyttig for å lage enkle sjekklister i en større prosess. Du kan for eksempel legge til "Tepper", "Gulver" og "Overflater" i en "Rengjør huset"-oppgave.

Til slutt lar det lille stjerneikonet deg markere en oppgave som viktig. Dette vil resultere i at den vises i "Viktig"-listen som er synlig i To Dos navigasjonsmeny. På samme måte vil "Legg til i min dag" vise oppgaven i "Min dag"-listen - mer om dette i neste avsnitt...

Bruke smarte lister

Smarte lister er To Dos måte å beskrive lister som automatisk samler oppgaver fra andre lister. Du kan ikke lage smarte lister, men du kan velge hvilke som skal vises, som vi så på Innstillinger-siden.

Vi har allerede sett på to smarte lister: Viktig og Min dag. My Day krever ytterligere forklaring, siden det er en måte To Do skiller seg fra konkurrentene på.

I stedet for å stole helt på forfallsdatoer, gir To Do deg muligheten til å velge oppgaver du vil jobbe med hver dag. Tanken er at du skal gjennomgå de ventende oppgavene dine om morgenen, legge til noen i "Min dag" og deretter jobbe fra den listen. Dette hjelper deg å unngå å bli distrahert av oppgaver som ikke kan gjøres i listene dine.

To Do er smart nok til å kunne foreslå oppgaver å legge til i Min dag. Du kan se forslag vises når du besøker Min dag om morgenen. Vanligvis vil To Do foreslå oppgaver med forfallsdato. Den vil også inkludere alle oppgaver du la til i Min dag i går, men som du ikke fikk fullført. Dette hjelper deg raskt å komme tilbake til der du var mens du administrerte arbeidsmengden for dagen.

Det er for øyeblikket tre andre smarte lister innenfor gjøremål: Planlagt, flagget e-post og tildelt meg. Planlagt overflater hver oppgave med en forfallsdato. Flagget e-post viser alle e-poster som du har flagget for handling med Outlook. Hver e-post konverteres til en vanlig gjøremålsoppgave.

Tildelt til meg, som er spesifikt for Office 365-kontoer, inneholder Microsoft Planner-oppgaver som du jobber med. Dette betyr at du kan bruke en teamplanlegger mens du fortsatt opprettholder din personlige oppgaveliste. Det er ikke nødvendig å bytte mellom applikasjoner når du bruker både Outlook og Planner side ved side.

Microsoft å gjøre

Dette er slutten på vår raske omvisning i To Do. Som du forhåpentligvis har sett, har To Do blitt en stadig mer omfattende løsning for oppgavehåndtering. Den er fylt med funksjoner og kan integreres med mye av Microsofts økosystem.

For å få mest mulig ut av det, må du bruke funksjoner som Smart Lists. Det er disse berøringene som hever To Do over mengden. Den er imidlertid like nyttig som en enkel oppgaveapp for personlig bruk – å legge til nye elementer tar noen sekunder.

To Dos største produktivitetsgevinster kommer uten tvil når de kombineres med andre Microsoft-produkter. Microsoft bruker appen for å kombinere de ulike tjenestene. To Do er i ferd med å bli en produktivitetshub som samler data fra Outlook, Cortana og Planner. Muligheten til å bruke appen på alle plattformer sikrer at du alltid har tilgang til alle oppgavene dine, uansett hvor du er.

Med støtte for samarbeidsarbeid, robuste muligheter for individuelle oppgaver og daglig planleggerfunksjonalitet, har To Do vokst til en godt avrundet oppgavestyringsplattform. Den har vært i stand til å gjøre det samtidig som den er svært enkel å komme i gang med, så uansett hva kravene dine er, kan To Do sannsynligvis oppfylle dem.