Det er alltid en forferdelig tragedie når noen mister noe viktig de jobbet med fordi de ikke lagret dokumentet på riktig måte. Dette skjer oftere enn du skulle tro for Excel- og Word-brukere!
Heldigvis har Microsoft lagt til mange funksjoner i de siste par versjonene som bidrar til å redusere sjansene for å miste data på grunn av krasj, strømbrudd, utilsiktede slettinger osv. Den ene funksjonen kalles AutoRecover og den andre, mindre kjente funksjonen, kalles AutoBackup.
I denne artikkelen skal jeg snakke om hvordan du konfigurerer begge alternativene slik at dataene dine er så trygge som mulig. Jeg vil også nevne at de nyeste versjonene av Office lar deg lagre dokumenter direkte til OneDrive, noe som er et godt alternativ å vurdere fordi du fortsatt vil kunne få tilgang til arbeidet ditt selv om harddisken svikter.
Excel autogjenoppretting
Autogjenopprettingsfunksjonen er slått på som standard og lagrer i utgangspunktet dokumentet automatisk på en midlertidig plassering etter et angitt tidsintervall. For å se innstillingene for automatisk gjenoppretting, klikk på Fil og deretter Alternativer .
Klikk på Lagre i menyen til venstre, og du vil se alternativet for automatisk gjenoppretting under Lagre arbeidsbøker .
Som standard lagres autogjenopprettingsinformasjon hvert 10. minutt. I tillegg til intervallet, må Excel være inaktiv i 30 sekunder før dataene lagres. Den automatisk lagrede informasjonen lagres også i AutoRecover-filplasseringen som er oppført her. Så hvordan fungerer det? I utgangspunktet, la oss si at du har et regneark som det nedenfor, og du har det lagret.
La oss nå si at jeg legger til følgende data i Excel-regnearket og venter i omtrent 10 minutter uten å lagre dokumentet mitt. Siden AutoRecover-intervallet er satt til 10 minutter, må du vente minst så lenge på at dataene skal lagres.
I mitt tilfelle simulerte jeg et Excel-krasj ved å åpne oppgavebehandlingen og drepe Excel-prosessen. Etter det åpnet jeg Excel på nytt og så umiddelbart et alternativ kalt Vis gjenopprettede filer .
Hvis du klikker på det, vil det få opp en liste over Excel-filer som kan gjenopprettes. I mitt tilfelle hadde den den originale filen, som bare hadde data i A1 og A2, og den hadde også den automatisk gjenopprettede filen, som inkluderte dataene jeg ikke hadde lagret på disken.
Hvis du klikker på et av elementene i listen, åpnes en annen forekomst av Excel som viser dataene i den aktuelle filen. Totalt sett er dette en veldig nyttig funksjon for de gangene du ikke lagret alt arbeidet ditt, men Excel slutter uventet.
Den største ulempen med denne funksjonen er at AutoRecover-dataene er lagret på samme harddisk som filen din, så hvis noe skjer med harddisken din, vil alt være borte. Du kan endre plasseringen i innstillingene ovenfor til en separat harddisk eller til og med til en nettverksplassering, noe jeg anbefaler.
Merk at autogjenopprettingsinformasjon også slettes automatisk av Excel under følgende omstendigheter:
Så i utgangspunktet, når du lagrer filen, blir den kvitt AutoRecover-dataene. I tillegg, hvis du avslutter Excel manuelt og velger å ikke lagre dataene, vil det slette autogjenopprettingsdataene. Bare husk det når du bruker denne funksjonen. Hvis du er en tung Excel-bruker, vil jeg foreslå å sette AutoRecover-intervallet til noe sånt som 2 eller 3 minutter i stedet for 10.
Autosikkerhetskopiering
En annen funksjon som ikke mange egentlig vet om det, er AutoBackup. For å bruke den, må du først gå og lagre filen for å komme til Lagre -dialogboksen. Hvis du allerede har et lagret Excel-dokument, går du til Fil og deretter Lagre som og velger en plassering. Når du gjør dette, får du opp dialogboksen Lagre som .
I dialogboksen klikker du på Verktøy - knappen som er til venstre for Lagre - knappen. Du vil se et par alternativer, hvorav ett er Generelle alternativer . Når du klikker på det, vises et lite vindu med noen flere alternativer.
Gå videre og merk av for Opprett alltid sikkerhetskopi . Klikk OK og nå når du lagrer filen, vil det også opprettes en Excel-sikkerhetskopifil med en .XLK-utvidelse. Merk at første gang du gjør dette, vil filene være nøyaktig de samme. Hvis du gjør endringer i den opprinnelige filen og deretter lagrer den på nytt, vil sikkerhetskopifilen fortsatt være den samme (de originale dataene). Tredje gang du lagrer den, vil imidlertid sikkerhetskopifilen bli oppdatert med informasjon frem til andre lagring.
I utgangspunktet er sikkerhetskopifilen alltid én versjon bak gjeldende versjon. Så hvis du gjorde en haug med endringer, lagret filen din og deretter ønsket å gå tilbake til versjonen som ikke hadde disse endringene, kan du bare åpne sikkerhetskopifilen.
Filen er lagret på samme sted som den opprinnelige filen, og det ser ikke ut til å være en måte å endre det på. Denne funksjonen gir ikke mye sikkerhet til dokumentet ditt, men det er bra under visse omstendigheter.
Aktivering av disse sikkerhetskopierings- og gjenopprettingsfunksjonene i Excel vil forhåpentligvis redde deg fra å miste viktige data. Det er alltid et godt alternativ å bruke skylagring (som OneDrive) som et ekstra sikkerhetsnett i tilfelle datamaskinen din katastrofalt svikter. Hvis du har spørsmål, kommenter gjerne. Nyt!
Tekstbehandlere har kommet langt siden tidlig på 1980-tallet da Microsoft først ga ut Microsoft Word for MS-DOS. Dens banebrytende funksjon var at den ble designet for å brukes med en mus.
Gantt-diagrammer er en populær måte å holde styr på prosjekter på, spesielt for team som trenger å huske på varigheten av en oppgave. Ved å bruke et Gantt-diagram effektivt, kan du sørge for at ulike oppgaver ikke forstyrrer hverandre, og til og med bestemme når en skal fullføres slik at en annen kan starte.
Her er et vanlig scenario: Du har mottatt et Word-dokument via e-post som du må signere og sende tilbake. Du kan skrive ut, signere, skanne og returnere dokumentet, men det er en enklere, bedre og raskere måte å sette inn en signatur i Word.
Hvis du ønsker å lage og skrive ut etiketter av noe slag, trenger du ikke lete lenger enn til Microsoft Word og Excel. Du kan lagre etikettdataene dine i Excel og deretter hente disse dataene i Word for å lagre eller skrive ut etikettene.
Utskriftsfletting er en Microsoft Word-funksjon som hjelper deg å strømlinjeforme å lage personlige brev, etiketter, konvolutter, e-poster og en katalog. Siden utskriftsfletting ikke er blant de mest brukte MS Word-funksjonene, kan det hende at noen brukere ikke vet hvordan de skal gjøre en utskriftsfletting i Word for å lage brev, etiketter og konvolutter.
Det er alltid en forferdelig tragedie når noen mister noe viktig de jobbet med fordi de ikke lagret dokumentet på riktig måte. Dette skjer oftere enn du skulle tro for Excel- og Word-brukere.
Når de fleste tenker på å sortere tekst i en applikasjon, tenker de på å sortere celler i et Excel-regneark. Du kan imidlertid sortere tekst i Word så lenge det er noe som forteller Word hvor de ulike delene av teksten begynner og slutter.
Et histogram er en type diagram du kan generere fra data i Excel. Det gjør det enkelt å oppsummere frekvensen av bestemte verdier i datasettet ditt.
Microsoft Word kan gjøre mye mer utover det dumme med å lage rapporter og CVer. Den har et egnet sett med grafiske verktøy for å hjelpe deg med å lage grafiske berikede dokumenter som gratulasjonskort.
The Modern Language Association (MLA) er en organisasjon som gir retningslinjer for profesjonelle og akademiske forfattere. Mange universiteter, arbeidsgivere og profesjonelle byråer krever nå at forfattere følger MLA-stilen siden den er enkel å bruke og konsekvent.
Som standard, hvis du er logget på Office-appene dine med Microsoft-kontoen din, lagrer appene dine dokumentene dine i OneDrive-lagring. Dette oppfordrer deg til å lagre filene dine i skyen slik at du kan få tilgang til disse filene på andre synkroniserte enheter.
Hvis du bruker OneDrive til å sikkerhetskopiere bildebiblioteket ditt, sender det regelmessig minner på e-post – bilder og videoer fra samme dag tidligere år. Slik deaktiverer du dem på Windows, Android, iPhone og iPad.
Hvis du noen gang har jobbet med flere arbeidsbøker i Excel, vet du at det noen ganger kan forårsake problemer hvis alle arbeidsbøkene er åpne i samme forekomst av Excel. For eksempel, hvis du beregner alle formler på nytt, vil det gjøre det for alle åpne arbeidsbøker i samme forekomst.
Hvis du vil sende profesjonelt utseende korrespondanse, ikke la det første mottakeren ser være en rotete håndskrevet konvolutt. Ta en konvolutt, legg den i skriveren og skriv inn navnet og adressen ved hjelp av Microsoft Word.
Visste du at du kan lage skjemaer i Word som folk kan fylle ut. Når du hører om utfyllbare skjemaer, er det nesten alltid relatert til Adobe- og PDF-dokumenter fordi det er det mest populære formatet.
Microsoft Word er viktig for alle som jobber med dokumenter. Ord har eksistert så lenge at det er umulig å forestille seg å gjøre kontor, skole eller annen type digitalt arbeid uten det.
Å utføre de samme handlingene om og om igjen er ikke bare kjedelig, men det kan også være bortkastet tid og tapper produktiviteten. Dette gjelder spesielt for nybegynnere av Excel-brukere, som kanskje ikke er klar over at det er enkelt å automatisere vanlige oppgaver ved å ta opp en makro.
Matematisk beregner du et område ved å trekke minimumsverdien fra maksimumsverdien til et bestemt datasett. Den representerer spredningen av verdier i et datasett og er nyttig for å måle variabilitet – jo større rekkevidde, jo mer spredt og variabel er dataene dine.
Hvis du har et Excel-ark med mange datoer, er sjansen stor for at du til slutt må beregne forskjellene mellom noen av disse datoene. Kanskje du vil se hvor mange måneder det tok deg å betale ned gjelden eller hvor mange dager det tok deg å gå ned en viss vekt.
Hvis du bruker Excel på daglig basis, har du sannsynligvis havnet i situasjoner der du trengte å skjule noe i Excel-regnearket. Kanskje du har noen ekstra dataark som er referert til, men som ikke trenger å vises.
Hvis LastPass ikke klarer å koble til serverne, tøm den lokale bufferen, oppdater passordbehandleren og deaktiver nettleserutvidelsene dine.
Finn her detaljerte instruksjoner om hvordan du endrer brukeragentstrengen i Apple Safari-nettleseren for MacOS.
Lurer du på hvordan du integrerer ChatGPT i Microsoft Word? Denne guiden viser deg nøyaktig hvordan du gjør det med ChatGPT for Word-tillegget i 3 enkle trinn.
Microsoft Teams støtter for tiden ikke direkte casting av møter og samtaler til TV-en din. Men du kan bruke en skjermspeilingsapp.
Har du noen RAR-filer som du vil konvertere til ZIP-filer? Lær hvordan du konverterer RAR-filer til ZIP-format.
For mange brukere bryter 24H2-oppdateringen auto HDR. Denne guiden forklarer hvordan du kan fikse dette problemet.
Ønsker du å deaktivere Apple Software Update-skjermen og hindre den fra å vises på Windows 11-PC-en eller Mac-en din? Prøv disse metodene nå!
Lær hvordan du løser et vanlig problem der skjermen blinker i Google Chrome-nettleseren.
Hold hurtigminnet i Google Chrome-nettleseren ren med disse trinnene.
Spotify kan bli irriterende hvis det åpner seg automatisk hver gang du starter datamaskinen. Deaktiver automatisk oppstart ved å følge disse trinnene.
