Visada yra baisi tragedija, kai kas nors praranda ką nors svarbaus, prie kurio dirbo, nes netinkamai išsaugojo savo dokumentą. Taip nutinka dažniau, nei manote „Excel“ ir „Word“ naudotojams!
Laimei, „Microsoft“ į keletą pastarųjų versijų pridėjo daug funkcijų, kurios padeda sumažinti duomenų praradimo tikimybę dėl gedimų, elektros energijos tiekimo nutraukimo, atsitiktinio ištrynimo ir pan. Viena funkcija vadinama automatiniu atkūrimu, o antra, rečiau žinoma, vadinama automatine atsargine kopija.
Šiame straipsnyje kalbėsiu apie tai, kaip sukonfigūruoti abi parinktis, kad jūsų duomenys būtų kuo saugesni. Taip pat norėčiau paminėti, kad naujausios „Office“ versijos leidžia įrašyti dokumentus tiesiai į „OneDrive“, o tai yra gera galimybė apsvarstyti, nes vis tiek galėsite pasiekti savo darbą, net jei standusis diskas suges.
„Excel“ automatinis atkūrimas
Automatinio atkūrimo funkcija įjungta pagal numatytuosius nustatymus ir iš esmės automatiškai išsaugo jūsų dokumentą laikinoje vietoje po nustatyto laiko. Norėdami peržiūrėti automatinio atkūrimo nustatymus, spustelėkite Failas , tada Parinktys .
Kairiajame meniu spustelėkite Išsaugoti ir pamatysite parinktį Automatinis atkūrimas skiltyje Išsaugoti darbaknyges .
Pagal numatytuosius nustatymus automatinio atkūrimo informacija išsaugoma kas 10 minučių. Be intervalo, „Excel“ turi neveikti 30 sekundžių, kol duomenys bus išsaugoti. Be to, automatiškai išsaugota informacija išsaugoma čia nurodytoje automatinio atkūrimo failo vietoje . Taigi kaip tai veikia? Iš esmės, tarkime, kad turite tokį darbalapį kaip žemiau esantis ir jį išsaugojote.
Tarkime, kad į „Excel“ skaičiuoklę įtraukiu šiuos duomenis ir laukiu apie 10 minučių neišsaugojęs dokumento. Kadangi automatinio atkūrimo intervalas nustatytas 10 minučių, reikia palaukti bent tiek laiko, kol duomenys bus išsaugoti.
Mano atveju aš imitavau „Excel“ gedimą atidarydamas užduočių tvarkyklę ir užmušdamas „Excel“ procesą. Po to vėl atidariau „Excel“ ir iškart pamačiau parinktį „ Rodyti atkurtus failus “ .
Jei spustelėsite tai, bus pateiktas „Excel“ failų, kuriuos galima atkurti, sąrašas. Mano atveju, jame buvo originalus failas, kuriame buvo tik A1 ir A2 duomenys, taip pat buvo automatiškai atkurtas failas, kuriame buvo duomenys, kurių neišsaugojau diske.
Spustelėjus bet kurį iš sąrašo elementų bus atidarytas kitas „Excel“ egzempliorius, kuriame bus rodomi to konkretaus failo duomenys. Apskritai, tai tikrai naudinga funkcija tais atvejais, kai neišsaugojote visų darbų, tačiau „Excel“ baigiasi netikėtai.
Pagrindinis šios funkcijos trūkumas yra tas, kad automatinio atkūrimo duomenys yra saugomi tame pačiame standžiajame diske kaip ir failas, todėl jei kas nors atsitiks su standžiuoju disku, viskas išnyks. Aukščiau esančiuose nustatymuose galite pakeisti vietą į atskirą standųjį diską arba net į tinklo vietą, o tai labai rekomenduoju.
Atminkite, kad „Excel“ automatiškai ištrina automatinio atkūrimo informaciją ir toliau nurodytomis aplinkybėmis:
Taigi iš esmės, kai tik įrašote failą, jis atsikrato automatinio atkūrimo duomenų. Be to, jei rankiniu būdu išeisite iš „Excel“ ir pasirinksite neišsaugoti duomenų, automatinio atkūrimo duomenys bus ištrinti. Tiesiog turėkite tai omenyje, kai naudojate šią funkciją. Jei esate intensyvus „Excel“ vartotojas, siūlyčiau nustatyti automatinio atkūrimo intervalą į 2 ar 3 minutes, o ne 10.
Automatinis rezervinis kopijavimas
Kita funkcija, apie kurią nelabai kas žino, yra automatinė atsarginė kopija. Norėdami jį naudoti, pirmiausia turite eiti ir išsaugoti failą, kad patektumėte į dialogo langą Įrašyti . Jei jau turite išsaugotą Excel dokumentą, eikite į Failas , tada Įrašyti kaip ir pasirinkite vietą. Kai tai padarysite, pasirodys dialogo langas Įrašyti kaip .
Dialogo lange spustelėkite mygtuką Įrankiai , esantį mygtuko Išsaugoti kairėje . Pamatysite keletą parinkčių, viena iš jų yra Bendrosios parinktys . Kai spustelėsite tai, pasirodys mažas langas su dar keliomis parinktimis.
Eikite į priekį ir pažymėkite laukelį Visada kurti atsarginę kopiją . Spustelėkite Gerai ir dabar, kai išsaugosite failą, taip pat bus sukurtas Excel atsarginės kopijos failas su plėtiniu .XLK. Atminkite, kad pirmą kartą tai padarę failai bus lygiai tokie patys. Jei redaguosite pradinį failą ir išsaugosite jį dar kartą, atsarginės kopijos failas išliks toks pat (pradiniai duomenys). Tačiau trečią kartą išsaugojus atsarginės kopijos failą bus atnaujinta informacija iki antrojo išsaugojimo.
Iš esmės atsarginės kopijos failas visada yra viena versija nuo dabartinės versijos. Taigi, jei atlikote daugybę pakeitimų, išsaugojote failą ir norėjote grįžti į versiją, kurioje tų pakeitimų nebuvo, galite tiesiog atidaryti atsarginės kopijos failą.
Failas išsaugomas toje pačioje vietoje kaip ir pradinis failas, ir atrodo, kad nėra būdo to pakeisti. Ši funkcija nesuteikia jūsų dokumentui daug saugumo, tačiau ji yra naudinga tam tikromis aplinkybėmis.
Tikimės, kad įjungę šias atsarginės kopijos kūrimo ir atkūrimo funkcijas programoje „Excel“ neprarasite svarbių duomenų. Visada gera galimybė naudoti debesies saugyklą (pvz., „OneDrive“) kaip papildomą saugos tinklą, jei kompiuteris katastrofiškai sugestų. Jei turite klausimų, drąsiai rašykite komentaruose. Mėgautis!
Tekstų rengyklės nuėjo ilgą kelią nuo devintojo dešimtmečio pradžios, kai „Microsoft“ pirmą kartą išleido „Microsoft Word“, skirtą MS-DOS. Jo novatoriška savybė buvo ta, kad ji buvo sukurta naudoti su pele.
Ganto diagramos yra populiarus būdas sekti projektus, ypač komandoms, kurioms reikia nepamiršti užduoties trukmės. Veiksmingai naudodami Ganto diagramą galite užtikrinti, kad skirtingos užduotys netrukdytų viena kitai, ir netgi nustatyti, kada viena turi būti baigta, kad galėtų pradėti kitą.
Štai dažnas scenarijus: el. paštu gavote „Word“ dokumentą, kurį turite pasirašyti ir išsiųsti atgal. Galite atspausdinti, pasirašyti, nuskaityti ir grąžinti dokumentą, bet yra paprastesnis, geresnis ir greitesnis būdas įterpti parašą į Word.
Jei norite sukurti ir spausdinti bet kokias etiketes, ieškokite tik Microsoft Word ir Excel. Etikečių duomenis galite saugoti programoje „Excel“, o tada gauti tuos duomenis programoje „Word“, kad išsaugotumėte arba atsispausdintumėte etiketes.
Laiškų suliejimas yra „Microsoft Word“ funkcija, padedanti supaprastinti suasmenintų laiškų, etikečių, vokų, el. laiškų ir katalogo kūrimą. Kadangi laiškų suliejimas nėra viena iš dažniausiai naudojamų MS Word funkcijų, kai kurie vartotojai gali nežinoti, kaip atlikti laiškų suliejimą programoje Word, kad būtų sukurtos raidės, etiketės ir vokai.
Visada yra baisi tragedija, kai kas nors praranda kažką svarbaus, su kuriuo dirbo, nes tinkamai neišsaugojo savo dokumento. Tai nutinka dažniau, nei manote „Excel“ ir „Word“ naudotojams.
Kai dauguma žmonių galvoja apie teksto rūšiavimą programoje, jie galvoja apie langelių rūšiavimą „Excel“ skaičiuoklėje. Tačiau galite rūšiuoti tekstą programoje „Word“, jei yra kažkas, kas nurodo „Word“, kur prasideda ir baigiasi skirtingos teksto dalys.
Histograma yra diagramos tipas, kurį galite generuoti iš duomenų programoje „Excel“. Tai leidžia lengvai apibendrinti konkrečių verčių dažnumą duomenų rinkinyje.
„Microsoft Word“ gali nuveikti daug daugiau, ne tik ataskaitų ir gyvenimo aprašymų kūrimas. Jame yra tinkamas grafinių įrankių rinkinys, padedantis kurti grafinius dokumentus, pavyzdžiui, sveikinimo atvirukus.
Šiuolaikinės kalbos asociacija (MLA) yra organizacija, teikianti gaires profesionaliems ir akademiniams rašytojams. Daugelis universitetų, darbdavių ir profesionalių agentūrų dabar reikalauja, kad rašytojai atitiktų MLA stilių, nes juo lengva naudotis ir jis yra nuoseklus.
Pagal numatytuosius nustatymus, jei esate prisijungę prie „Office“ programų naudodami „Microsoft“ paskyrą, jūsų programos išsaugo dokumentus „OneDrive“ saugykloje. Tai skatina saugoti failus debesyje, kad galėtumėte pasiekti tuos failus kituose sinchronizuojamuose įrenginiuose.
Jei naudojate „OneDrive“, kad sukurtumėte atsarginę nuotraukų bibliotekos kopiją, ji reguliariai el. paštu siunčia prisiminimus – vaizdus ir vaizdo įrašus iš tos pačios dienos ankstesniais metais. Štai kaip juos išjungti „Windows“, „Android“, „iPhone“ ir „iPad“.
Jei kada nors dirbote su keliomis darbaknygėmis programoje „Excel“, žinote, kad kartais gali kilti problemų, jei visos darbaknygos yra atidarytos tame pačiame „Excel“ egzemplioriuje. Pavyzdžiui, jei perskaičiuosite visas formules, tai bus daroma visoms atidarytoms darbaknygėms tame pačiame egzemplioriuje.
Jei norite siųsti profesionaliai atrodančią korespondenciją, neleiskite, kad pirmas dalykas, kurį gavėjas pamatytų, būtų netvarkingas ranka rašytas vokas. Paimkite voką, įdėkite jį į spausdintuvą ir naudodami Microsoft Word įveskite pavadinimą bei adresą.
Ar žinojote, kad „Word“ galite kurti formas, kurias žmonės gali užpildyti. Kai girdite apie užpildomas formas, tai beveik visada yra susijusi su Adobe ir PDF dokumentais, nes tai yra populiariausias formatas.
„Microsoft Word“ yra būtina visiems, kurie dirba su dokumentais. Žodžiai buvo naudojami taip ilgai, kad be jo neįmanoma įsivaizduoti biuro, mokyklos ar kitokio skaitmeninio darbo.
Vėl ir vėl atlikti tuos pačius veiksmus nėra tik nuobodu, bet tai gali būti ir laiko švaistymas bei našumo išeikvojimas. Tai ypač aktualu pradedantiesiems „Excel“ naudotojams, kurie gali nesuprasti, kad įprastas užduotis lengva automatizuoti įrašant makrokomandą.
Matematiškai apskaičiuojate diapazoną iš didžiausios tam tikro duomenų rinkinio vertės atėmę mažiausią reikšmę. Tai rodo reikšmių sklaidą duomenų rinkinyje ir yra naudinga matuojant kintamumą – kuo didesnis diapazonas, tuo jūsų duomenys yra labiau išsklaidyti ir kintantys.
Jei turite „Excel“ lapą su daugybe datų, tikėtina, kad galiausiai turėsite apskaičiuoti kai kurių iš šių datų skirtumus. Galbūt norite sužinoti, kiek mėnesių prireikė sumokėti skolą arba kiek dienų prireikė tam tikro svorio numesti.
Jei „Excel“ naudojate kasdien, tikriausiai susidūrėte su situacijomis, kai reikėjo ką nors paslėpti „Excel“ darbalapyje. Galbūt turite papildomų duomenų darbalapių, kuriuose yra nuoroda, bet jų nereikia peržiūrėti.
Išspręskite Apple iTunes klaidą, kuri sako, kad iTunes Library.itl failas yra užrakintas, yra užrakintame diske arba jūs neturite šio failo rašymo leidimo.
Negalite suprasti, kaip pakartoti dainą ar grojaraštį „Apple iTunes“? Mes taip pat iš pradžių negalėjome. Štai keletas išsamių nurodymų, kaip tai padaryti.
Kaip sukurti šiuolaikiškai atrodančias nuotraukas pridedant užapvalintus kampus Paint.NET
Ar „WhatsApp“ naudojote „Delete for me“, kad ištrintumėte visų pranešimus? Nesijaudink! Perskaitykite tai, kad sužinotumėte, kaip anuliuoti ištrynimą „WhatsApp“.
Kaip išjungti erzinančius AVG pranešimus, rodomus apatiniame dešiniajame ekrano kampe.
Kai nuspręsite, kad baigėte kurti „Instagram“ paskyrą ir norite jos atsikratyti. Čia yra vadovas, kuris padės laikinai arba visam laikui ištrinti „Instagram“ paskyrą.
Sužinokite žingsnis po žingsnio, kaip išjungti spustelėjamas nuorodas „Notepad++“ naudodami šią paprastą ir greitą mokymo programą.
Atsikratykite laidos rodymo „Up Next“ per „Apple TV+“, kad mėgstamiausios laidos būtų paslaptyje nuo kitų. Štai žingsniai.
Sužinokite, kaip paprasta pakeisti „Disney+“ paskyros profilio nuotrauką kompiuteryje ir „Android“ įrenginyje.
Šiame įraše parodyta, kaip apkarpyti vaizdo įrašus naudojant „Microsoft Windows 11“ įtaisytus įrankius.
