A MyAnalytics használata az Office 365-ben, hogy jobban kezelje a távoli munkavégzés idejét

A Microsoft Analytics használatához:

Indítsa el a MyAnalytics alkalmazást az Office.com webhelyről.

Tekintse meg statisztikáit a Fókusz, a Jólét, a Hálózat és az Együttműködés területén.

Az otthoni munka kihívást jelenthet, különösen akkor, ha az egész háztartás a közelben van. A hatékony időgazdálkodás kritikus fontosságú, ha úgy szeretné túlélni a napot, hogy közben megőrzi a munka és a magánélet ésszerű egyensúlyát.

A Microsoft MyAnalytics az Office 365 termékcsalád kevésbé ismert tagja. A MyAnalytics olyan betekintést nyújthat, amely segít megérteni, hogyan tölti az idejét. Nyomon követi tevékenységét és elköteleződéseit más Office 365-alkalmazásokban, majd elemzi, hogyan javíthatja a fókuszt, a jólétet, a hálózatépítést és az együttműködést.

A MyAnalytics nem érhető el minden Office 365 csomagban, és a rendszergazda letilthatja. Ha elérhető, megjelenik az Office.com alkalmazásindítójában (először az „Összes alkalmazás” elemre kell kattintania).

A MyAnalytics kezdőlapja lebontja aktuális statisztikáit az alkalmazás négy fő részében: Fókusz, Jólét, Hálózat és Együttműködés. Ha mind a négy területen maximalizálja hatékonyságát, növelheti annak esélyét, hogy produktívan dolgozzon, miközben a nap végén pihenhet és lazíthat.

Fókusz

A Fókusz szakasz felméri, hogy mennyi fókuszidőt kap a nap folyamán. A fókuszidő a figyelemeltereléstől mentes időre utal, amelyben elmélyülten és maximális termelékenységgel dolgozik.

A MyAnalytics úgy azonosítja a fókuszidőszakokat, hogy megnézi, mennyi naptári ideje volt, levonva az „Együttműködési” időszakokat. Együttműködésnek számít minden Ön által kezdeményezett hívás, küldött e-mail vagy megbeszélés, amelyben részt vesz. A naptárában résztvevők nélküli események nem minősülnek együttműködésnek.

A MyAnalytics egy oszlopdiagramot jelenít meg, amely megmutatja, hogy az elmúlt hónapban mennyi fókuszidőt töltött el. Ha a zöld sávok nem elég magasak, előfordulhat, hogy túl sok időt tölt a zavaró tényezőkkel. A MyAnalytics segíthet azáltal, hogy automatikusan beütemez egy 1-2 órás fókuszidőszakot a naptárába, így biztosítva, hogy a munkavégzéshez szükséges hely legyen.

Jólét

A jólét a munkán kívüli életedre vonatkozik. A valós idejű értesítések a digitális kor egyik megkülönböztető jellemzői, ugyanakkor a szabadidő egyik legnagyobb veszélyét is jelenthetik.

A MyAnalytics megmutatja, milyen gyakran esik túlórázni, vagy milyen gyakran válaszol munkaidőn kívül egy munkahelyi e-mailre. Ha bármilyen „jelentős tevékenységet” végez munka után vagy hétvégén, elveszíti a „csendes napok” egyikét.

A rendszeres túlórázás vagy a munkahelyi figyelmeztetések ellenőrzése nagymértékben hozzájárulhat a stresszhez és a kiégéshez. A MyAnalytics segítségével elképzelheti a ráfordított többletidő mennyiségét, így tisztább képet kaphat a munka és a magánélet egyensúlyáról.

Hálózat

A Hálózat képernyő megmutatja, hogyan lép kapcsolatba másokkal, akár szervezetén belül, akár kívül. Megtekintheti kapcsolatait a kapcsolattartókkal, mennyi időt tölt velük együttműködéssel, és hány ember aktív a hálózatában.

Ez különösen hasznos az értékesítők számára, ahol a hálózat mérete közvetlenül megfelelhet az értékesítési sikernek. Tágabb értelemben segít azonosítani, kivel beszél, ami különösen fontos, ha csapatvezető vagy. Ha a csapat egyik tagja az utóbbi időben nem volt aktív a hálózatában, ideje lehet egy baráti üzenetet küldeni, hogy megtudja, hogyan halad előre.

Együttműködés

Az együttműködés az utolsó szakasz. Lehetővé teszi, hogy megtekintse, mennyi időt tölt megbeszéléseken, telefonálással vagy e-mailek megválaszolásával.

A MyAnalytics megvizsgálja, hogy hány hívásban, e-mailben és üzenetben vett részt az elmúlt hónapban. Ezeknek az információknak az alapján felmérheti, hogy napjának mennyi részét tölti másokkal való együttműködéssel.

Ezeknek a statisztikáknak a következményei valószínűleg az Ön szervezetében betöltött szerepétől függenek. Előfordulhat, hogy egy értékesítő vagy egy vezető ideje nagy részét más személyekkel való együttműködéssel tölti, míg egy írótól, tervezőtől vagy fejlesztőtől várhatóan több összpontosítási időt kell fordítania. Mindig ne feledje, hogy az egyik egyén „ideális” értékei gyökeresen eltérőek lehetnek a másik számára.

A munkaminták elemzése

Ha nehézségei vannak a távmunkával, kezdje azzal, hogy gondolja át, hogyan tölti a napot. Ezután jelentkezzen be a MyAnalyticsba, és tekintse meg a jelentéseket. Előfordulhat, hogy néhány apró változtatás, például az e-mailekkel eltöltött idő korlátozása jelentősen megváltoztatja az elvégzett munka mennyiségét.

A MyAnalytics szakaszai eredendően összekapcsolódnak egymással, és fontos megtalálni az egyensúlyt közöttük. A Focus statisztikáinak maximalizálása érdekében valószínűleg csökkentenie kell az együttműködést; azonban irreális az Együttműködést teljesen kiiktatni.

Ehelyett próbálja meg mérlegelni – a MyAnalytics segítségével –, hogy mennyi az együttműködési időre. Az egyik egyszerű megoldás az lehet, hogy néhány „végórát” (például ebéd előtt vagy után) szán az e-mailekre való válaszadásra, így több időt biztosít a termelékenység leállítására reggel vagy délután.