Η Microsoft έχει ανανεώσει την εφαρμογή δημιουργίας λιστών To Do για να γίνει ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης εργασιών. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο, μπορείτε
Εισαγάγετε υπάρχουσες λίστες
Δημιουργία και κοινή χρήση λιστών
Εργαστείτε με εργασίες
Χρησιμοποιήστε έξυπνες λίστες
Το To Do είναι μια από τις νεότερες προσθήκες στη σειρά εργαλείων παραγωγικότητας της Microsoft. Πρόσφατα απέκτησε μια ολοκληρωμένη ανανέωση διεπαφής χρήστη μετά από μια σειρά από νέες δυνατότητες, οπότε αποφασίσαμε να ρίξουμε μια άλλη ματιά στο τι μπορεί να προσφέρει το 2019.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170540054.jpg)
Το To Do προέκυψε από την εξαγορά της Wunderlist από τη Microsoft. Αν και το Wunderlist εξακολουθεί να λειτουργεί σήμερα, οι μηχανικοί πόροι έχουν εκτραπεί στο To Do. Η Microsoft έχει ξαναχτίσει την εφαρμογή στην υποδομή του Office 365, διασφαλίζοντας ότι πληροί τις απαιτήσεις συμμόρφωσης για εταιρική χρήση. Αυτή η αρχιτεκτονική επιτρέπει επίσης το To Do για συγχρονισμό με email και εργασίες στο Outlook.
Ο επανασχεδιασμός του To Do νωρίτερα αυτόν τον μήνα έφερε την εφαρμογή πιο κοντά στη γλώσσα σχεδιασμού του Wunderlist. Υπάρχει μεγαλύτερη χρήση χρώματος και πιο προσεκτική προσοχή στην επένδυση μεταξύ των στοιχείων διεπαφής. Η νέα εμφάνιση, που συνοδεύεται από μια λεπτή αλλαγή στο όνομα (από To-Do σε To Do), υποδηλώνει την αυξανόμενη εμπιστοσύνη της Microsoft στο προϊόν.
Ξεκινώντας
Το σημερινό To Do είναι διαθέσιμο σε όλες σχεδόν τις μεγάλες πλατφόρμες. Οι εφαρμογές προσφέρονται σε Windows 10, macOS, iOS, Android και στον Ιστό. Επιπλέον, το To Do ενσωματώνεται σε μια αυξανόμενη επιλογή προϊόντων της Microsoft. Αυτά περιλαμβάνουν το Outlook, την Cortana και το Microsoft Planner, επομένως η εφαρμογή μπορεί να γίνει κόμβος για όλες τις εργασίες σας.
Για τους σκοπούς αυτού του οδηγού, θα χρησιμοποιήσουμε το To Do σε υπολογιστή με Windows 10. Οι περισσότερες οθόνες είναι πολύ παρόμοιες σε όλες τις πλατφόρμες, επομένως δεν θα πρέπει να αντιμετωπίσετε προβλήματα που ακολουθούν στη δική σας συσκευή.
Μετά τη λήψη του To Do, θα πρέπει πρώτα να συνδεθείτε. Υποστηρίζονται τόσο προσωπικοί λογαριασμοί Microsoft όσο και εταιρικοί λογαριασμοί Office 365. Χρησιμοποιώντας την οθόνη ρυθμίσεων της εφαρμογής, μπορείτε να προσθέσετε επιπλέον λογαριασμούς αργότερα.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170540706.jpg)
Μόλις συνδεθείτε, θα μεταβείτε στην οθόνη "My Day" του To Do. Αξίζει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αξιολογήσετε τη διεπαφή. Σε επιτραπέζιες συσκευές, το To Do χρησιμοποιεί μια προβολή δύο παραθύρων. Οι λίστες εργασιών σας εμφανίζονται στα αριστερά, ενώ η κεντρική ενότητα ενημερώνεται για να εμφανίζει τα περιεχόμενα των λιστών. Όταν επιλέγετε μια εργασία, θα εμφανιστεί ένα πρόσθετο παράθυρο στα δεξιά για να επεξεργαστείτε τις ιδιότητές της. Η διάταξη του κινητού είναι πολύ παρόμοια, με την πλοήγηση να κρύβεται πίσω από ένα μενού χάμπουργκερ.
Για να μεταβείτε στη σελίδα ρυθμίσεων της εφαρμογής, κάντε κλικ στην εικόνα του προφίλ σας στην επάνω αριστερή γωνία. Επιλέξτε "Ρυθμίσεις" από το αναπτυσσόμενο μενού ή "Διαχείριση λογαριασμών" για να προσθέσετε και να αφαιρέσετε λογαριασμούς Office 365.
Εισαγωγή υπαρχουσών εργασιών
Η οθόνη Ρυθμίσεις σάς επιτρέπει να εισάγετε τις υπάρχουσες εργασίες σας από το Wunderlist. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να συνεχίσετε από εκεί που σταματήσατε στην παλαιότερη εφαρμογή. Το To Do θα δημιουργήσει αυτόματα λίστες για να αντικαταστήσει τις Wunderlist σας, συμπληρώνοντάς τις με τις εργασίες σας στο Wunderlist.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170541632.jpg)
Οι Ρυθμίσεις σάς επιτρέπουν επίσης να αλλάξετε μερικές βασικές επιλογές εντός της εφαρμογής. Υπάρχει υποστήριξη ανοιχτού ή σκούρου θέματος και δυνατότητα απενεργοποίησης των επιβεβαιώσεων διαγραφής και των ήχων ολοκλήρωσης.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170542952.jpg)
Πιο κάτω, θα βρείτε ένα σύνολο κουμπιών εναλλαγής για τις "Έξυπνες λίστες". Θα επανεξετάσουμε τις Έξυπνες Λίστες αργότερα, αλλά προς το παρόν ξέρετε απλώς ότι είναι δυνατό να αποτρέψετε την εμφάνιση αχρησιμοποίητων Έξυπνων λιστών στην εφαρμογή. Το τελευταίο κουμπί εναλλαγής σάς επιτρέπει να ελέγχετε εάν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με σημαία του Outlook θα πρέπει να εμφανίζονται στην ενότητα Εκκρεμείς εργασίες – η απενεργοποίηση αυτού θα καταργήσει την ενότητα "Σημασμένα email" από τη γραμμή πλοήγησης.
Δημιουργία λιστών
Για να δημιουργήσετε μια λίστα, κάντε κλικ στο κουμπί "Νέα λίστα" στο κάτω μέρος του μενού πλοήγησης. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα σας και πατήστε enter. Προαιρετικά, μπορείτε να προσθέσετε ένα προσαρμοσμένο emoji για να το χρησιμοποιήσετε ως εικονίδιο πλοήγησης στη λίστα. Κάντε κλικ στο όνομα της λίστας στο κεντρικό παράθυρο και μετά στο κουμπί smiley για να επιλέξετε ένα emoji.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170543589.jpg)
Έχετε αρκετές σχετικές λίστες; Δοκιμάστε να δημιουργήσετε μια ομάδα. Κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά του κουμπιού "Νέα λίστα" για να δημιουργήσετε και να ονομάσετε την ομάδα σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να σύρετε μεμονωμένες λίστες στην ομάδα, κάνοντάς τις παιδιά μέσα σε αυτήν. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να τακτοποιήσετε το μενού πλοήγησής σας αποκρύπτοντας λίστες που δεν χρησιμοποιούνται συχνά.
Λίστα επιλογών
Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο μενού επιλογών μιας λίστας κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες στην επάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής. Μπορείτε να προσαρμόσετε το θέμα της εφαρμογής ξεχωριστά για κάθε λίστα, να αλλάξετε τη σειρά ταξινόμησης εργασιών ή να μετονομάσετε τη λίστα.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170544398.jpg)
Αυτό το μενού σάς παρέχει επίσης έναν τρόπο εμφάνισης (ή απόκρυψης) ολοκληρωμένων εργασιών στη λίστα σας. Τέλος, υπάρχουν στοιχεία μενού για να καρφιτσώσετε μια συντόμευση στο μενού Έναρξη ή να διαγράψετε τη λίστα. Αυτό θα καταργήσει όλες τις εργασίες στη λίστα, καθώς και την ίδια τη λίστα.
Κοινή χρήση λιστών
Μπορείτε να μοιραστείτε λίστες με άλλους χρήστες για να διευκολύνετε τη συνεργασία. Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ατόμου δίπλα στο κουμπί επιλογών λίστας.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170545067.jpg)
Κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία συνδέσμου πρόσκλησης" για να λάβετε τον κοινόχρηστο σύνδεσμο. Δώστε το σύνδεσμο σε άτομα που χρειάζονται πρόσβαση στη λίστα. Θα μπορούν να προβάλλουν, να προσθέτουν και να επεξεργάζονται εργασίες μέσα στη λίστα. Για να διαχειριστείτε τις επιλογές κοινής χρήσης στο μέλλον, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί κοινής χρήσης. Θα δείτε συνεργάτες που προστέθηκαν στη λίστα και μια επιλογή για ανάκληση της κοινόχρηστης πρόσβασης.
Εργασία με εργασίες
Οι εργασίες είναι τα πιο σημαντικά αντικείμενα μέσα στο To Do. Η δημιουργία μιας εργασίας είναι απλή: επιλέξτε μια λίστα και μετά κάντε κλικ στην «Προσθήκη εργασίας» στο κάτω μέρος της οθόνης. Πληκτρολογήστε ένα όνομα εργασίας και πατήστε enter.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170545719.jpg)
Στην πιο βασική του μορφή, αυτό είναι το μόνο που υπάρχει. Μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε εργασίες πληκτρολογώντας περιγραφές και πατώντας enter. Ωστόσο, οι εργασίες έχουν πολλές περισσότερες διαθέσιμες επιλογές, επομένως δοκιμάστε να κάνετε κλικ σε μία για να εμφανιστεί το παράθυρο λεπτομερειών της.
Εδώ, μπορείτε να ορίσετε μια υπενθύμιση, ημερομηνία λήξης και χρονοδιάγραμμα επανάληψης για την εργασία. Υπάρχει ένα πεδίο κειμένου για πρόσθετες σημειώσεις (εύχρηστο για διευθύνσεις ιστότοπου) και ένα εργαλείο επιλογής αρχείων για προσθήκη συνημμένων.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170546351.jpg)
Στο επάνω μέρος του παραθύρου, ο σύνδεσμος "Προσθήκη βήματος" σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα σύνολο δευτερευουσών εργασιών. Αυτό είναι χρήσιμο για τη δημιουργία απλών λιστών ελέγχου σε μια μεγαλύτερη διαδικασία. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε "Χαλιά", "Δάπεδα" και "Επιφάνειες" σε μια εργασία "Καθαρισμός του σπιτιού".
Τέλος, το εικονίδιο με το μικρό αστέρι σάς επιτρέπει να επισημάνετε μια εργασία ως σημαντική. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα να εμφανίζεται στη λίστα "Σημαντικά" που είναι ορατή στο μενού πλοήγησης του To Do. Ομοίως, το "Add to My Day" θα εμφανίσει την εργασία στη λίστα "My Day" – περισσότερα για αυτό στην επόμενη ενότητα...
Χρήση έξυπνων λιστών
Οι Έξυπνες Λίστες είναι ο τρόπος περιγραφής λιστών που εκκρεμούν, οι οποίες συγκεντρώνουν αυτόματα εργασίες από άλλες λίστες. Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε Έξυπνες Λίστες, αλλά μπορείτε να επιλέξετε ποιες θα εμφανίζονται, όπως είδαμε στη σελίδα Ρυθμίσεις.
Έχουμε ήδη εξετάσει δύο Smart Lists: Important και My Day. Το My Day απαιτεί περαιτέρω εξηγήσεις, καθώς είναι ένας τρόπος με τον οποίο το To Do διαφοροποιείται από τον ανταγωνισμό.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170547352.jpg)
Αντί να βασίζεστε αποκλειστικά σε ημερομηνίες λήξης, το To Do σάς δίνει τη δυνατότητα να επιλέγετε εργασίες για να εργάζεστε κάθε μέρα. Η ιδέα είναι να αναθεωρήσετε τις εκκρεμείς εργασίες σας το πρωί, να προσθέσετε μερικές στο "My Day" και στη συνέχεια να εργαστείτε από αυτήν τη λίστα. Αυτό σας βοηθά να αποφύγετε να αποσπαστείτε από εργασίες που δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν στις λίστες σας.
Το To Do είναι αρκετά έξυπνο ώστε να μπορεί να προτείνει εργασίες για προσθήκη στο My Day. Μπορεί να δείτε προτάσεις να εμφανίζονται όταν επισκέπτεστε την Ημέρα μου το πρωί. Συνήθως, το To Do θα προτείνει εργασίες με ημερομηνία λήξης. Θα περιλαμβάνει επίσης οποιεσδήποτε εργασίες προσθέσατε στο My Day χθες, αλλά δεν προλάβατε να ολοκληρώσετε. Αυτό σας βοηθά να επιστρέψετε γρήγορα στο σημείο που ήσασταν κατά τη διαχείριση του φόρτου εργασίας σας για την ημέρα.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170547985.jpg)
Αυτήν τη στιγμή υπάρχουν άλλες τρεις έξυπνες λίστες εντός εκκρεμών εργασιών: Προγραμματισμένο, Επισημασμένο email και Ανατέθηκε σε εμένα. Προγραμματίζει κάθε εργασία με ημερομηνία λήξης. Επισημασμένο Email εμφανίζει τυχόν email που έχετε επισημάνει για ενέργεια χρησιμοποιώντας το Outlook. Κάθε email μετατρέπεται σε κανονική εργασία To Do.
Το Assigned to Me, το οποίο είναι συγκεκριμένο για λογαριασμούς Office 365, περιέχει εργασίες Microsoft Planner στις οποίες εργάζεστε αυτήν τη στιγμή. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν Σχεδιασμό ομάδας, ενώ διατηρείτε την προσωπική σας λίστα εργασιών. Δεν χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών όταν χρησιμοποιείτε το Outlook και το Planner δίπλα-δίπλα.
Microsoft To Do
Αυτό είναι το τέλος της γρήγορης περιήγησής μας στο To Do. Όπως ελπίζουμε να έχετε δει, το To Do έχει ωριμάσει σε μια ολοένα και πιο ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης εργασιών. Είναι γεμάτο δυνατότητες και μπορεί να ενσωματωθεί με μεγάλο μέρος του οικοσυστήματος της Microsoft.
Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο, πρέπει να χρησιμοποιήσετε λειτουργίες όπως οι Έξυπνες λίστες. Είναι αυτές οι πινελιές που ανεβάζουν το To Do πάνω από το πλήθος. Ωστόσο, είναι εξίσου χρήσιμο ως μια απλή εφαρμογή εργασιών για προσωπική χρήση – η προσθήκη νέων στοιχείων διαρκεί λίγα δευτερόλεπτα.
![Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο το επανασχεδιασμένο (και μετονομασμένο) To Do της Microsoft](/resources/images/image-eucdndotcom-0729170549006.jpg)
Τα μεγαλύτερα κέρδη παραγωγικότητας της To Do προέρχονται αναμφισβήτητα όταν συνδυάζονται με άλλα προϊόντα της Microsoft. Η Microsoft χρησιμοποιεί την εφαρμογή για να συνδυάσει τις διαφορετικές υπηρεσίες της. Το To Do γίνεται ένας κόμβος παραγωγικότητας που συγκεντρώνει δεδομένα από το Outlook, την Cortana και το Planner. Η δυνατότητα χρήσης της εφαρμογής σε κάθε πλατφόρμα διασφαλίζει ότι έχετε πάντα πρόσβαση σε όλες τις εργασίες σας, όπου κι αν βρίσκεστε.
Με υποστήριξη για συνεργατική εργασία, ισχυρές επιλογές σε μεμονωμένες εργασίες και καθημερινή λειτουργικότητα σχεδιασμού, το To Do έχει εξελιχθεί σε μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα διαχείρισης εργασιών. Μπόρεσε να το κάνει, ενώ παραμένει εξαιρετικά απλό για να ξεκινήσετε, οπότε όποιες κι αν είναι οι απαιτήσεις σας, το To Do μπορεί πιθανώς να τις καλύψει.