Πώς να προσθέσετε ζουμ στο Microsoft Outlook

Το Zoom έδωσε τη δυνατότητα σε οργανισμούς και εκπαιδευτικά ιδρύματα να συνεργάζονται για εργασία, να καταγράφουν συνεδρίες, να μοιράζονται οθόνες μεταξύ τους και να αλληλεπιδρούν με πελάτες και συναδέλφους. Η υπηρεσία διαθέτει ομαδικές βιντεοδιασκέψεις, κλήσεις ένας προς έναν, εικονικά υπόβαθρα, επαναλαμβανόμενες συσκέψεις και πολλά άλλα.

Το καλύτερο χαρακτηριστικό του έρχεται με τη μορφή της διαθεσιμότητας και της απρόσκοπτης ενσωμάτωσής του με άλλες πλατφόρμες και υπηρεσίες. Εάν χρησιμοποιείτε τακτικά και το Zoom και το Outlook, τότε μπορείτε να ενσωματώσετε την εφαρμογή Outlook με το Zoom, ώστε να μπορείτε εύκολα να προγραμματίζετε συσκέψεις στο Zoom μέσα από την υπηρεσία διαχείρισης email και να τις επεξεργάζεστε αργότερα, όταν χρειάζεται.

Σχετικά: Πώς να κάνετε σύσκεψη Zoom: Ρύθμιση, συμμετοχή, φιλοξενία, προγραμματισμός, χρήση εικονικού φόντου και πολλά άλλα

Περιεχόμενα

• Τι είναι το Microsoft Outlook
• Πώς να προσθέσετε ζουμ στο Microsoft Outlook
  • Χρήση του πρόσθετου Zoom for Outlook στην πύλη διαχειριστή του Office 365
  • Χρήση του πρόσθετου Zoom για Outlook σε υπολογιστή-πελάτη υπολογιστή του Outlook
  • Χρήση της προσθήκης Zoom για το Microsoft Outlook σε Windows/macOS
  • Χρήση του πρόσθετου Zoom για Outlook στο Outlook στον Ιστό

Τι είναι το Microsoft Outlook

Το Outlook είναι ο πάροχος υπηρεσιών email και η εφαρμογή διαχείρισης αλληλογραφίας της Microsoft για αποστολή και λήψη email. Η υπηρεσία είναι διαθέσιμη ως μέρος της σουίτας του Microsoft Office και προσφέρει προγραμματισμό ημερολογίου, διαχείριση εργασιών, λήψη σημειώσεων, διαχείριση επαφών και ακόμη και περιήγηση στο διαδίκτυο.

Εάν συνδεθείτε στο τηλέφωνο και τον υπολογιστή σας χρησιμοποιώντας έναν λογαριασμό Microsoft, τότε το Microsoft Outlook μπορεί να συγχρονίσει όλα τα δεδομένα μεταξύ των συσκευών σας και να σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε. Μπορείτε να αποκτήσετε το Microsoft Outlook όταν αγοράζετε Office 2019 και Office 365 σε συσκευές Windows, Mac, Android και iOS.

Σχετικά: Zoom εναντίον Google Meet: Όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε

Πώς να προσθέσετε ζουμ στο Microsoft Outlook

Εάν είστε κάποιος που χρησιμοποιεί το Zoom για όλες τις ανάγκες σας σε τηλεδιάσκεψη και το Outlook για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε εύκολα να προγραμματίσετε συσκέψεις στο Zoom χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook. Ο παρακάτω οδηγός θα σας βοηθήσει να προσθέσετε το Zoom στο πρόγραμμα-πελάτη του Outlook στην επιφάνεια εργασίας, στον ιστό ή στην πύλη διαχειριστή, ανάλογα με τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε την υπηρεσία διαχείρισης αλληλογραφίας.

Χρήση του πρόσθετου Zoom for Outlook στην πύλη διαχειριστή του Office 365

Εάν θέλετε να ενεργοποιήσετε το Zoom για όλους τους χρήστες που είναι εγγεγραμμένοι στον λογαριασμό σας στο Office 365, μπορείτε να το κάνετε πραγματοποιώντας είσοδο στην πύλη διαχειριστή του Office 365 , κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι και επιλέγοντας «Υπηρεσίες και πρόσθετα». Στη σελίδα Υπηρεσίες και πρόσθετα, κάντε κλικ στο κουμπί «Ανάπτυξη πρόσθετου», μετά επιλέξτε «Θέλω να προσθέσω ένα πρόσθετο από το Office Store» και κάντε κλικ στο «Επόμενο».

Μέσα στο Office Store, αναζητήστε το "Zoom for Outlook" και όταν βρείτε την εφαρμογή, κάντε κλικ στο "Λήψη τώρα".

Τώρα μπορείτε να επιλέξετε εάν θέλετε το Zoom για το Outlook να είναι ενεργοποιημένο για όλους τους χρήστες στον οργανισμό σας προαιρετικά ή υποχρεωτικά. Μπορείτε να διατηρήσετε την επιλογή απενεργοποιημένη για όλους, αλλά κατά κάποιο τρόπο, άλλοι μπορούν να την ενεργοποιήσουν μόνοι τους. Επιβεβαιώστε τις αλλαγές κάνοντας κλικ στο «Επόμενο», επιλέγοντας τους χρήστες και τις ομάδες στις οποίες θα το προσθέσετε και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στο «Αποθήκευση».

Σχετικό: Πώς να τοποθετήσετε μια φωτογραφία στο Zoom σε υπολογιστή και τηλέφωνο

Χρήση του πρόσθετου Zoom για Outlook σε υπολογιστή-πελάτη υπολογιστή του Outlook

Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Outlook για υπολογιστές (2013 ή νεότερη έκδοση) στον υπολογιστή σας με Windows ή macOS, τότε μπορείτε να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Zoom for Outlook για να δημιουργήσετε και να προγραμματίσετε συσκέψεις στο Zoom. Πριν εγκαταστήσετε το πρόσθετο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε ένα Microsoft Exchange και ότι το έχετε προσθέσει στην εφαρμογή Outlook.

Για να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Zoom for Outlook στο Outlook, ανοίξτε το πρόγραμμα-πελάτη επιφάνειας εργασίας του Outlook, μεταβείτε στο Αρχείο > Διαχείριση πρόσθετων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εικονίδιο «+» και επιλέξτε «Προσθήκη από το Office Store». Όταν ανοίξει το Office Store, αναζητήστε το "Zoom for Outlook" (βεβαιωθείτε ότι οι εφαρμογές έχουν αναπτυχθεί από την Zoom Video Communications, Inc) και κάντε κλικ στο κουμπί "Λήψη τώρα" για να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Zoom for Outlook.

Τώρα θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Zoom μέσα στο Microsoft Outlook. Ανοίξτε την εφαρμογή Outlook για υπολογιστές και μεταβείτε στην προβολή Ημερολογίου. Εδώ, μεταβείτε στο Home > New Meeting και εισαγάγετε όλες τις λεπτομέρειες της σύσκεψης. Όταν προστεθούν όλες οι πληροφορίες, κάντε κλικ στην καρτέλα Συνάντηση και πατήστε το κουμπί «Προσθήκη σύσκεψης ζουμ».

Στην επόμενη οθόνη, μπορείτε να επιλέξετε τις επιθυμητές ρυθμίσεις για τη σύσκεψη, όπως την επιλογή ενός Αναγνωριστικού σύσκεψης, την απενεργοποίηση για τον οικοδεσπότη και τους συμμετέχοντες, την επιλογή εάν θέλετε ήχο μέσω υπολογιστή ή τηλεφώνου, επαναλαμβανόμενες συσκέψεις ή την απαίτηση κωδικού πρόσβασης για τη σύσκεψη. Μετά από όλα αυτά, κάντε κλικ στο «Προσθήκη σύσκεψης ζουμ» για να επιβεβαιώσετε τον προγραμματισμό μιας συνάντησης στο Ζουμ.

Οι προγραμματισμένες συσκέψεις ζουμ μπορούν επίσης να επεξεργαστούν και να προβληθούν μετά τη δημιουργία χρησιμοποιώντας την προβολή ημερολογίου μέσα στην εφαρμογή του Outlook για υπολογιστές. Θα μπορείτε να δείτε όλες τις προγραμματισμένες συσκέψεις σας στο Ημερολόγιο του Outlook και για να επεξεργαστείτε μία, θα πρέπει να κάνετε διπλό κλικ στη σύσκεψη και να πατήσετε "Προσθήκη σύσκεψης ζουμ".

Εδώ μπορείτε να κάνετε αλλαγές στη σύσκεψή σας και για να οριστικοποιήσετε τις αλλαγές σας, κάντε κλικ στο κουμπί «Ενημέρωση».

Σχετικά: Πώς να δημιουργήσετε και να στείλετε σύνδεσμο Zoom

Χρήση της προσθήκης Zoom για το Microsoft Outlook σε Windows/macOS

Το Zoom προσφέρει επίσης μια προσθήκη ζουμ εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Outlook όπως το Outlook 2010 σε υπολογιστή με Windows, το Outlook 2011 σε macOS ή νεότερη έκδοση.

Σημείωση : Το Zoom έχει αναγνωρίσει ότι η προσθήκη θα αποκλειστεί αργότερα φέτος, καθώς η Microsoft θα απενεργοποιήσει σύντομα τις προσθήκες που βασίζονται σε ένεση στο Outlook. Μπορείτε επομένως να χρησιμοποιήσετε αυτήν την προσθήκη εάν το πρόσθετο Zoom for Outlook δεν λειτουργεί για εσάς. 

Για να το χρησιμοποιήσετε, κάντε λήψη της  προσθήκης Zoom για το Microsoft Outlook  και εγκαταστήστε το αρχείο MSI. Για να φορτώσει η προσθήκη στο Outlook, κλείστε την εφαρμογή Outlook στον υπολογιστή σας και ανοίξτε την ξανά. Το Zoom σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε άμεσα μια σύσκεψη χωρίς προγραμματισμό, κάτι που μπορείτε να κάνετε ανοίγοντας το Outlook και κάνοντας κλικ στο κουμπί "Έναρξη Άμεσης Συνάντησης" στο επάνω μέρος.

Όταν θέλετε να προγραμματίσετε μια σύσκεψη μέσω του Outlook, ανοίξτε την εφαρμογή και κάντε κλικ στο κουμπί "Προγραμματισμός συνάντησης" από την κύρια γραμμή κορδέλας στο επάνω μέρος. Στο νέο παράθυρο, εισαγάγετε όλες τις λεπτομέρειες της σύσκεψης, όπως αναγνωριστικό σύσκεψης, ενεργοποίηση βίντεο για οικοδεσπότη ή συμμετέχοντα, Επιλογές ήχου, κωδικό πρόσβασης σύσκεψης, σίγαση συμμετεχόντων κατά την είσοδο, εγγραφή και άλλα.

Κάντε κλικ στο «Συνέχεια» αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία της σύσκεψης.

Χρήση του πρόσθετου Zoom for Outlook στο Outlook στον Ιστό

Ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε κυρίως το Outlook στον Ιστό, θα πρέπει να εγκαταστήσετε το πρόσθετο Zoom Scheduler από το Microsoft App Store. Όταν εγκατασταθεί το πρόσθετο, ανοίξτε το ημερολόγιο web του Outlook και δημιουργήστε ένα νέο συμβάν ημερολογίου.

Σημείωση : Για να χρησιμοποιήσετε το πρόσθετο Zoom for Outlook, θα χρειαστεί να ζητήσετε άδεια από τον διαχειριστή του Office 365. 

Αφού εισαγάγετε όλες τις λεπτομέρειες της σύσκεψης, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις 3 κουκκίδες στη γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος και μεταβείτε στο Ζουμ > Προσθήκη σύσκεψης ζουμ.

Θα μεταφερθείτε στη σελίδα σύνδεσης Zoom και εάν είστε ήδη συνδεδεμένοι στο Zoom, θα μπορείτε να συνδέσετε αυτόματα το Outlook με το Zoom. Εάν όχι, εισαγάγετε τα διαπιστευτήριά σας Zoom και, στη συνέχεια, συνδεθείτε. Η σύσκεψη Zoom θα εμφανίζεται τώρα στο Ημερολόγιο Web του Outlook.

Για να επεξεργαστείτε μια ήδη προγραμματισμένη σύσκεψη, ανοίξτε το Ημερολόγιο Web του Outlook, επιλέξτε μια σύσκεψη και κάντε κλικ στο κουμπί «Επεξεργασία».

Τώρα, κάντε κλικ στο εικονίδιο με τις 3 κουκκίδες στην επάνω γραμμή εργαλείων, μεταβείτε στο Ζουμ > Ρυθμίσεις, κάντε τις απαραίτητες αλλαγές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί «Ενημέρωση» στο επάνω μέρος.

Μπορείτε επίσης να διαγράψετε μια σύσκεψη από το ημερολόγιό σας κάνοντας κλικ στο κουμπί "Κατάργηση" στο επάνω μέρος.

Μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το Zoom στο Outlook στη συσκευή σας; 

Σχετικό: Πώς να θολώσετε το φόντο σας στο Zoom