Πώς να διαχειριστείτε συσκέψεις στο Outlook

Ακολουθούν οι επιλογές μας για το πώς μπορείτε να διαχειριστείτε συσκέψεις στο Outlook

Χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού. Αυτή η ενσωματωμένη δυνατότητα του Outlook μπορεί να βρεθεί κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα, στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην επιλογή Νέο email και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Σύσκεψη.

Προτού συμφωνήσετε να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη μέσω email, μπορείτε να προβάλετε γρήγορα το ημερολόγιό σας για να δείτε πώς διαμορφώνεται η ημέρα ή η εβδομάδα σας. Απλώς τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από το εικονίδιο Ημερολόγιο για να δείτε το μηνιαίο ημερολόγιο.

Ανοίξτε το email πρόσκλησης σε σύσκεψη. Θα πρέπει να δείτε Αποδοχή, Δοκιμαστική ή Απόρριψη. Κάντε κλικ σε ένα από αυτά για να ενημερώσετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη την κατάστασή σας και να την προσθέσετε στο ημερολόγιο.

Εάν εργάζεστε από το σπίτι ή τώρα επιστρέφετε στο γραφείο, κάτι που πάντα επαναλαμβανόταν με την πάροδο του χρόνου είναι οι συναντήσεις. Από τη συζήτηση σημαντικών θεμάτων, τη διεξαγωγή συνεντεύξεων, από μία έως μία, και πολλά άλλα, μέρος οποιασδήποτε επιχείρησης ή δουλειάς περιλαμβάνει συναντήσεις, ώστε όλοι να μπορούν να ενημερωθούν και να παραμείνουν στην ίδια σελίδα.

Ωστόσο, όσο περισσότερες συναντήσεις έχετε, τόσο πιο βρώμικο μπορεί να γίνει το ημερολόγιό σας. Λοιπόν, η εφαρμογή Outlook στα Windows 10, όπως περιλαμβάνεται στο Microsoft 365, διευκολύνει τη διαχείριση συσκέψεων. Ακολουθούν οι επιλογές μας για το πώς μπορείτε να διαχειριστείτε συσκέψεις στο Outlook.

Χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού

Η νούμερο ένα επιλογή μας για τη διαχείριση συσκέψεων στο Outlook είναι η χρήση του Βοηθού προγραμματισμού. Αυτή η ενσωματωμένη δυνατότητα του Outlook μπορεί να βρεθεί κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα, στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην επιλογή Νέο email και, στη συνέχεια, επιλέγοντας Σύσκεψη. Στη συνέχεια, θα πρέπει να δείτε μια καρτέλα να εμφανίζεται στην κορυφή για τον Βοηθό προγραμματισμού. Κάντε κλικ σε αυτό.

Κοιτάζοντας το Scheduling Assistant, μια σκιασμένη περιοχή με κάθετες ράβδους θα εμφανίζει τις ώρες συνάντησης που θέλετε. Μπορείτε να σύρετε τις γραμμές για να προσαρμόσετε την ώρα. Θα εμφανίζεται επίσης ένα πλέγμα όταν οι συμμετέχοντες είναι διαθέσιμοι. Θα δείτε ότι το Outlook θα προτείνει επίσης χρόνους και τον αριθμό των διενέξεων για αυτήν τη συνάντηση, εάν υπάρχουν.

Ο Βοηθός προγραμματισμού βοηθά να βεβαιωθείτε ότι όλοι στη σύσκεψη θα βρίσκονται στην ίδια σελίδα και ότι δεν υπάρχουν διενέξεις. Θα αποκλείει τις ώρες που οι συνάδελφοί σας δεν είναι διαθέσιμοι και θα σας επιτρέπει ακόμη και να βλέπετε πότε οι αίθουσες συσκέψεων είναι και πότε δεν είναι διαθέσιμες όταν κάνετε μια σύσκεψη.

Προβάλετε γρήγορα το ημερολόγιό σας

Το επόμενο βήμα για τη διαχείριση συσκέψεων στο Outlook είναι να χρησιμοποιήσετε το Ημερολόγιο του Outlook προς όφελός σας. Προτού συμφωνήσετε να συμμετάσχετε σε μια σύσκεψη μέσω email, μπορείτε να προβάλετε γρήγορα το ημερολόγιό σας για να δείτε πώς διαμορφώνεται η ημέρα ή η εβδομάδα σας. Απλώς τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού σας πάνω από το εικονίδιο Ημερολόγιο για να δείτε το μηνιαίο ημερολόγιο. Με τη γρήγορη προβολή ημερολογίου, θα μπορείτε να βλέπετε το πρόγραμμά σας χωρίς να αφήνετε τα email σας.

Μόλις τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το εικονίδιο, θα μπορείτε να δείτε τις προσεχείς συναντήσεις και τα ραντεβού για την εβδομάδα. Μπορείτε επίσης να δείτε σε ποια δωμάτια εμφανίζονται και σε ποιες ώρες. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να επιλέξετε το εικονίδιο Dock the peek στην επάνω δεξιά γωνία του ημερολογίου (κοντά στη γραμμή κύλισης) για να αποσυνδέσετε το peek και να το παρακολουθήσετε καθώς διαβάζετε τα email σας.

Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αιτημάτων συνάντησης προς όφελός σας

Η τελική μας επιλογή σχετίζεται με τη λειτουργία αιτημάτων σε σύσκεψη στο Outlook. Με αυτό, έχετε τον πλήρη έλεγχο της ανταπόκρισης σε αιτήματα συνάντησης καθώς τα λαμβάνετε, διασφαλίζοντας ότι έχετε τις πιο ενημερωμένες πληροφορίες στο ημερολόγιό σας. Βοηθά επίσης να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας από προσκλήσεις.

Για να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα, θα πρέπει να ανοίξετε το email της αίτησης σύσκεψης. Θα πρέπει να δείτε Αποδοχή, Δοκιμαστική ή Απόρριψη. Κάντε κλικ σε ένα από αυτά για να ενημερώσετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη την κατάστασή σας και να την προσθέσετε στο ημερολόγιο. Εάν αποδεχτείτε, μπορείτε να επεξεργαστείτε την απάντηση πριν την αποστολή, να στείλετε την απάντηση τώρα ή να μην στείλετε απάντηση. Αυτές οι επιλογές θα βοηθήσουν τον διοργανωτή της συνάντησης να έχει καλύτερη ιδέα για το ποιος σχεδιάζει να παρευρεθεί. Εάν δεν απαντήσετε, το άτομο που το διοργάνωσε δεν θα ξέρει αν σκοπεύετε να παρευρεθείτε ή όχι.

Φυσικά, μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην επιλογή Πρόταση νέας ώρας για να προτείνετε μια εναλλακτική ώρα για τη συνάντηση. Ή, μόλις αποδεχτείτε, μπορείτε να επεξεργαστείτε τη σύσκεψη από το ημερολόγιό σας, ας πούμε για να αλλάξετε την ώρα, κάνοντας δεξί κλικ σε αυτήν.

Δείτε και κάποιες άλλες δυνατότητες

Αν και έχουμε συζητήσει την εφαρμογή Outlook στα Windows, υπάρχουν και ορισμένοι πρόσθετοι τρόποι διαχείρισης συσκέψεων. Αυτά καλύπτουν το Outlook για το web και το Outlook για κινητά. Όπως ανακοινώθηκε τον Ιούλιο , το Outlook στον Ιστό δίνει πλέον στους χρήστες περισσότερο έλεγχο των προσκλήσεων σε συσκέψεις εμφανίζοντας μηνύματα, λεπτομέρειες σύσκεψης, απαντήσεις των συμμετεχόντων και πολλά άλλα. Το Outlook στο Android, εν τω μεταξύ, εμφανίζει τις πληροφορίες που μπορεί να βρείτε σχετικές, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αρχεία, στις λεπτομέρειες του συμβάντος στο ημερολόγιό σας για να σας βοηθήσει να προγραμματίσετε καλύτερα τις συσκέψεις. Υπάρχουν σίγουρα περισσότεροι από ένας τρόποι διαχείρισης συσκέψεων στο Outlook, επομένως ενημερώστε μας πώς διαχειρίζεστε τις συσκέψεις σας, αφήνοντάς μας ένα σχόλιο παρακάτω.