Τρόπος απόκρυψης εργασιών του Outlook με μελλοντική ημερομηνία έναρξης

Όταν βρίσκεστε σε μια προβολή εργασιών, όπως ένας φάκελος εργασιών ή η γραμμή εργασιών:

Κάντε δεξί κλικ στο φόντο της προβολής εργασιών.

Κάντε κλικ στην "Προβολή ρυθμίσεων".

Κάντε κλικ στο κουμπί "Φίλτρο" στο παράθυρο που εμφανίζεται. Μεταβείτε στην καρτέλα "Για προχωρημένους" στο αναδυόμενο παράθυρο Φίλτρο.

Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Πεδίο" και επιλέξτε "Όλα τα πεδία εργασιών" > "Ημερομηνία έναρξης".

Από το αναπτυσσόμενο μενού "Κατάσταση", επιλέξτε "ενεργό ή πριν".

Πληκτρολογήστε "Σήμερα" στο πλαίσιο εισαγωγής "Τιμή" και πατήστε "Προσθήκη στη λίστα".

Κλείστε τα ανοιχτά αναδυόμενα παράθυρα με το κουμπί "OK".

Με τη Microsoft να επενδύει περισσότερους πόρους στις εφαρμογές διαχείρισης εργασιών της, δεν ήταν ποτέ η καλύτερη στιγμή για να χρησιμοποιήσετε το Outlook Tasks. Σε συνδυασμό με Microsoft To-Do, Cortana και OneNote, το Outlook Tasks είναι μια εξαιρετικά ευέλικτη λύση για τη διαχείριση λιστών, υπενθυμίσεων και το καθημερινό σας πρόγραμμα – με ένα μόνο μικρό ελάττωμα.

Οι εργασίες του Outlook έχουν τόσο "Ημερομηνία έναρξης" και "Ημερομηνία λήξης", που σας επιτρέπει να υποδείξετε πότε περιμένετε να εργαστείτε σε μια εργασία. Θεωρητικά, η εργασία σας δεν είναι σχετική έως ότου προκύψει η ημερομηνία έναρξης, επομένως δεν χρειάζεται να σας ενοχλεί στη διεπαφή του Outlook.

Δυστυχώς, το Outlook συνήθως αγνοεί την Ημερομηνία Έναρξης – έτσι οι εργασίες που έχουν προγραμματιστεί για το μέλλον θα παραμείνουν ορατές, γεμίζοντας τη λίστα σας και καθιστώντας πιο δύσκολο να δείτε τι είναι άμεσα ενεργό. Η διόρθωση αυτού δεν είναι διαισθητική, αλλά μπορεί να επιτευχθεί με τις προηγμένες δυνατότητες φιλτραρίσματος προβολής του Outlook.

Πριν ξεκινήσουμε, είναι σημαντικό να σημειώσετε ότι θα πρέπει να επαναλάβετε την ακόλουθη διαδικασία για κάθε προβολή εργασιών του Outlook με την οποία θέλετε να τη χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, η γραμμή εκκρεμών εργασιών του Outlook, οι φάκελοι εκκρεμών εργασιών και μεμονωμένοι φάκελοι εργασιών είναι όλες ξεχωριστές προβολές εργασιών που μπορούν να φιλτραριστούν μεμονωμένα. Επομένως, η εφαρμογή αυτής της συμπεριφοράς σε κάθε προβολή είναι μια άσκηση διπλασιασμού.

Πρώτα, δημιουργήστε μια εργασία με ημερομηνία έναρξης στο μέλλον, ώστε να έχετε κάτι να εργαστείτε. Θα πρέπει να δείτε την εργασία να εμφανίζεται αμέσως, κάτι που δεν είναι ιδιαίτερα χρήσιμο καθώς δεν είναι ακόμη ενεργό.

Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή εργασιών (ή στο φόντο της προβολής με την οποία εργάζεστε) και κάντε κλικ στην επιλογή "Προβολή ρυθμίσεων" στο μενού που εμφανίζεται. Από το αναδυόμενο παράθυρο, κάντε κλικ στο «Φίλτρο…» και μεταβείτε στην καρτέλα «Για προχωρημένους» του αναδυόμενου παραθύρου Φίλτρο που προκύπτει.

Θα πρέπει να δείτε ότι υπάρχει ήδη τουλάχιστον ένα προεπιλεγμένο φίλτρο. Όπως υποδεικνύεται από τη λογική του, αυτό το φίλτρο είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή της προεπιλεγμένης συμπεριφοράς του Outlook για απόκρυψη ολοκληρωμένων εργασιών, επομένως δεν θα το αγγίξουμε. Αντίθετα, θα προσθέσουμε νέα φίλτρα χρησιμοποιώντας τις εισόδους κάτω από τον πίνακα.

Ξεκινήστε κάνοντας κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού "Πεδίο" και πλοηγηθείτε στο "Όλα τα πεδία εργασιών" > "Ημερομηνία έναρξης" στο μενού που εμφανίζεται. Αυτό θα προσθέσει ένα φίλτρο στην ιδιότητα "Ημερομηνία έναρξης". Από το αναπτυσσόμενο μενού "Κατάσταση", επιλέξτε "on ή πριν" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "Σήμερα" (χωρίς τα εισαγωγικά) στο πλαίσιο εισαγωγής "Τιμή". Τέλος, πατήστε "Προσθήκη στη λίστα".

Κάντε κλικ στο "OK" και στα δύο ανοιχτά αναδυόμενα παράθυρα και θα δείτε ότι η προβολή εργασιών έχει φιλτραριστεί ώστε να περιλαμβάνει μόνο στοιχεία στα οποία έχει επιτευχθεί η ημερομηνία έναρξης. Αυτό μπορεί κάλλιστα να λύσει τη συγκεκριμένη περίπτωση χρήσης, αν και υπάρχει ένα ακόμη πρόβλημα που ίσως θέλετε να επιλύσετε.

Επί του παρόντος, αυτό το φίλτρο θα κρύβει επίσης τυχόν εργασίες που δεν έχουν ημερομηνία έναρξης, κάτι που δεν είναι ιδανικό. Για να επιλύσετε αυτό το πρόβλημα, επιστρέψτε στο παράθυρο Φίλτρο όπως περιγράφεται παραπάνω. Προσθέστε ένα άλλο φίλτρο στην ιδιότητα "Ημερομηνία έναρξης", επιλέγοντας αυτή τη φορά το "δεν υπάρχει" ως συνθήκη και αφήνοντας την τιμή κενή.

Τώρα, όταν εφαρμόζετε τα φίλτρα, θα πρέπει να βλέπετε την προβολή εργασιών να εμφανίζει εργασίες όπου έχει προκύψει η ημερομηνία έναρξης, καθώς και οποιεσδήποτε εργασίες δεν έχουν ημερομηνία έναρξης.

Το αν θα επωφεληθείτε από αυτήν την αλλαγή εξαρτάται από τη ροή εργασιών διαχείρισης εργασιών σας. Μπορεί να σας αρέσει όλες οι εργασίες σας να είναι ορατές όλη την ώρα, ανεξάρτητα από το πότε έχουν προγραμματιστεί να υλοποιηθούν. Σε αυτήν την περίπτωση, η προεπιλεγμένη συμπεριφορά του Outlook θα είναι ικανοποιητική. Ωστόσο, για πιο σύνθετες ροές εργασίας με πολλαπλές ανοιχτές εργασίες, είναι σημαντικό να αποκρύψετε εργασίες που δεν μπορούν να εκτελεστούν ακόμη για να μειωθεί ο γνωστικός φόρτος. Αν και δεν είναι καθόλου προφανές, η ρύθμιση αυτού στο Outlook δεν είναι ιδιαίτερα δύσκολη.

Τέλος, αξίζει να σημειωθεί ότι αυτές οι αλλαγές ισχύουν αποκλειστικά για την εφαρμογή επιφάνειας εργασίας του Outlook – άλλες εμπειρίες του Outlook Tasks, όπως το Microsoft To-Do, δεν διαθέτουν τη δυνατότητα φιλτραρίσματος εργασιών με αυτόν τον τρόπο. Ωστόσο, η ιδιότητα Ημερομηνία έναρξης (και όλα τα άλλα πεδία του Outlook) είναι διαθέσιμα σε κάθε εργασία του Outlook, ανεξάρτητα από τον τρόπο δημιουργίας της.