Как да извлечете максимума от преработения (и преименуван) на Microsoft To Do

Microsoft преработи приложението си за съставяне на списък със задачи, за да се превърне в цялостна система за управление на задачи. За да извлечете максимума от него, можете

Импортиране на съществуващи списъци

Създавайте и споделяйте списъци

Работете със задачи

Използвайте интелигентни списъци

To Do е едно от най-новите допълнения към гамата от инструменти за производителност на Microsoft. Наскоро той получи цялостно обновяване на потребителския интерфейс след множество нови функции, така че решихме да разгледаме още веднъж какво може да предложи през 2019 г.

To Do се дължи на придобиването на Wunderlist от Microsoft. Въпреки че Wunderlist все още функционира днес, инженерните ресурси са пренасочени към To Do. Microsoft преработи приложението върху своята инфраструктура на Office 365, като гарантира, че отговаря на изискванията за съответствие за корпоративна употреба. Тази архитектура също така позволява To Do да се синхронизира с имейли и задачи в Outlook.

Редизайнът на To Do по- рано този месец премести приложението по-близо до дизайнерския език на Wunderlist. Има по-голямо използване на цвета и по-внимателно внимание към подплънките между елементите на интерфейса. Новият облик, идващ с фина промяна в името (от To-Do на To Do), показва нарастващото доверие на Microsoft в продукта.

Приготвяме се да започнем

Днешните задачи са достъпни в почти всички основни платформи. Приложенията се предлагат на Windows 10, macOS, iOS, Android и в мрежата. В допълнение, To Do се интегрира в нарастваща селекция от продукти на Microsoft. Те включват Outlook, Cortana и Microsoft Planner, така че приложението може да се превърне в център за всички ваши задачи.

За целите на това ръководство ще използваме To Do на компютър с Windows 10. Повечето екрани са много сходни на всички платформи, така че не би трябвало да срещате проблеми на вашето собствено устройство.

След като изтеглите To Do, първо ще трябва да влезете. Поддържат се както лични акаунти в Microsoft, така и корпоративни акаунти в Office 365. Използвайки екрана с настройки на приложението, можете да добавите допълнителни акаунти по-късно.

След като влезете, ще се озовете на екрана „Моят ден“ на To Do. Струва си да отделите малко време, за да оцените интерфейса. На настолни устройства To Do използва изглед с два панела. Вашите списъци със задачи се показват вляво, докато централната секция се актуализира, за да покаже съдържанието на списъците. Когато изберете задача, вдясно ще се появи допълнителен панел за редактиране на свойствата му. Мобилното оформление е много подобно, като навигацията е скрита зад менюто за хамбургери.

За да стигнете до страницата с настройки на приложението, щракнете върху снимката на потребителския си профил в горния ляв ъгъл. Изберете „Настройки“ от падащото меню или „Управление на акаунти“, за да добавите и премахнете акаунти в Office 365.

Импортиране на съществуващи задачи

Екранът с настройки ви позволява да импортирате съществуващите си задачи от Wunderlist. Това означава, че можете да продължите откъдето сте спрели в по-старото приложение. To Do автоматично ще създаде списъци, за да замени вашите Wunderlist, като ги попълни с вашите задачи в Wunderlist.

Настройките също ви позволяват да промените няколко основни опции в приложението. Има поддръжка на светли или тъмни теми и възможност за деактивиране на потвържденията за изтриване и звуци за завършване.

По-надолу ще намерите набор от бутони за превключване за „Интелигентни списъци“. Ще прегледаме интелигентните списъци по-късно, но засега просто знайте, че е възможно да предотвратите показването на неизползвани интелигентни списъци в приложението. Последният бутон за превключване ви позволява да контролирате дали маркирани имейли на Outlook трябва да се показват в To Do – деактивирането на това ще премахне секцията „Flagged Email“ от лентата за навигация.

Създаване на списъци

За да създадете списък, щракнете върху бутона "Нов списък" в долната част на менюто за навигация. Въведете име за вашия списък и натиснете enter. По желание можете да добавите персонализирано емоджи, което да използвате като икона за навигация в списъка. Щракнете върху името на списъка в централния панел и след това върху бутона с усмивка, за да изберете емоджи.

Имате ли няколко свързани списъка? Опитайте да създадете група. Щракнете върху бутона вдясно от бутона "Нов списък", за да създадете и наименувате вашата група. След това можете да плъзнете отделни списъци в групата, като ги направите деца в нея. Това може да ви помогне да подредите навигационното си меню, като скриете рядко използвани списъци.

Списък с опции

Можете да получите достъп до менюто с опции на списък, като щракнете върху иконата с три точки в горния десен ъгъл на приложението. Можете да коригирате темата на приложението поотделно за всеки списък, да промените реда на сортиране на задачите или да преименувате списъка.

Това меню също ви дава начин да покажете (или скриете) завършени задачи във вашия списък. И накрая, има елементи от менюто, за да закачите пряк път към менюто "Старт" или да изтриете списъка. Това ще премахне всички задачи в списъка, както и самия списък.

Споделяне на списъци

Можете да споделяте списъци с други потребители, за да улесните сътрудничеството. Започнете, като щракнете върху иконата на човек до бутона с опции за списък.

Кликнете върху „Създаване на връзка за покана“, за да получите вашата връзка за споделяне. Дайте връзката на хората, които имат нужда от достъп до списъка. Те ще могат да преглеждат, добавят и редактират задачи в списъка. За да управлявате опциите за споделяне в бъдеще, щракнете отново върху бутона за споделяне. Ще видите сътрудници, добавени към списъка, и опция за отмяна на споделения достъп.

Работа със задачи

Задачите са най-важните обекти в To Do. Създаването на задача е просто: изберете списък и след това щракнете върху „Добавяне на задача“ в долната част на екрана. Въведете име на задачата и натиснете enter.

В най-основната си форма това е всичко. Можете да продължите да добавяте задачи, като пишете описания и натиснете Enter. Задачите обаче имат много повече опции, така че опитайте да щракнете върху една, за да изведете екрана с подробности.

Тук можете да зададете напомняне, крайна дата и график за повторение за задачата. Има текстово поле за допълнителни бележки (удобно за адреси на уебсайтове) и инструмент за избор на файлове за добавяне на прикачени файлове.

В горната част на екрана връзката „Добавяне на стъпка“ ви позволява да създадете набор от подзадачи. Това е полезно за създаване на прости контролни списъци в рамките на по-голям процес. Например, можете да добавите „Килими“, „Подове“ и „Повърхности“ към задача „Почистване на къщата“.

И накрая, малката икона на звезда ви позволява да маркирате задача като важна. Това ще доведе до показването му в списъка "Важни", видими в навигационното меню на To Do. По същия начин „Добавяне към моя ден“ ще покаже задачата в списъка „Моят ден“ – повече за това в следващия раздел...

Използване на интелигентни списъци

Интелигентните списъци са начинът на To Do за описване на списъци, които автоматично обединяват задачи от други списъци. Не можете да създавате интелигентни списъци, но можете да изберете кои да се показват, както видяхме на страницата с настройки.

Вече разгледахме два интелигентни списъка: Важни и Моят ден. My Day изисква допълнително обяснение, тъй като това е един от начините, по които To Do се отличава от конкуренцията.

Вместо да разчитате изцяло на крайни дати, To Do ви дава възможността да избирате задачи, по които да работите всеки ден. Идеята е да прегледате вашите чакащи задачи сутрин, да добавите няколко към „Моят ден“ и след това да работите от този списък. Това ви помага да не се разсейвате от неизпълними задачи във вашите списъци.

To Do е достатъчно интелигентен, за да може да предлага задачи, които да добавите към My Day. Може да видите предложения да се появяват, когато посещавате My Day сутрин. Обикновено To Do ще предложи задачи с краен срок. Той също така ще включва всички задачи, които сте добавили към My Day вчера, но не сте успели да завършите. Това ви помага бързо да се върнете там, където сте били, докато управлявате натоварването си за деня.

В момента има три други интелигентни списъка със задачи: Планирани, Маркирани имейли и Възложени на мен. Планираните повърхности на всяка задача с краен срок. Имейл с флаг показва всички имейли, които сте маркирали за действие с помощта на Outlook. Всеки имейл се превръща в обикновена задача.

Присвоено на мен, което е специфично за акаунти в Office 365, съдържа задачи на Microsoft Planner, върху които работите в момента. Това означава, че можете да използвате екипен плановик, като същевременно поддържате личния си списък със задачи. Няма нужда да превключвате между приложения, когато използвате едновременно Outlook и Planner.

Microsoft To Do

Това е краят на нашата бърза обиколка на To Do. Както се надяваме, че видяхте, To Do се превърна във все по-всеобхватно решение за управление на задачи. Той е пълен с функции и може да се интегрира с голяма част от екосистемата на Microsoft.

За да извлечете максимума от него, трябва да използвате функции като интелигентни списъци. Именно тези докосвания издигат To Do над тълпата. Въпреки това, той е също толкова полезен като просто приложение за задачи за лична употреба – добавянето на нови елементи отнема броени секунди.

Най-големите печалби в производителността на To Do вероятно идват, когато се комбинират с други продукти на Microsoft. Microsoft използва приложението, за да комбинира своите различни услуги. To Do се превръща в център за производителност, който обобщава данни от Outlook, Cortana и Planner. Възможността да използвате приложението на всяка платформа гарантира, че винаги имате достъп до всичките си задачи, където и да се намирате.

С поддръжка за съвместна работа, стабилни опции за индивидуални задачи и функционалност за ежедневно планиране, To Do се превърна в добре закръглена платформа за управление на задачи. Той успя да направи това, докато остава изключително лесен за започване, така че каквито и да са вашите изисквания, To Do вероятно може да ги изпълни.