Как да скриете задачи на Outlook с бъдеща начална дата

Когато сте в изглед на задачи, като папка със задачи или лентата със задачи:

Щракнете с десния бутон върху фона на изгледа на задачите.

Щракнете върху „Настройки за преглед“.

Щракнете върху бутона "Филтър" в прозореца, който се показва. Превключете към раздела "Разширени" в изскачащия прозорец за филтър.

Щракнете върху падащото меню „Поле“ и изберете „Всички полета на задачите“ > „Начална дата“.

От падащото меню „Състояние“ изберете „включено или преди“.

Въведете „Днес“ в полето за въвеждане „Стойност“ и натиснете „Добавяне към списък“.

Затворете отворените изскачащи прозорци с бутона "OK".

Тъй като Microsoft инвестира повече ресурси в своите приложения за управление на задачи, никога не е било по-добро време да използвате Outlook Tasks. Когато се комбинират с Microsoft To-Do, Cortana и OneNote, Outlook Tasks са изключително гъвкаво решение за управление на списъци, напомняния и ежедневния ви график – само с един малък недостатък.

Задачите на Outlook имат както "Начална дата", така и "Дата на краен срок", което ви позволява да посочите кога очаквате да работите по дадена задача. На теория вашата задача не е уместна, докато не е възникнала началната дата, така че не трябва да ви тормози в интерфейса на Outlook.

За съжаление Outlook обикновено игнорира началната дата – така че задачите, насрочени за бъдещето, ще останат видими, затрупвайки списъка ви и затруднявайки да видите какво е незабавно действие. Коригирането на това не е интуитивно, но може да се постигне с разширените функции за филтриране на изглед на Outlook.

Преди да започнем, важно е да отбележим, че ще трябва да повторите следната процедура за всеки изглед на задачите на Outlook, с който искате да го използвате. Например, лентата със задачи на Outlook, To-Do Peek и отделните папки със задачи са различни изгледи на задачи, които могат да бъдат филтрирани поотделно. Следователно прилагането на това поведение към всеки изглед е упражнение за дублиране.

Първо, създайте задача с начална дата в бъдеще, за да имате с какво да работите. Трябва да видите задачата да се покаже веднага, което не е особено полезно, тъй като все още не е изпълнимо.

Щракнете с десния бутон върху лентата със задачи (или фона на изгледа, с който работите) и щракнете върху „Настройки на изглед“ в менюто, което се показва. От изскачащия прозорец щракнете върху „Филтър…“ и превключете към раздела „Разширени“ на получения изскачащ прозорец за филтър.

Трябва да видите, че поне един филтър по подразбиране вече съществува. Както е посочено от неговата логика, този филтър е отговорен за въвеждането на поведението по подразбиране на Outlook за скриване на завършени задачи, така че няма да го докосваме. Вместо това ще добавяме нови филтри, използвайки входните данни под таблицата.

Започнете, като щракнете върху падащото меню „Поле“ и отидете до „Всички полета на задачи“ > „Начална дата“ в менюто, което се показва. Това ще добави филтър към свойството „Начална дата“. От падащото меню „Състояние“ изберете „включено или преди“ и след това въведете „Днес“ (без кавичките) в полето за въвеждане „Стойност“. Накрая натиснете „Добавяне към списък“.

Щракнете върху „OK“ и в двата отворени изскачащи прозореца и трябва да видите, че изгледът на задачите е филтриран, за да включва само елементи, при които е достигната началната дата. Това може да реши вашия специфичен случай на употреба, въпреки че има още един проблем, който може да искате да разрешите.

Понастоящем този филтър също така ще скрие всички задачи, които нямат начална дата, което не е идеално. За да разрешите това, върнете се към прозореца Филтър, както е описано по-горе. Добавете друг филтър към свойството „Начална дата“, като този път изберете „не съществува“ като условие и оставите стойността празна.

Сега, когато приложите филтрите, трябва да видите, че изгледът на задачите показва задачи, при които е възникнала началната дата, както и всички задачи, които нямат начална дата.

Дали ще се възползвате от тази промяна зависи от вашия работен процес за управление на задачи. Може да искате всичките ви задачи да са видими през цялото време, независимо кога са планирани за изпълнение. В този случай поведението на Outlook по подразбиране ще бъде задоволително. Въпреки това, за по-сложни работни процеси с множество отворени задачи е важно да се скрият задачи, които все още не могат да бъдат предприети, за да се намали когнитивната тежест. Въпреки че далеч не е очевидно, настройването на това в Outlook не е особено трудно.

И накрая, заслужава да се отбележи, че тези промени се отнасят единствено за настолното приложение на Outlook – други изживявания с Outlook Tasks, като Microsoft To-Do, нямат възможност за филтриране на задачи по този начин. Въпреки това, свойството начална дата (и всички други полета на Outlook) са достъпни за всяка задача на Outlook, независимо от това как е създадена.