Hvernig á að senda fjöldapósta með því að nota póstsamruna í Microsoft Word

Póstsamruni er eiginleiki Microsoft Office. Það gerir notendum kleift að senda fjöldaskilaboð. Þú getur skrifað skilaboð með Microsoft Office og sent þau síðan til margra samtímis.

Póstsamruni bjargar þér frá því að þurfa að senda sérstakan tölvupóst fyrir hvern tengilið með því að nota Microsoft Outlook til að senda fjöldatölvupóst. Það gæti hljómað flókið, en þegar þú veist hvernig á að nota póstsamruna er það frekar auðvelt.

Kostir og gallar þess að nota Mail Merge fyrir Word

Þó að það sé gagnlegur eiginleiki í heildina, þá eru nokkrir gallar þegar þú notar Word tölvupóstsamrunann.

Það er ráðlegt að þú hafir aðgang að hvaða tölvupósti þú getur sameinað án þess að tapa á gæðum og upplýsingum, og hverjir ættu að vera sérsniðnir fyrir annað hvort einka- eða viðskiptabréfaskipti.

Kostir

– Hraðara
– Auðveldara varðveisla á blýi
– Sendu fleiri gögn
– Betri mælingar

Gallar

– Minni sérstilling
–
Óaðlögunarhæft snið – Aukinn möguleiki á missendingu

Þú færð MS Word í hvaða MS Office pakka sem er. Þú getur keypt virkjunarkort fyrir frá Amazon og fengið það sent með pósti. Kóðinn mun virka fyrir bæði Windows og MacOS notendur.

Skref 1: Skrifaðu tölvupóstinn

Þú getur skrifað skilaboðin þín í Microsoft Word. Microsoft Word er hluti af Microsoft Office. Fylgdu nú þessum skrefum til að senda fjöldatölvupóst.

1. Opnaðu Microsoft Word frá skjáborðinu þínu. Þú getur líka opnað Microsoft Office frá forritavalmyndinni. Veldu nú Microsoft Word af Microsoft Office forritalistanum.

2. Smelltu á File Now smelltu á Start Mail Merge.

3. Af tilteknum valkostum, veldu Email Message.

4. Microsoft Word mun veita þér tölvupóstviðmót. Skjalið mun hafa engar spássíur, ólíkt venjulegu skjali.

5. Fylgdu venjulegu sniði tölvupósts. Sláðu inn upphafskveðjuna og meginmál tölvupóstsins þíns.

6. Þú getur líka látið tölvupóstundirskriftina fylgja með. Í þessu skyni þarftu að afrita tölvupóstundirskriftina þína úr Microsoft Outlook.

7. Mail Merge gerir þér einnig kleift að bæta við persónulegu efni í tölvupóstinn þinn.

Skref 2: Búðu til viðtakendalista

Næst þarftu að setja saman viðtakendalistann þinn fyrir tölvupóstinn þinn. Þú getur vistað listann þinn sem Microsoft Word skjal eða gert hann að Microsoft Excel skrá. Öll Windows studd skjalagerð forrit munu virka.

Þú getur líka notað póstsamrunahjálpina til að búa til viðtakendalista. Fylgdu nú þessum einföldu skrefum til að bæta við viðtakendum þínum:

1. Smelltu á hnappinn Viðtakandi frá Mail Merge flipanum.

2. Nú, smelltu á Sláðu inn nýjan lista. Þú getur líka bætt við viðtakendalistanum sem fyrir eru.

3. Í viðtakendalistanum geturðu bætt við viðeigandi upplýsingum. Eins og nafn fyrirtækis og heimilisfang.

4. Notaðu sérsníða hnappinn Þú getur útilokað óæskilega reiti. Endurnefna aðgerð er einnig fáanleg. Vistaðu breytingarnar þínar í heimilisfangalistanum. Nýstofnaður vistfangalisti þinn mun fara í My Data Resources skrána með . mdb

5. Smelltu á Í lagi til að vista verkið þitt.

Skref 3: Ljúktu við póstsamrunann

Nú þegar þú hefur búið til tölvupóstinn þinn og viðtakendalistanum þínum lokið skaltu fylgja þessum skrefum til að ljúka póstsamrunanum.

1. Veldu Mail Merge Field valmöguleikann til að sjá fellivalmyndina. Veldu nauðsynlega reiti af listanum.

2. Nú munt þú sjá lista yfir svæðiskóða á skjánum þínum. Þeir munu birtast svona <> . Ekki fara illa með þessa reiti.

3. Þú getur séð raunverulegan tölvupóststexta í

4. Veldu Finish and Merge valmöguleikann á póstflipanum. Nú er tölvupósturinn þinn tilbúinn til að senda.

5. Smelltu á Í lagi á lokaglugganum til að klára póstsamrunann.

Svo einfalt er það. Þú ert tilbúinn til að senda út tölvupóst til stórs hóps viðtakenda. Þú munt geta skoðað tölvupóstinn þinn hvenær sem er.