Hvernig á að fá sem mest út úr endurhönnuðu (og endurnefndu) To Do frá Microsoft

Microsoft hefur endurbætt forrit til að gera verkefnalista til að verða alhliða verkefnastjórnunarkerfi. Til að fá sem mest út úr því geturðu

Flytja inn núverandi lista

Búðu til og deildu listum

Vinna með verkefni

Notaðu snjalllista

To Do er ein nýjasta viðbótin við úrval af framleiðniverkfærum Microsoft. Það fékk nýlega yfirgripsmikla uppfærslu á notendaviðmótinu eftir fjöldann allan af nýjum eiginleikum, svo við ákváðum að skoða aftur hvað það getur boðið árið 2019.

To Do varð til vegna yfirtöku Microsoft á Wunderlist. Þrátt fyrir að Wunderlist sé enn starfræktur í dag, hefur verkfræðiaðstoð verið flutt yfir í To Do. Microsoft hefur endurbyggt appið ofan á Office 365 innviði þess og tryggt að það uppfylli kröfur um samræmi við fyrirtækisnotkun. Þessi arkitektúr gerir To Do einnig kleift að samstilla við tölvupóst og verkefni í Outlook.

Endurhönnun To Do fyrr í þessum mánuði færði appið nær hönnunartungumáli Wunderlist. Það er meiri litanotkun og meiri gaum að fyllingu á milli viðmótsþátta. Nýja útlitið, sem kemur með lúmskri breytingu á nafni (úr To-Do til To Do), gefur til kynna vaxandi traust Microsoft á vörunni.

Að byrja

Verkefni dagsins í dag er fáanlegt á næstum öllum helstu kerfum. Forrit eru í boði á Windows 10, macOS, iOS, Android og vefnum. Að auki fellur To Do inn í vaxandi úrval af Microsoft vörum. Þar á meðal eru Outlook, Cortana og Microsoft Planner, þannig að appið getur orðið miðstöð fyrir öll verkefni þín.

Í tilgangi þessarar handbókar munum við nota To Do á Windows 10 tölvu. Flestir skjáir eru mjög svipaðir á öllum kerfum, svo þú ættir ekki að lenda í neinum vandræðum með að fylgjast með á þínu eigin tæki.

Eftir að hafa hlaðið niður To Do þarftu fyrst að skrá þig inn. Bæði persónulegir Microsoft reikningar og Office 365 fyrirtækjareikningar eru studdir. Með því að nota stillingaskjá appsins geturðu bætt við fleiri reikningum síðar.

Þegar þú hefur skráð þig inn muntu lenda á skjánum „Dagurinn minn“ á To Do. Það er þess virði að taka smá stund til að meta viðmótið. Í skjáborðstækjum notar To Do tveggja rúðu útsýni. Verkefnalistarnir þínir eru sýndir til vinstri á meðan miðhlutinn uppfærist til að birta innihald lista. Þegar þú velur verkefni birtist viðbótargluggi hægra megin til að breyta eiginleikum þess. Farsímauppsetningin er mjög svipuð, þar sem leiðsögnin er falin á bak við hamborgaravalmynd.

Til að komast á stillingasíðu appsins, smelltu á prófílmyndina þína efst í vinstra horninu. Veldu „Stillingar“ í fellivalmyndinni eða „Stjórna reikningum“ til að bæta við og fjarlægja Office 365 reikninga.

Flytja inn núverandi verkefni

Stillingarskjárinn gerir þér kleift að flytja inn núverandi verkefni frá Wunderlist. Þetta þýðir að þú getur haldið áfram þar sem frá var horfið í eldra appinu. To Do mun sjálfkrafa búa til lista til að skipta um Wunderlist og fylla þá með verkefnum þínum í Wunderlist.

Stillingar gera þér einnig kleift að breyta nokkrum grundvallarvalkostum innan appsins. Það er stuðningur við ljós eða dökkt þema og getu til að slökkva á staðfestingu á eyðingu og frágangshljóðum.

Neðar niður finnurðu sett af skiptahnappum fyrir „Snjallista“. Við munum endurskoða snjalllista síðar en í augnablikinu er bara að vita að það er hægt að koma í veg fyrir að ónotaðir snjalllistar birtist í appinu. Síðasti skiptahnappurinn gerir þér kleift að stjórna því hvort merktur Outlook tölvupóstur eigi að birtast í Verkefni - ef slökkt er á þessu mun "Flaggaður tölvupóstur" fjarlægður af yfirlitsstikunni.

Að búa til lista

Til að búa til lista, smelltu á "Nýr listi" hnappinn neðst í yfirlitsvalmyndinni. Sláðu inn nafn fyrir listann þinn og ýttu á Enter. Valfrjálst geturðu bætt við sérsniðnu emoji til að nota sem siglingartákn listans. Smelltu á nafn listans í miðrúðunni og síðan á broskallahnappinn til að velja emoji.

Áttu nokkra tengda lista? Prófaðu að búa til hóp. Smelltu á hnappinn hægra megin við hnappinn „Nýr listi“ til að búa til og gefa hópnum nafn. Þú getur síðan dregið einstaka lista inn í hópinn og gert þá að börnum innan hans. Þetta getur hjálpað til við að laga leiðsagnarvalmyndina þína með því að fela sjaldan notaða lista.

Listi yfir valkosti

Þú getur fengið aðgang að valkostavalmynd lista með því að smella á táknið með þremur punktum efst til hægri í appinu. Þú getur stillt þema appsins fyrir sig fyrir hvern lista, breytt röðun verkefna eða endurnefna listann.

Þessi valmynd gefur þér einnig leið til að sýna (eða fela) unnin verkefni á listanum þínum. Að lokum eru valmyndaratriði til að festa flýtileið við upphafsvalmyndina þína eða eyða listanum. Þetta mun fjarlægja öll verkefni á listanum, sem og listann sjálfan.

Að deila listum

Þú getur deilt listum með öðrum notendum til að auðvelda samvinnu. Byrjaðu á því að smella á persónutáknið við hlið listavalkostahnappsins.

Smelltu á „Búa til boðstengil“ til að fá hlekkinn sem hægt er að deila. Gefðu hlekkinn til fólks sem þarf aðgang að listanum. Þeir munu geta skoðað, bætt við og breytt verkefnum á listanum. Til að stjórna deilingarvalkostum í framtíðinni, smelltu aftur á deilingarhnappinn. Þú munt sjá samstarfsaðila bætt við listann og möguleika á að afturkalla sameiginlegan aðgang.

Að vinna með verkefni

Verkefni eru mikilvægustu hlutirnir innan To Do. Það er einfalt að búa til verkefni: veldu lista og smelltu svo á "Bæta við verkefni" neðst á skjánum. Sláðu inn heiti verkefnisins og ýttu á Enter.

Í sinni undirstöðuformi er það allt sem þarf. Þú getur haldið áfram að bæta við verkefnum með því að slá inn lýsingar og ýta á Enter. Verkefni hafa þó marga fleiri valkosti í boði, svo reyndu að smella á einn til að koma upp upplýsingaglugganum.

Hér getur þú stillt áminningu, gjalddaga og endurtekningaráætlun fyrir verkefnið. Það er textareitur fyrir frekari athugasemdir (hentugt fyrir vefföng vefsíðna) og skráarval til að bæta við viðhengjum.

Efst á rúðunni gerir hlekkurinn „Bæta við skrefi“ þér kleift að búa til sett af undirverkefnum. Þetta er gagnlegt til að búa til einfalda gátlista í stærra ferli. Til dæmis gætirðu bætt „Teppi“, „Gólf“ og „Yfirborð“ við „Hreinsaðu húsið“ verkefni.

Að lokum, litla stjörnutáknið gerir þér kleift að merkja verkefni sem mikilvægt. Þetta mun leiða til þess að það birtist í „Mikilvægt“ listanum sem er sýnilegur í yfirlitsvalmyndinni To Do. Á sama hátt mun „Bæta við daginn minn“ birta verkefnið í „Dagurinn minn“ listanum – meira um þetta í næsta kafla...

Notkun snjalllista

Snjalllistar eru verkefnaleiðir til að lýsa listum sem safna sjálfkrafa saman verkefnum úr öðrum listum. Þú getur ekki búið til snjalllista en þú getur valið hverjir eru sýndir, eins og við sáum á stillingasíðunni.

Við höfum þegar skoðað tvo snjalla lista: Mikilvægur og Dagurinn minn. My Day gefur tilefni til frekari útskýringa, þar sem það er ein leið þar sem To Do aðgreinir sig frá samkeppninni.

Frekar en að treysta algjörlega á gjalddaga, gefur To Do þér möguleika á að velja verkefni til að vinna á hverjum degi. Hugmyndin er að þú munt fara yfir verkefni sem bíða þín á morgnana, bæta nokkrum við „Dagurinn minn“ og vinna síðan út frá þeim lista. Þetta hjálpar þér að forðast að láta trufla þig af verkefnum sem ekki eru hægt að framkvæma á listunum þínum.

To Do er nógu snjallt til að geta stungið upp á verkefnum til að bæta við My Day. Þú gætir séð tillögur birtast þegar þú heimsækir Daginn minn á morgnana. Venjulega mun To Do stinga upp á verkefnum með lokaskiladag. Það mun einnig innihalda öll verkefni sem þú bættir við Daginn minn í gær en náðir ekki að klára. Þetta hjálpar þér að komast fljótt aftur þangað sem þú varst á meðan þú stjórnar vinnuálaginu þínu fyrir daginn.

Sem stendur eru þrír aðrir snjalllistar innan verkefna: Skipulagður, flaggaður tölvupóstur og Úthlutað mér. Skipulögð yfirborð hvert verkefni með gjalddaga. Flaggaður tölvupóstur sýnir hvaða tölvupóst sem þú hefur merkt til aðgerðir með Outlook. Hverjum tölvupósti er breytt í venjulegt verkefni.

Úthlutað mér, sem er sérstaklega fyrir Office 365 reikninga, inniheldur Microsoft Skipuleggjandi verkefni sem þú ert að vinna að. Þetta þýðir að þú getur notað hópáætlunarmann á meðan þú heldur áfram persónulegum verkefnalista þínum. Það er engin þörf á að skipta á milli forrita þegar bæði Outlook og Planner eru notuð hlið við hlið.

Microsoft að gera

Þetta er lok skyndiferðar okkar um To Do. Eins og þú hefur vonandi séð hefur To Do þroskast í sífellt umfangsmeiri verkefnastjórnunarlausn. Það er fullt af eiginleikum og getur samþætt mikið af vistkerfi Microsoft.

Til að fá sem mest út úr því þarftu að nota eiginleika eins og snjalllista. Það eru þessar snertingar sem lyfta To Do yfir fjöldann. Hins vegar er það jafn gagnlegt og einfalt verkefnaforrit til einkanota - að bæta við nýjum hlutum tekur nokkrar sekúndur.

Stærsti framleiðniaukning To Do kemur að öllum líkindum þegar hún er sameinuð öðrum Microsoft vörum. Microsoft notar appið til að sameina ólíka þjónustu sína. To Do er að verða framleiðnimiðstöð sem safnar saman gögnum frá Outlook, Cortana og Planner. Hæfni til að nota appið á öllum vettvangi tryggir að þú getur alltaf fengið aðgang að öllum verkefnum þínum, hvar sem þú ert.

Með stuðningi við samstarfsvinnu, öflugum valkostum um einstök verkefni og daglega skipuleggjanda virkni, hefur To Do vaxið í vandaðan verkefnastjórnunarvettvang. Það hefur verið hægt að gera það á meðan það er afar einfalt að byrja með, svo hverjar sem kröfur þínar eru, getur To Do líklega uppfyllt þær.