Hvernig á að stjórna fundum í Outlook

Hér eru val okkar um hvernig þú getur stjórnað fundum í Outlook

Notaðu tímasetningaraðstoðarann. Hægt er að finna þennan innbyggða eiginleika Outlook með því að smella á Home flipann, fylgt eftir með því að smella á örina niður við hliðina á Nýr tölvupóstur og velja síðan Fundur.

Áður en þú samþykkir að taka þátt í fundi með tölvupósti geturðu fljótt skoðað dagatalið þitt til að sjá hvernig dagurinn þinn eða vikan er að mótast, haltu einfaldlega músinni yfir dagatalstáknið til að skoða mánaðardagatalið.

Opnaðu tölvupóstinn fyrir fundarbeiðni. Þú ættir að sjá Samþykkja, bráðabirgða eða hafnað. Smelltu á einn af þeim til að láta fundarmenn vita um stöðu þína og til að bæta því við dagatalið.

Ef þú ert að vinna að heiman, eða ert að fara aftur á skrifstofuna, hefur eitthvað alltaf verið að endurtaka sig með tímanum eru fundir. Allt frá því að ræða mikilvæg efni, halda viðtöl, eitt til eitt og margt fleira, hluti af hvers kyns viðskiptum eða starfi felur í sér fundi svo allir geti náð sér á strik og verið á sömu síðu.

Því fleiri fundi sem þú hefur, því sóðalegra getur dagatalið þitt orðið. Jæja, Outlook appið á Windows 10, eins og það er innifalið í Microsoft 365, gerir það auðvelt að stjórna fundum. Hér eru val okkar um hvernig þú getur stjórnað fundum í Outlook.

Notaðu tímasetningaraðstoðarann

Okkar númer eitt til að stjórna fundum í Outlook er að nota tímasetningaraðstoðarmanninn. Hægt er að finna þennan innbyggða eiginleika Outlook með því að smella á Home flipann, fylgt eftir með því að smella á örina niður við hliðina á Nýr tölvupóstur og velja síðan Fundur. Þú ættir þá að sjá flipa birtast efst fyrir tímasetningaraðstoðarmann. Smelltu á þetta.

Þegar þú horfir á Tímasetningaraðstoðarann ​​mun skyggt svæði með lóðréttum strikum sýna fundartíma sem þú vilt. Þú getur dregið stikurnar til að stilla tímann. Tafla mun einnig sýna þegar fundarmenn eru tiltækir, Þú munt sjá að Outlook mun einnig stinga upp á tíma og fjölda árekstra fyrir þann fund ef einhverjir eru.

Tímasetningaraðstoðarmaður hjálpar til við að tryggja að allir á fundinum séu á sömu síðu og að engin árekstrar séu. Það mun útiloka tíma sem samstarfsmenn þínir eru ekki tiltækir og mun jafnvel láta þig sjá hvenær fundarherbergi eru og eru ekki tiltæk þegar þú heldur fundi.

Skoðaðu dagatalið þitt fljótt

Næst til að stjórna fundum í Outlook er að nota dagatal Outlook til þín. Áður en þú samþykkir að taka þátt í fundi með tölvupósti geturðu fljótt skoðað dagatalið þitt til að sjá hvernig dagurinn þinn eða vikan er að mótast, haltu einfaldlega músinni yfir dagatalstáknið til að skoða mánaðardagatalið. Með flýtisýn dagbókarinnar muntu geta séð dagskrána þína án þess að skilja eftir tölvupóstinn þinn.

Þegar þú hefur farið yfir táknið muntu geta séð komandi fundi og stefnumót fyrir vikuna. Þú getur líka séð í hvaða herbergjum þau koma fyrir og á hvaða tímum. Ef þú vilt geturðu líka valið Dock the peek-táknið efst í hægra horninu á dagatalinu (nálægt skrunstikunni) til að hafna kíkinu og láta það fylgja þér þegar þú lest tölvupóstinn þinn.

Notaðu fundarbeiðnaeiginleikann þér til hagsbóta

Lokavalið okkar tengist fundibeiðnaeiginleikanum í Outlook. Með þessari hefurðu fulla stjórn á því að svara fundarbeiðnum um leið og þú færð þær og tryggir að þú hafir nýjustu upplýsingarnar í dagatalinu þínu. Það hjálpar líka að hreinsa pósthólfið þitt frá boðum.

Til að nota þennan eiginleika þarftu að opna tölvupóstinn fyrir fundarbeiðni. Þú ættir að sjá Samþykkja, bráðabirgða eða hafnað. Smelltu á einn af þeim til að láta fundarmenn vita um stöðu þína og til að bæta því við dagatalið. Ef þú samþykkir geturðu breytt svarinu áður en þú sendir, sent svarið núna eða Ekki senda svar. Þetta val mun hjálpa skipuleggjanda fundarins að hafa betri hugmynd um hver ætlar að mæta. Ef þú svarar ekki mun sá sem skipulagði það ekki vita hvort þú ætlar að mæta eða ekki.

Auðvitað geturðu líka smellt á valkostinn til að leggja til nýjan tíma til að leggja til annan tíma fyrir fundinn. Eða, þegar þú hefur samþykkt, geturðu breytt fundinum úr dagatalinu þínu, sagt til að breyta tímanum, með því að hægrismella á hann.

Skoðaðu líka nokkra aðra eiginleika

Þrátt fyrir að við höfum rætt Outlook appið á Windows, þá eru nokkrar fleiri leiðir til að stjórna fundum líka. Þetta nær yfir Outlook fyrir vefinn og Outlook farsíma. Eins og tilkynnt var í júlí gefur Outlook á vefnum notendum meiri stjórn á fundarboðum með því að birta skilaboð, fundarupplýsingar, svör fundarmanna og fleira. Outlook á Android sýnir á meðan þær upplýsingar sem þér gæti fundist viðeigandi, eins og tölvupóstur og skrár, í viðburðaupplýsingunum á dagatalinu þínu til að hjálpa þér að skipuleggja fundi betur. Það eru örugglega fleiri leiðir en ein til að stjórna fundum í Outlook, svo láttu okkur vita hvernig þú stjórnar fundunum þínum með því að senda okkur athugasemd hér að neðan.