A levelezési tippek használata a Microsoft Outlookban

Az e-mailben elkövetett hibák kínos, sőt költséges következményekkel járhatnak. Az e-mailezési hibák elkerülése érdekében a Microsoft bevezette az Outlook levelezési tippeket. Beállíthatja például a levelezőtippeket, hogy riasztást küldjenek, ha megnyomja a Válasz mindenkinek gombot . Mindig a legjobb, ha szán néhány percet, és újraolvassa az e-mailt, mielőtt elküldi egy nagy címzettlistára, különösen, ha érzékeny információkat tartalmaz.

Ha még nem használta a MailTips szolgáltatást, akkor jó helyen jár. Ebben a rövid útmutatóban bemutatjuk, hogyan használhatja a levelezőtippeket az Outlookban.

Hogyan állíthatja be a levelezési tippeket?

Ne feledje, hogy ehhez a szolgáltatáshoz Microsoft Exchange Server-fiók szükséges. Más szavakkal, a funkció csak a szervezet által kezelt e-mail fiókokban érhető el. A rendszergazdának engedélyeznie kell a levelezési tippeket a fiókjában; ellenkező esetben ez a lehetőség nem lesz elérhető az Ön számára. Ugyanakkor az adminisztrátor bizonyos levelezési tippbeállításokat kényszeríthet a felhasználók fiókjaira.

A levelezési tippek alapértelmezés szerint engedélyezve vannak az Outlookban. Ha szeretné letiltani ezt az opciót, vagy módosítani szeretné a beállításokat, indítsa el az Outlookot, lépjen a Fájl menübe , válassza a Beállítások lehetőséget , majd kattintson a Levelezés elemre .

Nyissa meg a Levelezési tippeket , és kattintson a Levelezési tippek lehetőségre . Válassza ki fiókját, és válassza ki, hogy milyen műveleteket szeretne kiváltani a MailTips riasztásokat.

Ha le szeretné tiltani a levelezőtippeket, jelölje be a Soha ne jelenítse meg a levelezőtippeket jelölőnégyzetet.

Hogyan működnek a levelezési tippek

A levelezési tippek engedélyezése után az Outlook különféle üzeneteket jelenít meg az üzenet írása közben. Az Exchange elemzi az Ön által írt e-mail tartalmát. Ha problémát észlel, az Outlook értesíti Önt, hogy módosíthassa az üzenetet a kínos helyzetek elkerülése érdekében. Például, ha a címzett nincs irodában, és Ön sürgős válaszadásra kéri, a levelezőtippek értesítik Önt, hogy ezt nem tudják megtenni.

További példák azokra a helyzetekre, amelyek kiválthatják a levéltippeket:

• A címzett postaládája megtelt.
• A címzett e-mail címét ideiglenesen letiltották vagy véglegesen törölték.
• Az Ön e-mailje sérti szervezete irányelveit vagy korlátozásait.
• Nincs engedélye arra, hogy kapcsolatba lépjen a címzettel, vagy e-maileket küldjön külső címzetteknek.
• A címzett postafiókja moderált, vagyis az üzenet jóváhagyása szükséges.

A levelezési tippek korlátozásai

• Offline módban ez a lehetőség nem érhető el.
• Ha a címzettlistája több mint 200 címzettet tartalmaz, a levelezési tippek nem értékelik az egyes postafiókokat.

Következtetés

A MailTips egy praktikus Outlook funkció, amely segít elkerülni az olyan kínos helyzeteket, mint például az e-mailek rossz címzetteknek történő küldése. Például, ha az Ön e-mailje sérti a szervezet irányelveit, a MailTips figyelmezteti Önt a problémáról. Tervezi a MailTips használatát az Outlookban? Tudassa velünk az alábbi megjegyzésekben.