Πώς να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα email στο Outlook ή το Outlook.com

Με το hacking, το spyware, το κακόβουλο λογισμικό και άλλα, δεν μπορείτε ποτέ να είστε πολύ ασφαλείς για να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας παραμένουν στα σωστά χέρια. Δείτε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κωδικό πρόσβασης στο Outlook ή το Outlook.com.

• Στην εφαρμογή Outlook:  Έχετε ένα πιστοποιητικό S/MIME εγκατεστημένο στη συσκευή σας. Στη συνέχεια, ελέγξτε το κέντρο αξιοπιστίας στις ρυθμίσεις για να βεβαιωθείτε ότι έχετε διαμορφώσει τη συσκευή και την εφαρμογή σας για κρυπτογράφηση S/MIME. Στη συνέχεια, μπορείτε να προστατεύσετε τα email σας με κωδικό πρόσβασης συνθέτοντας το μήνυμα όπως θα κάνατε συνήθως και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές. Από εκεί, επιλέξτε Encrypt και μετά επιλέξτε Encrypt with S/MIME.
• Στο Outlook.com: Απλώς γράψτε το μήνυμά σας κανονικά και κάντε κλικ στο κουμπί κρυπτογράφησης πάνω από τη γραμμή Προς: στο επάνω μέρος της διεπαφής χρήστη.

Η προστασία με κωδικό πρόσβασης είναι απαραίτητη αυτές τις μέρες. Με το hacking, το spyware, το κακόβουλο λογισμικό και άλλα, δεν μπορείτε ποτέ να είστε πολύ ασφαλείς για να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματά σας παραμένουν στα σωστά χέρια. Γι' αυτό, σε αυτόν τον οδηγό, θα εξηγήσουμε πώς μπορείτε να προστατεύσετε με κωδικό πρόσβασης τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook ή στο Outlook.com και να διατηρήσετε τις συνομιλίες σας ιδιωτικές.

Τύποι προστασίας με κωδικό πρόσβασης

Πριν ασχοληθείτε με οτιδήποτε, θέλετε να αναφέρετε τι κάνει πραγματικά για εσάς η προστασία των email σας στο Outlook με κωδικό πρόσβασης. Όταν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύουν με κωδικό πρόσβασης, τα περιεχόμενα του email κρυπτογραφούνται και αλλάζουν από αναγνώσιμο κείμενο σε κείμενο κρυπτογράφησης. Μόνο όσοι έχουν το ιδιωτικό κλειδί, το οποίο ταιριάζει με το δημόσιο κλειδί που χρησιμοποιήθηκε για την κρυπτογράφηση του μηνύματος μπορούν να το διαβάσουν σωστά.

Η εφαρμογή Outlook σε MacOS και Windows 10 χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση S/MIME και κρυπτογράφηση μηνυμάτων του Office 365. Το S/MIME είναι ο πιο κοινός τύπος κρυπτογράφησης και είναι ο πιο αποδεκτός από άλλους πελάτες email. Αυτός είναι επίσης ο πιο περίπλοκος τύπος κρυπτογράφησης και θα χρειαστεί να αγοράσετε ή να έχετε ένα πιστοποιητικό S/MIME που έχει ήδη διαμορφωθεί στον υπολογιστή σας από τον διαχειριστή IT για να το χρησιμοποιήσετε.

Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι η εφαρμογή web Outlook.com χρησιμοποιεί ευκαιριακή ασφάλεια επιπέδου μεταφοράς (TLS) για την κρυπτογράφηση της σύνδεσης με τον πάροχο email του παραλήπτη. Με το TLS, το μήνυμα ενδέχεται να μην παραμείνει κρυπτογραφημένο αφού το μήνυμα φτάσει στον πάροχο email του παραλήπτη. Αν αναζητάτε την πιο ασφαλή προστασία με κωδικό πρόσβασης, η εφαρμογή Outlook είναι ο καλύτερος τρόπος. Ωστόσο, εάν αναζητάτε το πιο απλό, η εφαρμογή Web του Outlook είναι αυτό που ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με προστασία κωδικού πρόσβασης στην εφαρμογή Outlook

Για να ξεκινήσετε με την προστασία με κωδικό πρόσβασης των email σας στην εφαρμογή Outlook, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχει ρυθμιστεί σωστά για προστασία με κωδικό πρόσβασης. Θα χρειαστεί επίσης να έχετε ένα πιστοποιητικό S/MIME εγκατεστημένο στο σύστημά σας. Εάν πληροίτε αυτές τις απαιτήσεις, μπορείτε να προχωρήσετε.

Ξεκινήστε ανοίγοντας το Outlook 2016 ή το Outlook 2019 και κάνοντας κλικ στην Κορδέλα αρχείου. Μόλις φτάσετε εκεί, επιλέξτε Επιλογές, ακολουθούμενες από Ρυθμίσεις Κέντρου εμπιστοσύνης. Από αυτήν τη σελίδα, θα θέλετε να κάνετε κλικ στην Ασφάλεια email. Στη συνέχεια, θα πρέπει να δείτε μια ενότητα Κρυπτογραφημένο email. Φροντίστε να επιλέξετε Ρυθμίσεις. Από εκεί, στην ενότητα Πιστοποιητικά και αλγόριθμοι, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει και επιλέξτε S/MIME και μετά κάντε κλικ στο OK. 

Μόλις ενεργοποιηθεί η δυνατότητα, μπορείτε να κρυπτογραφήσετε το email σας. Απλώς συνθέστε και στείλτε μήνυμα όπως θα κάνατε συνήθως και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές. Από εκεί, επιλέξτε Encrypt και μετά επιλέξτε Encrypt with S/MIME.

Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με προστασία κωδικού πρόσβασης στο Outlook.com

Τώρα, για το εύκολο κομμάτι. Η προστασία των email στο Outlook.com είναι πολύ απλή δουλειά. Σε αντίθεση με τη χρήση της εφαρμογής Outlook, η εφαρμογή Ιστού απλοποιεί τα πράγματα και δεν χρειάζεστε να εγκαταστήσετε ειδικά πιστοποιητικά.

Για να κρυπτογραφήσετε μηνύματα στο Outlook.com, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι απλώς να γράψετε το μήνυμά σας κανονικά και να κάνετε κλικ στο κουμπί κρυπτογράφησης πάνω από τη γραμμή Προς: στο επάνω μέρος της διεπαφής χρήστη. Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να στείλετε το μήνυμά σας κανονικά. Απλώς έχετε υπόψη σας ότι το Outlook.com χρησιμοποιεί ευκαιριακή ασφάλεια επιπέδου μεταφοράς (TLS) για την κρυπτογράφηση της σύνδεσης με τον πάροχο email ενός παραλήπτη. Όπως περιγράψαμε προηγουμένως, αυτό είναι λίγο λιγότερο ασφαλές καθώς το TLS, το μήνυμα ενδέχεται να μην παραμείνει κρυπτογραφημένο αφού το μήνυμα φτάσει στο email του παραλήπτη.

Άλλοι τρόποι για να παραμείνετε ασφαλείς στο διαδίκτυο

Η προστασία των email σας είναι μόνο ένας τρόπος για να παραμείνετε ασφαλείς στο διαδίκτυο. Με το Microsoft 365 και τα Windows 10, μπορείτε να παραμείνετε προστατευμένοι με πολλούς διαφορετικούς τρόπους. Μπορείτε να κλειδώσετε με κωδικό πρόσβασης τα αρχεία και τους φακέλους σας στα Windows 10, να χρησιμοποιήσετε το Bitlocker, να προστατέψετε έγγραφα του Office 365 και πολλά άλλα. Μιλήσαμε για αυτό εδώ, οπότε μη διστάσετε να το ελέγξετε. Και, κρατήστε το κλειδωμένο στο Blog.WebTech360 για όλα τα νέα και τις πληροφορίες του Microsoft 365.