Alle tips til at forbedre din Microsoft Teams-slutbrugeroplevelse

Hvis du er Teams-administrator, -mester eller superbruger, vil en del af din rolle sandsynligvis hjælpe med at forbedre Microsoft Teams-slutbrugeroplevelsen.

For pokker, selvom du er en venlig person, der ønsker, at folk skal bruge deres værktøjer mere produktivt, vil du gerne gøre dette.

I dette indlæg gennemgår vi nogle vigtige værktøjer og funktioner for at forbedre Microsoft Teams-slutbrugeroplevelsen:

1 – Start med en adoptionsplan

At oprette en adoptionsplan for brugere er meget anderledes end at oprette en adoptionsplan for hele organisationen.

Start med at identificere, hvorfor du vil bruge Microsoft Teams. Kommuniker derefter planen, ruten til adoption og fordele til dine interessenter. Til gengæld skal de føre disse oplysninger ned til deres egne brugere.

Når du skrider frem gennem din udrulning, skal du holde alle interessenter informeret med regelmæssige opdateringer. Hvis alle ved, hvad der sker (og hvornår), vil det ikke være så meget af en overraskelse.

Undervejs på rejsen vil masser af mennesker bede om tekniske, lærings- og adoptionsmaterialer.

Du kan selvfølgelig lave din egen ud fra interne nuancer. Der er også masser af eksisterende Microsoft-materialer til rådighed.

Sørg for at inkludere undervisningsmaterialer som Microsoft 365 Learning Pathways, instruktørledet Microsoft Teams Slutbrugeroplevelsestræning og webinarer ledet af Azure-ingeniører til supportbilletter.

Du skal også kommunikere, hvordan du vil have slutbrugerne til at hæve billetter, når noget går galt. Det sidste, du har brug for, er en tilstoppet indbakke, når du har implementeret Teams.

Hvis du ønsker, at billetter skal hæves via en centraliseret portal, kan du gøre brug af Azure-tjenester. Udforsk dog supportplanerne først.

2 – Personlige tilpasninger tilgængelige i Microsoft Teams

Når dit team er fortrolig med at bruge Teams på en daglig basis, er det vigtigt at tilføje et personligt præg.

For eksempel er der masser af Microsoft Teams tilgængelighedsfunktioner, der venter på at blive opdaget. Men de forbliver ukendte, medmindre du informerer dine brugere om dem.

Tilgængelighedsfunktioner omfatter:

• Chatoversættelse: Hvis dine kollegers modersmål er forskelligt fra dit, så er dette et nyttigt værktøj. Inline beskedoversættelse hjælper alle med at være sig selv og stadig kommunikere effektivt.

• Talebeskeder: Nogle lange beskeder videresendes bedst med talebeskeder, da manérerne kan hjælpe med kontekst og tone. Også en forfatter med gigt eller karpaltunnel vil også finde dette værktøj nyttigt, da de kan skrive mindre. Du skal blot holde optageikonet nede, tale ind i mikrofonen og slippe, når du er færdig med at optage.

• Slå TTY-tilstand til: Dette er en anden funktion, der vil hjælpe folk, der er talehæmmede eller hørehæmmede. For at slå Teletypewriter (TTY) til, følg denne mappe, efter du har klikket på dit profilbillede – Indstillinger > Opkald.

• Live undertekster: Få undertekster i realtid i Teams-møder.

Optag dem til senere brug.

Først skal du sikre dig, at Stream er dækket af din Microsoft 365-licens.

Slå Live Captions-optagelsen til, når du logger på Stream. Vælg din video, og klik på de tre prikker for at åbne indstillingsmenuen.

Sæt kryds i feltet "Generer automatisk en billedtekstfil".

• Mørk tilstand: Denne funktion blev introduceret til Teams i 2018 og er nyttig til at hjælpe med at reducere øjenbelastning og bevare dit fokus.

Klik på knappen med tre prikker, og åbn Indstillinger. Umiddelbart under Generelt kan du se de tre valg af belysningssystemer Standard, Mørk og Høj kontrast.

En anden afgørende del af tilpasningen i Teams er typen og hyppigheden af ​​notifikationer, du modtager. 

Frekvens? Det er rigtigt!

Selvom der ikke kan gøres noget ved antallet af beskeder, folk sender dig (selvom mere om det senere), kan du tilpasse, hvornår og hvordan du modtager meddelelser.

3 – Bedste praksis for Teams-meddelelser

Du kan være bekymret for notifikationer, hvis du administrerer flere teams og kanaler på din Teams-konto.

Eller måske er du bare medlem af disse teams og kanaler.

Overbelastning af meddelelser og meddelelsestræthed er virkelige ting, der kan påvirke dit output, hvis det ikke administreres korrekt.

Så hvordan kan du administrere Teams-meddelelser?

Det er nemt:

• Opret brugerdefinerede notifikationsindstillinger: Dette inkluderer at deaktivere catchup-notifikationer og justere dine almindelige notifikationer til kun at inkludere specifikke ting som personlige @omtaler, svar på samtaler, jeg startede osv.

• Forlad projekter, der ikke længere behøver din involvering: Der er sandsynligvis teams eller kanaler, der ikke er relevante for dig eller det arbejde, du udfører. Ryd op i rodet ved at forlade disse projekter.

4 – Hvornår skal man bruge gruppechat vs kanaler

Når du har valgt de kanaler, du skal være i, og sorteret din notifikationsstrategi, er det vigtigt at vide, hvornår det er bedst at bruge gruppechat, og hvornår kanaler er mere passende.

For brugere, der er nye til samarbejdsplatforme som Teams, skal du huske, at dette er en helt ny oplevelse. Microsoft Teams er  ikke  en platform i instant messenger-stil, som de måske er vant til at bruge.

Det kan være så enkelt, hvis du vil, men det kan være så meget mere for dine teams samarbejde.

Gruppechats er en forlængelse af en-til-en-samtaler for at involvere andre kolleger. Her kan alle medlemmer af Teams-gruppen dele beskeder, GIF'er, emojis, klistermærker og endda arrangere møder.

Hvis du har brug for at tage samarbejdet lidt længere, kan du dog holde det hele organiseret i Teams-kanaler. To vigtige funktioner adskiller Teams-kanaler fra gruppechat:

Beskedstråde: Samtaler i gruppechat kan blive rodet og miste deres substans overarbejde. I kanaler kan teammedlemmer dog holde styr på meddelelser i den kontekst, de er udgivet i.

Dette er muligt gennem meddelelsestråde, der samler samtaler til en enkelt chatblok. Du kan se alle svarene, og du kan @ nævne nogen under det trådede svar.

2. Filer: I modsætning til almindelige gruppechats har kanaler en filfane. Dette er fantastisk til dokumentsamarbejde, og hver fil, du uploader, synkroniseres også med SharePoint.

5 – Fordele ved beskedtråde

En af de største fordele ved at bruge kanaler frem for gruppechats er, at du får adgang til beskedtråde.

Det handler om let samarbejde ikke?

Det er trods alt derfor, at en god adoptionsplan og at komme af med overbelastning af underretninger står øverst på vores dagsorden.

Men selv mens du arbejder, er beskedtråde også et fantastisk værktøj til at optimere Microsoft Teams slutbrugeroplevelse.

Tråde giver din besked kontekst og viser, hvem du taler med. 

Fordele på højt niveau omfatter:

• Tråde bevarer meningsfuld kontekst og organiserer samtaler.
• En tråd tilskynder til åben diskussion om emner uden at distrahere andre.
• Tråde giver dig en måde at få mere klarhed på uden at starte en ny DM.
• Dine tråde gør det nemmere at spore information ved at se på specifikke samtaler.
• Tråde holder meddelelseskanaler fri for ekstra rod.
• Tråde er klistrede. Når du deler en besked, deles trådede svar også.

Mere specifikt, med beskedtråde får du asynkronitet i dine Teams-beskeder.

Det betyder, at beskeder i kanalen ikke skal synkroniseres – du behøver ikke at svare på alle beskeder i realtid.

Selvom dine meddelelser er helt slået fra, kan du vende tilbage til en samtaletråd for at se nye opdateringer. I en gruppechat vil du normalt være bekymret for, at du kan miste overblikket over, hvad der sker, når du ikke er i gruppen.

Det betyder, at du vil have mere tid til at fokusere på andre ting og stadig være i løkken.

6 – Hvad du kan gøre med Teams-mobilappen

Mange mennesker vil bruge Teams på farten. I stedet for at skulle trække deres bærbare computer frem, hver gang de skal chatte med nogen på kontoret eller derhjemme, kan de bruge Teams mobilapp i stedet.

Nogle  af dine brugere kan ende med at bruge mobilappen, fordi de foretrækker meddelelsestrådsoplevelsen i mobilbrugergrænsefladen.

Her er nogle andre smarte funktioner i Teams-mobilappen:

Hurtige strygebevægelser: Ryd dit aktivitetsfeed for notifikationer, når du markerer meddelelser som læste eller ulæste med blot at stryge med fingeren.

Stille timer og stille dage: Notér specifikke timer og dage, hvor du vil tage PTO. Dette vil deaktivere meddelelser for dig på disse tidspunkter.

Klik på din profil og derefter på Notifikationer. Under segmentet Blokerede meddelelser skal du klikke på Under stille tid.

Her har du mulighed for at slå stille timer og stille dage fra og til, samt tilpasse yderligere indstillinger på egen hånd.

Integreret kontorobjektiv: Nemheden ved at tage billeder er allerede en fed funktion.

Office Lens er dog integreret i Teams-mobilappen, så når du fanger en tavle eller et dokument, genkender den automatisk det.

Uanset hvilket medie det er, vil Office Lens automatisk optimere billedet, hvilket du kan med tekst eller tegninger.

Omarranger den nederste bjælke: Du kan øge tilgængeligheden til dine mest besøgte faner på teams ved at omarrangere navigationslinjen.

Klik på ikonet med tre prikker nedenfor, og du vil se muligheden for at trække vinduet Rediger navigation til fuld visning. Du kan derefter omarrangere fanerne for bedre at imødekomme dine præferencer.

Nem overgang fra mobil til bærbar: Skift dine konferenceopkald og notifikationer mellem din bærbare computer og mobilenhed i realtid.

Hvis du skal på farten, men er i gang med et konferenceopkald, kan du skifte til din mobilenhed uden at afbryde mødet.

Du kan også indstille meddelelser til din mobilenhed til at slukke, når du logger på Teams på dit skrivebord, hvilket mindsker overbelastning af meddelelser.

7 – Meddelelsesinteroperabilitet

Når du kun taler med folk i Teams, er der ikke behov for en anden app. 

Men hvad sker der, når du arbejder med en entreprenør, der bruger Slack? Eller en klient, der insisterer på at bruge Webex?

Det mest almindelige scenario? Du downloader deres app for at holde dem glade.

Men hvad betyder det for dig? Konstant skift mellem apps for at administrere dine eksterne kontakter.

Beskedinteroperabilitet er processen med at forbinde disse apps sammen, så du kan sende en besked fra Microsoft Teams til din eksterne kontakt på enten Slack eller Webex.

Interoperabilitet forbedrer intern kommunikation og muliggør ægte intercompany-samarbejde.

Hvis dit team arbejder med folk, der bruger samarbejdssoftware, der er forskellig fra dit, vil interoperabilitet spare dig for hovedpine ved at skulle administrere hver enkelt platform, inklusive meddelelser og integrationer.

Du kommunikerer simpelthen med dem, uden at forlade hvor du er. Dette frigør tid, som du ville have spildt på at administrere andre platforme.

Mere fokus betyder bedre kommunikation og bedre produktivitet for dit team.

Interoperabilitet mellem nutidens mest populære samarbejdsplatforme er let med Mio. Hvis Mio er installeret på din Teams-lejer, kan du sende beskeder til ethvert medlem af dit team og nyde de funktioner og integrationer, du allerede er vant til.

Installer Mio på Microsoft Teams

Mio er enkel at sætte op:

• Synkroniser alle de chat-apps, dine teams bruger, ved at oprette en Mio Hub
• Teammedlemmer i din Mio Hub kan straks chatte i DM'er eller grupper med medlemmer på andre platforme
• Fildeling, trådede beskeder, reaktioner og muligheden for at redigere og slette beskeder er alle understøttet
• Nye kanaler eller rum, som en medarbejder inviteres til, vil blive synkroniseret i den primære chatplatform, de foretrækker at bruge.

For at finde ud af mere om Mios chatplatforms interoperabilitet, besøg m.io.

8- Video interoperabilitet

Videoopkald mellem teammedlemmer er lige så vigtige som beskeder i teamsamarbejde. 

Men ligesom meddelelsesplatforme vil du ofte finde kunder eller endda andre afdelinger, der ikke bruger den samme videoplatform som dig.

Det betyder at finde løsninger til møder, når folk bruger Webex, Zoom, Skype og alle de andre videoplatforme derude.

Indtast Microsoft Cloud Video Interop (CVI).

CVI is a third-party solution from Microsoft that solves the problem of video interoperability for you and outside third parties using other collaboration platforms.

With CVI, your third-party team members can tap into the native Microsoft Teams end user experience of audio, video, and content sharing through certified interop solutions and video devices.

Certified Microsoft CVI partners include:

• Poly Real Connect Service
• Pexip Infinity
• BlueJeans Gateway by Verizon
• Cisco Webex Video Integration

How to deploy a cloud video Interop

There are five steps involved in deploying Cloud Video Interop so that you can add non-Microsoft Teams users into a Teams meeting:

Plan: Identify video devices and select an appropriate Microsoft CVI certified partner to support a collaborative team member’s device. The team member involved in this video interop meeting will need a Microsoft license for you to schedule interop meetings. Make sure that both you and this other person confirm the licensing requirements of the CVI partner prior to selecting that partner for the deployment.

Configure: Anyone not using Microsoft Teams will need deployment documents from the certified CVI partners that they’ve chosen. These documents contain configuration changes for their networks, as well as other settings that may need to be updated.

Provision: You will receive the licenses that your colleague’s CVI provides.

Schedule: Once enabled, you can schedule interop meetings using Teams, or the Teams Meeting Add-in for Outlook.

Join: Your third-party team members can now join using the method provided by their Microsoft certified CVI partner.

9 – Tips for joining Microsoft Teams meetings

When joining Microsoft Teams meetings, consider the following:

• You can join a meeting by clicking the camera icon, filling in the meeting’s name, clicking the Meet Now option, and adding people to the meeting.

• You can also join a meeting that’s already started by clicking on the same camera icon and clicking Jump In.
• Mute your audio with the microphone icon when you’re not talking or there’s lots of background noise.
• Share your screen by clicking the screen icon.
• You can record your screen when you click the ellipses icon, and select the Start recording option. 

10 – Tips for hosting Microsoft Teams meetings

How to add members to Microsoft Teams meetings

There are various ways that you can add people to a meeting in Microsoft Teams.

For example, if you have Anonymous Join enabled, then anyone can join the conference as an anonymous user by clicking on the meeting link invitation. 

You can turn on Anonymous Join by visiting the Microsoft Teams admin center, clicking on Meetings > Meeting Settings > Participants:

If you want more control over who attends your meetings, toggle this switch off, and send invitations to individual team members instead.

In addition to inviting everyone in a channel or conversation to a meeting all at once, you can also send an email and phone number invitations too. 

Before a meeting, you can use the Invite People box when you start your meeting to search for people and invite whomever you like.

When you’re in a meeting, click on the Show participants icon your meeting controls to see who’s there, who’s been invited, and who isn’t there yet.

To ask someone to join a meeting, you can click on More Options (…), then Ask to Join.

Alternatively, type a person’s name into the search box (if they’re in your organization), or their phone number or email address.

In-meeting controls and what you can do with Microsoft Teams

As an admin, you’ll be able to use your Meetings settings to control plenty of factors, including whether anonymous people can join teams.

You can:

• Allow audio conferencing: With an audio conferencing license, people will be able to dial-in to your meetings from over 90 different countries. 
• Set up a virtual lobby: Any attendees not in your organization will appear in a virtual lobby by default with Microsoft Teams. This allows you to choose who should have access to the conversation. 
• Mute attendees: In large meetings, you can click on the Mute option on an attendee’s profile to prevent them from disturbing other people in your group. You can also unmute them later, or mute everyone but yourself. 
• Screen or application sharing: Click on the screen icon on your Microsoft Teams meeting to share your screen. If you only want to share a specific window or application, you can choose exactly how much to share. 
• Troubleshoot interactively: Teams will automatically tell you if it detects any problems. For instance, you’ll get a notification if you’re trying to speak to your team when you’re muted. 
• Access call analytics and recordings: Clicking the … More Options button on Teams will allow you to record a meeting, which can be sent straight to your inbox after the discussion is finished. Microsoft offers a range of analytics to help troubleshoot potential issues with your meetings too.

11- Using live events

Live events is a specific feature within Teams for ….live events! Live events are similar to meetings, however, they allow you to broadcast to an online audience outside of your team members, and in real-time.

In addition to Microsoft Teams, you can also host live events with Stream and Yammer.

These types of live events have the potential to replace the functionalities of Skype Meeting Broadcasts, which you may be familiar with.

They involve one-to-many communications between the host and the audience. The audience’s participation involves viewing, interacting via moderated Q&As or Yammer conversation, and watching recorded events.

If you’re organizing or producing, you’ll need certain Microsoft licenses. Attending a Live event and downloading the recordings does not require a license, however.

Setting up a live events policy

Live events policies help manage the features that are accessible within a live event. Here’s how you can set up Teams for live events:

• From your Teams admin center, follow this directory, Meetings > live events policies.
• You have two options next:

Edit the default policy by clicking Global (Org-wide default).

Create a custom live event policy by selecting Add, then clicking Edit. 

Here are the settings you can change to fit the needs of your organization. You can now set your preferences for scheduling, recordings, and transcriptions for attendees.

12 – Microsoft Teams Broadcasts

Live event broadcasts have to be of the highest quality for attendees, which is the most critical aspect of this Teams feature.

The live events broadcasts are propagated by the following:

• Azure Media Services: Azure Media Services is responsible for secure and enhanced accessibility, distribution, and scalability of your streaming services to your local and worldwide audiences.
• Azure Content Delivery Network (CDN): Azure CDN renders your content to viewers once it goes live. With Azure CDN, your high-quality streams are broadcast to worldwide audiences with no buffering.
• Enterprise Content Delivery Network (eCDN): This tool broadcasts your video content from the internet throughout your enterprise, while still maintaining network performance. Some certified eCDN partners for live events broadcasts on Microsoft Teams, Stream, and Yammer include Hive, Kollective, Ramp, and Riverbed.

13 – How to use Teams background blur

During any kind of Teams meeting, you may be working somewhere that you don’t want to show off to the world.

One solution is to use the background blur option within Teams.

To do this, simply:

• Click on your audio and video settings screen when you join a meeting
• Choose the ellipses “…” for more options
• Tap on Blur my background.

If you’re not a fan of a blurred background, you can opt for a full background replacement instead.

14 – Using a Teams virtual background

If you’re looking for something a little more exciting than a blur, you can customize your video with virtual backgrounds.

Microsoft introduced virtual backgrounds for Teams in April 2020, so that users can replace their real meeting background with a “fresh and bright home office.”

To find virtual backgrounds:

• Launch a video chat and tap the ellipses “…”
• Click Show background effects.

• This will bring up a sidebar with alternative background options.
• Select your choice.

For something more advanced, and to stand out in front of your boss, colleagues, or clients, you can opt for a third-party background.

To download a selection of premium Microsoft Teams backgrounds, choose from 300 high-quality images here.

15 – How to add integrations in Teams

Microsoft Teams has over 600 apps listed in its App Store, which include integrations as bots, connectors, and messaging tools.

The App Store is technically the first integration since you can directly access the other integrations easily from the Teams app.

You can add an integration through different terminals of the app:

• From the sidebar: On the left side of the screen is the sidebar, and at the bottom is the Add icon.

Once you click it, you’ll see the option to Add the app.

• Add apps to a tab: Click the + in a chat, group, or channel to add an app to your tabs. 

Select the app you want from the apps window.

Each app may have different next steps based on where you want to use the app (in messages, channels, meetings, etc.)

This example shows just how easy integration can make collaboration be on Microsoft Teams.

At tilføje 600 integrationer er dog for at fortryde alt det fine arbejde, vi har gjort indtil videre for at forbedre din brugeroplevelse på Teams.

I stedet skal du vælge blandt vores udvalgte de bedste Microsoft Teams-integrationer, der kan forbedre Microsoft Teams-slutbrugeroplevelsen.