Jak vytěžit maximum z přepracovaných (a přejmenovaných) To Do od společnosti Microsoft

Společnost Microsoft přepracovala svou aplikaci pro vytváření seznamů úkolů, aby se stala komplexním systémem správy úkolů. Chcete-li z toho vytěžit maximum, můžete

Import existujících seznamů

Vytvářejte a sdílejte seznamy

Práce s úkoly

Používejte chytré seznamy

To Do je jedním z nejnovějších přírůstků do řady nástrojů produktivity společnosti Microsoft. Nedávno získal komplexní aktualizaci uživatelského rozhraní po spoustě nových funkcí, takže jsme se rozhodli znovu podívat na to, co může nabídnout v roce 2019.

To Do se zrodilo z akvizice Wunderlist společností Microsoft. Přestože Wunderlist funguje dodnes, inženýrské zdroje byly přesměrovány na To Do. Společnost Microsoft přestavěla aplikaci na infrastrukturu Office 365 a zajistila, že splňuje požadavky na dodržování předpisů pro podnikové použití. Tato architektura také umožňuje To Do synchronizovat s e-maily a úkoly v Outlooku.

Redesign To Do na začátku tohoto měsíce posunul aplikaci blíže k designovému jazyku Wunderlistu. Je zde větší využití barev a větší pozornost věnovaná odsazení mezi prvky rozhraní. Nový vzhled, který přichází s jemnou změnou názvu (z To-Do na To Do), naznačuje rostoucí důvěru Microsoftu v produkt.

Začínáme

Today's To Do je k dispozici téměř na všech hlavních platformách. Aplikace jsou nabízeny na Windows 10, macOS, iOS, Android a na webu. Kromě toho se To Do integruje do rostoucího výběru produktů společnosti Microsoft. Patří mezi ně Outlook, Cortana a Microsoft Planner, takže se aplikace může stát centrem pro všechny vaše úkoly.

Pro účely této příručky budeme používat Úkoly na počítači se systémem Windows 10. Většina obrazovek je na všech platformách velmi podobná, takže na vašem vlastním zařízení byste neměli narazit na žádné další problémy.

Po stažení To Do se musíte nejprve přihlásit. Podporovány jsou osobní účty Microsoft i podnikové účty Office 365. Pomocí obrazovky nastavení aplikace můžete později přidat další účty.

Jakmile se přihlásíte, dostanete se na obrazovku To Do „Můj den“. Stojí za to věnovat chvíli posouzení rozhraní. Na stolních zařízeních používá Úkoly dvoupanelové zobrazení. Vaše seznamy úkolů se zobrazují vlevo, zatímco prostřední část se aktualizuje a zobrazuje obsah seznamů. Když vyberete úkol, zobrazí se napravo další panel pro úpravu jeho vlastností. Mobilní rozložení je velmi podobné, navigace je skryta za hamburgerovou nabídkou.

Chcete-li se dostat na stránku nastavení aplikace, klikněte na svůj profilový obrázek v levém horním rohu. Vyberte "Nastavení" z rozevírací nabídky nebo "Spravovat účty" pro přidání a odebrání účtů Office 365.

Import existujících úkolů

Obrazovka Nastavení vám umožňuje importovat vaše stávající úkoly z Wunderlistu. To znamená, že můžete pokračovat tam, kde jste skončili ve starší aplikaci. To Do automaticky vytvoří seznamy, které nahradí vaše seznamy Wunderlist, a naplní je vašimi úkoly ve Wunderlistu.

Nastavení také umožňuje změnit několik základních možností v aplikaci. K dispozici je podpora světlých nebo tmavých motivů a možnost deaktivovat potvrzení smazání a zvuky dokončení.

Dále níže najdete sadu přepínacích tlačítek pro „Inteligentní seznamy“. K inteligentním seznamům se vrátíme později, ale prozatím jen víme, že je možné zabránit tomu, aby se nepoužívané inteligentní seznamy zobrazovaly v aplikaci. Poslední přepínací tlačítko vám umožňuje ovládat, zda se označené e-maily Outlooku mají objevit v Úkolech – vypnutím této možnosti odstraníte z navigačního panelu sekci „Označený e-mail“.

Vytváření seznamů

Chcete-li vytvořit seznam, klikněte na tlačítko "Nový seznam" ve spodní části navigační nabídky. Zadejte název seznamu a stiskněte klávesu Enter. Volitelně můžete přidat vlastní emotikon, který se použije jako ikona navigace v seznamu. Klikněte na název seznamu v centrálním podokně a poté na tlačítko smajlíka vyberte emotikon.

Máte několik souvisejících seznamů? Zkuste vytvořit skupinu. Kliknutím na tlačítko napravo od tlačítka „Nový seznam“ vytvoříte a pojmenujete svou skupinu. Jednotlivé seznamy pak můžete přetáhnout do skupiny a udělat z nich děti. To může pomoci uklidit vaši navigační nabídku skrytím málo používaných seznamů.

Seznam možností

K nabídce možností seznamu se dostanete kliknutím na ikonu tří teček v pravém horním rohu aplikace. Pro každý seznam můžete individuálně upravit motiv aplikace, změnit pořadí řazení úkolů nebo seznam přejmenovat.

Tato nabídka také umožňuje zobrazit (nebo skrýt) dokončené úkoly v seznamu. Nakonec jsou zde položky nabídky, pomocí kterých můžete připnout zástupce do nabídky Start nebo odstranit seznam. Tím se odstraní všechny úkoly v seznamu i seznam samotný.

Sdílení seznamů

Seznamy můžete sdílet s ostatními uživateli a usnadnit tak spolupráci. Začněte kliknutím na ikonu osoby vedle tlačítka možností seznamu.

Kliknutím na „Vytvořit odkaz s pozvánkou“ získáte odkaz ke sdílení. Dejte odkaz lidem, kteří potřebují přístup k seznamu. Budou moci prohlížet, přidávat a upravovat úkoly v seznamu. Chcete-li v budoucnu spravovat možnosti sdílení, klikněte znovu na tlačítko sdílení. Uvidíte spolupracovníky přidané do seznamu a možnost zrušit sdílený přístup.

Práce s úkoly

Úkoly jsou nejdůležitějšími objekty v rámci Úkolů. Vytvoření úkolu je jednoduché: vyberte seznam a poté klikněte na „Přidat úkol“ ve spodní části obrazovky. Zadejte název úkolu a stiskněte enter.

Ve své nejzákladnější podobě to je vše. Úkoly můžete přidávat tak, že zadáte popisy a stisknete Enter. Úkoly však mají k dispozici mnohem více možností, takže zkuste kliknout na jednu, abyste vyvolali její podokno podrobností.

Zde můžete nastavit připomenutí, termín a plán opakování úkolu. K dispozici je textové pole pro další poznámky (užitečné pro adresy webových stránek) a nástroj pro výběr souborů pro přidání příloh.

V horní části podokna vám odkaz "Přidat krok" umožňuje vytvořit sadu dílčích úkolů. To je užitečné pro vytváření jednoduchých kontrolních seznamů v rámci většího procesu. Můžete například přidat „Koberce“, „Podlahy“ a „Povrchy“ k úkolu „Uklidit dům“.

Nakonec malá ikona hvězdičky umožňuje označit úkol jako důležitý. Výsledkem bude, že se zobrazí v seznamu „Důležité“ viditelném v navigační nabídce Úkolů. Podobně „Přidat do mého dne“ zobrazí úkol v seznamu „Můj den“ – více o tom v další části...

Použití inteligentních seznamů

Inteligentní seznamy představují způsob popisu seznamů úkolů, který automaticky agreguje úkoly z jiných seznamů. Inteligentní seznamy nelze vytvářet, ale můžete si vybrat, které se zobrazí, jak jsme viděli na stránce Nastavení.

Už jsme se podívali na dva chytré seznamy: Důležité a Můj den. My Day si zaslouží další vysvětlení, protože je to jeden ze způsobů, jak se To Do odlišuje od konkurence.

Namísto spoléhání se výhradně na termíny odevzdání vám To Do dává možnost vybrat si úkoly, na kterých budete každý den pracovat. Myšlenka je taková, že si ráno zkontrolujete své čekající úkoly, přidáte několik do „Můj den“ a pak budete pracovat z tohoto seznamu. To vám pomůže vyhnout se rozptylování nepoužitelnými úkoly ve vašich seznamech.

To Do je dostatečně chytré na to, aby dokázalo navrhovat úkoly, které chcete přidat do Můj den. Při ranní návštěvě Můj den se mohou zobrazit návrhy. Úkoly obvykle navrhnou úkoly s konečným termínem. Bude také obsahovat všechny úkoly, které jste včera přidali do Můj den, ale nestihli jste je dokončit. To vám pomůže rychle se vrátit tam, kde jste byli, a přitom zvládat denní zátěž.

V současné době existují tři další inteligentní seznamy v rámci Úkolů: Plánovaný, Označený e-mail a Přiřazeno mně. Planned uvádí každý úkol s termínem dokončení. Označený e-mail zobrazuje všechny e-maily, u kterých jste pomocí aplikace Outlook označili akci. Každý e-mail je převeden na běžný úkol.

Přiřazeno mně, které je specifické pro účty Office 365, obsahuje úlohy Microsoft Planner, na kterých právě pracujete. To znamená, že můžete používat týmový plánovač a přitom zachovat svůj osobní seznam úkolů. Není potřeba přepínat mezi aplikacemi, když používáte Outlook i Planner vedle sebe.

Microsoft To Do

Toto je konec naší rychlé prohlídky To Do. Jak jste doufali, viděli, To Do dospělo do stále komplexnějšího řešení správy úloh. Je nabitý funkcemi a dokáže se integrovat s velkou částí ekosystému společnosti Microsoft.

Chcete-li z toho vytěžit maximum, musíte využívat funkce, jako jsou chytré seznamy. Právě tyto doteky povyšují To Do nad dav. Je však stejně užitečná jako jednoduchá aplikace pro osobní použití – přidávání nových položek trvá několik sekund.

K největšímu zvýšení produktivity pravděpodobně dochází v kombinaci s dalšími produkty společnosti Microsoft. Microsoft používá aplikaci ke spojení svých různorodých služeb. To Do se stává centrem produktivity, které shromažďuje data z aplikací Outlook, Cortana a Planner. Možnost používat aplikaci na každé platformě zajišťuje, že budete mít vždy přístup ke všem svým úkolům, ať jste kdekoli.

Díky podpoře společné práce, robustním možnostem pro jednotlivé úkoly a funkcím denního plánovače se To Do rozrostlo v ucelenou platformu pro správu úkolů. Podařilo se to udělat a přitom zůstalo velmi jednoduché začít, takže ať jsou vaše požadavky jakékoli, To Do je pravděpodobně dokáže splnit.