Как да филтрирате в Google Таблици

Когато работите с големи масиви от данни, е полезно да знаете как да филтрирате в Google Таблици.

Има два начина да направите това. Можете да използвате филтрирани изгледи в менюто на Google Таблици, което ви позволява да персонализирате конкретни начини за филтриране на данните в листа, които можете да използвате повторно. По-динамичен метод за филтриране на данни в Google Sheets е използването на функцията FILTER.

В тази статия ще научите как да използвате и двата метода.

Създайте филтърен изглед в Google Таблици

В този метод ще научите как да прилагате филтър, който ще ви показва само данни от голям набор от данни, които искате да видите. Този филтърен изглед ще скрие всички други данни. Можете също така да комбинирате филтърни параметри за по-разширени филтърни изгледи.

Как да създадете филтърен изглед

Като пример, представете си, че имате набор от данни, който включва покупки на продукти, направени от клиенти. Данните включват имена, адреси, имейли, телефонни номера и др.

За този пример да кажем, че искате да видите само клиенти от Playa Vista, Калифорния, и само клиенти, които имат имейл адрес „.gov“. 

1. За да създадете този филтър, изберете иконата Създаване на филтър в менюто. Тази икона изглежда като фуния. 

2. Ще видите малки икони на филтри, които се появяват от дясната страна на заглавката на всяка колона. Изберете тази икона на фуния в горната част на полето Адрес на клиента, за да персонализирате филтъра за това поле. 

3. Това ще отвори прозорец, където можете да персонализирате опциите за филтър. Изберете стрелката отляво на Филтриране по стойности . Изберете Изчисти , за да премахнете отметката от всички записи в това поле. 

Забележка : Това е важна стъпка, защото нулира изгледа от показване на всички записи до показване на нито един. Това подготвя Excel да приложи филтъра, който ще създадете в следващите стъпки.

4. Въведете текста в полето по-долу, по който искате да филтрирате полето. В този пример ще използваме „Playa Vista“ и ще изберем иконата за търсене, за да видим само тези записи, които съдържат този текст. Изберете всички записи, които се показват в списъка с резултати. Това персонализира вашия филтър, така че само избраните от вас елементи да се показват в електронната таблица.

4. След като изберете бутона OK , ще видите данните във вашия лист филтрирани, така че да се показват само клиенти от Playa Vista.

5. За да филтрирате второ поле, изберете иконата за филтър в горната част на това поле. Повторете процеса по-горе, за да създадете филтъра. Изчистете всички записи, въведете текста „gov“, за да филтрирате всички имейл адреси, които не съдържат „gov“, изберете тези записи и изберете OK .

Сега сте персонализирали вашия филтър, така че да се показват само записите в набора от данни, който ви интересува. За да не се налага да повтаряте този процес всеки път, когато отворите електронната таблица, е време да запазите филтъра.

Запазване и преглед на филтърни изгледи

Когато приключите с настройването на вашия филтър, можете да го запишете като филтърен изглед, който можете да активирате по всяко време.

За да запазите филтърен изглед, просто изберете падащата стрелка до иконата на филтъра и изберете Запазване като филтърен изглед . 

Ще видите отворено тъмносиво поле в горната част на електронната таблица. Това ще ви покаже избрания диапазон, към който се прилага филтърът, и името на полето. Просто изберете полето до Име и въведете името, което искате да приложите към този филтър. 

Просто въведете името и натиснете Enter .

Ще забележите, че от дясната страна на сивата лента има икона на зъбно колело. Изберете тази икона, за да видите опциите за филтриране. 

Наличните опции включват:

• Преименувайте филтъра
• Актуализирайте диапазона, към който се прилага филтърът
• Дублирайте филтъра, за да го актуализирате, без да засягате оригиналния филтър
• Изтрийте филтъра 

Можете да изключите филтъра, който сте активирали, по всяко време, просто като изберете иконата на филтъра отново.

Имайте предвид, че когато някой филтър е активиран, иконата на филтъра ще стане зелена. Когато деактивирате филтрите, тази икона отново ще стане черна. Това е бърз начин да видите целия набор от данни или ако някой филтър е премахнал данни от текущия изглед.

По-късно, ако искате да активирате отново някой от филтрите, които сте създали, просто изберете падащата стрелка до иконата на филтъра. Ще видите филтрите, които сте запазили, да се показват в менюто. Просто изберете този филтър, за да го активирате, когато пожелаете.

Това ще филтрира изгледа отново с помощта на настройките на филтъра, които сте конфигурирали.

Използване на функцията FILTER

Друга възможност за филтриране в Google Sheets е използването на функцията FILTER.

Функцията FILTER ви позволява да филтрирате набор от данни въз основа на произволен брой условия, които изберете. 

Нека да разгледаме използването на функцията FILTER, като използваме същия пример за клиентски покупки като последния раздел.

Синтаксисът на функцията FILTER е както следва:

ФИЛТЪР(диапазон, условие1, [условие2, …])

Необходими са само диапазонът и едно условие за филтриране. Можете да добавите колкото искате допълнителни условия, но те не са задължителни.

Параметрите на функцията FILTER са както следва:

• диапазон : диапазонът от клетки , които искате да филтрирате
• условие1 : Колоната или редовете, които искате да използвате за филтриране на резултатите 
• условиеX : Други колони или редове, които също бихте искали да използвате за филтриране на резултатите

Имайте предвид, че диапазонът, който използвате за вашите условия, трябва да има същия брой редове като целия диапазон.

Например, ако искате да създадете същия филтър като първата част на тази статия, ще използвате следната функция FILTER .

=ФИЛТЪР(F1:J20,ТЪРСЕНЕ(“Playa Vista”,H1:H20),ТЪРСЕНЕ(“gov”,I1:I20))

Това грабва редовете и колоните от оригиналната таблица с данни (F1:J20) и след това използва вградена функция ТЪРСЕНЕ, за да търси в колоните за адрес и имейл за текстовите сегменти, които ни интересуват.

Функцията ТЪРСЕНЕ е необходима само ако искате да търсите текстов сегмент. Ако се интересувате повече от точно съвпадение, можете просто да използвате това като израз на условието вместо това:

I1:I20=” [email protected] ”

Можете също да използвате други условни оператори, като > или < if="" you="" want="" to="" filter="" values="" larger="" than="" or="" less= "" than="" a="" fixed="">

След като натиснете Enter , ще видите резултатите от функцията FILTER като таблица с резултати.

Както можете да видите, връщат се само колоните в диапазона, който сте избрали в първия параметър на функцията. Затова е важно да поставите функцията FILTER в клетка, където има място (достатъчно колони), за да се появят всички резултати.

Използване на филтри в Google Таблици

Филтрите в Google Таблици са много мощен начин за копаене в много големи набори от данни в Google Таблици. Функцията FILTER ви дава гъвкавостта да запазите оригиналния набор от данни на място, но да изведете резултатите другаде.

Вградената функция за филтриране в Google Таблици ви позволява да променяте изгледа на активния набор от данни по какъвто и да е начин, който ви интересува във всеки един момент. Можете да запазвате, активирате, деактивирате или изтривате филтри, както желаете.

Имате ли интересни съвети за използване на филтри в Google Таблици? Споделете ги в раздела за коментари по-долу.