Google Docs е част от пакета на Google от облачно базирани инструменти за продуктивност. Това улеснява съвместната работа по документи и споделянето им с други. Показваме ви как да проследявате промените в Документи, за да можете да видите какво е различно в най-новата версия.
Разликата с промените в проследяването на Word
В Microsoft Word сътрудничеството по документи става последователно. Един човек активира „Проследяване на промените“, работи върху документ, завършва редактирането и изпраща документа на следващия човек за преглед. Този човек може да преглежда проследените промени и да прави редакции, като по този начин създава множество версии на един и същи документ.
В Google Docs няма множество версии на документ, а само едно копие в облака, което може да се редактира едновременно от множество потребители.
Ако искате да знаете други разлики, вижте Google Документи срещу Microsoft Word – Какви са разликите?
Не забравяйте да споделите своя документ
Ако искате да проследите промените в Google документ, така че друг човек да може да ги прегледа, трябва да споделите документа с този човек.
За да споделите документ с друго лице:
- Изберете бутона Споделяне в горния десен ъгъл на документа на Google.
- Въведете имейл адреса на лицето под Добавяне на хора и групи .
- След като приключите с добавянето на списъка с хора, изберете тяхната роля в падащото меню вдясно .
- Поставете или премахнете отметката от квадратчето, което ги уведомява, че сте споделили документа.
- Напишете обяснителна бележка, ако е необходимо.
- Изберете Изпращане .
Проверете хронологията на ревизиите на документа
Google Docs съхранява запис на хронологията на документа от момента на неговото създаване. Така че дори ако забравите или не знаете как да проследите промените във вашия документ в Google, винаги можете да ги търсите, като използвате хронологията на редакциите на документа:
- Отворете своя документ в Google .
- Изберете Файл > Хронология на версиите > Вижте Хронология на версиите .
- В десния панел ще видите часа, датата и автора на всяка ревизионна сесия за този документ. Можете да щракнете върху който и да е от тях и да видите промените, направени от всеки редактор.
- Като щракнете върху трите вертикални точки върху всяка автоматично създадена версия, можете да изберете да дадете име на конкретна версия или да направите копие като нов отделен документ в Google.
- Можете също така да възстановите документа до всяка предишна версия, ако някой е направил разрушителни редакции на текста.
Използвайте режим на предлагане
Режимът на предлагане е най-близката функция за проследяване на промените, които ще намерите в Google Документи. Това е най-полезно, когато сте поканени да редактирате документ, написан от някой друг.
Когато използвате режим на предлагане:
- Ще видите направени редакции в различен цвят.
- Ще видите тези промени обобщени като коментари от дясната страна на документа.
- Вие и други редактори можете да обменяте чат съобщения за отделни промени в тези балончета за коментари.
- Когато сте съгласни с промяна, просто изберете отметката, за да я приемете, или изберете X, за да я отхвърлите.
Ето пример за това как изглежда:
Включването на режима за предлагане е лесно:
- Изберете падащото меню с иконата на молив .
- Изберете Предложения или щракнете върху този зелен бутон за пряк път за предложения, когато задържите курсора на мишката върху страница.
Вече сте готови да направите каквито и да е промени в документа, който искате, без да променяте окончателно текста.
Оставете коментари за други потребители
В допълнение към автоматичните предложения, можете също да оставяте коментари за други редактори и писатели, за да дадете повече контекст на вашите предложения.
За да оставите коментар:
- Отворете Google Doc .
- Маркирайте текста, който искате да коментирате, или поставете курсора на мястото, където искате да оставите коментар.
- Изберете Вмъкване > Коментар или използвайте синия пряк път „+“, който се появява вдясно на страницата, когато задържите курсора на мишката върху нея.
- Въведете своя коментар и след това изберете бутона Коментар .
Не забравяйте, че можете да маркирате други редактори с помощта на символа @. Можете също така да използвате функцията за чат на живо, ако други писатели са онлайн по същото време като вас.
Изтеглете вашия документ като Word файл
Можете да преобразувате предложения в проследявани промени, като изтеглите вашия Google документ като документ на Word. Когато се отворят в Word, предложенията ще се показват като проследени промени, като всички коментари се запазват. Ето как да го направите:
Изберете Файл > Изтегляне > Microsoft Word .
Забележка: Изтегленият документ вече е независим от Google Doc в облака. Никакви промени, направени в този документ, няма да се отразят в облачната версия. Ако искате да споделите редакциите на документа на Word, ще трябва да го качите като нов документ в Google и да го споделите от нулата.
Не препоръчваме редактиране в Word и Docs по този начин, тъй като може да отнеме много време, да създаде проблеми с форматирането и да доведе до объркване. Добра алтернатива е да използвате Microsoft 365 , който включва подобни базирани на облак функции и сътрудничество.
Никога повече не губете следите си
Вече можете да проследявате и споделяте промени в Google Документи. Само не забравяйте да споделите тази статия с всички други редактори, които работят върху документ с вас, тъй като всички те трябва да активират режима на предложения независимо.