Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Случвало ли ви се е да пропуснете важен имейл, защото входящата ви кутия е пълна с предишни съобщения без отговор? Повечето хора са се сблъсквали с това и почти всеки знае разсейването на петдесетте непрочетени имейла, които изискват вашето внимание веднага щом отворите входящата си поща сутрин. 

Според проучвания работниците прекарват до 28 процента от седмицата си в четене и отговаряне на имейли. Това е повече от една четвърт от цялото ви време на работа. Колко повече бихте могли да постигнете, ако не се налагаше да се справяте с постоянен порой от имейли? 

Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Какво е Inbox Zero?

Inbox Zero е концепция, разработена от Мерлин Ман, експерт по производителност. Въпреки че повечето хора тълкуват „нулата“ в името за броя на имейлите, които човек има, първоначално се посочва колко време хората прекарват в мислене за имейл. Ако нямате имейли, прекарвате почти нула време в мислене за тях.

Тази статия ще ви преведе през това как да сведете броя на непрочетените имейли във входящата си кутия до абсолютния минимум, като използвате инструменти, достъпни за вас в рамките на Gmail, както и практики, които можете да приложите към работния си ден, които ще ви помогнат да укротите рояка имейли, които получавате през целия ден. 

Основи на управлението на имейл

Първата стъпка към подобряване на производителността на вашата електронна поща е да затворите входящата си кутия. Може да звучи контраинтуитивно, но е по-добре да си дадете определени периоди от време за четене и отговор на имейли, отколкото да ги адресирате, когато пристигнат. Изследванията показват, че крайните срокове, наложени сами или не, подобряват ефективността и намаляват времето, прекарано в даден проект.

Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Отделете пет минути в началото на всеки час или може би двадесет минути в началото и края на деня, за да отговаряте на имейли . Изтрийте всички имейли, които очевидно са спам . Ако отговорът на имейл изисква две минути или по-малко, отговорете първо на него. 

Ако даден имейл изисква повече време за отговор, преместете го в специално предназначена папка.

Използване на Gmail за достигане до нулева пощенска кутия

Gmail е най-използваният имейл клиент в света, но повечето хора не осъзнават колко многофункционална всъщност е платформата. Gmail е пълен с инструменти и персонализирани опции, които ви дават огромен контрол върху външния му вид. Inbox Zero става много по-постижим, когато се възползвате от тези инструменти. 

Използвайте специални звезди

Всеки знае за възможността да поставите имейл на „звезда“ чрез щракване върху иконата на звезда – но знаете ли, че има 12 различни звезди, които могат да се използват? Щракнете върху Настройки > Вижте всички настройки > Общи и след това превъртете, докато видите подраздела  Звезди .

Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Има различни цветове на звездите, но има и икони като удивителен знак, стрелка за бързо превъртане напред, отметка, въпросителен знак и малко i. По подразбиране само главната звезда е активна, но можете да щракнете и плъзнете всяка от иконите в секцията Използва се, за да ги активирате. 

Само един символ ще се появи в Gmail. Щракнете върху него няколко пъти, за да преминете през всички различни звезди, които сте избрали. Изберете поне четири символа: стандартна звезда, червена звезда, малко i и зелено отметка. 

Настройте множество входящи кутии и филтри

Може вече да сте запознати с няколко от разделите, достъпни за вас в Gmail: Промоции, Лични, Социални и т.н. Отидете до Настройки > Входящи и до Тип входяща кутия щракнете върху падащото поле и изберете Няколко входящи кутии.

Появява се нова секция, наречена Множество секции на входящата кутия. Можете да назовете до пет персонализирани секции, които да видите заедно с основната си входяща кутия, въпреки че две са попълнени по подразбиране. Единият раздел е за имейли със звезда, а другият е за чернови. Тези секции са обозначени с техните заявки за търсене, така че ще трябва да научите как се нарича всяка от специалните звезди, за да отделите секции за тях.

Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Това са имената на всяка звезда:

  • Жълта звезда
  • Червена звезда
  • Оранжева звезда
  • Зелена звезда
  • Синя звезда
  • Пурпурна звезда
  • Жълт взрив (удивителен знак)
  • Червен взрив
  • Лилаво-въпрос
  • Оранжево-гилемет (символ за бързо превъртане напред)
  • Зелен чек
  • Синя информация (малки букви i)

Полето за заявка за търсене разпознава различни оператори, така че можете да използвате команди ИЛИ/И, за да включите няколко звезди в една и съща секция. До полето за заявка за търсене е полето за име на раздел . Тук въведете конкретното име, което искате полето да се нарича.

За да постигнете Inbox Zero, най-добре е да настроите няколко конкретни секции:

  • Нуждае се от действие/отговор
  • Нуждае се от спешен отговор
  • В очакване на отговор
  • Делегиран

Можете да изберете да настроите пета секция според вашите нужди, но тези четири ще се справят с най-основните задачи. 

Достигане до нула входяща кутия

Сега, след като сте променили настройките на Gmail, е време да приложите всичко в действие. Първо задайте филтрите си. Въведете следния:

Заявка за търсене Име на раздел
има: жълта звезда Нуждае се от действие/отговор
има: червена звезда Нуждае се от спешен отговор
има: blue-info В очакване на отговор
има: зелено каре Делегиран

Когато получите имейл, първото нещо, което трябва да направите, е да решите дали изисква отговор или трябва да го изтриете. Ако имейлът е спам или просто не изисква отговор, незабавно го изтрийте или архивирайте. 

Ако имейлът изисква отговор и ще отнеме по-малко от две минути, отговорете. Ако ви трябват повече от две минути, щракнете върху иконата със звезда веднъж. Ако имейлът е спешен и трябва да е следващото нещо, на което ще отговорите, щракнете върху иконата два пъти, за да го маркирате с червена звезда. 

След като отговорите на имейл, ако чакате отговор, щракнете върху иконата със звезда три пъти, за да го обозначите като „Очакващ отговор“. Ако получите имейл, който е по-добре обработен от някой друг, препратете го на съответния човек и щракнете върху иконата със звезда четири пъти, за да го маркирате като „Делегиран“. 

Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Изберете кога искате да отговорите на вашия имейл и се съсредоточете върху работата само в рамките на тези времена. Като си давате крайни срокове и периоди за обработка на имейли, вие намалявате времето, което прекарвате във входящата си поща, така че да можете да се съсредоточите върху по-важни задачи. Ако решите да се справите с това в началото на часа, съсредоточете се първо върху отговора на всички спешни имейли, а след това се заемете с останалото оттам. 

Прилагайки тези методи на практика, скоро можете да постигнете пълен контрол върху входящата си кутия. Ако вече е бъркотия, отделете половин час на ден, за да сортирате имейлите, които вече имате, и да определите дали са важни или не. Отговорете на тези, които имат нужда, изтрийте тези, които нямат нужда. 

Може да отнеме известно време, но филтрите , определените входящи кутии и други инструменти ще ви помогнат да достигнете Inbox Zero – и ще откриете кои техники най-добре ви помагат да останете там. 


Как да създадете Google формуляр: Пълно ръководство

Как да създадете Google формуляр: Пълно ръководство

Научете как лесно да създадете Google формуляр с нашето ръководство. Google Forms е безплатен инструмент за събиране на данни.

Как да изтриете популярни търсения в Google

Как да изтриете популярни търсения в Google

Научете как да управлявате популярните търсения в Google и да подобрите личната си продуктивност с нашите лесни за следване инструкции.

Как да коригирате грешката „Недостиг на памет“ на Google Chrome

Как да коригирате грешката „Недостиг на памет“ на Google Chrome

Google Chrome показва ли грешка за недостиг на памет, когато се опитате да стартирате уебсайт или уеб страница. Ако е така, браузърът ви може да използва всички ресурси на компютъра ви, като не оставя нищо за използване на сайтовете ви.

6+ начина за персонализиране на Google Chrome

6+ начина за персонализиране на Google Chrome

Един от начините да се насладите на вашето сърфиране е като персонализирате своя уеб браузър. Ако използвате Google Chrome, имате няколко начина да направите любимия си браузър да отговаря на вашия стил, настроение или предпочитания.

Google Maps Location History: 5 полезни неща, които можете да правите с нея

Google Maps Location History: 5 полезни неща, които можете да правите с нея

В страницата ви Google Моята активност има област, която е особено полезна; вашата история на местоположенията. Полезно е, защото, ако е активирано, следи всяко местоположение, което сте посетили, откакто за първи път сте започнали да използвате акаунта си в Google с мобилен телефон.

Как да настроите Извън офиса в Gmail

Как да настроите Извън офиса в Gmail

Ако използвате обикновени имейл клиенти в корпоративна среда като Outlook, вероятно сте свикнали да настройвате отговора си „Извън офиса“. Знаете ли, че можете също да настроите отговори извън офиса в Gmail.

Как да промените профила в Google по подразбиране

Как да промените профила в Google по подразбиране

Можете удобно да влезете и да превключвате между няколко акаунта в Google във вашия уеб браузър. Това улеснява използването на пакета от уеб приложения и услуги на Google с всеки акаунт, независимо дали е личен или свързан с работата.

Как да направите визитна картичка в Google Drive

Как да направите визитна картичка в Google Drive

Google Drive може да бъде вашият безплатен производител на визитни картички, когато и вие го пожелаете. Няма да ви претовари, както правят други инструменти за дизайн като Adobe InDesign или Illustrator, а резултатите могат да бъдат също толкова добри.

Как да настроите гласова поща в Google Voice

Как да настроите гласова поща в Google Voice

Google Voice е наистина полезна (и безплатна) услуга на Google, която ви позволява да извършвате и получавате телефонни обаждания, без да имате стационарен или мобилен телефон. Една от по-полезните функции в Google Voice е функцията за гласова поща.

Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Случвало ли ви се е да пропуснете важен имейл, защото входящата ви кутия е пълна с предишни съобщения без отговор. Повечето хора са се сблъсквали с това и почти всеки знае разсейването на петдесетте непрочетени имейла, които изискват вашето внимание веднага щом отворите входящата си поща сутрин.

Как да използвате изгледа на времевата линия на Google Sheets за управление на проекти

Как да използвате изгледа на времевата линия на Google Sheets за управление на проекти

Ако сте в разгара на планирането на проект, изгледът на хронологията в Google Таблици може да ви помогне да останете в крак. Вземете вашите данни за проекта и ги поставете в проста времева линия, която включва карти за задачи с крайни дати и продължителност.

Как да направите брошура или памфлет в Google Документи

Как да направите брошура или памфлет в Google Документи

Не е необходимо да наемате рекламна агенция, за да създадете няколко брошури за последната си кампания. Google Документи е безплатен и достъпен, с прости методи за създаване на страхотна брошура сами.

Google Maps не говори или не дава гласови указания? 12 начина за коригиране

Google Maps не говори или не дава гласови указания? 12 начина за коригиране

Google Maps трябва да дава гласови указания, когато започнете да навигирате до дадено място. Гласовата навигация е супер полезна, ако трябва да държите очите си на пътя, когато шофирате или карате велосипед.

Как да използвате известия от Google Календар в подкрепа на Atomic Habits

Как да използвате известия от Google Календар в подкрепа на Atomic Habits

Книгата Atomic Habits от Джеймс Клиър е една от най-популярните книги за самопомощ на пазара днес. Няма да навлизаме твърде дълбоко в съдържанието на тази книга, но в тази статия ще научите как да използвате Google Календар, за да предприемете действия относно ключовите поведения, които Джеймс подчертава в книгата си.

Методи за изследване на потребителите на Google Analytics за увеличаване на трафика на уебсайта

Методи за изследване на потребителите на Google Analytics за увеличаване на трафика на уебсайта

Ако имате инсталиран Google Analytics на уебсайта си, разполагате с много мощен инструмент за извършване на потребителско проучване относно трафика на вашия уебсайт. В тази статия ще научите някои съвети и трикове за използване на Google Анализ за извършване на потребителско проучване.

Как да проследявате промените в Google Документи

Как да проследявате промените в Google Документи

Google Docs е част от пакета на Google от облачно базирани инструменти за продуктивност. Това улеснява съвместната работа по документи и споделянето им с други.

Как да заявите бизнес в Google

Как да заявите бизнес в Google

Изграждането на силно онлайн присъствие за вашия бизнес и марка е изключително важно. Тъй като Google е търсещата машина, използвана от повечето интернет потребители, включването на вашия бизнес в Google My Business е чудесна стъпка за увеличаване на присъствието на вашия бизнес онлайн.

Какво е Google Toolbar Notifier и как да се отървете от него

Какво е Google Toolbar Notifier и как да се отървете от него

Преди използвах Google Toolbar с Firefox и Internet Explorer, защото имаше някои полезни функции, които използвах редовно и ме поддържаше свързан с моя акаунт в Google. Това обаче беше като преди десетилетие.

Как да коригирате грешката, че камерата на Google Meet не работи

Как да коригирате грешката, че камерата на Google Meet не работи

Имате ли проблеми със зареждането на емисията на вашата камера в Google Meet. Ако е така, камерата ви може да е повредена или устройството ви да има технически проблеми.

Какво представляват кодовете на Google Maps Plus и как да ги използвате

Какво представляват кодовете на Google Maps Plus и как да ги използвате

Може би сте чували за Google Maps плюс кодове, но не сте имали време да научите повече. Или може би сте виждали плюс кодове за местоположения, когато използвате Google Maps и сте се чудили какво представляват те.

Как да създадете Google формуляр: Пълно ръководство

Как да създадете Google формуляр: Пълно ръководство

Научете как лесно да създадете Google формуляр с нашето ръководство. Google Forms е безплатен инструмент за събиране на данни.

Достъп до субтитри в приложението Netflix

Достъп до субтитри в приложението Netflix

Научете как да добавите субтитри в Netflix, за да подобрите вашето изживяване и достъп до разнообразно съдържание.

PS5 не се свързва с телевизор? 13 корекции, които да опитате

PS5 не се свързва с телевизор? 13 корекции, които да опитате

Вашият телевизор показва ли черен екран или съобщение „Няма сигнал“, когато е свързан към вашата PlayStation 5? Проблемите може да са свързани с HDMI кабела, портовете или настройките на телевизора.

Прехвърлете любимите на Microsoft Edge на друг компютър

Прехвърлете любимите на Microsoft Edge на друг компютър

Ако сте закупили нов компютър и искате да прехвърлите своите отметки на MS Edge на новата машина, можете да използвате опцията Синхронизиране.

Не можете да влезете в YouTube? Използвайте тези съвети, за да отстраните проблема

Не можете да влезете в YouTube? Използвайте тези съвети, за да отстраните проблема

Ако не можете да влезете в YouTube, проверете дали вашият браузър е виновен и следвайте съветите за отстраняване на проблема, включително изчистване на кеша и деактивиране на разширения.

Можете ли да видите кой е гледал вашата история в Instagram?

Можете ли да видите кой е гледал вашата история в Instagram?

Смятате ли, че някой тайно шпионира вашите истории в Instagram? Това възможно ли е наистина?

Как да използвате ChatGPT: Ръководство стъпка по стъпка за всеки

Как да използвате ChatGPT: Ръководство стъпка по стъпка за всеки

Искате ли да генерирате полезно съдържание или да получите незабавен отговор на въпроси безплатно? Научете как да използвате ChatGPT, за да получавате качествени текстове.

Как да настроите мелодия, съобщения и звуци за известия във Facebook в Android

Как да настроите мелодия, съобщения и звуци за известия във Facebook в Android

Научете как да персонализирате звука на известията за Facebook и съобщения. Перфектно ръководство за Android устройства.

Можете ли да скриете профила си за запознанства във Facebook?

Можете ли да скриете профила си за запознанства във Facebook?

Научете как да скриете профила си за запознанства във Facebook и как вашите приятели могат да разберат за него. Използвайте полезни настройки за поверителност.

Защо липсва иконата на Facebook Marketplace?

Защо липсва иконата на Facebook Marketplace?

Иконата на Facebook Marketplace е важен елемент за потребители, но понякога може да липсва. Научете причините и решенията относно тази тема тук.