Как да стигнете до Inbox Zero в Gmail

Случвало ли ви се е да пропуснете важен имейл, защото входящата ви кутия е пълна с предишни съобщения без отговор? Повечето хора са се сблъсквали с това и почти всеки знае разсейването на петдесетте непрочетени имейла, които изискват вашето внимание веднага щом отворите входящата си поща сутрин. 

Според проучвания работниците прекарват до 28 процента от седмицата си в четене и отговаряне на имейли. Това е повече от една четвърт от цялото ви време на работа. Колко повече бихте могли да постигнете, ако не се налагаше да се справяте с постоянен порой от имейли? 

Какво е Inbox Zero?

Inbox Zero е концепция, разработена от Мерлин Ман, експерт по производителност. Въпреки че повечето хора тълкуват „нулата“ в името за броя на имейлите, които човек има, първоначално се посочва колко време хората прекарват в мислене за имейл. Ако нямате имейли, прекарвате почти нула време в мислене за тях.

Тази статия ще ви преведе през това как да сведете броя на непрочетените имейли във входящата си кутия до абсолютния минимум, като използвате инструменти, достъпни за вас в рамките на Gmail, както и практики, които можете да приложите към работния си ден, които ще ви помогнат да укротите рояка имейли, които получавате през целия ден. 

Основи на управлението на имейл

Първата стъпка към подобряване на производителността на вашата електронна поща е да затворите входящата си кутия. Може да звучи контраинтуитивно, но е по-добре да си дадете определени периоди от време за четене и отговор на имейли, отколкото да ги адресирате, когато пристигнат. Изследванията показват, че крайните срокове, наложени сами или не, подобряват ефективността и намаляват времето, прекарано в даден проект.

Отделете пет минути в началото на всеки час или може би двадесет минути в началото и края на деня, за да отговаряте на имейли . Изтрийте всички имейли, които очевидно са спам . Ако отговорът на имейл изисква две минути или по-малко, отговорете първо на него. 

Ако даден имейл изисква повече време за отговор, преместете го в специално предназначена папка.

Използване на Gmail за достигане до нулева пощенска кутия

Gmail е най-използваният имейл клиент в света, но повечето хора не осъзнават колко многофункционална всъщност е платформата. Gmail е пълен с инструменти и персонализирани опции, които ви дават огромен контрол върху външния му вид. Inbox Zero става много по-постижим, когато се възползвате от тези инструменти. 

Използвайте специални звезди

Всеки знае за възможността да поставите имейл на „звезда“ чрез щракване върху иконата на звезда – но знаете ли, че има 12 различни звезди, които могат да се използват? Щракнете върху Настройки > Вижте всички настройки > Общи и след това превъртете, докато видите подраздела  Звезди .

Има различни цветове на звездите, но има и икони като удивителен знак, стрелка за бързо превъртане напред, отметка, въпросителен знак и малко i. По подразбиране само главната звезда е активна, но можете да щракнете и плъзнете всяка от иконите в секцията Използва се, за да ги активирате. 

Само един символ ще се появи в Gmail. Щракнете върху него няколко пъти, за да преминете през всички различни звезди, които сте избрали. Изберете поне четири символа: стандартна звезда, червена звезда, малко i и зелено отметка. 

Настройте множество входящи кутии и филтри

Може вече да сте запознати с няколко от разделите, достъпни за вас в Gmail: Промоции, Лични, Социални и т.н. Отидете до Настройки > Входящи и до Тип входяща кутия щракнете върху падащото поле и изберете Няколко входящи кутии.

Появява се нова секция, наречена Множество секции на входящата кутия. Можете да назовете до пет персонализирани секции, които да видите заедно с основната си входяща кутия, въпреки че две са попълнени по подразбиране. Единият раздел е за имейли със звезда, а другият е за чернови. Тези секции са обозначени с техните заявки за търсене, така че ще трябва да научите как се нарича всяка от специалните звезди, за да отделите секции за тях.

Това са имената на всяка звезда:

• Жълта звезда
• Червена звезда
• Оранжева звезда
• Зелена звезда
• Синя звезда
• Пурпурна звезда
• Жълт взрив (удивителен знак)
• Червен взрив
• Лилаво-въпрос
• Оранжево-гилемет (символ за бързо превъртане напред)
• Зелен чек
• Синя информация (малки букви i)

Полето за заявка за търсене разпознава различни оператори, така че можете да използвате команди ИЛИ/И, за да включите няколко звезди в една и съща секция. До полето за заявка за търсене е полето за име на раздел . Тук въведете конкретното име, което искате полето да се нарича.

За да постигнете Inbox Zero, най-добре е да настроите няколко конкретни секции:

• Нуждае се от действие/отговор
• Нуждае се от спешен отговор
• В очакване на отговор
• Делегиран

Можете да изберете да настроите пета секция според вашите нужди, но тези четири ще се справят с най-основните задачи. 

Достигане до нула входяща кутия

Сега, след като сте променили настройките на Gmail, е време да приложите всичко в действие. Първо задайте филтрите си. Въведете следния:

Когато получите имейл, първото нещо, което трябва да направите, е да решите дали изисква отговор или трябва да го изтриете. Ако имейлът е спам или просто не изисква отговор, незабавно го изтрийте или архивирайте. 

Ако имейлът изисква отговор и ще отнеме по-малко от две минути, отговорете. Ако ви трябват повече от две минути, щракнете върху иконата със звезда веднъж. Ако имейлът е спешен и трябва да е следващото нещо, на което ще отговорите, щракнете върху иконата два пъти, за да го маркирате с червена звезда. 

След като отговорите на имейл, ако чакате отговор, щракнете върху иконата със звезда три пъти, за да го обозначите като „Очакващ отговор“. Ако получите имейл, който е по-добре обработен от някой друг, препратете го на съответния човек и щракнете върху иконата със звезда четири пъти, за да го маркирате като „Делегиран“. 

Изберете кога искате да отговорите на вашия имейл и се съсредоточете върху работата само в рамките на тези времена. Като си давате крайни срокове и периоди за обработка на имейли, вие намалявате времето, което прекарвате във входящата си поща, така че да можете да се съсредоточите върху по-важни задачи. Ако решите да се справите с това в началото на часа, съсредоточете се първо върху отговора на всички спешни имейли, а след това се заемете с останалото оттам. 

Прилагайки тези методи на практика, скоро можете да постигнете пълен контрол върху входящата си кутия. Ако вече е бъркотия, отделете половин час на ден, за да сортирате имейлите, които вече имате, и да определите дали са важни или не. Отговорете на тези, които имат нужда, изтрийте тези, които нямат нужда. 

Може да отнеме известно време, но филтрите , определените входящи кутии и други инструменти ще ви помогнат да достигнете Inbox Zero – и ще откриете кои техники най-добре ви помагат да останете там.