Случвало ли ви се е да пропуснете важен имейл, защото входящата ви кутия е пълна с предишни съобщения без отговор? Повечето хора са се сблъсквали с това и почти всеки знае разсейването на петдесетте непрочетени имейла, които изискват вашето внимание веднага щом отворите входящата си поща сутрин.
Според проучвания работниците прекарват до 28 процента от седмицата си в четене и отговаряне на имейли. Това е повече от една четвърт от цялото ви време на работа. Колко повече бихте могли да постигнете, ако не се налагаше да се справяте с постоянен порой от имейли?
Какво е Inbox Zero?
Inbox Zero е концепция, разработена от Мерлин Ман, експерт по производителност. Въпреки че повечето хора тълкуват „нулата“ в името за броя на имейлите, които човек има, първоначално се посочва колко време хората прекарват в мислене за имейл. Ако нямате имейли, прекарвате почти нула време в мислене за тях.
Тази статия ще ви преведе през това как да сведете броя на непрочетените имейли във входящата си кутия до абсолютния минимум, като използвате инструменти, достъпни за вас в рамките на Gmail, както и практики, които можете да приложите към работния си ден, които ще ви помогнат да укротите рояка имейли, които получавате през целия ден.
Основи на управлението на имейл
Първата стъпка към подобряване на производителността на вашата електронна поща е да затворите входящата си кутия. Може да звучи контраинтуитивно, но е по-добре да си дадете определени периоди от време за четене и отговор на имейли, отколкото да ги адресирате, когато пристигнат. Изследванията показват, че крайните срокове, наложени сами или не, подобряват ефективността и намаляват времето, прекарано в даден проект.
Отделете пет минути в началото на всеки час или може би двадесет минути в началото и края на деня, за да отговаряте на имейли . Изтрийте всички имейли, които очевидно са спам . Ако отговорът на имейл изисква две минути или по-малко, отговорете първо на него.
Ако даден имейл изисква повече време за отговор, преместете го в специално предназначена папка.
Използване на Gmail за достигане до нулева пощенска кутия
Gmail е най-използваният имейл клиент в света, но повечето хора не осъзнават колко многофункционална всъщност е платформата. Gmail е пълен с инструменти и персонализирани опции, които ви дават огромен контрол върху външния му вид. Inbox Zero става много по-постижим, когато се възползвате от тези инструменти.
Използвайте специални звезди
Всеки знае за възможността да поставите имейл на „звезда“ чрез щракване върху иконата на звезда – но знаете ли, че има 12 различни звезди, които могат да се използват? Щракнете върху Настройки > Вижте всички настройки > Общи и след това превъртете, докато видите подраздела Звезди .
Има различни цветове на звездите, но има и икони като удивителен знак, стрелка за бързо превъртане напред, отметка, въпросителен знак и малко i. По подразбиране само главната звезда е активна, но можете да щракнете и плъзнете всяка от иконите в секцията Използва се, за да ги активирате.
Само един символ ще се появи в Gmail. Щракнете върху него няколко пъти, за да преминете през всички различни звезди, които сте избрали. Изберете поне четири символа: стандартна звезда, червена звезда, малко i и зелено отметка.
Настройте множество входящи кутии и филтри
Може вече да сте запознати с няколко от разделите, достъпни за вас в Gmail: Промоции, Лични, Социални и т.н. Отидете до Настройки > Входящи и до Тип входяща кутия щракнете върху падащото поле и изберете Няколко входящи кутии.
Появява се нова секция, наречена Множество секции на входящата кутия. Можете да назовете до пет персонализирани секции, които да видите заедно с основната си входяща кутия, въпреки че две са попълнени по подразбиране. Единият раздел е за имейли със звезда, а другият е за чернови. Тези секции са обозначени с техните заявки за търсене, така че ще трябва да научите как се нарича всяка от специалните звезди, за да отделите секции за тях.
Това са имената на всяка звезда:
Полето за заявка за търсене разпознава различни оператори, така че можете да използвате команди ИЛИ/И, за да включите няколко звезди в една и съща секция. До полето за заявка за търсене е полето за име на раздел . Тук въведете конкретното име, което искате полето да се нарича.
За да постигнете Inbox Zero, най-добре е да настроите няколко конкретни секции:
Можете да изберете да настроите пета секция според вашите нужди, но тези четири ще се справят с най-основните задачи.
Достигане до нула входяща кутия
Сега, след като сте променили настройките на Gmail, е време да приложите всичко в действие. Първо задайте филтрите си. Въведете следния:
| Заявка за търсене | Име на раздел |
| има: жълта звезда | Нуждае се от действие/отговор |
| има: червена звезда | Нуждае се от спешен отговор |
| има: blue-info | В очакване на отговор |
| има: зелено каре | Делегиран |
Когато получите имейл, първото нещо, което трябва да направите, е да решите дали изисква отговор или трябва да го изтриете. Ако имейлът е спам или просто не изисква отговор, незабавно го изтрийте или архивирайте.
Ако имейлът изисква отговор и ще отнеме по-малко от две минути, отговорете. Ако ви трябват повече от две минути, щракнете върху иконата със звезда веднъж. Ако имейлът е спешен и трябва да е следващото нещо, на което ще отговорите, щракнете върху иконата два пъти, за да го маркирате с червена звезда.
След като отговорите на имейл, ако чакате отговор, щракнете върху иконата със звезда три пъти, за да го обозначите като „Очакващ отговор“. Ако получите имейл, който е по-добре обработен от някой друг, препратете го на съответния човек и щракнете върху иконата със звезда четири пъти, за да го маркирате като „Делегиран“.
Изберете кога искате да отговорите на вашия имейл и се съсредоточете върху работата само в рамките на тези времена. Като си давате крайни срокове и периоди за обработка на имейли, вие намалявате времето, което прекарвате във входящата си поща, така че да можете да се съсредоточите върху по-важни задачи. Ако решите да се справите с това в началото на часа, съсредоточете се първо върху отговора на всички спешни имейли, а след това се заемете с останалото оттам.
Прилагайки тези методи на практика, скоро можете да постигнете пълен контрол върху входящата си кутия. Ако вече е бъркотия, отделете половин час на ден, за да сортирате имейлите, които вече имате, и да определите дали са важни или не. Отговорете на тези, които имат нужда, изтрийте тези, които нямат нужда.
Може да отнеме известно време, но филтрите , определените входящи кутии и други инструменти ще ви помогнат да достигнете Inbox Zero – и ще откриете кои техники най-добре ви помагат да останете там.
Google Chrome показва ли грешка за недостиг на памет, когато се опитате да стартирате уебсайт или уеб страница. Ако е така, браузърът ви може да използва всички ресурси на компютъра ви, като не оставя нищо за използване на сайтовете ви.
Един от начините да се насладите на вашето сърфиране е като персонализирате своя уеб браузър. Ако използвате Google Chrome, имате няколко начина да направите любимия си браузър да отговаря на вашия стил, настроение или предпочитания.
В страницата ви Google Моята активност има област, която е особено полезна; вашата история на местоположенията. Полезно е, защото, ако е активирано, следи всяко местоположение, което сте посетили, откакто за първи път сте започнали да използвате акаунта си в Google с мобилен телефон.
Ако използвате обикновени имейл клиенти в корпоративна среда като Outlook, вероятно сте свикнали да настройвате отговора си „Извън офиса“. Знаете ли, че можете също да настроите отговори извън офиса в Gmail.
Можете удобно да влезете и да превключвате между няколко акаунта в Google във вашия уеб браузър. Това улеснява използването на пакета от уеб приложения и услуги на Google с всеки акаунт, независимо дали е личен или свързан с работата.
Google Drive може да бъде вашият безплатен производител на визитни картички, когато и вие го пожелаете. Няма да ви претовари, както правят други инструменти за дизайн като Adobe InDesign или Illustrator, а резултатите могат да бъдат също толкова добри.
Google Voice е наистина полезна (и безплатна) услуга на Google, която ви позволява да извършвате и получавате телефонни обаждания, без да имате стационарен или мобилен телефон. Една от по-полезните функции в Google Voice е функцията за гласова поща.
Случвало ли ви се е да пропуснете важен имейл, защото входящата ви кутия е пълна с предишни съобщения без отговор. Повечето хора са се сблъсквали с това и почти всеки знае разсейването на петдесетте непрочетени имейла, които изискват вашето внимание веднага щом отворите входящата си поща сутрин.
Ако сте в разгара на планирането на проект, изгледът на хронологията в Google Таблици може да ви помогне да останете в крак. Вземете вашите данни за проекта и ги поставете в проста времева линия, която включва карти за задачи с крайни дати и продължителност.
Не е необходимо да наемате рекламна агенция, за да създадете няколко брошури за последната си кампания. Google Документи е безплатен и достъпен, с прости методи за създаване на страхотна брошура сами.
Google Maps трябва да дава гласови указания, когато започнете да навигирате до дадено място. Гласовата навигация е супер полезна, ако трябва да държите очите си на пътя, когато шофирате или карате велосипед.
Книгата Atomic Habits от Джеймс Клиър е една от най-популярните книги за самопомощ на пазара днес. Няма да навлизаме твърде дълбоко в съдържанието на тази книга, но в тази статия ще научите как да използвате Google Календар, за да предприемете действия относно ключовите поведения, които Джеймс подчертава в книгата си.
Ако имате инсталиран Google Analytics на уебсайта си, разполагате с много мощен инструмент за извършване на потребителско проучване относно трафика на вашия уебсайт. В тази статия ще научите някои съвети и трикове за използване на Google Анализ за извършване на потребителско проучване.
Google Docs е част от пакета на Google от облачно базирани инструменти за продуктивност. Това улеснява съвместната работа по документи и споделянето им с други.
Изграждането на силно онлайн присъствие за вашия бизнес и марка е изключително важно. Тъй като Google е търсещата машина, използвана от повечето интернет потребители, включването на вашия бизнес в Google My Business е чудесна стъпка за увеличаване на присъствието на вашия бизнес онлайн.
Преди използвах Google Toolbar с Firefox и Internet Explorer, защото имаше някои полезни функции, които използвах редовно и ме поддържаше свързан с моя акаунт в Google. Това обаче беше като преди десетилетие.
Имате ли проблеми със зареждането на емисията на вашата камера в Google Meet. Ако е така, камерата ви може да е повредена или устройството ви да има технически проблеми.
Може би сте чували за Google Maps плюс кодове, но не сте имали време да научите повече. Или може би сте виждали плюс кодове за местоположения, когато използвате Google Maps и сте се чудили какво представляват те.
YouTube е най-популярната услуга за стрийминг на видео в интернет. Вероятно сте го използвали, за да правите проучвания, да гледате филми или телевизионни предавания или може би имате личности в YouTube, които обичате да следвате.
Електронните разплащания изминаха дълъг път, откакто Western Union въведе паричните преводи през 1871 г. Услугите за онлайн разплащания вече са нещо обичайно и скорошен доклад, спонсориран от TransUnion и изготвен от The Economist Intelligence Unit, установи, че един от основните предсказатели за шансовете на една компания да стане извън бизнеса е дали предоставя или не на потребителите начин с ниско триене да завършат своите цифрови транзакции.
Chrome по подразбиране не ви показва пълния URL адрес. Може да не ви интересува много тази подробност, но ако по някаква причина имате нужда от показване на пълния URL адрес, Подробни инструкции как да накарате Google Chrome да показва пълния URL адрес в адресната лента.
Reddit промени своя дизайн още веднъж през януари 2024 г. Редизайнът може да бъде видян от потребителите на настолен браузър и стеснява основната емисия, като същевременно предоставя връзки
Въвеждането на любимия ви цитат от вашата книга във Facebook отнема много време и е пълно с грешки. Научете как да използвате Google Lens, за да копирате текст от книги на вашите устройства.
Напомнянията винаги са били основният акцент в Google Home. Те със сигурност правят живота ни по-лесен. Нека направим бърза обиколка за това как да създавате напомняния в Google Home, така че никога да не пропускате да се погрижите за важни поръчки.
Понякога, когато работите с Chrome, не можете да осъществите достъп до определени уебсайтове и получавате грешка „Fix Server DNS адресът не може да бъде намерен в Chrome“. Ето как можете да разрешите проблема.
Как да промените паролата си в услугата за стрийминг на видео Netflix с помощта на предпочитания от вас браузър или приложение за Android.
Ако искате да се отървете от съобщението Restore pages на Microsoft Edge, просто затворете браузъра или натиснете клавиша Escape.
Дълбоките връзки са популярната техника за пренасочване на потребителите. Научете за дълбоките връзки тук, за да ги използвате за увеличаване на трафика на вашия уебсайт или приложение.
AR е следващото голямо нещо в интернет за забавление, работа или бизнес. Научете подробно AR облака, за да станете информиран потребител.
Използвайте Microsoft Edge Drop и лесно споделяйте файлове и съобщения между устройства, като следвате тези лесни за начинаещи стъпки.
