Как да настроите Извън офиса в Gmail

Ако използвате обикновени имейл клиенти в корпоративна среда като Outlook, вероятно сте свикнали да настройвате отговора си извън офиса . Знаете ли, че можете също да настроите отговори извън офиса в Gmail?

Тъй като повечето хора използват Gmail като свой личен имейл акаунт, може да е полезно да уведомите хората, когато сте на почивка или почивка.

Правенето на това е доста лесно в Gmail, но процесът е малко по-различен от този, с който може да сте свикнали в Outlook. В тази статия ще научите как да настроите извън офиса в Gmail, как да го деактивирате и какво могат да очакват хората да видят от вас, когато го активирате.

Как да настроите Извън офиса в Gmail

Ако сте на път да излезете на почивка за известно време и искате да предупредите хората, че може да не успеете да отговорите на техния имейл толкова бързо, колкото обикновено, отговорът „Извън офиса“ е правилният начин.

За да започнете със стъпките по-долу, първо влезте в акаунта си в Gmail.

1. Изберете иконата за настройки на зъбно колело в горния десен ъгъл на вашия Gmail акаунт.

2. Изберете Вижте всички настройки в горната част на списъка с настройки.

3. Превъртете надолу до раздела Отговор при отсъствие в долната част. Променете настройката на Автоматичен отговор при отсъствие на .

4. Изберете първия ден от ваканцията си. Въведете темата и съобщението, на което искате да отговаряте автоматично, когато хората ви изпратят имейл.

Обърнете внимание на следните опции, когато попълвате този формуляр.

• Не е нужно да активирате и избирате Последен ден , но е добра идея да го направите, за да не забравите да оставите вашия Автоматичен отговор във ваканция активиран.
• По подразбиране полето за съобщение използва богат редактор за форматиране, където можете да използвате лентата за форматиране, за да форматирате текста на съобщението. Ако изберете обикновен текст над полето за съобщение, форматирането ще се промени на обикновен текст.
• Изберете Изпращане на отговор само до хора в моите контакти , ако искате да насочите автоматичните отговори на отговора във ваканция само към хора, които вече познавате, и да игнорирате всички останали. Това е добра идея, ако не искате непознати да знаят, че сте далеч от дома си за продължителен период от време. 

5. Изберете Запазване на промените , за да активирате отговора при отсъствие.

Как да изключите Извън офиса в Gmail

Има два начина, по които можете да деактивирате функцията за отговор във ваканция. Докато е активиран, ще видите съобщение в горната част на вашата входяща кутия за състоянието на отговарящия.

Можете да изберете Край сега , за да изключите незабавно отговора. Това е бърз начин да го деактивирате, без да се налага отново да търсите в настройките на Gmail, за да промените настройките на отговора.

Ако обаче предпочитате да деактивирате отговора при отсъствие в настройките на Gmail, можете или да изберете Настройки при ваканция в уведомителното съобщение, или да се върнете към прозореца за настройки на Gmail.

Превъртете обратно до долната част на менюто с настройки на Gmail, за да намерите отново секцията „Отговор при отсъствие “.

Изберете Изключен отговор при ваканция, за да деактивирате автоматичния отговор. 

Забележка – няма да се налага да правите това, ако сте задали полето Последен ден на крайната дата на вашата ваканция. Автоматичният отговор при отсъствие ще се деактивира автоматично след тази дата.

Но ако искате да изключите функцията за отговор във ваканция преди настройката за последния ден, горната процедура ще работи.

Как работи отговорът при отсъствие на Gmail

Имайте предвид, че тъй като можете да въведете само началната и крайната дата за отговора във ваканция, часовете се задават автоматично по имейл.

• Начална дата Час: 12:00 ч. полунощ
• Крайна дата Час: 23:59

Ако предпочитате часът да започне в полунощ преди деня, в който започва ваканцията ви, тогава задайте началната дата един ден по-рано от началото на вашата ваканция.

Хората, които ви изпращат имейли, докато сте активирали функцията за отговор при ваканция, ще видят следното поведение от вашия акаунт в Gmail.

• Хората ще видят вашия автоматичен отговор първия път, когато ви изпратят съобщение. Ако ви изпратят съобщение отново, автоматичният отговор няма да бъде изпратен.
• Ако изминат четири дни и същият човек ви изпрати съобщение, автоматичният отговор ще се задейства отново.
• Ако редактирате отговора си за ваканция, таймерът започва отначало и всеки, който ви изпрати съобщение за първи път след редактиране, ще получи автоматичен отговор.
• Gmail е достатъчно интелигентен, за да не отговаря автоматично на съобщения, които автоматично се сортират в папката за спам или в пощенските списъци.
• Други потребители на Gmail ще видят състоянието ви „извън офиса“, ако започнат да ви пишат имейл. 

Създавайте по-интелигентни отговори извън офиса в Gmail с филтри

Ако искате да създадете по-целенасочен автоматичен отговор с персонализирани съобщения за конкретни хора, можете да направите това с помощта на филтрите на Gmail .

1. Преди да можете да използвате филтър за автоматично повторение, трябва да създадете имейл шаблон, с който да отговорите. За да направите това, създайте нов имейл в Gmail с имейла, с който искате да отговорите. След това изберете менюто с три точки „Още“ в долния десен ъгъл на прозореца и изберете Шаблони , изберете Запазване на черновата като шаблон и след това изберете Запазване като нов шаблон .

1. Дайте име на шаблона в изскачащия прозорец.

1. За достъп до филтрите на Gmail се върнете в настройките на Gmail. Изберете Филтри и блокирани адреси в горната част на прозореца Настройки.

1. Превъртете до дъното на тази страница и изберете Създаване на нов филтър .

4. Във формуляра за създаване на филтър въведете имейл адреса, на който искате да отговорите автоматично, в полето От . Изберете Създаване на филтър , когато сте готови.

1. В прозореца Създаване на филтър поставете отметка в квадратчето до Изпращане на шаблон . В падащото меню изберете шаблона за отговор на шефа , който сте създали по-рано.

1. Накрая просто изберете бутона Създаване на филтър в долната част и вашият нов филтър и автоматичен отговор вече са активни.

Сега всеки път, когато човекът с адреса, който сте дефинирали във филтъра, ви изпрати имейл, той ще получи отговор „ Извън офиса“ с шаблона, който сте създали.