Как да използвате падащи списъци на Google Sheets

Когато създавате Google Таблици, които други хора трябва да попълнят, падащият списък може да опрости процеса на въвеждане на данни.

Можете да изтеглите елементите за вашия падащ списък от друг диапазон от клетки или можете да ги въведете директно. Научете как да правите и двете, както и как да променяте съществуващ падащ списък.

Създавайте ръчни падащи списъци в Google Таблици

Най-бързият начин за създаване на падащ списък на Google Таблици е чрез изброяване на елементите в настройките за валидиране на данни.

Да го направя:

1. Изберете клетката, в която искате да създадете падащ списък. Изберете Данни от менюто и след това изберете Проверка на данни .

2. До Критерии изберете Списък с елементи . 

3. В полето до този избор въведете елементите, които искате да включите в падащия списък, разделени със запетаи.

4. Изберете бутона Запиши и ще видите, че избраната от вас клетка има падащ списък.

Опции за валидиране на данни

Има няколко важни настройки в прозореца за проверка на данните, които трябва да имате предвид.

Ако премахнете отметката от Показване на падащия списък в клетката , падащата стрелка няма да се появи. Въпреки това, когато потребителят започне да въвежда, елементите от списъка ще се появят.

В секцията При невалидни данни , ако изберете Показване на предупреждение , ще се появи червен предупредителен индикатор. Това показва съобщение, което предупреждава потребителя, че въведеният елемент не отговаря на нищо в списъка.

Ако вместо това изберете Отхвърляне на въвеждане , Google Sheets ще отхвърли записа и вместо това ще го замени с първия елемент от падащия списък.

В секцията Облик , ако изберете Показване на помощен текст за валидиране и въведете текст в полето под него, този текст ще се появи, когато потребителят избере падащата клетка.

Създавайте падащи списъци от диапазон на Google Таблици

По- динамичен начин за създаване на падащи списъци в Google Таблици е да се използва съдържанието на набор от клетки за попълване на списъка.

Да го направя:

1. Първо, създайте вашите списъци за валидиране във всеки диапазон от клетки. Не е задължително те да са в една и съща електронна таблица. Можете да създавате и избирате тези списъци и в други раздели на електронни таблици.

2. След това изберете клетката, в която искате да създадете падащ списък. Изберете Данни от менюто и след това изберете Проверка на данни .

3. Този път изберете Списък от диапазон от падащия списък Критерии. След това изберете малката икона за избор на мрежа, за да отворите прозореца за избор на диапазон.

4. Изберете диапазона, който искате да използвате като списък, и ще видите текста на диапазона да се появява в полето Избор на диапазон от данни .

5. Изберете OK , за да затворите прозореца за избор и да се върнете към прозореца за проверка. Конфигурирайте останалите опции от падащото меню, които искате, и след това изберете бутона Запазване , за да завършите.

6. Сега ще видите данните за диапазона да се появяват като елементи от падащия списък в клетката, която сте избрали.

7. Продължете същия процес за всички други колони, които искате да добавите като динамичен падащ списък.

Използването на диапазони като източник на вашите данни е чудесен начин да поддържате електронните си таблици актуализирани, без да се налага ръчно да преминавате и актуализирате всеки падащ списък, който сте създали.

Интересни факти за падащите списъци на Google Sheets

Падащите списъци на Google Таблици, свързани с диапазони, са най-полезни, защото драстично намаляват цялостната поддръжка на вашата електронна таблица.

Актуализирайте множество клетки с една промяна на диапазона

Това е особено вярно, ако имате много клетки, извличащи данни от един диапазон от елементи. Ако искате да актуализирате или промените тези елементи от списъка, ще трябва да направите промяната само в един диапазон.

Дори ако има стотици клетки с тези елементи от списъка, еднократното актуализиране на диапазона ще актуализира незабавно всички тези падащи клетки.

Копиране на валидирани клетки за спестяване на време

Можете също така да спестите време, като копирате валидирани падащи клетки в други клетки. Това спестява време за повторно преминаване през процеса на проверка на екраните.

Копирането на валидирани клетки е особено полезно за списъци за избор като дни, месеци, време и други стандартни набори от данни.

Бързо премахване на валидирането на клетка

Да предположим, че не искате елементите от списъка да са включени в нито една клетка. Можете бързо да ги премахнете, като щракнете с десния бутон върху клетката, изберете Валидиране и след това изберете Премахване на валидирането в прозореца за валидиране на данни.

Ще видите, че падащата стрелка изчезва от клетката и всички падащи елементи изчезват. Клетката ще стане просто още една нормална клетка от електронна таблица.

Използване на двойни падащи списъци в Google Таблици

Един по-полезен начин за използване на падащи списъци на Google Таблици е предаването на информация между листовете . Можете също да използвате тази техника за предаване на информация между хората.

Например, ако имате оригинален лист, който съдържа списък със задачи, изпълнени от един екип, можете да базирате втора електронна таблица на тези изпълнени задачи.

Може да искате или да не искате да създадете този първи списък въз основа на същите динамични падащи списъци, както е описано в последния раздел.

И в двата случая изберете клетката от листа, в който искате да изпратите завършените задачи, като друг падащ списък и отворете прозореца за проверка, както е описано в последния раздел. Когато изберете диапазона от данни, превключете към тази изходна електронна таблица със задачи и изберете цялата колона със задачи (включително празни клетки).

Сега в електронната таблица на местоназначението ще видите, че данните от колоната със задачи са изтеглени. Това означава, че вашият втори екип може да изпълнява свои собствени задачи по проекта въз основа на изпълнени задачи от първия екип.

Първият екип може да продължи да добавя новозавършени задачи към оригиналната електронна таблица с източник.

Тъй като сте включили празните клетки в изходния диапазон, тези нови уникални задачи ще се появят в падащия списък на втория екип. 

Имайте предвид, че във втория падащ списък ще се показват само уникални задачи. Това не е най-добрият начин за предаване на конкретни елементи от ред от източника, но е чудесен начин за втори екип да види всички уникални елементи, добавени към електронна таблица от други хора.

Как ще използвате падащите списъци на Google Sheets?

Както можете да видите, Google Sheets предлага много начини, по които можете да изтеглите информация от други клетки, за да попълните падащи списъци. Или, ако вашите нужди за въвеждане на данни са сравнително прости, можете да се придържате към ръчно въвеждане в елементи от падащия списък, разделени със запетаи. 

Така или иначе, трябва да можете да направите въвеждането на данни за всяка от вашите електронни таблици възможно най-лесно и просто.