Керування поштою: ознайомтеся з цими практичними порадами щодо електронної пошти за допомогою Outlook у Windows 10

У нашій останній статті Microsoft 365 ми пояснимо деякі з наших найкращих методів роботи з Outlook у Windows.

Організуйте свої електронні листи в папки в Outlook

Використовуйте фільтри та категорії, щоб очистити папку "Вхідні" та знайти свої повідомлення

Використовуйте Outlook, щоб планувати зустрічі Teams

Блокуйте спам і непотріб за допомогою параметрів небажаної електронної пошти

У наші дні ви, можливо, витрачаєте багато часу на свою електронну скриньку, щоб наздогнати навчання та роботу, і навіть усі ці замовлення онлайн-покупок. Це може означати, що у вашій поштовій скриньці безлад, а це означає, що керування електронною поштою є ще важливішим.

Що ж, якщо ви ще не використовуєте його, програма Microsoft Outlook, яка входить до складу Microsoft 365, є чудовим способом керувати своїми електронними листами в Windows 10. За допомогою неї ви можете організувати електронні листи в папки, створювати зустрічі Teams, і багато іншого. Ось чому в нашій останній статті Microsoft 365 ми пояснимо деякі з наших найкращих методів роботи з Outlook у Windows.

Використовуйте папки

Перш за все, вам потрібно впорядкувати свої електронні листи в папки в Outlook. Це може здатися однією з найбільш очевидних речей, але це дійсно допоможе очистити вашу папку "Вхідні" та впорядкувати себе. Зробити це досить легко. По-перше, вам потрібно відкрити Outlook і відвідати папку "Вхідні" та список повідомлень. Потім звідти клацніть правою кнопкою миші папку «Вхідні» та виберіть «Нова папка».

Після цього ви можете повернутися до папки «Вхідні», клацнути правою кнопкою миші повідомлення, а потім вибрати створену папку. Ви можете створювати папки в більшості місць Outlook, включаючи папку «Видалені», куди зберігаються видалені елементи. Це полегшує пошук повідомлень, про які ви можете забути. Крім того, будь-які папки, які ви створюєте в програмі Outlook Desktop, також синхронізуються з Outlook в Інтернеті та Outlook на вашому телефоні, що дасть вам чудовий спосіб упорядковувати електронні листи, де б ви не знаходилися.

Використовуйте фільтри та категорії

Якщо папки не працюють для вас, а у вашій папці «Вхідні» все ще безлад, то в програмі Outlook для Windows 10 є деякі додаткові елементи керування, які ви можете використовувати з користю. До них належать категорії та фільтри.

Категорії дуже схожі на папки, але замість того, щоб переміщувати електронні листи у власний простір, кожен електронний лист, який ви категоризуєте, отримає колірний код, який залишиться у вашій папці «Вхідні». За замовчуванням існує кілька категорій. Список включає синій, зелений, червоний, жовтий і фіолетовий. Коли ви клацнете електронний лист правою кнопкою миші, щоб класифікувати його вперше, ви отримаєте можливість назвати категорію і навіть призначити ярлик. Після того, як ви класифікуєте свої електронні листи, ви можете перейти на вкладку «Головна» та вибрати чотириколірний квадратний значок, щоб відобразити значок категорії в електронному листі. Над датою з’явиться певна колірна категорія.

Окрім категорій, у Outlook також є параметр фільтрації. За допомогою цієї опції, яка відображається на вкладці «Головна» у вигляді трикутника праворуч від екрана, ви можете фільтрувати свої повідомлення за непрочитаними, повідомленнями з вкладеними файлами, за тижнем, категорією та навіть за тими, хто отримав копію. Це значно полегшує пошук ваших електронних листів!

Використовуйте Teams з Outlook

Microsoft Teams працює разом із Outlook, а Outlook — разом із Teams. Але чи знали ви, що можна створювати зустрічі Teams безпосередньо з Outlook? Замість того, щоб вручну створювати зустріч у програмі Microsoft Teams, ви також можете створити її через сам Outlook, куди вам, як правило, доведеться перейти, щоб надіслати посилання електронною поштою.

Раніше ми пояснювали, як це можна зробити , але підсумуємо. Знову ж таки, це досить легко. Спочатку відкрийте Outlook і перейдіть до облікового запису, з яким ви хочете провести цю зустріч. Після цього перейдіть на верхню вкладку та виберіть Головна. Поруч із пунктом Нова електронна адреса має бути стрілка спадного меню. Після того, як ви натиснете це, вони стануть опцією для наради Teams. З’явиться нове вікно зустрічі, а потім ви зможете заповнити інформаційні поля за потреби. Коли закінчите, ви можете натиснути Надіслати. Так просто створити зустріч Teams в Outlook!

Блокуйте спам і непотріб

Небажана електронна пошта небезпечна. Це не тільки забруднює вашу папку "Вхідні", але іноді посилання в них можуть зашкодити вашому комп'ютеру, якщо ви випадково натиснете. Ось чому ви можете заблокувати небажані дані в Outlook, натиснувши певних відправників. Зазвичай власні фільтри спаму та небажаних повідомлень Outlook виконають свою роботу, але якщо ви постійно отримуєте небажані повідомлення, ви можете використовувати програму Outlook у Windows 10, щоб заблокувати повідомлення від певного відправника.

Щоб заблокувати повідомлення, ви можете перейти на вкладку «Головна», а потім у параметри небажаної електронної пошти. Потім у вас з’явиться нове вікно, яке дозволить вам вибрати відправників та електронні листи з якої країни ви хочете визначити як спам. Звідси ви також можете змінити свій рівень захисту.

Існують різні рівні, від низьких, високих і лише безпечних списків. Низький, як правило, найкращий, якщо ви не отримуєте багато небажаних повідомлень. Високий — якщо ви отримуєте багато мотлоху. А безпечні списки є найбільш обмеженими. Корпорація Майкрософт детально пояснює кожен із них на цій сторінці підтримки .

У нас більше гідів!

Наші найкращі методи роботи з електронною поштою за допомогою Outlook – це лише початок. Ми також пояснили деякі з наших улюблених прийомів для програми Outlook , яка включає комбінації клавіш і резервне копіювання електронних листів. Крім того, ми поділилися деякими порадами та рекомендаціями, як отримати максимальну віддачу від Outlook в Інтернеті . Усе це є частиною нашого висвітлення Microsoft 365, яке ви можете вивчити тут, щоб знайти додаткові посібники, інструкції, статті новин та багато іншого.