Як керувати нарадами в Outlook

Ось наші рішення щодо того, як ви можете керувати нарадами в Outlook

Використовуйте помічник планування. Цю вбудовану функцію Outlook можна знайти, перейшовши на вкладку «Головна», потім клацнувши стрілку вниз поруч із пунктом «Нова електронна пошта», а потім вибравши «Зустріч».

Перш ніж погодитися приєднатися до зустрічі з електронної пошти, ви можете швидко переглянути свій календар, щоб побачити, як складається ваш день або тиждень. Просто наведіть курсор миші на піктограму Календаря, щоб переглянути місячний календар.

Відкрийте електронний лист із запрошенням на зустріч. Ви повинні побачити Прийняти, Орієнтовно або Відхилити. Натисніть один із них, щоб повідомити учасникам зустрічі ваш статус і додати його до календаря.

Якщо ви працюєте з дому або зараз повертаєтеся в офіс, з часом щось повторювалося – це зустрічі. Від обговорення важливих тем, проведення інтерв’ю, один до одного та багато іншого, частина будь-якої справи чи роботи включає зустрічі, щоб кожен міг увійти в курс і залишитися на одній сторінці.

Однак чим більше зустрічей у вас буде, тим складнішим може стати ваш календар. Що ж, програма Outlook у Windows 10, включена в Microsoft 365, полегшує керування нарадами. Ось наші рішення щодо того, як ви можете керувати нарадами в Outlook.

Використовуйте помічник із планування

Наш вибір номер один для керування нарадами в Outlook — це використання помічника планування. Цю вбудовану функцію Outlook можна знайти, перейшовши на вкладку «Головна», потім клацнувши стрілку вниз поруч із пунктом «Нова електронна пошта», а потім вибравши «Зустріч». Після цього вгорі з’явиться вкладка для помічника планування. Натисніть на це.

Дивлячись на Помічник із планування, затінена область з вертикальними смугами покаже час зустрічей, який ви хочете. Ви можете перетягувати смуги, щоб налаштувати час. У сітці також буде показано, коли учасники доступні. Ви побачите, що Outlook також запропонує час і кількість конфліктів для цієї зустрічі, якщо такі є.

Помічник із планування допомагає переконатися, що всі учасники зустрічі будуть на одній сторінці й у відсутності конфліктів. Це блокуватиме час, коли ваші колеги недоступні, і навіть дозволить вам бачити, коли кімнати для переговорів доступні та недоступні під час проведення наради.

Швидко переглядайте свій календар

Наступним кроком для керування нарадами в Outlook є використання календаря Outlook у ваших інтересах. Перш ніж погодитися приєднатися до зустрічі з електронної пошти, ви можете швидко переглянути свій календар, щоб побачити, як складається ваш день або тиждень. Просто наведіть курсор миші на піктограму Календаря, щоб переглянути місячний календар. Завдяки швидкому перегляду календаря ви зможете переглядати свій розклад, не залишаючи електронних листів.

Коли ви наведете курсор на значок, ви зможете побачити майбутні зустрічі та зустрічі на тиждень. Ви також можете побачити, в яких кімнатах вони відбуваються і в який час. Якщо ви хочете, ви також можете вибрати піктограму «Закріпити піктограму» у верхньому правому куті календаря (біля смуги прокрутки), щоб закріпити перегляд і щоб він слідував за вами під час читання електронних листів.

Використовуйте функцію запрошень на зустріч у ваших інтересах

Наш останній вибір стосується функції запитів на нараду в Outlook. Завдяки цьому ви маєте повний контроль над тим, як відповідати на запрошення на зустріч під час їх отримання, гарантуючи, що у вашому календарі буде найновіша інформація. Це також допомагає очистити папку "Вхідні" від запрошень.

Щоб скористатися цією функцією, вам потрібно відкрити електронний лист із запрошенням на зустріч. Ви повинні побачити Прийняти, Орієнтовно або Відхилити. Натисніть один із них, щоб повідомити учасникам зустрічі ваш статус і додати його до календаря. Якщо ви погоджуєтеся, ви можете редагувати відповідь перед надсиланням, надіслати відповідь зараз або не надсилати відповідь. Ці варіанти допоможуть організатору зустрічі краще зрозуміти, хто планує відвідати. Якщо ви не відповісте, людина, яка організувала це, не знатиме, плануєте ви брати участь чи ні.

Звичайно, ви також можете натиснути опцію Запропонувати новий час, щоб запропонувати альтернативний час зустрічі. Або, коли ви приймете, ви можете редагувати зустріч у своєму календарі, скажімо, змінити час, клацнувши її правою кнопкою миші.

Також ознайомтеся з деякими іншими функціями

Незважаючи на те, що ми обговорювали програму Outlook для Windows, також є кілька додаткових способів керування нарадами. Вони охоплюють Outlook для Інтернету та Outlook для мобільних пристроїв. Як було оголошено в липні , Outlook в Інтернеті тепер надає користувачам більше контролю над запрошеннями на зустрічі, відображаючи повідомлення, деталі зустрічі, відповіді учасників тощо. Тим часом Outlook на Android показує інформацію, яка може бути вам актуальна, як-от електронні листи та файли, у відомостях про події у вашому календарі, щоб допомогти вам краще планувати зустрічі. Безперечно, існує кілька способів керування нарадами в Outlook, тому повідомте нам, як ви керуєте своїми нарадами, залишивши нам коментар нижче.