Ось як ІТ-адміністратори можуть видаляти облікові записи та користувачів Office 365

Ось як ІТ-адміністратори можуть видаляти старі облікові записи Office 365, а також видаляти ліцензії, щоб не платити за невикористані або видалені облікові записи користувачів.

Відвідайте Центр адміністрування Microsoft 365

Переконайтеся, що перемикач Спробувати новий центр адміністратора перемикається вгорі

Натисніть Користувачі на бічній панелі, виберіть користувача, якого потрібно видалити, і виберіть Видалити користувача

Перейдіть на сторінку виставлення рахунків Центру адміністрування Microsoft 365

Натисніть сторінку Продукти та послуги

Виберіть підписку, а потім виберіть Додати/Вилучити ліцензії, щоб видалити ліцензію.

Щоразу, коли хтось звільняється з роботи або більше не працює в організації, має сенс видалити його дані та видалити їх із Office 365. Це не тільки звільняє місце для майбутніх співробітників, але й заважає користувачеві повернутися назад і отримати доступ до своїх даних. Це також усуває додаткову плату за підписку на Office 365 для користувача. У цьому посібнику ми розглянемо, як ІТ-адміністратори можуть видаляти старі облікові записи Office 365.

Деякі відомості

Перш ніж перейти до чогось, ми зазначимо, що це посібник лише для ІТ-адміністраторів. Лише люди, які мають права глобального адміністратора або керування користувачами Office 365 для компанії чи навчального закладу, можуть видаляти облікові записи користувачів. Також варто зазначити, що ІТ-адміністратор матиме лише 30 днів, щоб відновити обліковий запис, перш ніж дані користувача будуть остаточно видалені.

Ми також зазначимо, що навіть якщо ви видалите користувача Office 365, ви все одно платите за його ліцензію. Вам потрібно буде зробити додатковий крок: припинити платити за ліцензію або перемістити її іншому користувачеві, щоб не платити додатково.

Якщо втрата важливої ​​інформації компанії викликає занепокоєння, є способи створити резервну копію даних колишнього користувача , якщо це необхідно. Нарешті, ви все ще можете зберегти електронну пошту користувача, перш ніж видалити обліковий запис, перемістивши електронну пошту в інше місце. ІТ-адміністратори з підписками на Office 365 на рівні підприємства можуть також зберігати дані поштової скриньки видаленого облікового запису користувача Office 365, перетворивши його в неактивну поштову скриньку.

Крок 1. Видалити користувача

Якщо ви видаляєте обліковий запис користувача, який ви перетворили на спільну поштову скриньку, перед видаленням користувача необхідно врахувати особливу увагу. Також варто звернути увагу, якщо ви налаштували пересилання електронної пошти в обліковому записі.

Причина чому? Коли людина відповідає на повідомлення, надіслане в спільну поштову скриньку, здається, що електронний лист надходить із спільної поштової скриньки, а не від окремого користувача. Крім того, пересилання електронної пошти також залежить від того, чи фактичний обліковий запис все ще активний, і якщо ви видалите обліковий запис, поштова скринька стане неактивною. У таких ситуаціях корпорація Майкрософт рекомендує вам припинити платити за ліцензію замість того, щоб видаляти обліковий запис (що ми описуємо в наступному розділі).

У будь-якому випадку, щоб почати видалення облікового запису або користувача Office 365, вам потрібно відвідати Центр адміністрування Microsoft 365 . Звідси ви захочете переконатися, що перемикач Спробувати новий центр адміністратора перемикається вгорі. Потім ви можете натиснути «Користувачі» на бічній панелі, вибрати користувача, якого потрібно видалити, і вибрати «Видалити користувача».

ІТ-адміністратори з більш глибоким досвідом також можуть видалити багато користувачів одночасно за допомогою командлета Remove-MsolUser PowerShell. Ми не будемо вдаватися в технічні аспекти цього, але ви можете прочитати про це тут, якщо хочете .

Крок 2. Припиніть платити за ліцензію

Знову ж таки, видалення облікового запису Office 365 все одно означає, що ви будете платити за ліцензію. Ви можете припинити платити за ліцензію, виконавши наступне. Спочатку потрібно перейти на сторінку виставлення рахунків Центру адміністрування Microsoft 365 . Потім потрібно натиснути сторінку Продукти та послуги. Потім ви можете вибрати підписку, а потім вибрати Додати/Вилучити ліцензії, щоб видалити ліцензію. Ви також можете перепризначити ліцензію комусь іншому з тієї ж сторінки, якщо це необхідно. Просто майте на увазі, що це не буде, не буде призначено комусь автоматично.

Інші примітки

Залежно від вашої ситуації ви, можливо, не зможете видалити відповідну ліцензію після видалення користувача Office 365 (у цьому випадку ви все одно можете повторно призначити звільнену ліцензію новому користувачу). Це станеться, якщо ви придбали ліцензії через Партнера або через корпоративне ліцензування. Ви також не зможете видалити ліцензії, якщо ви платите за річний план або перебуваєте в середині платіжного циклу. У цьому випадку ви не зможете видалити ліцензію зі своєї підписки, доки не виконаєте зобов’язання. Ви можете дізнатися більше про видалення облікових записів Office 365 від Microsoft тут .