Hur du använder Microsoft Planner för att förbättra ditt arbetsflöde

Ett projekthanteringsverktyg, Microsoft Planner liknar gratis eller betaltjänster som Trello eller Asana. Planner är inbyggt direkt i Office 365 och kan hjälpa dig att minska kaoset på jobbet och förbättra ditt arbetsflöde. Här är hur.

• Skapa kategorier för olika uppgifter i Planner med "hinkar"
• Spåra uppgifter i Planner genom att ställa in framsteg, datum, lägga till detaljer på kort och mer
• Använd filter eller grupp efter funktion för att hjälpa dig välja uppgifter som är viktiga
• Testa diagram för att få en analytisk titt på dina framsteg

Om din arbetsplats eller ditt företag prenumererar på Microsoft Office 365 finns det många bra verktyg som du kan använda för att förbättra din effektivitet. Vi har redan berört några av dessa, inklusive Teams , Outlook , OneDrive , samt OneNote . Nu är det dock dags att rikta vår uppmärksamhet mot Microsoft Planner.

Planner är ett projektledningsverktyg som liknar gratistjänster eller betaltjänster Trello eller Asana. Det kommer utan extra kostnad och är inbyggt direkt i Office 365 och kan hjälpa din organisation att hålla reda på viktiga uppgifter och förbättra arbetsflöden. Här finns mer om hur vi använder det på Blog.WebTech360, och en guide för hur du även kan använda det på din egen arbetsplats.

Skapa kategorier för olika uppgifter med "hinkar"

I hjärtat av Planner-upplevelsen finns några saker som kallas "planen", "hinkar" och "brädor". För det första är en tavla det som är hem till din plan, eller lista över uppgifter. När du har skapat en plan under Planerare med (+)-knappen på sidofältet, har du en ny tavla. Du kan sedan skapa olika "hinkar" inom styrelsen för att organisera olika typer av uppgifter.

Du kan göra detta genom att klicka på länken "Lägg till ny hink" längst upp på tavlan. Här på Blog.WebTech360 använder vi Planner för att spåra vår nyhetsbevakning. Vi har också olika styrelser för våra andra typer av täckning, inklusive Office 365 och How-Tos. Vanligtvis har vi också hinkar för berättelseidéer, nyhetsberättelser, DIBS, samt en speciell hink för redaktörer för att markera avslutade berättelser.

När du har lagt till en hink finns det en separat (+) knapp under hinkens namn. Detta gör att du kan skapa ett nytt uppgiftskort och ange ett förfallodatum, eller tilldela det till en gruppmedlem. Vi har mer om det nedan.

En titt på en provtavla i Microsoft Planner

Spåra uppgifter genom att ställa in framsteg, datum, lägga till detaljer på kort och mer

Det finns många sätt du kan utnyttja uppgiftskort i Planner till din produktivitetsfördel. Du kan använda rullgardinsmenyn för att flytta den till olika segment, ändra dess förlopp och ställa in startdatum och förfallodatum. Du kan också skriva en beskrivning för att låta dina kollegor veta vad du jobbar med. på. För enkelhetens skull finns det till och med en checklista som kan hjälpa till att spåra framstegen för vad som än har tilldelats.

Ännu bättre, det finns också en "Lägg till bilaga"-knapp som du kan använda för att infoga filer eller länkar som kommer att synas på själva kortet. Vi använder ofta den här funktionen här på Blog.WebTech360 för att dela länkar till källor för alla artiklar vi skriver om.

Dessutom finns det olika färgade "etiketter" som löper längs sidan av varje uppgiftskort. Totalt sex är tillgängliga och du kan anpassa namnet för var och en. Detta kommer att få en färgetikett på sidan av kortet och hjälpa till att skapa en visuell fingervisning om vad kortet betyder. För oss här på Blog.WebTech360 använder vi etiketter "hög prioritet" och "låg prioritet".

Ett provkort i Microsoft Planner

Använd filter eller grupp efter funktion för att hjälpa dig att välja ut vad som är viktigt

När du lägger till fler och fler uppgifter och bucketlists i planeraren kan det bli svårt att spåra vad som händer. Lyckligtvis finns det en filterfunktion som kan hjälpa. Detta är tillgängligt längst upp till höger i fönstret och låter dig filtrera bort uppdrag endast baserat på ditt namn --- eller namnet på din kollega.

Som ett alternativ kan du också använda funktionen "Gruppera efter" för att ändra utseendet på hinklistorna. Detta gör att du kan gruppera efter den person som uppgiften är tilldelad, efter framstegen eller efter förfallodatum och etiketter.

Alternativet "tilldelad till" under gruppera efter

Testa diagram för att få en analytisk titt på dina framsteg

Planeraren kan ibland bli rörig och (som chef eller chef) kanske du inte alltid får se vad som arbetas med och vem som är på vilken specifik uppgift. Lyckligtvis har Microsoft en snygg liten funktion inbyggd i Planner som kan hjälpa.

Från den översta menyraden, bredvid namnet på planen, ser du en ikon som ser ut som en graf. Om du klickar på detta kommer du att växla till ett diagramläge. Du kan se den totala statusen för planer och mer information om vilka uppgifter som har påbörjats, pågår, sent eller slutförts. Du kan också se antalet uppgifter per hink och antalet uppgifter per medlemmar. En lista är också synlig på sidan, med alla tillgängliga hinkartiklar.

En liknande funktion är också tillgänglig för alla i teamet att visuellt se sina uppgifter över alla planer och hinkar. Klicka bara på cirkelikonen i det vänstra sidofältet för att aktivera en översiktssida. Du får en visuell bild av hur många uppgifter du har kvar och mer.

Diagram i planerare

Hur kommer du att använda Planner?

Som du kan se är Planner ett mycket kraftfullt verktyg. Det finns mer än ett sätt du kan använda det för att eliminera kaoset och bättre hantera uppgifterna på din arbetsplats. Den är inbyggd direkt i Office 365 och du kan få allt du behöver för att hantera ditt team utan att behöva oroa dig för att behöva växla mellan olika tjänster eller appar. Tror du att du kommer att använda Planner i ditt företag? Låt oss veta i kommentarerna nedan.